Arbeiten mit einer Berichtscenterwebsite

Microsoft Office SharePoint Server 2007 umfasst die Websitevorlage "Berichtscenter", die von Organisationen verwendet werden kann, um eine Website zum Verwalten von Berichten sowie zum Anzeigen von und Arbeiten mit Business Intelligence-Daten zu erstellen. Organisationen können eine Berichtscenterwebsite erstellen, um einen konsolidierten Zugriff auf Business Intelligence-Daten an einem zentralen Speicherort zu ermöglichen. Mithilfe der Websitevorlage "Berichtscenter" erstellte Websites verfügen über Features, mit denen Sie die folgenden Aufgaben problemlos durchführen können:

  • Organisieren und Verwalten von Tabellen, Berichten und Datenverbindungen

  • Erstellen von KPIs zum Messen des Fortschritts im Hinblick auf die Erreichung der Unternehmensziele

  • Anzeigen von Geschäftsdaten in dynamischen, personalisierten Dashboards

Abhängig von den jeweiligen Unternehmensanforderungen können Sie eine Berichtscenterwebsite erstellen, um Business Intelligence-Informationen für die gesamte Organisation bereitzustellen. Sie können aber auch den Zugriff auf eine Berichtscenterwebsite auf bestimmte Teams oder Gruppen einschränken, die mit den entsprechenden Geschäftsdaten arbeiten müssen.

Hinweis : Dieser Artikel bezieht sich auf ein Beispiel für eine SharePoint-Site, die von Adventure Works erstellt wurde. Adventure Works ist ein fiktives Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteile und Fahrradzubehör herstellt.

Bei Adventure Works verwenden die Mitarbeiter der Verkaufsabteilung eine Berichtscenterwebsite, um die Verkaufs- und Finanzdaten der Abteilung zu erstellen, nachzuverfolgen, freizugeben und zu speichern. Die Teammitglieder arbeiten mit Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappen, die mithilfe von Excel Services, einer Office SharePoint Server 2007-Technologie, als interaktive Berichte auf der Berichtscenterwebsite veröffentlicht wurden. Außerdem haben die Teammitglieder die Möglichkeit, die Verkaufsentwicklung durch Überwachen der KPIs nachzuverfolgen und Verkaufsinformationen auf personalisierten Dashboards zu prüfen. In der folgenden Abbildung wird die Startseite der Berichtscenterwebsite der Abteilung dargestellt, die angepasst wurde, um ein KPI-Webpart mit Informationen zu den vierteljährlichen Umsatzzahlen anzuzeigen.

Umsatzberichtscenter

Verwalten von Tabellen, Berichten und Datenverbindungen

Die Berichtscenterwebsite bietet mehrere Funktionen, die Sie dabei unterstützen, nicht nur Berichte, sondern auch die Verbindungen mit externen Datenquellen, die von diesen Berichten verwendet werden können, zu verwalten.

Berichtsbibliothek

Die Berichtsbibliothek auf einer Berichtscenterwebsite ist der zentrale Ort zum Erstellen und Speichern von Berichten (Office Excel 2007-Arbeitsmappen) und Dashboard-Seiten. Bei Berichten und Dashboard-Seiten handelt es sich um die für eine Berichtsbibliothek verfügbaren Standardinhaltstypen. Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in einer Berichtsbibliothek im Berichtscenter veröffentlichen, kann sie mit einem Mausklick in der Browseransicht geöffnet werden. Dies stellt eine komfortable Möglichkeit dar, die Arbeitsmappe anzuzeigen, ohne sie einer Webpartseite hinzufügen zu müssen. In der folgenden Abbildung wird ein Bericht in einem Browserfenster angezeigt.

Bericht in einem Browserfenster

Dashboard-Seiten enthalten Webparts wie Geschäftsdatenwebparts, Excel Web Access-Webparts oder KPI-Webparts, die Sie filtern können, um so eine einheitliche und trotzdem flexible Ansicht von Daten und Inhalten aus verschiedenen Quellen bereitzustellen. Mithilfe der Berichtsbibliothek können viele Berichte und Dashboards auf einfache Weise verwaltet werden. In der folgenden Abbildung wird das Menü Ansicht für die Berichtsbibliothek angezeigt, das Sie zum Filtern verwenden können, um Berichte, Dashboard-Seiten oder alle in der Bibliothek gespeicherten Inhalte anzuzeigen.

Aktuelle Berichte anzeigen

Datenverbindungsbibliothek

Eine Berichtscenterwebsite enthält auch eine Datenverbindungsbibliothek. Hierbei handelt es sich um eine spezielle SharePoint-Dokumentbibliothek, mit der das Speichern, Sichern, Freigeben und Verwalten von ODC-Dateien (Office Data Connection) vereinfacht wird. Eine ODC-Datei ist ein bestimmter Typ einer Datenverbindungsdatei, die HTML und XML zum Speichern der Verbindungsinformationen für externe Datenquellen wie Geschäftsanwendungen oder Datenbanken verwendet. Sie können den Inhalt einer ODC-Datei in jedem Texteditor anzeigen und bearbeiten.

Wenn in Ihrer Organisation beispielsweise Excel-Arbeitsmappen verwendet werden, die mit Informationen in einer oder mehreren externen Datenquellen (wie eine Datenbank oder ein OLAP-Cube) verbunden sind, enthalten diese Datenverbindungen Informationen zum Suchen nach, Anmelden an und Abfragen der externen Datenquelle sowie zum Zugreifen darauf. Diese Verbindungsinformationen können zwar auch in der Arbeitsmappe gespeichert werden, häufig befinden sie sich jedoch in einer ODC-Datei, vor allem wenn die Daten von vielen Benutzern gemeinsam verwendet werden und die Verbindungsinformationen aktualisiert werden müssen. Durch Speichern dieser ODC-Dateien in der Datenverbindungsbibliothek auf einer Berichtscenterwebsite können Sie sicherstellen, dass alle Datenverbindungsdateien, die in der Organisation für die Berichte erforderlich sind, sich an einem zentralen Speicherort befinden, an dem sie problemlos verwaltet, aktualisiert und für neue Berichte erneut verwendet werden können. In der folgenden Abbildung werden Dateien in einer Datenverbindungsbibliothek dargestellt.

Datenverbindungsbibliothek

Berichtskalender und Verweisbibliothek

Auf einer Berichtscenterwebsite werden auch ein paar zusätzliche Tools bereitgestellt, die Sie beim Verwalten von Berichten und Business Intelligence-Daten unterstützen. Mit dem Berichtskalender können Sie den Berichterstellungsvorgang planen oder Informationen zur Häufigkeit, mit der Berichte erstellt oder aktualisiert werden, weitergeben. Mithilfe der Verweisbibliothek können Sie prozessbezogene Informationen für die Benutzer der Website speichern und freigeben.

Verwenden von KPIs zum Kommunizieren von Zielen und des Status

Ein KPI ist eine leicht verständliche grafische Anzeige, die den Status im Vergleich zu einer vordefinierten Kennzahl oder eines vorgegebenen Ziels wiedergibt. KPIs sind wertvolle Tools, die Teams, Manager und Unternehmen dabei unterstützen, den erzielten Fortschritt im Hinblick auf messbare Ziele schnell auszuwerten.

Ein KPI kann z. B. mit Ampelsymbolen angeben, ob eine bestimmte Unternehmensaufgabe die Zielvorgaben übertrifft, erfüllt oder nicht erreicht. Die Verkaufsabteilung von Adventure Works verwendet eine KPI-Liste, um die Fortschritte bei der Erreichung der vierteljährlichen Umsatzziele nachzuverfolgen. Wenn die Umsatzsumme eines bestimmten Geschäftsquartals ein vorgegebenes Ziel übertrifft, wird der KPI für dieses Quartal mit einer grünen Ampel dargestellt. Wenn die Umsatzsumme eines Quartals das Mindestziel nicht erfüllt, wird der KPI für dieses Quartal mit einer roten Ampel angezeigt. Andernfalls wird der KPI mit einer gelben Ampel dargestellt. In der folgenden Abbildung wird ein KPI-Webpart dargestellt, in dem die KPI-Quartalsumsatzinformationen auf der Startseite der Berichtscenterwebsite für die Verkaufsabteilung angezeigt werden.

Quartalsumsatz-KPI

Durch KPIs werden Geschwindigkeit und Effizienz der Auswertung des Fortschritts im Hinblick auf die Hauptgeschäftsziele erhöht. Ohne KPIs wären Mitarbeiter und Geschäftsleiter gezwungen, Leistungsdaten mühsam zu extrahieren und diese Daten im Vergleich zu den Zielen auszuwerten. Anschließend müssten sie Zeit dafür aufwenden, diese Daten in einem separaten Bericht für die Entscheidungsträger des Unternehmens darzustellen. Es ist schwierig, rechtzeitig einen Status zu ermitteln, ohne Livedaten schnell und automatisch auswerten zu können. Mithilfe von KPIs können Benutzer, die sich über die aktuelle Leistung informieren möchten, schnell einen Blick auf einen Bericht auf der Unternehmenswebsite werfen oder sogar die relevanten Indikatoren auf ihren persönlichen Websites anzeigen.

KPIs stellen eine Verbindung mit Geschäftsdaten aus verschiedenen Quellen her und verwenden dann Webparts, in denen diese Informationen in einer KPI-Liste oder in einer detaillierten Ansicht für einen einzigen KPI angezeigt werden. Diese Webparts können Dashboards auf der Berichtscenterwebsite hinzugefügt oder in anderen Listen und auf anderen Websites angezeigt werden. Jeder KPI erhält einen Wert aus einer Datenquelle, entweder von einer einzelnen Eigenschaft oder durch Berechnen von Durchschnittswerten der ausgewählten Daten. Anschließend wird dieser Wert mit einem vordefinierten Wert verglichen. Da Werte anhand eines Datenbereichs berechnet werden, statt Daten in Listenform anzuzeigen, sind KPIs im Allgemeinen von größerem Nutzen, wenn die Leistung gruppen- oder projektübergreifend gemessen wird. Durch die Berechnung eines Datenbereichs für eine bestimmte Person, z. B. eine Umsatzliste für einen einzelnen Mitarbeiter, kann mit einem KPI die Einzelleistung ausgewertet werden.

Zum Erstellen eines KPIs müssen Sie zuerst eine KPI-Liste erstellen, der Sie mindestens einen KPI hinzufügen. Sie können durch Verwenden der folgenden Elemente neue Indikatoren in einer KPI-Liste erstellen:

  • Daten in SharePoint-Listen

  • Daten in Excel-Arbeitsmappen

  • Daten aus Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services

  • Manuell eingegebene Informationen

Erstellen von dynamischen visuellen Dashboards

Dashboards sind spezielle Webpartseiten, auf denen Geschäftsdaten aus vielen verschiedenen Quellen angezeigt werden. Auf Dashboards können sowohl Berichte als auch KPIs zu den Geschäftsdaten und Geschäftsprozessen einer Organisation angezeigt werden. Die auf den Dashboards angezeigten Daten können automatisch oder nach ausgewählten Eigenschaften gefiltert werden, wodurch vergleichende Datenanalysen in einer Organisation ermöglicht werden.

Dashboards bestehen aus Geschäftsdatenwebparts und Filterwebparts, wobei die Filterwebparts mit den Geschäftsdatenwebparts verbunden sind. In einigen Filterwebparts werden die Daten automatisch gefiltert, und in anderen Filterwebparts können Benutzer Werte eingeben oder aus einer Liste auswählen und diese Werte dann übernehmen, indem sie auf der Seite auf die Schaltfläche Filter anwenden klicken. Die Schaltfläche Filter anwenden wird als weiteres Webpart implementiert, das auf dem Dashboard erst angezeigt wird, nachdem der Seite mindestens ein Filter mit benutzerdefinierten Werten hinzugefügt wurde. Die Schaltfläche Filter anwenden und die vom Benutzer angegebenen Filter werden in der Dashboard-Vorlage in einer speziellen Filterzone angezeigt.

In der folgenden Abbildung wird ein Umsatz-Dashboard auf der Umsatzberichtscenter-Website für Adventure Works dargestellt. Auf diesem Dashboard werden sowohl ein KPI-Webpart als auch Berichtsinformationen in einem Excel Web Access-Webpart angezeigt.

Umsatz-Dashboard

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