Nachdem Sie ein Projekt abgeschlossen haben, benötigen Sie wahrscheinlich keinen sofortigen Zugriff mehr darauf, und Sie möchten es möglicherweise ausblenden, damit es im Projektcenter und in den Ansichten "Meine Aufgabe" der Teammitglieder angezeigt wird. Das Archivieren und Ausblenden abgeschlossener Projekte reduziert die "Übersichtlichkeit" in diesen Ansichten und hilft Benutzern, keine Änderungen an Projekten vorzunehmen, die nicht mehr aktiv sind.
Es gibt eine "Standardmethode" für die effektive Archivierung von Projekten mit Microsoft Project Server 2010. Wenn diese Methode Ihren Anforderungen nicht entspricht, gibt es einige alternative Methoden, die für Ihre Organisation möglicherweise besser geeignet sind. In diesem Artikel werden diese Methoden sowie bewährte Methoden für die langfristige Archivierung behandelt.
Inhalt dieses Artikels
Archivieren eines Projekts mithilfe der Standardmethode
Die Standardmethode für die Archivierung eines Projekts ist ein mehrstufiger Prozess:
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Schritt 1: Aufheben der Veröffentlichung aller Projektaufgaben
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Schritt 2: Deaktivieren von Updates im Projektsammelvorgang
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Schritt 3: Einrichten einer Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind
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Schritt 4: Einrichten einer Archivsicherheitskategorie
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Schritt 5: Archiven der Projektteamwebsite
Diese Schritte werden vom Projektmanager und vom Administrator ausgeführt, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Schritt 1: Aufheben der Veröffentlichung aller Projektaufgaben
Wenn das Projekt zuvor für Teammitglieder veröffentlicht wurde und Sie nun das Projekt und seine Vorgänge aus ihren Ansichten entfernen möchten, muss der Projektmanager die Veröffentlichung aller Vorgänge in dem Projekt aufheben, das Sie archivieren. Der Projektmanager kann diesen Prozess in Microsoft Project Web App starten, aber der eigentliche Veröffentlichungsprozess wird in Microsoft Project Professional 2010 ausgeführt.
Hinweis: Durch das Aufheben der Veröffentlichung eines Vorgangs werden keine akzeptierten und angewendeten Arbeiten aus dem Projekt entfernt. Alle Aktualisierungsgenehmigungsprotokolle, die einer Aufgabe zugeordnet sind, werden jedoch gelöscht.
So heben Sie die Veröffentlichung aller Projektaufgaben auf:
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Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter "Projekte" auf "Projektcenter".
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Klicken Sie in der Spalte " Projektname " auf den Namen des Projekts, das Sie archivieren möchten.
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Klicken Sie auf der Registerkarte "Vorgang" in der Gruppe "Projekt" auf den Pfeil auf der Schaltfläche "Bearbeiten", und klicken Sie dann auf "In Project Professional".
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Scrollen Sie in Project Professional 2010 zur ganz rechten Spalte im Tabellenbereich der Gantt-Diagrammansicht , klicken Sie auf die Kopfzeile " Neue Spalte hinzufügen" und dann auf " Veröffentlichen". Wenn in der Gantt-Diagrammansicht bereits die Spalte "Veröffentlichen" angezeigt wird, überspringen Sie diesen Schritt.
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Klicken Sie in der Spalte "Veröffentlichen" für jeden Vorgang im Projekt auf "Nein".
Tipp: Um diesen Prozess für größere Projekte zu beschleunigen, legen Sie den ersten Vorgang auf "Nein" fest. Klicken Sie dann auf den Ziehpunkt in der unteren rechten Ecke der Zelle, und ziehen Sie ihn, um den Zellinhalt in der Spalte "Veröffentlichen" zu kopieren.
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Klicken Sie auf der Registerkarte "Datei " auf "Veröffentlichen".
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Nachdem das Projekt veröffentlicht wurde, schließen Sie das Projekt, und checken Sie es ein.
Schritt 2: Deaktivieren von Updates im Projektsammelvorgang
Als Nächstes muss der Projektmanager möglicherweise Aktualisierungen im Projektsammelvorgang deaktivieren, damit keine Arbeitszeittabellenberichte möglich sind.
So deaktivieren Sie Updates im Projektsammelvorgang:
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Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter "Projekte" auf "Projektcenter".
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Klicken Sie in der Spalte " Projektname " auf den Namen des Projekts, das Sie archivieren möchten.
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Aktivieren Sie auf der Registerkarte "Optionen " in der Gruppe " Einblenden/Ausblenden " das Kontrollkästchen " Projektsammelvorgang ".
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Klicken Sie auf der Registerkarte "Optionen" in der Gruppe "Aufgaben" auf "Schließen", um Aktualisierungen.
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Aktivieren Sie im Abschnitt "Vorgänge auswählen " das Kontrollkästchen für den Projektsammelvorgang (ID ist 0), und klicken Sie dann auf "Veröffentlichen".
Schritt 3: Einrichten einer Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind
Nachdem der Projektmanager das Projekt für die Archivierung vorbereitet hat, erstellt der Administrator eine Sicherheitsgruppe, die alle Benutzer mit Ausnahme von Administratoren enthält.
So erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind:
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Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter "Einstellungen" auf "Servereinstellungen".
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Klicken Sie auf der Seite "Servereinstellungen" unter "Sicherheit" auf "Gruppen verwalten".
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Klicken Sie auf Neue Gruppe.
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Geben Sie im Abschnitt "Gruppeninformationen" im Feld "Gruppenname" "Alle nicht Admin Benutzer" ein.
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Wählen Sie im Abschnitt "Benutzer " im Feld "Verfügbare Benutzer " die Namen aller Benutzer aus, die keine Administratoren sind, und klicken Sie dann auf "Hinzufügen ", um sie in das Feld "Ausgewählte Benutzer " zu verschieben.
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Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 4: Einrichten einer Archivsicherheitskategorie
Nachdem der Administrator die Gruppe "Alle nicht Admin Benutzer" erstellt hat, besteht der nächste Schritt darin, eine Archivsicherheitskategorie zu erstellen. Während dieses Vorgangs wählt der Administrator aus, welche Projekte archiviert werden sollen, indem er sie in diese Kategorie einbetrifft.
So erstellen Sie eine Archivsicherheitskategorie:
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Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter "Einstellungen" auf "Servereinstellungen".
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Klicken Sie auf der Seite "Servereinstellungen" unter "Sicherheit" auf " Kategorien verwalten".
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Klicken Sie auf der Seite "Kategorien verwalten " auf "Neue Kategorie".
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Geben Sie im Abschnitt "Name und Beschreibung" im Feld "Kategoriename" den Namen "Archiv" ein.
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Klicken Sie im Abschnitt "Benutzer und Gruppen" unter "Verfügbare Benutzer und Gruppen" auf "Alle nicht Admin Benutzer", und klicken Sie dann auf "Hinzufügen", um die Gruppe in das Feld "Benutzer und Gruppen mit Berechtigungen" zu verschieben.
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Aktivieren Sie unter "Berechtigungen für alle nicht Admin Benutzer (Gruppe)" das Kontrollkästchen "Verweigern" für alle Berechtigungen.
Tipp: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Verweigern " für jeden Berechtigungsknoten der obersten Ebene (Project und Ressource), um alle Berechtigungen zu verweigern, die unter jedem Knoten eingezogen sind.
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Wählen Sie im Abschnitt "Projekte " nur die angegebenen Projekte aus, und klicken Sie dann im Feld "Verfügbare Projekte " auf den Namen des Projekts, das Sie archivieren möchten.
Hinweis: Achten Sie darauf, keines der Kontrollkästchen zu aktivieren, die unter "Übernehmen der oben genannten Project-Sicherheitsberechtigungen für alle Projekte" aufgeführt sind. Dies kann zu Berechtigungsproblemen bei anderen Projekten und Ressourcen führen.
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Klicken Sie auf "Hinzufügen" , um das Projekt in das Feld "Ausgewählte Projekte " zu verschieben.
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Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 5: Archiven der Projektteamwebsite
Viele Projekte verwenden die zugeordnete Projektteamwebsite, um Informationen zu sammeln, die den Projektzeitplan ergänzen. Möglicherweise möchten Sie sicherstellen, dass diese Informationen auch archiviert werden. Microsoft SharePoint Server 2010 ermöglicht die Sicherung auf Standortebene. Weitere Informationen dazu, wie der Administrator diesen Schritt abgeschlossen hat, finden Sie unter Exportieren einer Website, Liste oder Dokumentbibliothek (SharePoint Server 2010).
Nachdem die Website gesichert wurde, kann der Administrator die Website löschen.
So löschen Sie eine Projektteamwebsite:
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Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter "Einstellungen" auf "Servereinstellungen".
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Klicken Sie auf der Seite "Servereinstellungen" unter " Betriebsrichtlinien" auf "Projektwebsites".
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Klicken Sie auf die Zeile mit der Projektteamwebsite, die Sie gesichert haben, und klicken Sie dann auf " Website löschen".
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Klicken Sie auf OK, um den Löschvorgang zu bestätigen.
Archivieren eines Projekts mithilfe einer alternativen Methode
Die Standardmethode der Archivierung ist gründlich und ermöglicht die Wiederherstellung, falls Sie sie benötigen. Eine umfangreiche Archivierung ist jedoch nicht immer das, was eine Organisation benötigt. Manchmal reicht es aus, abgeschlossene Projekte nur aus der Ansicht auszublenden oder ein Projekt lokal zu speichern, um Ihre Archivierungsanforderungen zu erfüllen.
Wenn die Standardmethode für die Archivierung ihren Anforderungen nicht entspricht, finden Sie hier einige Alternativen:
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Ausblenden des Projekts im Projektcenter Wenn Sie nur abgeschlossene Projekte im Projektcenter ausblenden möchten, können Sie der Seite "Projektdetails" ein Archivkennzeichen hinzufügen und dann eine Projektcenteransicht filtern, um nur die Projekte anzuzeigen, für die das Archivkennzeichen auf "Nein" festgelegt ist.
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Entfernen des Projekts aus der Entwurfsdatenbank Eine weitere Option besteht darin, sicherzustellen, dass das Projekt in der Archivdatenbank gesichert ist, und das Projekt dann aus den Datenbanken "Entwurf", " Veröffentlicht" und "Berichterstellung" zu löschen. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Daten aus dem archivierten Projekt benötigen, verwenden Sie die Option " Administrative Wiederherstellung " auf der Seite "Servereinstellungen ", um sie wieder in die Entwurfsdatenbank zu bringen, und veröffentlichen Sie das Projekt dann erneut.
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Speichern Sie das Projekt als . MPP-Datei Wenn Sie das Projekt vollständig aus Project Server entfernen möchten, besteht eine weitere Option darin, das Projekt aus Project Server mithilfe von Project Professional 2010 zu öffnen und das Projekt dann als MPP-Datei zu speichern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Lokales Speichern Ihres Projekts" unter "Speichern eines Projekts". Es wird empfohlen, das Projekt mit allen benutzerdefinierten Felddaten zu speichern, damit die MPP-Datei von allen zusätzlichen Änderungen an benutzerdefinierten Feldern in Project Server isoliert ist. Nachdem Sie das Projekt als MPP-Datei gespeichert und gesichert haben, wird es möglicherweise aus Project Server gelöscht. Wenn Sie das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen müssen, können Sie die MPP-Datei in Project Professional 2010 öffnen, während Sie mit Project Server verbunden sind, und das Projekt dann auf dem Server speichern.
Hinweis: Wenn Sie diese Methode verwenden, werden alle Liefer-, Problem- und Risikoverbindungen zwischen dem Projekt und seiner Projektteamwebsite in Project Server unterbricht.
Bewährte Methoden für die langfristige Archivierung
Von Zeit zu Zeit können sich das MPP-Dateiformat des Projekts, die Project Server-Inhaltsdatenbankschemas und die SharePoint-Websiteschemas ändern, um neue Features widerzuspiegeln. Dies kann auswirkungen auf die Abwärtskompatibilität haben, soweit ein Projekt, das als MPP-Datei gespeichert wurde, eine alte Sicherung einer Project Server-Inhaltsdatenbank oder eine Projektteamwebsitesicherung möglicherweise nicht sofort verwendbar ist.
Eine bewährte Methode besteht darin, immer zu planen, Ihre archivierten Inhalte in Ihre Upgradeplanung einzuplanen. Dadurch wird die Zeit zum Wiederherstellen eines alten Projekts reduziert, für das andernfalls möglicherweise mehrere Upgradeschritte erforderlich sind.
