Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt mithilfe einer Ergebniszeile

Mit einer Ergebniszeile in Access können Sie auf den ersten Blick sehen, welche Summen sich aus den Spalten in einem Datenblatt ergeben. So können Sie beispielsweise bei einer Tabelle mit Bestellinformationen die Summe der Preise oder der bestellten Stückzahlen oder eine Gesamtzahl der Artikel anzeigen. Dazu fügen Sie dem Datenblatt eine Ergebniszeile hinzu:

Ergebniszeile mit Daten

Hinweis :  Um den Summenwert einer Spalte anzuzeigen, müssen Sie den Datentyp für die Spalte auf Zahl, Dezimal oder Währung festlegen. Bei nicht numerischen Spalten können Sie nur das Gesamtergebnis auswählen.

Hinzufügen einer Ergebniszeile

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Abfrage oder das geteilte Formular, um es in der Datenblattansicht zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

    Am Ende des Datenblatts wird die Zeile Summe hinzugefügt.

    Ergebniszeile in einen Datenblatt

  3. Klicken Sie in der Zeile Summe in jede Zelle, die ein Ergebnis enthalten soll, und wählen Sie die gewünschte Ergebnisart aus.

Auswählen des Ergebnistyps

Nachdem Sie die Zeile Summe hinzugefügt haben, können Sie die Art der Ergebniswerte auswählen, die für jede Spalte angezeigt werden soll. Aggregierte Werte wie Summen können beispielsweise angezeigt werden, wenn Sie als Datentyp "Zahl", "Dezimal" oder "Währung" festgelegt haben. Eine Zählung der Werte ist möglich, wenn es sich bei dem Datentyp um einen Textwert handelt.

In diesem Beispiel (siehe nachstehende Abbildung) soll im Datenblatt die Gesamtsumme für die Spalten Einkaufspreis und Bestellte Einheiten und die gesamte Anzahl für die Spalte Artikel angezeigt werden:

  1. Anstelle des Worts Summe  in der ersten Spalte können Sie die Gesamtanzahl der Datensätze anzeigen. Klicken Sie in die Ergebniszeile der Spalte Artikel, klicken Sie auf den Pfeil, und wählen Sie Anzahl aus, um die gesamte Anzahl der Artikel anzuzeigen.

  2. Klicken Sie als Nächstes auf den Pfeil in der Spalte Einkaufspreis, und wählen Sie dann Summe aus, um den gesamten Einkaufspreis für alle Artikel anzuzeigen.

  3. Wiederholen Sie den vorstehenden Schritt für die Spalte Bestellte Einheiten, um die Summe für die bestellten Einheiten anzuzeigen.

    Ergebniszeile mit den Funktionen "Summe" und "Anzahl"

    Hinweis :  Sie können die Ergebniszeile zwar nicht löschen oder ausschneiden, aber ausblenden. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Start auf Summen.

Grundlegendes zu "Summe" und den anderen Aggregatfunktionen

Aggregatfunktionen führen Berechnungen zu Spalten mit Daten aus und geben ein einziges Ergebnis zurück. Sie verwenden Aggregatfunktionen, wenn Sie einen einzelnen Wert, z. B. eine Summe oder einen Mittelwert, berechnen müssen. Wenn Sie fortfahren, denken Sie daran, dass Sie Aggregatfunktionen mit Datenspalten verwenden. Das scheint auf den ersten Blick offensichtlich zu sein, aber bei Entwurf und Verwendung einer Datenbank konzentrieren Sie sich in der Regel auf Datenzeilen und einzelne Datensätze – Sie stellen sicher, dass Benutzer Daten in ein Feld eingeben, den Cursor zum Ausfüllen des nächsten Felds nach rechts oder links bewegen können und so weiter. Im Gegensatz dazu konzentrieren Sie sich bei Verwendung von Aggregatfunktionen auf Gruppen von Datensätzen in Spalten.

Angenommen, Sie verwenden Access zum Speichern und Nachverfolgen von Umsatzdaten. Sie können Aggregatfunktionen verwenden, um die Anzahl der verkauften Produkte in einer Spalte zu zählen, den Gesamtumsatz in einer zweiten Spalte zu berechnen und den durchschnittlichen Umsatz für jedes Produkt in einer dritten Spalte zu berechnen.

In dieser Tabelle sind die Aggregatfunktionen mit der jeweiligen Beschreibung aufgeführt, die Access in der Ergebniszeile bereitstellt. Beachten Sie, dass Access zusätzliche Aggregatfunktionen bereitstellt, diese müssen Sie aber in Abfragen verwenden.

Funktion

Beschreibung

Verwendung mit Datentyp(en)

In der Ergebniszeile verfügbar?

Mittelwert

Berechnet den Mittelwert für eine Spalte. Die Spalte muss Daten vom Datentyp "Zahl", "Währung" oder "Datum/Uhrzeit" enthalten. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.

Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit

Ja

Anzahl

Zählt die Anzahl von Elementen in einer Spalte.

Alle Datentypen außer sich wiederholenden Skalardaten, wie z. B. eine Spalte mit Mehrfachwertlisten. Weitere Informationen zu Mehrfachwertlisten finden Sie in den Artikeln Anleitung zu Mehrfachwertfeldern und Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können.

Ja

Maximum

Gibt das Element mit dem höchsten Wert zurück. Für Textdaten ist der höchste Wert der letzte alphabetische Wert. Die Groß-/Kleinschreibung wird in Access dabei nicht beachtet. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.

Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit

Ja

Minimum

Gibt das Element mit dem niedrigsten Wert zurück. Für Textdaten ist der niedrigste Wert der erste alphabetische Wert. Die Groß-/Kleinschreibung wird in Access dabei nicht beachtet. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.

Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit

Ja

Standardabweichung

Misst, wie weit Werte von einem Mittelwert abweichen. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt unter Weitere Informationen zu den Funktionen "Standardabweichung" und "Varianz".

Zahl, Dezimal, Währung

Ja

Summe

Addiert die Elemente in einer Spalte. Funktioniert nur bei Daten vom Datentyp "Zahl" und "Währung".

Zahl, Dezimal, Währung

Ja

Abweichung

Misst die statistische Varianz aller Werte in der Spalte. Diese Funktion kann nur bei Daten vom Datentyp "Zahl" und "Währung" verwendet werden. Falls die Tabelle weniger als zwei Zeilen enthält, gibt Access einen NULL-Wert zurück. Weitere Informationen zu Varianzfunktionen finden Sie im nächsten Abschnitt unter Weitere Informationen zu den Funktionen "Standardabweichung" und "Varianz".

Zahl, Dezimal, Währung

Ja

Weitere Informationen zu den Funktionen "Standardabweichung" und "Varianz"

Die Funktionen Standardabweichung und Varianz berechnen statistische Werte. Insbesondere berechnen sie, wo Werte in einer Standardverteilung (einer Glockenkurve) um den durchschnittlichen Wert (ihren Mittelwert) gruppiert sind.

Angenommen, Sie erfassen nach dem Zufallsprinzip 10 Werkzeuge, die von derselben Maschine gefertigt wurden, und messen deren Bruchfestigkeit – ein Prozess, mit dem die Maschine und Ihre Qualitätskontrollmaßnahmen überprüft werden. Wenn Sie einen Mittelwert für die Bruchfestigkeit berechnen, stellen Sie fest, dass die meisten der Werkzeuge eine Bruchfestigkeit nahe dem Mittelwert aufweisen, während die Bruchfestigkeit nur bei wenigen höher oder niedriger ist. Wenn Sie jedoch nur die durchschnittliche Bruchfestigkeit berechnen, kann dieser Wert nicht zeigen, wie gut Ihr Qualitätskontrollprozess funktioniert, da einige Werkzeuge mit außergewöhnlich hohen oder niedrigen Bruchfestigkeitswerten den Mittelwert nach oben oder unten verzerren.

Mit den Funktionen Varianz und Standardabweichung lösen Sie dieses Problem, indem Sie erfahren, wie nahe die Werte beim Mittelwert liegen. Für die Bruchfestigkeit gilt: Je kleiner die für eine der Funktionen zurückgegebenen Werte sind, umso besser funktionieren Ihre Fertigungsprozesse, da nur wenige der Werkzeuge eine Bruchfestigkeit über oder unter dem Durchschnitt aufweisen.

Eine vollständige Erläuterung von Varianz und Standardabweichung ist nicht Gegenstand dieses Artikels. Weitere Informationen zu beiden Themen finden Sie auf zahlreichen Websites zum Thema Statistik. Berücksichtigen Sie bei Verwendung der Funktionen Varianz und Standardabweichung die folgenden Regeln:

  • Die Funktionen ignorieren Nullwerte.

  • Die Funktion Varianz verwendet die folgende Formel:
    Formel

  • Die Funktion Standardabweichung verwendet die folgende Formel:
    Formel

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