Arbeiten mit Geschäftsdaten in SharePoint-Listen

Informationen aus Geschäftsanwendungen wie z. B. SAP, Siebel und Microsoft SQL Server können auf einfache Weise in die Umgebung für die Zusammenarbeit von Microsoft Office SharePoint Server 2007 integriert und eingebunden werden, indem Sie einer Office SharePoint Server 2007-Liste den Geschäftsdaten-Spaltentyp hinzufügen. Auf diese Weise verfügen Sie über eine Liste der Elemente, die eine Kombination von Spalten aus Office SharePoint Server 2007 und einer externen Geschäftsanwendung verwenden.

Inhalt dieses Artikels

Verwendungsmöglichkeiten von Geschäftsdaten in Listen

Hinzufügen einer Spalte mit Geschäftsdaten zu einer SharePoint-Liste

Hinzufügen von Geschäftsdatenelementen zu einer SharePoint-Liste

Aktualisieren der Daten in der Geschäftsdatenspalte mit Geschäftsanwendungsdaten

Anzeigen des Profils eines Listenelements

Verknüpfungen zu Geschäftsdatenaktionen

Löschen einer Geschäftsdatenspalte aus einer SharePoint-Liste

Verwendungsmöglichkeiten von Geschäftsdaten in Listen

Die Verwendung von Geschäftsdaten in Listen bietet mehrere Vorteile. Beispielsweise verwendet Contoso, Ltd., eine Consultingfirma, in der ein CRM-System (Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement) eingesetzt wird, Geschäftsdaten in Listen für folgende Zwecke:

  • Zuordnen von Dokumenten zu Datensätzen     Dokumente, wie z. B. Angebote, Verträge und Präsentationen können in SharePoint-Listen gespeichert und dem entsprechenden Kunden in der CRM-Datenbank zugeordnet werden. Auf diese Weise kann die gesamte Kundendokumentation zentral an einem Ort verwaltet werden, und in der Geschäftsanwendung kann auf einfache Weise zu einem Kundendatensatz navigiert werden.

  • Einfaches Erweitern von Informationen aus externen Datenquellen    Das Hinzufügen benutzerdefinierter Felder zu einer großen Datenbank, wie z. B. einem CRM-System, kann teuer und komplex sein. Mithilfe einer SharePoint-Liste können die Mitarbeiter von Contoso benutzerdefinierte Spalten für jeden beliebigen Datentyp erstellen, wie z. B. eine Anmerkung, und dann diese Spalte dem Kundendatensatz im CRM-System zuordnen. Dieses Spaltentyp kann nicht nur einfach hinzugefügt werden, er verhindert außerdem Änderungen an den ursprünglichen Daten.

  • Auswählen von Daten in einer Liste    Um eine neue Spalte in einer SharePoint-Liste zu erstellen, in der eine Liste von Werten angezeigt wird, wie z. B. Postleitzahlen, können Autoren die vorab genehmigte Masterliste mit Werten aus der CRM-Datenbank verwenden. Dies spart Zeit und reduziert Inkonsistenzen und Fehler während der Dateneingabe.

Wichtig : Der Systemadministrator muss zuvor Ihre externe Geschäftsanwendung für Office SharePoint Server 2007 registrieren, damit der Geschäftsdaten-Spaltentyp verfügbar ist. Welche Informationen Sie aus Ihrer Geschäftsanwendungen hinzufügen können, hängt von den Feldern ab, die der Systemadministrator für Office SharePoint Server 2007 registriert.

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Hinzufügen einer Spalte mit Geschäftsdaten zu einer SharePoint-Liste

Während dieses Vorgangs müssen Sie eine Primärspalte festlegen, für die Sie optionale verwandte Spalten auswählen können.

  1. Klicken Sie in der Liste, in der Sie die Spalte hinzufügen möchten, auf der Symbolleiste Liste auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf Spalte erstellen.

  2. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ in das Feld Spaltenname einen Namen für die Spaltenüberschrift ein.

  3. Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist die Option Unternehmensdaten aus. Im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen werden die Einstellungen aktualisiert, die auf Geschäftsdatenspalten zutreffen.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen in der Liste Typ den Geschäftsdatentyp und die Geschäftsanwendung aus, aus der Sie Spalten hinzufügen möchten.

  5. Wählen Sie in der Liste Dieses Feld des ausgewählten Typs anzeigen den Typ aus, der in der primären Geschäftsdatenspalte angezeigt werden soll.

  6. Wählen Sie unter Spalte zum Anzeigen dieser zusätzlichen Felder hinzufügen die gewünschten zusätzlichen Felder aus. Diese Spalten werden automatisch aufgefüllt, wenn Sie einen Wert in der primären Geschäftsdatenspalte auswählen.

  7. Klicken Sie auf OK, um zur Seite Liste anpassen zurückzukehren.

  8. Klicken Sie auf die Verknüpfung Zurück zu Listenname oben auf der Seite. Der Titel der neuen Spalte und der verwandten Spalten wird auf der Symbolleiste Liste angezeigt.

Hinweis : Sie können die zusätzlichen Spalten sortieren und filtern, deren Reihenfolge in der Liste kann allerdings nicht geändert werden.

Nachdem Sie die Geschäftsdatenspalten definiert haben, können Sie der Liste Geschäftsdatenelemente hinzufügen.

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Hinzufügen von Geschäftsdatenelementen zu einer SharePoint-Liste

Auf der Seite Neues Element können Sie einer SharePoint-Liste Geschäftsdatenelemente hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste Liste auf Neu, und klicken Sie dann auf Neues Elemente. Die Seite Neues Element wird geöffnet.

  2. Geben Sie in das Feld Titel einen Namen für dieses Element in der Liste ein.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um nach Daten in einer Geschäftsdatenspalte zu suchen.

Wenn Sie

Führen Sie folgende Aktion aus

Den Namen des Elements kennen

  1. Geben Sie möglichst viel von dem Wert ein, und drücken Sie dann STRG+K.

  2. Wenn mehrere Ergebnisse vorhanden sind, wählen Sie ein Ergebnis in der Liste aus, und klicken Sie auf OK.

Nach einem Element suchen möchten

  1. Klicken Sie auf Durchsuchen.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil, und wählen Sie dann den Namen des Filters aus, nach dem Sie suchen möchten.

  3. Geben Sie den Wert in das Feld rechts ein, und klicken Sie dann auf den grünen Pfeil.

  4. Wählen Sie die Daten im Feld Suchergebnisse aus, und klicken Sie dann auf OK.

  1. Klicken Sie auf Speichern, um der Liste das Element hinzuzufügen.

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Aktualisieren der Daten in der Geschäftsdatenspalte mit Geschäftsanwendungsdaten

Um sicherzustellen, dass Geschäftsdatenspalten in Ihrer SharePoint-Liste immer auf dem aktuellen Stand der dynamischen Daten in Ihrer Geschäftsanwendung sind, müssen Sie die Spalten der SharePoint-Liste häufig aktualisieren. Sie aktualisieren nur die primäre Geschäftsdatenspalte. Zusätzliche verwandte Geschäftsdatenspalten werden aktualisiert, wenn die Primärspalte aktualisiert wird.

  1. Suchen Sie die primäre Geschäftsdatenspalte in der Liste, indem Sie nach der Spalte mit dem Wort Aktualisieren in Klammern suchen.

  2. Klicken Sie auf Aktualisieren.

  3. Die Seite Aktualisierungsbestätigung wird angezeigt. Klicken Sie auf OK, um die Aktualisierung fortzusetzen.

  4. Auf der Seite Aktualisierungsstatus wird angezeigt, wie viele Datensätze aktualisiert wurden und wie viele Datensätze fehlerhaft waren. Klicken Sie auf OK, um zur Liste zurückzukehren.

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Anzeigen des Profils eines Listenelements

Jedes Geschäftsdatenelement in einer SharePoint-Liste weist ein Profil mit Details aus der Geschäftsanwendung auf. Beispielsweise kann die Spalte nur den Produktnamen enthalten, aber im Profil können Details wie z. B. Produktbeschreibung, Farbe, Listenpreis oder Kosten angezeigt werden, ohne dass Sie auf die Geschäftsanwendung zugreifen müssen.

  1. Zum Anzeigen des Profils eines Elements zeigen Sie auf das Element, das Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den angezeigten Pfeil.

  2. Klicken Sie auf Profil anzeigen.

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Verknüpfungen zu Geschäftsdatenaktionen

Geschäftsdatenaktionen sind Hyperlinks, die neben Geschäftsobjekten angezeigt werden. Über diese Hyperlinks können z. B. Webseiten geöffnet, die Benutzeroberflächen von Geschäftsanwendungen angezeigt oder Microsoft Office InfoPath-Formulare geöffnet werden. Geschäftsdatenaktionen-Menüs werden auch in SharePoint-Listen und Suchergebnissen angezeigt. Mithilfe dieser Hyperlinks können Sie auf einfache Weise ein Element aktualisieren oder zugehörige Daten anzeigen.

Welche Art von Geschäftsdatenaktionen in einer SharePoint-Liste verfügbar sind, hängt von den Berechtigungen, die der Systemadministrator für das Element aktiviert, sowie vom Listenelementtyp selbst ab. Wenn es sich bei dem Element z. B. um eine Entität in einer SAP-Datenbank handelt, können Sie Elemente in der Datenbank direkt über die SharePoint-Liste öffnen und bearbeiten.

  1. Zum Anzeigen der Aktionenliste zeigen Sie auf das Element, das Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den angezeigten Pfeil.

  2. Klicken Sie auf eine der Aktionen im Menü.

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Löschen einer Geschäftsdatenspalte aus einer SharePoint-Liste

Wenn Sie einer Liste mehrere Geschäfsdatenspalten aus derselben externen Datenbank hinzufügen, legen Sie eine Primärspalte fest und wählen dann zusätzliche zugehörige Spalten aus. Wenn Sie die Primärspalte löschen, werden alle zugehörigen Spalten gelöscht. Zugehörige Spalten können nicht separat von der Primärspalte gelöscht werden.

  1. Klicken Sie in der Liste, in der Sie die Spalte löschen möchten, auf der Symbolleiste Liste auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf Listeneinstellungen.

  2. Wählen Sie unter Spalte den Namen der Spalte aus, die Sie löschen möchten.

    Hinweis : Nur die Namen von Primärspalten werden in der Liste angezeigt.

  3. Klicken Sie auf der Seite Spalte ändern auf Löschen.

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