Anzeigen von Formulardaten in einem InfoPath-Formularordner

In Microsoft Office Outlook 2007 können Sie einen neuen Ordnertyp, den InfoPath-Formularordner, zum Speichern von zugehörigen E-Mail-Formularen von Microsoft Office InfoPath verwenden.

Wenn Sie das erste E-Mail-Formular von InfoPath in Ihrem Posteingang finden, werden Sie aufgefordert, einen InfoPath-Formularordner zu erstellen, in dem Sie dieses und alle zugehörigen Formulare, die Sie noch bekommen, speichern.

Was möchten Sie tun?

Verwenden von InfoPath-Formularordnern zum Anzeigen von Daten

Konfigurieren eines InfoPath-Formularordners zum Anzeigen von Daten

Verwenden von InfoPath-Formularordnern zum Anzeigen von Daten

Wenn Sie in Office Outlook 2007 Sammlungen zugehöriger E-Mail-Formulare von InfoPath in InfoPath-Formularordnern speichern, können Sie die Daten einfach organisieren und prüfen. Sie können beispielsweise Statusberichte von Ihrem Team als E-Mail-Formulare von InfoPath erfassen und die ausgefüllten Formulare in einem InfoPath-Formularordner im Posteingang speichern. Statt alle zugehörigen E-Mail-Formulare von InfoPath an einem Ort zu speichern, können Sie die Daten der einzelnen Formulare auch in einer benutzerdefinierten Ansicht für diesen Ordner in Spalten anzeigen. Das ermöglicht ein schnelles Gruppieren, Filtern und Sortieren von Daten, die aus verschiedenen E-Mail-Formularen von InfoPath stammen.

Bevor Sie Daten aus einem E-Mail-Formular von InfoPath in einer Ansicht eines InfoPath-Formularordners anzeigen können, muss die mit diesem Formular verknüpfte Formularvorlage zum Verwenden der Eigenschaftenheraufstufung konfiguriert sein. Mithilfe der Eigenschaftenheraufstufung können Felder in einem InfoPath-Formular Werte in InfoPath-Formularordnern in Office Outlook 2007 oder auf Servern mit Windows SharePoint Services 3.0 oder InfoPath Forms Services anzeigen. Die Eigenschaftenheraufstufung für eine Formularvorlage kann nur von einem Formularvorlagenentwickler in Microsoft Office InfoPath 2007 aktiviert werden.

Um zu verstehen, wie die Eigenschaftenheraufstufung bei InfoPath-Formularordnern in Office Outlook 2007 funktioniert, stellen Sie sich folgendes Beispiel vor: Ein E-Mail-Formular von InfoPath, das von Ihrem Team verwendet wird, enthält ein Feld namens Spesen, in dem erfasst wird, wie viel Geld das Team auf Reisen für Essen ausgibt. Wenn der Formularvorlagenentwickler die Eigenschaftenheraufstufung für dieses Feld aktiviert und Sie einen InfoPath-Formularordner zum Anzeigen der Daten aus den Spesenabrechnungsformularen konfigurieren, die in diesem Ordner gespeichert sind, können Sie in der Ordneransicht die Summen der einzelnen Spesenabrechnungen im Feld Spesen sehen.

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Konfigurieren eines InfoPath-Formularordners zum Anzeigen von Daten

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie einen InfoPath-Formularordner in Office Outlook 2007 so konfigurieren möchten, dass die Daten aus den E-Mail-Formularen aus InfoPath, die die Eigenschaftenheraufstufung verwenden, angezeigt werden.

Hinweis : Die ersten 10 Felder im Formular werden automatisch angezeigt, aber mithilfe des folgenden Verfahrens können Sie diese Felder hinzufügen, entfernen oder ändern.

  1. Klicken Sie auf einen InfoPath-Formularordner.

    Falls noch kein InfoPath-Formularordner vorhanden ist, erstellen Sie einen.

    So wird's gemacht

    1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Ordner.

    2. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Ordner ein.

    3. Klicken Sie im Feld Ordner enthält Elemente des Typs auf InfoPath-Formularelemente.

    4. Klicken Sie in der Liste Ordner soll angelegt werden unter auf den Speicherort für den Ordner.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Ordnerliste auf den InfoPath-Formularordner, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Formulareigenschaften höher stufen.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte InfoPath-Formulare.

  4. Klicken Sie auf Formular auswählen.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld InfoPath-Formular auswählen auf das Formular, das Sie mit dem Ordner verknüpfen möchten, und wählen Sie dann die Option Formular auswählen aus.

  6. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Formulareigenschaften höher stufen und Daten als Spalten in neuer Ansicht anzeigen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

  7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Ordneransicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Aktuelle Ansicht anpassen.

  8. Klicken Sie auf Felder.

  9. Klicken Sie im Feld Verfügbare Felder auswählen aus auf InfoPath-Formular.

  10. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Felder auf das gewünschte Feld, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

    Tipp : Wenn Sie mehrere Elemente markieren möchten, halten Sie STRG gedrückt, und markieren Sie die einzelnen Elemente, oder halten Sie die UMSCHALT-TASTE gedrückt, und wählen Sie einen Bereich von Elementen.

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