Anzeigen unerledigter Aufgaben mithilfe eines Filterwebparts aus der Abfragezeichenfolge (URL)

Zur Nachverfolgung von Aufgaben, die von anderen Personen ausgeführt werden müssen, können Sie eine Aufgabenliste erstellen, in der die unerledigten Aufgaben für alle Personen oder eine einzelne Person angezeigt werden. Sie haben die Möglichkeit, der Webpartseite ein Filterwebpart aus der Abfragezeichenfolge (URL) und ein Listenansicht-Webpart hinzuzufügen, um die unerledigten Aufgaben für eine einzelne Person anzuzeigen.

Als Vorgesetzter müssen Sie sicherstellen, dass die Ihrer Gruppe zugewiesenen Aufgaben pünktlich abgeschlossen werden. Sie müssen viele Aufgaben nachverfolgen, die mehreren Personen zugewiesen wurden. Jede Aufgabe verfügt über eine Priorität, ein Fälligkeitsdatum und einen Status zur Angabe, ob die Aufgabe abgeschlossen wurde.

Zur Sicherstellung, dass diese Aufgaben pünktlich abgeschlossen werden, können Sie in einer Websitesammlung auf einem Server mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 eine Aufgabenliste erstellen. Diese Liste wird der zentrale Speicherort für alle Ihre Aufgaben.

Hier ist ein Beispiel für eine Aufgabenliste.

Aufgabenliste mit allen Ihren Aufgaben

Sie können eine Webpartseite mit einem Filterwebpart aus der Abfragezeichenfolge (URL) und einem Listenansicht-Webpart erstellen, um alle unerledigten Aufgaben für alle Personen oder eine einzelne Person anzuzeigen. Außerdem können Sie mithilfe des Filterwebparts aus der Abfragezeichenfolge (URL) eine Verknüpfung erstellen und diese selbst verwenden oder aber versenden, um die unerledigten Aufgaben einer einzelnen Person anzuzeigen. So können Sie beispielsweise die Dorena Paschke zugewiesenen unerledigten Aufgaben über folgende URL anzeigen: http://www.adventure-works01.com/Docs/Dokumente/FälligeAufgaben.aspx?ZugewiesenAn=Dorena Paschke.

Aufgabenliste mit den unvollendeten Aufgaben, die Dorena Paschke zugewiesen wurden

Sie können auch eine Verknüpfung mit dieser Webpartseite erstellen, die Sie selbst verwenden oder einer anderen Person zusenden können, um deren unerledigte Aufgaben anzuzeigen.

Für die Durchführung dieses Szenarios benötigen Sie Berechtigungen, damit zu einer Websitesammlung auf einem Server mit Office SharePoint Server 2007 beitragen können. Der Administrator der Websitesammlung kann die Berechtigungen konfigurieren.

Sie werden die folgenden Schritte ausführen:

  1. Erstellen der Aufgabenliste – In diesem Schritt erstellen Sie eine Aufgabenliste zum Speichern aller Aufgaben. Anschließend können Sie Webpartseiten erstellen, auf denen die Aufgaben in dieser Liste unterschiedlich angezeigt werden. Wenn Sie bereits über Aufgaben in einer vorhandenen Aufgabenliste verfügen, können Sie diesen und den nächsten Schritt überspringen und mit dem Schritt Ändern einer vorhandenen Ansicht fortfahren.

  2. Hinzufügen von Aufgaben zur Liste – In diesem Schritt fügen Sie der neuen Liste sämtliche Aufgaben hinzu. Wenn Sie bereits über Aufgaben in einer vorhandenen Aufgabenliste verfügen, können Sie diesen Schritt überspringen und den nächsten Schritt ausführen.

  3. Ändern einer vorhandenen Ansicht – Die neue Liste enthält nun die am häufigsten verwendeten Ansichten für eine Liste. In diesem Schritt konfigurieren Sie eine der Ansichten so, dass nur die unerledigten Aufgaben angezeigt werden.

  4. Erstellen der Webpartseite – In diesem Schritt erstellen Sie eine Webpartseite, die jeder besuchen kann, um sich die unerledigten Aufgaben anzeigen zu lassen.

  5. Hinzufügen der Webparts – In diesem Schritt fügen Sie der Webpartseite ein Filterwebpart aus der Abfragezeichenfolge (URL) und ein Listenansicht-Webpart hinzu, um die unerledigten Aufgaben anzuzeigen.

  6. Konfigurieren der Webparts – In diesem Schritt konfigurieren Sie das Listenansicht-Webpart, um die geänderte Ansicht der Aufgabenliste zu verwenden. Außerdem verbinden Sie das Filterwebpart aus der Abfragezeichenfolge (URL) mit dem Listenansicht-Webpart.

  7. Verwenden der Webpartseite – In diesem Schritt erfahren Sie, wie die neue Webpartseite verwendet wird.

Schritt 1: Erstellen der Aufgabenliste

Klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf Erstellen auf der Seite Alle Websiteinhalte.

Tipp : In den meisten Fällen können Sie stattdessen auch das Menü Websiteaktionen verwenden Menü 'Websiteaktionen' , um diesen Schritt abzuschließen.

  1. Klicken Sie unter Nachverfolgung auf Aufgaben.

  2. Geben Sie auf der Seite Neu im Bereich Name und Beschreibung im Feld Name den Namen Aufgaben ein. Der Name in diesem Feld wird als Titel der Liste angezeigt.

  3. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung für diese Liste ein. Die Beschreibung ist optional.

  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Die neue Aufgabenliste wird in einem Browser geöffnet.

Schritt 2: Hinzufügen von Aufgaben zur Liste

  1. Klicken Sie im Menü Neu Menü 'Neu' der Aufgabenliste auf Neues Element.

  2. Geben Sie im Bereich Titel einen Namen für den Vorgang ein.

  3. Klicken Sie im Bereich Priorität auf Hoch, Normal oder Niedrig, um die relative Bedeutung dieser Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben in der Aufgabenliste anzugeben.

  4. Klicken Sie im Bereich Aufgabenstatus auf den Status der Aufgabe.

  5. Geben Sie im Bereich % abgeschlossen eine Zahl als Prozentsatz ein, die angibt, wie viel Prozent der Aufgabe abgeschlossen sind.

  6. Geben Sie im Bereich Zugewiesen an den Namen der Person ein, die die Aufgabe abschließen wird. Einer Aufgabe kann nur eine einzige Person zugewiesen werden.

    Klicken Sie auf Namen überprüfen Schaltflächensymbol , um zu bestimmen, ob der Name der Person im Mitgliedschaftsanbieterdienst auffindbar ist, der für die Authentifizierung verwendet wird. Falls Sie den Namen nicht im Mitgliedschaftsanbieterdienst finden, wenden Sie sich an Ihren Serveradministrator.

    Tipp : Klicken Sie auf Durchsuchen, um mithilfe des Mitgliedschaftsanbieterdiensts nach Personen zu suchen, mit denen Sie an der Aufgabe arbeiten möchten.

  7. Geben Sie im Bereich Beschreibung eine Beschreibung für die Aufgabe ein.

  8. Geben Sie in den Bereichen Anfangsdatum und Fälligkeitsdatum das Anfangs- und das Enddatum für die Arbeit ein, die für die Aufgabe ausgeführt wird. Mit der Datumsauswahl Schaltflächensymbol können Sie ein Datum schnell eingeben.

  9. Zum Anfügen einer Datei an die Aufgabe klicken Sie auf Datei anfügen. Klicken Sie auf Durchsuchen, um nach der Datei zu suchen, und klicken Sie dann auf OK.

  10. Klicken Sie auf OK, um der Aufgabenliste die Aufgabe hinzuzufügen.

Wiederholen Sie die Schritte in diesem Abschnitt, um der Aufgabenliste weitere Aufgaben hinzuzufügen.

Schritt 3: Ändern einer vorhandenen Ansicht

  1. Klicken Sie im Menü Ansicht der Aufgabenliste auf Nach Zuweisung sortiert.

  2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansicht ändern.

  3. Führen Sie im Bereich Filter die folgenden Schritte aus:

    1. Klicken Sie auf Elemente nur in folgendem Fall anzeigen.

    2. Klicken Sie in der Liste Elemente anzeigen, wenn Spalte auf Status, dann auf ist gleich, und geben Sie Nicht begonnen ein.

      Legen Sie diese Felder im Bereich 'Filter' des Aufgabenbereichs auf die Werte im Schritt fest.

  4. Klicken Sie auf OK.

Schritt 4: Erstellen der Webpartseite

Klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf Erstellen auf der Seite Alle Websiteinhalte.

Tipp : In den meisten Fällen können Sie stattdessen auch das Menü Websiteaktionen verwenden Menü 'Websiteaktionen' , um diesen Schritt abzuschließen.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erstellen unter Webseiten auf Webpartseite.

  2. Geben Sie im Feld Name anzeigen den Namen Fällige Aufgaben ein. Dieser Name wird in der Titelleiste und der URL der neuen Seite angezeigt.

  3. Klicken Sie im Bereich Layout im Feld Wählen Sie eine Layoutvorlage aus auf Ganze Seite, vertikal.

  4. Klicken Sie im Bereich Speicherort in der Liste Dokumentbibliothek auf Freigegebene Dokumente.

  5. Klicken Sie auf Erstellen.

Schritt 5: Hinzufügen der Webparts

  1. Klicken Sie auf der Webpartseite auf Webpart hinzufügen.

  2. Aktivieren Sie auf der Seite Webparts hinzufügen -- Webseitendialog im Bereich Listen und Bibliotheken das Kontrollkästchen Fällige Aufgaben.

  3. Aktivieren Sie im Bereich Filter das Kontrollkästchen Filter aus Abfragezeichenfolge (URL).

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Schritt 6: Konfigurieren der Webparts

  1. Klicken Sie im Listenansicht-Webpart auf die Schaltfläche Bearbeiten Webpartmenü und dann auf Freigegebenes Webpart bearbeiten.

    Der Toolbereich für das Listenansicht-Webpart wird geöffnet. Dort können Sie die Ansicht dieses Webparts konfigurieren.

    Toolbereich für das Listen-Webpart

  2. Klicken Sie in der Liste Ausgewählte Ansicht auf Nach Zuweisung sortiert.

    Klicken Sie in der Liste 'Ausgewählte Ansicht' auf 'Nach Zuweisung sortiert'.

  3. Klicken Sie im Meldungsfeld zu den Ergebnissen eines Wechsels der Ansicht auf OK.

  4. Klicken Sie im Toolbereich für das Listenansicht-Webpart auf OK.

  5. Klicken Sie im Filterwebpart aus der Abfragezeichenfolge (URL) auf die Schaltfläche Bearbeiten Webpartmenü und dann auf Freigegebenes Webpart bearbeiten.

    Der Toolbereich für das Filterwebpart aus der Abfragezeichenfolge (URL) wird geöffnet. Dort können Sie den Parameter so konfigurieren, dass die unerledigten Aufgaben einer einzelnen Person auf der Webpartseite angezeigt werden.

    Toolbereich für das Filterwebpart aus der Abfragezeichenfolge (URL)

  6. Geben Sie im Feld Parametername der Abfragezeichenfolge die Zeichenfolge ZugewiesenAn ein. Anhand dieses Parameternamens werden die Aufgaben nach dem Namen der Person angezeigt, die der Aufgabe zugewiesen ist.

    Geben Sie im Feld 'Parametername der Abfragezeichenfolge' die Zeichenfolge 'ZugewiesenAn' ein.

  7. Öffnen Sie Erweiterte Filteroptionen.

  8. Klicken Sie auf Alle Werte senden und dann auf OK.

    Klicken Sie in 'Erweiterte Filteroptionen' auf 'Alle Werte senden'.

  9. Zum Verbinden des Filterwebparts aus der Abfragezeichenfolge (URL) mit dem Listenansicht-Webpart klicken Sie im Filterwebpart auf die Schaltfläche Bearbeiten Webpartmenü , zeigen Sie auf Verbindungen, dann auf Filterwerte werden bereitgestellt für, und klicken Sie auf Aufgabenliste.

  10. Klicken Sie in der Liste Consumerfeldname auf ZugewiesenAn und dann auf Fertig stellen.

  11. Klicken Sie auf Bearbeitungsmodus beenden.

Schritt 6: Verwenden der Webpartseite

Wenn Sie diese Seite besuchen, werden alle Aufgaben mit dem Status Nicht begonnen angezeigt.

In der Aufgabenliste werden unerledigte Aufgaben für jeden Besucher angezeigt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die unerledigten Aufgaben einer einzelnen Person anzuzeigen:

  1. Wenn in der URL zur Aufgabenliste hinter der Dateinamenerweiterung weitere Zeichen stehen, löschen Sie diese Zeichen. Beispiel: Die URL zur Aufgabenliste lautet http://www.adventure-works01.com/Docs/Dokumente/FälligeAufgaben.aspx?PageView=Shared. Entfernen Sie ?PageView=Shared, sodass die URL nur noch http://www.adventure-works01.com/Docs/Dokumente/FälligeAufgaben.aspx lautet.

  2. Fügen Sie den Parameter und den Namen der betreffenden Person am Ende der URL hinzu. Fügen Sie beispielsweise ?ZugewiesenAn=Dorena Paschke am Ende der URL hinzu, um die Aufgaben anzuzeigen, die Dorena Paschke zugewiesen sind. Dann lautet die URL: http://www.adventure-works01.com/Docs/Dokumente/FälligeAufgaben.aspx?ZugewiesenAn=Dorena Paschke.

  3. Drücken Sie die EINGABETASTE.

In der Aufgabenliste werden die unerledigten Aufgaben für Dorena Paschke angezeigt.

Wenn Sie eine Person an ihre unerledigten Aufgaben erinnern möchten, können Sie diesen Link einer E-Mail-Nachricht hinzufügen, damit die betreffende Person ihre Aufgaben beim Klicken auf den Link sehen kann. Falls Sie eine ähnliche Nachricht an andere Personen senden müssen, können Sie den Parameterwert in den jeweiligen Namen ändern. Dann kann der Empfänger nur die ihm zugewiesenen Aufgaben sehen.

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