Arbeiten mit Microsoft Exchange-Inhalten im Offlinemodus

Was möchten Sie tun?

Verwenden von Offlineordnern mit Ihrem Exchange-Konto

Verwenden des Exchange-Cache-Modus

Ändern der offline verfügbaren Ordner und Inhalte

Verwenden von Offlineordnern mit Ihrem Exchange-Konto

Offlineordner ermöglichen das Arbeiten mit dem Inhalt eines Exchange-Ordners, während Sie offline sind, d. h., während Sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind. Beim nächsten Herstellen einer Verbindung mit dem Server mit Microsoft Exchange werden die Offlineordner synchronisiert.

Offlineordner werden in der Offlineordnerdatei gespeichert, die sich von einer Persönliche Ordner-Datei (PST) unterscheidet. Die OST-Datei beginnt als Spiegelbild der Ordner auf dem Server mit Exchange. Alle Änderungen, die an der OST-Datei auf Exchange oder auf Ihrem Computer vorgenommen werden, während Sie offline sind, werden synchronisiert, wenn eine Verbindung verfügbar ist. Eine PST-Datei dagegen ist nur ein Speicherort auf dem Festplattenlaufwerk. Änderungen an einer PST-Datei werden nicht mit dem Server mit Exchange synchronisiert.

Wenn Sie offline arbeiten, arbeiten Sie mit dem Inhalt eines Offlineordners genau wie mit einem Ordner auf dem Server mit Exchange. Sie können z. B. Elemente im Offlineposteingang ändern und verschieben und im Offlinepostausgang platzierte Nachrichten senden. Sie empfangen weiter neue Nachrichten im Postfach auf dem Server mit Exchange. Sie werden sich dieser Änderungen auf dem Server jedoch erst bewusst, wenn Sie eine Verbindung mit dem Netzwerk herstellen.

Wenn Sie den Inhalt des Offlineordners aktualisieren müssen, synchronisieren Sie den Ordner mit dem Server und arbeiten dann offline weiter. Mit dem Befehl Senden/Empfangen wird eine Verbindung mit dem Server hergestellt, die vorgenommenen Änderungen werden kopiert, und dann wird die Verbindung getrennt. Alle Elemente, die Sie aus dem Offlineordner oder dem entsprechenden Serverordner löschen, werden während der Synchronisierung aus beiden Ordnern gelöscht.

Hinweis : Wenn Sie den Exchange-Cache-Modus verwenden, arbeiten Sie immer mit einer OST-Datei, auch wenn eine aktive Verbindung mit dem Server mit Exchange besteht. Im Exchange-Cache-Modus können Sie ohne Unterbrechung arbeiten, wenn die Serververbindung abbricht oder keine Netzwerkverbindung verfügbar ist. Die in diesem Abschnitt folgenden Verfahren gelten für Ihre Konfiguration nicht. Weitere Informationen zum Exchange-Cache-Modus finden Sie im Abschnitt Verwenden des Exchange-Cache-Modus in diesem Artikel oder im Abschnitt Siehe auch.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Offline arbeiten.

  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Bei jedem Start Offline- oder Onlinemodus wählen, und klicken Sie dann auf OK.

    Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird Microsoft Outlook automatisch offline gestartet, wenn keine Verbindung mit dem Server verfügbar ist.

  3. Klicken Sie auf Ja, um die Daten vom Server in die neue Offlineordnerdatei (OST) zu kopieren.

    Hinweis : In Microsoft Office Outlook 2003 wurde ein neues Format für Offlineordnerdateien eingeführt, das größere Speicherkapazität für Elemente und Ordner bereitstellt und mehrsprachige Unicode-Daten unterstützt. Eine in diesem Format erstellte Datei ist nicht kompatibel mit früheren Outlook-Versionen und kann in diesen nicht geöffnet werden. Von Outlook wird anhand von Microsoft Exchange, der Administratoreinstellungen und der Formate der für das Profil konfigurierten Datendateien automatisch das Format für die Offlineordnerdatei ermittelt. Wenn die Einstellungen es nicht zulassen, dass die Datei im neuen Format erstellt wird, wird die Datei von Outlook in dem mit früheren Versionen von Outlook kompatiblen Format erstellt, das keinen Unicode unterstützt und keine erweiterte Speicherkapazität bietet.

  4. Wählen Sie die Ordner aus, die im Offlinemodus zur Verfügung stehen sollen.

    Die Ordner Posteingang, Postausgang, Gelöschte Objekte, Gesendete Objekte, Kalender, Kontakte und Aufgaben werden beim Einrichten von Offlineordnern automatisch offline zur Verfügung gestellt. Zum Offlineverwenden eines anderen Ordners müssen Sie diesen ausdrücklich für die Offlineverwendung aktivieren, indem Sie die folgenden Aktionen ausführen:

    1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen und dann auf Übermittlungseinstellungen. Klicken Sie dann auf Senden-Empfangen-Gruppen definieren.

    2. Klicken Sie in der Liste auf eine Übermittlungsgruppe, die ein Exchange-Konto enthält, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

    3. Wählen Sie unter Konten Ihr Exchange-Konto aus.

    4. Wählen Sie unter Ordneroptionen die Ordner aus, die Sie offline verwenden möchten.

    5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

      • Klicken Sie auf Nur Kopfzeilen herunterladen.

      • Klicken Sie auf Element samt Anlagen herunterladen.

        Sie können den Download von Elementen, die eine bestimmte Größe überschreiten, auf die Kopfzeilen beschränken. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element größer ist als, und geben Sie dann die gewünschte Größenbeschränkung in KB ein.

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Verwenden des Exchange-Cache-Modus

Von Microsoft Office Outlook 2007 wird standardmäßig der Exchange-Cache-Modus verwendet. Durch den Exchange-Cache-Modus wird die Verwendung von Microsoft Exchange-Konten optimiert, da eine auf dem Computer gespeicherte Kopie des Postfachs verwendet wird. Diese Kopie ermöglicht den schnellen Zugriff auf die Daten und wird regelmäßig mit dem Mailserver synchronisiert.

Wenn Sie den Exchange-Cache-Modus verwenden, sind automatisch alle Exchange-Ordner verfügbar.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen.

    Der Befehl Kontoeinstellungen fehlt

    In Microsoft Office Outlook 2007 befindet sich der Befehl Kontoeinstellungen im Menü Extras. Die folgenden Anweisungen treffen auf frühere Versionen von Outlook nicht zu. Verwenden Sie die Hilfe, die in diesen Produkten enthalten ist. Wenn auf der Titelleiste des von Ihnen verwendeten Programms Microsoft Outlook Express angezeigt wird, dann verwenden Sie ein Programm, das sich von Outlook unterscheidet. Suchen Sie in diesem Fall in der Hilfe zu Outlook Express nach Informationen.

  2. Wählen Sie das Exchange-Konto aus, und klicken Sie dann auf Ändern.

  3. Aktivieren Sie unter Microsoft Exchange das Kontrollkästchen Exchange-Cache-Modus verwenden.

  4. Beenden Sie Outlook, und starten Sie es dann erneut.

Alle Ordner werden synchronisiert; Sie können jedoch die Ordner angeben, die in eine sofortige Synchronisierung eingeschlossen werden sollen, wenn Sie den Befehl Senden/Empfangen durch Drücken von F9 manuell initiieren.

  1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen und dann auf Übermittlungseinstellungen. Klicken Sie dann auf Senden-Empfangen-Gruppen definieren.

    Tastenkombination  Drücken Sie STRG+ALT+S, um das Dialogfeld Übermittlungsgruppen zu öffnen.

  2. Klicken Sie in der Liste auf die Übermittlungsgruppe, die das Exchange-Konto enthält, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

  3. Wählen Sie unter Konten Ihr Exchange-Konto aus.

  4. Aktivieren Sie unter Ordneroptionen das Kontrollkästchen jedes Ordners, den Sie beim manuellen Initiieren von Alle senden/empfangen einschließen möchten.

  5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Nur Kopfzeilen herunterladen.

    • Klicken Sie auf Element samt Anlagen herunterladen.

      Sie können den Download von Elementen, die eine bestimmte Größe überschreiten, auf die Kopfzeilen beschränken. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element größer ist als, und geben Sie dann die gewünschte Größenbeschränkung in KB ein.

      Hinweis : Sie können Kopfzeilen nur herunterladen, wenn Ihr Exchange-Konto eine Verbindung mit Microsoft Exchange 2003 oder höher aufbaut. Kopfzeilen sind nicht für Ordner verfügbar, die keine Nachrichten enthalten, z. B. Kalender-Ordner.

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Ändern der offline verfügbaren Ordner und Inhalte

Wenn Sie Offlineordner verwenden, können Sie unabhängig von der Verwendung des Exchange-Cache-Modus die Ordner auf dem Computer ändern, in die kopiert wird und die synchronisiert werden.

  1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen und dann auf Übermittlungseinstellungen. Klicken Sie dann auf Senden-Empfangen-Gruppen definieren.

    Tastenkombination  Drücken Sie STRG+ALT+S, um das Dialogfeld Übermittlungsgruppen zu öffnen.

  2. Klicken Sie in der Liste auf die Übermittlungsgruppe, die das Exchange-Konto enthält, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

  3. Wählen Sie unter Konten Ihr Exchange-Konto aus.

  4. Aktivieren Sie unter Ordneroptionen das Kontrollkästchen jedes Ordners, den Sie offline verwenden möchten.

  5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Nur Kopfzeilen herunterladen.

    • Klicken Sie auf Element samt Anlagen herunterladen.

      Sie können den Download von Elementen, die eine bestimmte Größe überschreiten, auf die Kopfzeilen beschränken. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element größer ist als, und geben Sie dann die gewünschte Größenbeschränkung in KB ein.

Tipp : Zum schnellen Angeben eines Ordners für die Offlineverwendung klicken Sie im Navigationsbereich auf den Ordner, zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen und dann auf Übermittlungseinstellungen. Klicken Sie dann auf Ordner offline verfügbar machen.

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