Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt

Microsoft Office Access 2007 stellt mit der so genannten "Ergebniszeile" ein neues Tool bereit, mit dem das Summieren einer Datenspalte vereinfacht wird. Mit der Ergebniszeile können Sie außerdem andere Berechnungen ausführen, wie z. B. Mittelwerte, die Anzahl von Elementen in einer Spalte zählen sowie das Minimum oder Maximum in einer Datenspalte suchen.

Mithilfe der Ergebniszeile können Aggregatfunktionen (Funktionen, mit denen Werte für einen Datenbereich berechnet werden) einfacher und schneller verwendet werden. In früheren Versionen von Access mussten Sie diese Funktionen in Abfragen oder in VBA-Code (Visual Basic für Applikationen) verwenden. Diese Methoden können Sie weiterhin verwenden, aber mithilfe der Ergebniszeile können Sie Aggregatfunktionen schneller ausführen. In diesem Artikel werden die Aggregatfunktionen vorgestellt und deren Verwendung in einer Ergebniszeile erläutert.

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Grundlegendes zu "Summe" und den anderen Aggregatfunktionen

Addieren von Werten mithilfe der Ergebniszeile

Zählen der Anzahl von Werten in einer Spalte

Weitere Informationen zu den Funktionen "Standardabweichung" und "Varianz"

Grundlegendes zu "Summe" und den anderen Aggregatfunktionen

Aggregatfunktionen führen Berechnungen für Datenspalten aus und geben ein Einzelergebnis zurück. Mithilfe von Aggregatfunktionen berechnen Sie einen einzelnen Wert, wie z. B. eine Summe oder einen Mittelwert. Denken Sie daran, dass Aggregatfunktionen zusammen mit Datenspalten verwendet werden. Das scheint selbstverständlich zu sein, aber wenn Sie eine Datenbank entwerfen und verwenden, tendieren Sie dazu, sich auf Datenzeilen und einzelne Datensätze zu konzentrieren. Sie stellen sicher, dass Benutzer Daten in ein Feld eingeben, den Cursor nach rechts oder links verschieben und Text in das nächste Feld eingeben können usw. Im Gegensatz dazu können Sie sich mit Aggregatfunktionen auf Datensatzgruppen in Spalten konzentrieren.

Angenommen, Sie verwenden Access, um Verkaufszahlen zu speichern und nachzuverfolgen. Mithilfe von Aggregatfunktionen können Sie die Anzahl von verkauften Produkten in einer Spalte zählen, den Gesamtumsatzbetrag in einer zweiten Spalte berechnen sowie den durchschnittlichen Umsatz für jedes Produkt in einer dritten Spalte berechnen.

In der folgenden Tabelle sind die Aggregatfunktionen aufgeführt und beschrieben, die Access in der Ergebniszeile bereitstellt. Beachten Sie, dass in Access zusätzliche Aggregatfunktionen vorhanden sind, die jedoch in Abfragen verwendet werden müssen. Wenn Sie außerdem ein Access-Projekt verwenden (ein Access-Front-End, das mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verbunden ist), können Sie mehr Aggregatfunktionen verwenden. Weitere Informationen zu diesen zusätzlichen Funktionen finden Sie in der Online-Hilfe für SQL-Server.

Funktion

Beschreibung

Verwendung mit Datentyp(en)

Verfügbar in Ergebniszeile?

Mittelwert

Berechnet den Mittelwert für eine Spalte. Die Spalte muss Daten vom Datentyp Zahl, Währung oder Datum/Uhrzeit enthalten. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.

Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit

Ja

Anzahl

Zählt die Anzahl von Elementen in einer Spalte.

Alle Datentypen außer komplexen sich wiederholenden Skalardaten, wie z. B. eine Spalte mit Mehrfachwertlisten. Weitere Informationen zu Mehrfachwertlisten finden Sie in den Artikeln Anleitung zu Mehrfachwertfeldern und Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können.

Ja

Maximum

Gibt das Element mit dem höchsten Wert zurück. Für Textdaten ist der höchste Wert der letzte alphabetische Wert. Die Groß-/Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.

Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit

Ja

Minimum

Gibt das Element mit dem niedrigsten Wert zurück. Für Textdaten ist der niedrigste Wert der erste alphabetische Wert. Die Groß-/Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.

Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit

Ja

Standardabweichung

Misst, wie weit Werte von einem Mittelwert abweichen. Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Thema unter Weitere Informationen zu den Funktionen "Standardabweichung" und "Varianz".

Zahl, Dezimal, Währung

Ja

Summe

Addiert die Elemente in einer Spalte. Diese Funktion kann nur für Daten vom Datentyp Zahl und Währung verwendet werden.

Zahl, Dezimal, Währung

Ja

Varianz

Misst die statistische Varianz aller Werte in der Spalte. Diese Funktion kann nur für Daten vom Datentyp Zahl und Währung verwendet werden. Falls die Tabelle weniger als zwei Zeilen enthält, wird in Access ein NULL-Wert zurückgegeben. Weitere Informationen zu Varianzfunktionen finden Sie weiter unten in diesem Artikel unter Weitere Informationen zu den Funktionen "Standardabweichung" und "Varianz".

Zahl, Dezimal, Währung

Ja

Im folgenden Abschnitt wird die Verwendung der einzelnen Funktionen in einer Ergebniszeile erläutert.

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Addieren von Werten mithilfe der Ergebniszeile

Wenn Sie eine Datenspalte addieren oder schnell eine andere Aggregatfunktion verwenden müssen, können Sie einer Tabelle, einem Abfragesultset oder einem geteilten Formular (ein Formular, das ein Datenblatt enthält) eine Ergebniszeile hinzufügen. Beim Verwenden von Ergebniszeilen sparen Sie eine Menge Zeit, weil Sie einer Abfrage keine Funktion hinzufügen müssen und keinen VBA-Code erstellen müssen.

Beachten Sie dabei die folgenden Regeln:

  • Die von der Ergebniszeile bereitgestellten Funktionen hängen von der Datentypeinstellung für die Datenspalte ab. Beispielsweise wird in Access für Felder vom Datentyp Text nur die Anzahl-Funktion bereitgestellt, weil für Textdaten keine mathematischen Operationen ausgeführt werden können.

  • Das erste Feld in einer Ergebniszeile enthält das Wort Ergebnis, bis Sie es durch Auswählen einer Funktion ändern.

  • Einem Bericht kann keine Ergebniszeile hinzugefügt werden. Aggregatfunktionen können Sie zwar in Berichten verwenden, aber Sie müssen dazu andere Techniken verwenden. Weitere Informationen zu Aggregatfunktionen und Ausdrücken in Berichten finden Sie im Artikel Erstellen eines gruppierten oder zusammenfassenden Berichts.

  • Sie können Tabellen und Abfragen, die in der Ansicht Datenblatt geöffnet sind, eine Ergebniszeile hinzufügen. Dies gilt auch für ein geteiltes Formular, das in der Ansicht Formular geöffnet ist.

  • Standardmäßig schließt Access Ergebniszeilen für Filter- und Sortiervorgänge aus.

In den folgenden Abschnitten wird das Verwenden einer Ergebniszeile in einem Datenblatt und einem geteilten Formular erläutert.

Hinzufügen einer Ergebniszeile

  1. Öffnen Sie eine Tabelle oder eine Abfrage in der Ansicht Datenblatt oder öffnen Sie ein geteiltes Formular in der Ansicht Layoutansicht gilt dies ebenfalls. Das Datenblatt muss in der Datenblattansicht oder Layoutansicht geöffnet sein, und das geteilte Formular müssen Sie in der Formularansicht öffnenFormular. Klicken Sie hierfür im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, Abfrage oder das Formular, und klicken Sie auf Entwurfsansicht oder Formularansicht im Kontextmenü.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

    Abbildung des Access-Menübands

    Im Datenblatt wird unterhalb der Zeile mit dem Sternchen eine neue Ergebniszeile angezeigt.

    Neue, leere 'Ergebniszeile'

    Hinweis : Wenn Sie in einem geteilten Formular arbeiten, das in einer früheren Version von Access erstellt und dann in das neue .accdb-Format konvertiert wurde, wird keine Sternzeile in dem Datenblatt angezeigt. Dies wirkt sich jedoch in keiner Weise auf die Zeile Ergebnis aus.

  3. Klicken Sie in der Zeile Ergebnis auf das Feld, für das Sie ein Ergebnis anzeigen möchten, und wählen Sie SUMME aus der Liste aus.

    Auswahl der Funktion 'SUMME' für eine 'Ergebniszeile'

    Informationen zu dieser Funktion finden Sie weiter oben in diesem Artikel unter Grundlegendes zu "Summe" und den anderen Aggregatfunktionen.

Entfernen einer Ergebniszeile

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

    Abbildung des Access-Menübands

Hinweis : Eine Ergebniszeile kann nicht ausgeschnitten oder gelöscht, sondern nur aktiviert oder deaktiviert werden. Sie können jedoch eine Ergebniszeile kopieren und in eine andere Datei einfügen, wie z. B. eine Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappe oder ein Microsoft Office Word 2007-Dokument. In den nächsten Schritten wird das Kopieren einer Ergebniszeile erläutert.

Kopieren einer Ergebniszeile in eine andere Datei

  1. Klicken Sie auf den Zeilenmarkierer – das Feld am rechten oder linken Ende der Zeile Ergebnis, um die gesamte Zeile hervorzuheben.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren.

    Abbildung des Menübands in Access

    –Oder–

    Drücken Sie STRG+C.

  3. Öffnen Sie die Zieldatei, in der Sie die Daten einfügen möchten.

  4. Wählen Sie die letzte Zeile der Zieltabelle, des Abfrageresultsets oder des Formulars aus.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen.

    Abbildung des Menübands in Access

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Zählen der Anzahl von Werten in einer Spalte

Verwenden Sie die Anzahl-Funktion, wenn Sie die Anzahl von Elementen in einer Spalte zählen möchten. Die Anzahl-Funktion wird nur für eine einzelne Datenspalte ausgeführt und gibt einen einzigen Wert zurück. Diese Funktion kann für alle Datentypen verwendet werden.

Zählen von Elementen in einer Spalte

  1. Öffnen Sie eine Tabelle, ein Abfrageresultset oder ein Formular. Sie können jede Ansicht außer der Entwurfsansicht verwenden.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

    Abbildung des Access-Menübands

    Im Datenblatt wird unterhalb der Zeile mit dem Sternchen eine neue Ergebniszeile angezeigt.

  3. Klicken Sie in der Zeile Ergebnis auf das Feld, für das Sie ein Ergebnis erstellen möchten, und wählen Sie Anzahl aus der Liste aus. Informationen zu dieser Funktion finden Sie weiter oben in diesem Artikel unter Grundlegendes zu "Summe" und den anderen Aggregatfunktionen.

    Hinweis : Der Wert für die Funktion wird von Access erst berechnet, wenn Sie einen Commit für die Änderungen ausgeführt haben. Dazu können Sie einen neuen Wert in ein anderes Feld eingeben oder F9 zum erneuten Abfragen der Daten drücken.

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Weitere Informationen zu den Funktionen "Standardabweichung" und "Varianz"

Die Funktionen Standardabweichung und Varianz berechnen statistische Werte. Sie berechnen im Einzelnen, wo Werte um den Mittelwert herum in einer Standardverteilung (Glockenkurve) angeordnet sind.

Angenommen, Sie sammeln willkürlich 10 Werkzeuge ein, die von derselben Maschine gefertigt wurden, und berechnen deren Bruchfestigkeit – ein Prozess, bei dem die Maschine und Ihre Qualitätssicherungsmaßnahmen getestet werden. Wenn Sie eine durchschnittliche Bruchfestigkeit ermitteln, wissen Sie, dass die meisten Werkzeuge eine Bruchfestigkeit nahe dieses Mittelwerts aufweisen, wobei ein paar Werkzeuge eine höhere bzw. eine niedrigere Bruchfestigkeit aufweisen. Wenn Sie jedoch nur die durchschnittliche Bruchfestigkeit berechnen, wissen Sie anhand dieses Werts nicht, wie gut der Qualitätssicherungsprozess ist, weil ein paar Werkzeuge mit einer außergewöhnlich hohen oder niedrigen Bruchfestigkeit den Mittelwert nach oben oder unten verschieben können.

Mithilfe der Funktionen Varianz und Standardabweichung können Sie ermitteln, wie nahe die Werte am Mittelwert liegen, und somit das Problem umgehen. Für die Bruchfestigkeit gilt, dass die Fertigungsprozesse effizient sind, wenn die von den beiden Funktionen zurückgegebenen Werte niedrig sind. Denn wenige Werkzeuge weisen dann eine Bruchfestigkeit über oder unter dem Mittelwert auf.

Eine vollständige Beschreibung der Varianz und der Standardabweichung gehört nicht zum Gegenstand dieses Artikels. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf Statistikwebsites. Beachten Sie bei der Verwendung der Funktionen Varianz und Standardabweichung die folgenden Regeln:

  • NULL-Werte werden von diesen Funktionen ignoriert.

  • Die Varianz-Funktion verwendet folgende Formel:
    Formel

  • Die Standardabweichung-Funktion verwendet folgende Formel:
    Formel

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