Archivieren Sie einen abgeschlossenen Projekte

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Nachdem Sie ein Projekt abgeschlossen haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie den unmittelbaren Zugriff darauf nicht mehr benötigen, und Sie möchten es möglicherweise ausblenden, wenn Sie es im Projekt Center und in den Aufgabenansichten der Teammitglieder anzeigen. Durch das Archivieren und Ausblenden von abgeschlossenen Projekten wird die "clutter" in diesen Ansichten reduziert, und es wird verhindert, dass Benutzer Änderungen an Projekten vornehmen, die nicht mehr aktiv sind.

Es gibt eine "Standardmethode" für die effektive Archivierung von Projekten mithilfe von Microsoft Project Server 2010. Wenn diese Methode nicht Ihren Anforderungen entspricht, gibt es einige alternative Methoden, die für Ihre Organisation besser geeignet sind. In diesem Artikel werden diese Methoden sowie bewährte Methoden für die langfristige Archivierung behandelt.

Inhalt dieses Artikels

Archivieren eines Projekts mithilfe der Standardmethode

Schritt 1: Aufheben der Veröffentlichung aller Projektaufgaben

Schritt 2: Deaktivieren von Updates im Projektsammelvorgang

Schritt 3: Einrichten einer Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind

Schritt 4: Einrichten einer Archiv Sicherheitskategorie

Schritt 5: Archivieren der Projektteamwebsite

Archivieren eines Projekts mithilfe einer alternativen Methode

Bewährte Methoden für die langfristige Archivierung

Archivieren eines Projekts mithilfe der Standardmethode

Die Standardmethode für die Archivierung eines Projekts ist ein mehrstufiger Prozess:

  • Schritt 1: Aufheben der Veröffentlichung aller Projektaufgaben

  • Schritt 2: Deaktivieren von Updates im Projektsammelvorgang

  • Schritt 3: Einrichten einer Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind

  • Schritt 4: Einrichten einer Archiv Sicherheitskategorie

  • Schritt 5: Archivieren der Projektteamwebsite

Diese Schritte werden vom Projektmanager und dem Administrator durchgeführt, wie in den folgenden Abschnitten angegeben.

Schritt 1: Aufheben der Veröffentlichung aller Projektaufgaben

Wenn das Projekt zuvor für Teammitglieder veröffentlicht wurde und Sie nun das Projekt und seine Aufgaben aus ihren Ansichten entfernen möchten, muss der Projektmanager alle Aufgaben in dem zu archivierenden Projekt aufheben. Der Projektmanager kann diesen Vorgang in Microsoft Project Web App beginnen, doch der eigentliche Veröffentlichungsprozess wird in Microsoft Project Professional 2010 ausgeführt.

Hinweis:  Beim Aufheben der Veröffentlichung eines Vorgangs werden akzeptierte und angewandte Arbeit aus dem Projekt nicht entfernt. Allerdings werden alle Änderungs Genehmigungsprotokolle, die einem Vorgang zugeordnet sind, gelöscht.

So heben Sie die Veröffentlichung aller Projektaufgaben auf:

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Projekteauf Projekt Center.

  2. Klicken Sie in der Spalte Projektname auf den Namen des Projekts, das Sie archivieren möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Projekt auf den Pfeil auf der Schaltfläche Bearbeiten , und klicken Sie dann auf in Project Professional.

  4. Scrollen Sie in Project Professional 2010 zur Spalte ganz rechts im tabellenBereich der Gantt- Diagramm Ansicht, klicken Sie auf die Kopfzeile neue Spalte hinzufügen , und klicken Sie dann auf veröffentlichen. Wenn in der Ansicht Balkendiagramm (Gantt ) bereits die Spalte publizieren angezeigt wird, überspringen Sie diesen Schritt.

  5. Klicken Sie in der Spalte Publizieren für jede Aufgabe im Projekt auf Nein.

    Tipp:  Um diesen Vorgang für größere Projekte zu beschleunigen, setzen Sie die erste Aufgabe auf Nein. Klicken Sie dann auf den Ziehpunkt in der unteren rechten Ecke der Zelle, und ziehen Sie ihn, um den Zellinhalt in der Spalte veröffentlichen zu kopieren.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf veröffentlichen.

  7. Nachdem das Projekt veröffentlicht wurde, schließen Sie das Projekt, und checken Sie es ein.

Schritt 2: Deaktivieren von Updates im Projektsammelvorgang

Als nächstes muss der Projektmanager möglicherweise Updates im Projektsammelvorgang deaktivieren, damit keine Berichterstattung in der Arbeitszeittabelle möglich ist.

So deaktivieren Sie Updates im Projektsammelvorgang:

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Projekteauf Projekt Center.

  2. Klicken Sie in der Spalte Projektname auf den Namen des Projekts, das Sie archivieren möchten.

  3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe einblenden/ausblenden das Kontrollkästchen Projektsammelvorgang .

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Aufgaben auf zu Updates schließen.

  5. Aktivieren Sie im Abschnitt Aufgaben auswählen das Kontrollkästchen für den Projektsammelvorgang (ID ist 0), und klicken Sie dann auf veröffentlichen.

Schritt 3: Einrichten einer Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind

Nachdem der Projektmanager das Projekt für die Archivierung vorbereitet hat, erstellt der Administrator eine Sicherheitsgruppe, die alle Benutzer mit Ausnahme von Administratoren enthält.

So erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind:

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Einstellungenauf Server Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Server Einstellungen unter Sicherheitauf Gruppen verwalten.

  3. Klicken Sie auf Neue Gruppe.

  4. Geben Sie im Abschnitt Gruppeninformationen im Feld Gruppen Namealle Benutzer ohne Administrator Rechte ein.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Benutzer im Feld Verfügbare Benutzer die Namen aller Benutzer aus, die keine Administratoren sind, und klicken Sie dann auf Hinzufügen , um Sie in das Feld ausgewählte Benutzer zu verschieben.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 4: Einrichten einer Archiv Sicherheitskategorie

Nachdem der Administrator die Gruppe alle nicht-Administrator-Benutzer erstellt hat, besteht der nächste Schritt darin, eine Archiv Sicherheitskategorie zu erstellen. Während dieses Vorgangs wählt der Administrator aus, welche zu archivierenden Projekte Sie in diese Kategorie einbeziehen möchten.

So erstellen Sie eine Archiv Sicherheitskategorie:

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Einstellungenauf Server Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Server Einstellungen unter Sicherheitauf Kategorien verwalten.

  3. Klicken Sie auf der Seite Kategorien verwalten auf neue Kategorie.

  4. Geben Sie im Abschnitt Name und Beschreibung im Feld Kategoriename den Namen Archiv ein.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Benutzer und Gruppen unter Verfügbare Benutzer und Gruppenauf alle Benutzer ohne AdministratorRechte, und klicken Sie dann auf Hinzufügen , um die Gruppe in das Feld Benutzer und Gruppen mit Berechtigungen zu verschieben.

  6. Aktivieren Sie unter Berechtigungen für alle Benutzer ohne Administratorrechte (Gruppe)das Kontrollkästchen verweigern für alle Berechtigungen.

    Tipp:  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen verweigern für jeden Berechtigungs Knoten auf oberster Ebene (Projekt und Ressource), um alle Berechtigungen zu verweigern, die unter jedem Knoten eingerückt sind.

  7. Wählen Sie im Abschnitt Projektenur die angegebenen Projekteaus, und klicken Sie dann im Feld Verfügbare Projekte auf den Namen des Projekts, das Sie archivieren möchten.

    Hinweis:  Achten Sie darauf, dass Sie keine der Kontrollkästchen aktivieren, die unter Anwenden der obigen Projekt Sicherheitsberechtigungen auf alle Projekteaufgeführt sind, in denen. Dies kann zu Berechtigungsproblemen bei anderen Projekten und Ressourcen führen.

  8. Klicken Sie auf Hinzufügen , um das Projekt in das Feld Ausgewählte Projekte zu verschieben.

  9. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 5: Archivieren der Projektteamwebsite

Viele Projekte verwenden die zugehörige Projektteamwebsite, um Informationen zu sammeln, die den Projektplan ergänzen. Möglicherweise möchten Sie sicherstellen, dass diese Informationen auch archiviert werden. Microsoft SharePoint Server 2010 aktiviert die Sicherung auf Websiteebene. Weitere Informationen dazu, wie der Administrator diesen Schritt ausführt, finden Sie unter Exportieren einer Website, Liste oder Dokumentbibliothek (SharePoint Server 2010).

Nachdem die Website gesichert wurde, kann der Administrator die Website löschen.

So löschen Sie eine Projektteamwebsite:

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Einstellungenauf Server Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Server Einstellungen unter Betriebsrichtlinienauf Projektwebsites.

  3. Klicken Sie auf die Zeile, die die von Ihnen gesicherte Projektteamwebsite enthält, und klicken Sie dann auf Website löschen.

  4. Klicken Sie auf OK, um den Löschvorgang zu bestätigen.

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Archivieren eines Projekts mithilfe einer alternativen Methode

Die Standardmethode der Archivierung ist vollständig und ermöglicht die Wiederherstellung, wenn Sie Sie benötigen. Eine umfassende Archivierung ist jedoch nicht immer das, was eine Organisation benötigt. Wenn Sie die abgeschlossenen Projekte manchmal nur aus der Ansicht ausblenden oder ein Projekt lokal speichern, genügt es, Ihre Archivierungsanforderungen zu erfüllen.

Wenn die Standardmethode der Archivierung nicht Ihren Anforderungen entspricht, finden Sie hier einige Alternativen:

  • Ausblenden des Projekts im Projekt Center    Wenn Sie nur abgeschlossene Projekte im Projektcenter ausblenden möchten, können Sie der Seite Projekt Details eine Archiv Kennzeichnung hinzufügen und dann eine Projektcenter Ansicht filtern, um nur die Projekte anzuzeigen, in denen das Archiv Kennzeichen gesetzt ist. auf " Nein".

  • Entfernen des Projekts aus der Entwurfsdatenbank    Eine weitere Möglichkeit besteht darin, sicherzustellen, dass das Projekt in der Archiv Datenbank gesichert wird, und dann das Projekt aus den Datenbanken Entwurf, veröffentlichtund Berichterstellung zu löschen. Wenn Sie Daten aus dem archivierten Projekt zu einem späteren Zeitpunkt benötigen, verwenden Sie die Option Administrative Wiederherstellung auf der Seite Server Einstellungen , um Sie wieder in die Entwurfs Datenbank zu übertragen, und veröffentlichen Sie das Projekt dann erneut.

  • Speichern Sie das Projekt als. MPP-Datei    Wenn Sie das Projekt vollständig aus Project Server entfernen möchten, besteht eine weitere Möglichkeit darin, das Projekt in Project Server mithilfe von Project Professional 2010 zu öffnen und das Projekt dann als MPP-Datei zu speichern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Speichern Ihres Projekts lokal" unter Speichern eines Projekts. Wir empfehlen, das Projekt mit allen benutzerdefinierten Felddaten zu speichern, damit die MPP-Datei von zusätzlichen Änderungen an benutzerdefinierten Feldern in Project Server isoliert ist. Nachdem Sie das Projekt gespeichert und als MPP-Datei gesichert haben, wird es möglicherweise aus Project Server gelöscht. Wenn Sie das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen müssen, können Sie die MPP-Datei in Project Professional 2010 öffnen, während Sie mit Project Server verbunden sind, und dann das Projekt auf dem Server speichern.

Hinweis:  Mit dieser Methode werden alle lieferbaren, Problem-und Risiko Verknüpfungen zwischen dem Projekt und seiner Projektteamwebsite in Project Server unterbrechen.

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Bewährte Methoden für die langfristige Archivierung

Von Zeit zu Zeit können das Projekt MPP-Dateiformat, die Project Server-Inhaltsdaten Bank Schemas und die SharePoint-Website Schemas geändert werden, um neue Features wiederzugeben. Dies kann Auswirkungen auf die Abwärtskompatibilität haben, wenn ein Projekt, das als MPP-Datei, als alte Sicherung einer Project Server-Inhaltsdatenbank oder als Projektteamwebsite-Sicherung gespeichert wurde, möglicherweise nicht sofort verwendbar ist.

Es empfiehlt sich, immer den archivierten Inhalt in Ihre Upgrade-Planung einzubinden. Dies verkürzt die Zeitdauer für das Wiederherstellen eines alten Projekts, für das andernfalls möglicherweise mehrere Aktualisierungsschritte erforderlich sind.

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