Anzeigen und Verwalten von Objekten mithilfe des Navigationsbereichs

Inhalt dieses Artikels

Übersicht über den Navigationsbereich

Auswählen einer Kategorieansicht

Anzeigen und Sortieren von Objekten

Suchen nach Objekten in einer Datenbank

Erstellen und Ändern benutzerdefinierter Kategorien und Gruppen

Hinzufügen von Objekten zu einer benutzerdefinierten Gruppe

Entfernen und Wiederherstellen von Objekten in benutzerdefinierten Gruppen

Ausblenden von Objekten und Gruppen

Einblenden von Objekten und Gruppen

Übersicht über den Navigationsbereich

Der in Microsoft Office Access 2007 neue Navigationsbereich ist eine zentrale Stelle, an der Sie alle Datenbankobjekte anzeigen und öffnen, Berichte ausführen oder Daten direkt in Tabellen eingeben können. Der Navigationsbereich ersetzt das Datenbankfenster, das in früheren Versionen von Access verwendet wurde. Wenn Sie in Office Access 2007 eine Datenbank öffnen, wird der Navigationsbereich links von ggf. geöffneten Datenbankobjekten bzw. vom Arbeitsbereich angezeigt.

Sie können die Anzeige des Navigationsbereichs auf unterschiedliche Art und Weise anpassen:

Ziel

Vorgehensweise

Ändern der Breite des Navigationsbereichs

Bewegen Sie den Mauszeiger über den rechten Rand des Navigationsbereichs und ziehen Sie, sobald ein Pfeil mit zwei Spitzen angezeigt wird, den Rand, um die Breite zu ändern.

Erweitern oder Reduzieren der Anzeige des Navigationsbereichs

Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Öffnen/Schließen der Verkleinerungsleiste Schaltfläche "Öffnen/Schließen" in der Mininavigationsleiste für den Navigationsbereich in Access , oder drücken Sie F11, um den Bereich aus- bzw. einzublenden.

Navigationsbereich, geschlossen und geöffnet

Im Navigationsbereich werden alle in der Datenbank definierten Objekte als Kategorien angezeigt. In der vorherigen Abbildung ist Alle Access-Objekte die Kategorie, und Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte sind die Gruppen. Jede Kategorie ist in Gruppen unterteilt, die als Leisten angezeigt werden. Die Gruppennamen basieren auf der ausgewählten Kategorieansicht; eine Gruppe kann ein Datenbankobjekt oder mehrere Datenbankobjekte enthalten.

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Auswählen einer Kategorieansicht

Wenn Sie in Office Access 2007 eine neue Datenbank erstellen, lautet der Kategoriename, der im Navigationsbereich angezeigt wird, Alle Tabellen. Access 2007 erstellt zudem eine Kategorie namens Benutzerdefiniert, in der Sie eine benutzerdefinierte Ansicht Ihrer Objekte erstellen können. Außerdem erstellt Access 2007 drei weitere vordefinierte Kategorieansichten, die Sie je nach gewünschter Anzeige der Objekte auswählen können:

Kategorie

Beschreibung

Tabellen und damit verbundene Sichten

Zeigt an, wie Tabellen mit anderen Objekten in der Datenbank verbunden sind.

Objekttyp

Zeigt alle Objekte in der Datenbank sortiert nach Typ an.

Erstellt am

und

Änderungsdatum

Zeigt Objekte an, die an einem bestimmten Tag oder in einem bestimmten Zeitraum erstellt oder geändert wurden. Sie können nach Heute oder Alle Datumswerte filtern. In diesen Kategorien werden Objekte ausgehend vom Erstellungs- oder Änderungsdatum in absteigender Reihenfolge angezeigt.

Wenn Sie beispielsweise in der Northwind 2007-Beispieldatenbank, die mit Office Access 2007 installiert wird, die Kategorie Alle Tabellen anzeigen, können Sie erkennen, wie verschiedene Objekte mit einer Tabelle verbunden sind. In dieser Ansicht wird die Tabelle in jeder Gruppe an erster Stelle aufgeführt, gefolgt von allen Objekten, die von den Daten in der Tabelle abhängen. In der folgenden Abbildung wird in der Gruppe "Personal" die Mitarbeitertabelle gefolgt von den Objekten angezeigt, die zu dieser Tabelle gehören; das gleiche gilt für die Gruppen "Versandfirmen" und "Kunden".

Navigationsbereich, in dem Tabellen in Gruppen und zu den Tabellen gehörende Objekte angezeigt werden

Immer, wenn Sie eine vordefinierte Kategorie auswählen, schließt Access eine globale Gruppe mit allen Objekten in der Datenbank ein. Diese globale Gruppe erkennen Sie ganz einfach an dem Wort Alle vor dem Gruppennamen. Wenn Sie z. B. die Kategorie Tabellen und damit verbundene Sichten auswählen, ist Alle Tabellen die globale Gruppe.

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Anzeigen und Sortieren von Objekten

Sie können auswählen, wie die Objekte in der Datenbank im Navigationsbereich angezeigt werden. So können Sie z. B. das Erstellungs- oder das Änderungsdatum einschließen oder Objekte als Symbole oder in einer Liste anzeigen. Standardmäßig sortiert Access die Objekte im Navigationsbereich nach Objekttyp alphabetisch in aufsteigender Reihenfolge, aber Sie können die Reihenfolge Ihren Anforderungen entsprechend ändern. Gehen Sie wie folgt vor, um anzugeben, wie Objekte angezeigt und sortiert werden sollen:

  • Klicken Sie oben im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü aufzurufen, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

    • Zeigen Sie auf Anzeigen nach, und klicken Sie dann auf Details, Symbol oder Liste, wenn Sie die Anzeige von Objekten ändern möchten.

    • Klicken Sie auf Alle Gruppen anzeigen, um alle Gruppen in der Datenbank anzuzeigen.

    • Zeigen Sie auf Sortieren nach, um die Sortierreihenfolge für die Objekte zu ändern.

    • Klicken Sie auf Sortieren nach, und klicken Sie dann auf Automatische Sortierung entfernen, um eine manuelle Sortierung vorzunehmen und die Anzeigereihenfolge anzupassen.

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Suchen nach Objekten in einer Datenbank

Während Sie im Feld Suchen Text eingeben, sucht Office Access 2007 in der Kategorie nach Gruppen, die ein Objekt oder eine Objektverknüpfung enthalten, das bzw. die dem Suchbegriff entspricht. Gruppen, die keine Entsprechungen aufweisen, werden reduziert.

Hinweis : Access führt die Suche nach Objekten nur in den Kategorien und Gruppen aus, die aktuell im Navigationsbereich angezeigt werden.

Tipp : Wenn Sie die gesamte Datenbank nach einem bestimmten Objekt durchsuchen möchten, wählen Sie eine der vordefinierten Kategorien im Navigationsbereich aus, z. B. Tabellen und damit verbundene Sichten oder Objekttyp. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Gruppen im Navigationsbereich angezeigt werden.

Suchen nach Datenbankobjekten oder Verknüpfungen im Feld "Suchen"

  1. Wenn das Feld Suchen nicht oben im Navigationsbereich angezeigt wird, klicken Sie oben im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste, und klicken Sie dann auf Suchleiste.

  2. Geben Sie den Namen des Objekts oder der Verknüpfung teilweise oder vollständig in das Feld Suchleiste ein.

    Suchleiste im Navigationsbereich

    Während der Eingabe durchsucht Access die Gruppen und blendet die Gruppen aus, die keine Entsprechung enthalten.

  3. Wenn Sie eine weitere Suche ausführen möchten, klicken Sie auf Suchzeichenfolge löschen Schaltfläche 'Suchzeichenfolge löschen' , oder drücken Sie die RÜCKTASTE, um eingegebene Zeichen zu löschen, und geben Sie dann den neuen Text ein, nach dem gesucht werden soll.

    Hinweis : Wenn Sie den Inhalt des Felds Suchleiste löschen, werden im Navigationsbereich wieder alle verfügbaren Objekte angezeigt.

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Erstellen und Ändern benutzerdefinierter Kategorien und Gruppen

Wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, die nicht auf einer Vorlage basiert, erstellt Office Access 2007 automatisch eine benutzerdefinierte Kategorie mit einer Gruppe, in der alle Objekte enthalten sind, die in der Datenbank definiert sind. Sie können die benutzerdefinierte Kategorie umbenennen, weitere benutzerdefinierte Kategorien erstellen und diesen Gruppen Objekte zuweisen. Standardmäßig lautet die Sortieroption für Gruppen Alle Tabellen.

Wenn Sie benutzerdefinierte Kategorien und Gruppen im Navigationsbereich anzeigen, sehen Sie stets die Verknüpfungen zu den Objekten. Dass es sich um eine Verknüpfung handelt, erkennen Sie an dem kleinen Pfeil unten links neben dem Objektsymbol.

Verknüpfungen in einer benutzerdefinierten Kategorieansicht

Wenn Sie eine Verknüpfung aufrufen, öffnen Sie das Objekt, auf das verwiesen wird. Wenn Sie eine Verknüpfung löschen, entfernt Office Access 2007 das Objekt, auf das verwiesen wird, nicht aus der Datenbank. Sie können Verknüpfungen auch ausblenden und umbenennen, ohne dazu die Daten ändern zu müssen, auf die die Verknüpfung in der Datenbank verweist.

Eine Möglichkeit, die Objekte in einer Datenbank anzupassen, besteht darin, benutzerdefinierte Kategorien zu erstellen. Sie können z. B. eine benutzerdefinierte Kategorie verwenden, wenn Sie ein Formular mit bestimmten Schaltflächen oder Verknüpfungen erstellen möchten, mit denen die Sie in der Datenbank navigieren können. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen, gilt diese nur für die aktuelle Datenbank. Es ist nicht möglich, benutzerdefinierte Kategorien und Gruppen in andere Datenbanken zu übertragen. Sie können eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen, indem Sie die in Access vorgegebene Kategorie Benutzerdefiniert umbenennen oder eine neue benutzerdefinierte Kategorie erstellen. Wenn Sie die Anzahl von benutzerdefinierten Kategorien und Gruppen in der Datenbank beschränken, können Sie die Suche nach Daten erleichtern.

Hinweis :  Zwar ist es möglich, Objekte aus einer benutzerdefinierten Kategorie oder Gruppe zu entfernen, aber es ist nicht möglich, Objekte aus einer vordefinierten Kategorie oder Gruppe zu entfernen.

Rufen Sie das Dialogfeld Navigationsoptionen auf, um benutzerdefinierte Kategorien und Gruppen zu erstellen und zu verwalten. In dem Dialogfeld werden eine Liste aller in der Datenbank definierten Kategorien und die Gruppen für eine ausgewählte Kategorie angezeigt.

Erstellen benutzerdefinierter Kategorien

Wenn Sie eine neue benutzerdefinierte Kategorie erstellen, werden für diese Kategorie Gruppen mit den Namen Nicht zugewiesene Objekte und Benutzerdefinierte Gruppe 1 erstellt. Standardmäßig platziert Office Access 2007 keine Objekte in der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte. Stattdessen werden alle Objekte in einer Kategorie, die keiner Gruppe zugewiesen sind, in der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte im Navigationsbereich angezeigt.

  1. Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Kategorie oben im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann auf Navigationsoptionen.

  2. Klicken Sie unter Kategorien auf Element hinzufügen.

    Daraufhin wird im Dialogfeld Navigationsoptionen unter Kategorien eine neue Kategorie angezeigt.

  3. Geben Sie einen Namen für die neue Kategorie ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Umbenennen einer benutzerdefinierten Kategorie

Wenn eine nicht verwendete benutzerdefinierte Kategorie vorhanden ist, können Sie diese umbenennen, statt eine neue benutzerdefinierte Kategorie hinzuzufügen.

  1. Klicken Sie zum Umbenennen einer benutzerdefinierten Kategorie oben im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann auf Navigationsoptionen.

  2. Klicken Sie unter Kategorien auf Benutzerdefiniert, und klicken Sie dann auf Element umbenennen.

  3. Geben Sie einen neuen Namen für die Kategorie ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Nachdem Sie eine benutzerdefinierte Kategorie erstellt oder umbenannt haben, müssen Sie unter jeder benutzerdefinierten Kategorie benutzerdefinierte Gruppen erstellen.

Access erstellt automatisch eine Gruppe Benutzerdefinierte Gruppe 1 und eine Gruppe Nicht zugewiesene Objekte unter jeder neuen Kategorie. Objekte, die keiner Gruppe zugeordnet sind, werden automatisch in der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte platziert. Sie können entweder eine neue benutzerdefinierte Gruppe erstellen, oder Sie können der Gruppe Benutzerdefinierte Gruppe 1 einen beliebigen Namen zuweisen.

Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppe

  1. Klicken Sie zum Erstellen einer neuen benutzerdefinierten Gruppe oben im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann auf Navigationsoptionen.

  2. Klicken Sie unter Gruppen für Kategoriename auf Gruppe hinzufügen.

  3. Geben Sie einen Namen für die neue Gruppe ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Umbenennen einer benutzerdefinierten Gruppe

  1. Klicken Sie zum Umbenennen einer benutzerdefinierten Gruppe oben im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann auf Navigationsoptionen.

  2. Klicken Sie unter Gruppen für Kategoriename auf die benutzerdefinierte Gruppe, und klicken Sie dann auf Gruppe umbenennen.

  3. Geben Sie einen neuen Namen für die Gruppe ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Gruppe in einer benutzerdefinierten Kategorie erstellt haben, können Sie Objekte, z.  Tabellen, zu der benutzerdefinierten Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen.

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Hinzufügen von Objekten zu einer benutzerdefinierten Gruppe

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einer benutzerdefinierten Gruppe Objekte hinzuzufügen. Beispielsweise können Sie durch Ziehen eines Objekts eine Verknüpfung erstellen, oder Sie können Objekte aus externen Quellen kopieren und einfügen oder importieren. Das Ausschneiden eines Objekts aus einer Gruppe kann allerdings zu Problemen führen. Es wird davon abgeraten, Objekte auszuschneiden, da eine Datenbank eine Gruppe von Komponenten ist, die zusammenarbeiten, und wenn ein Objekt aus dieser Gruppe von Komponenten gelöscht wird, kann dies dazu führen, dass ein Teil der Datenbank oder gar die gesamte Datenbank nicht mehr funktioniert.

  • Wenn Sie der benutzerdefinierten Gruppe Objekte hinzufügen oder Objekte aus der Datenbank in eine benutzerdefinierte Gruppe verschieben möchten, klicken Sie oben im Navigationsbereich auf den Dropdownpfeil, und klicken Sie dann auf die erstellte benutzerdefinierte Gruppe.

  • Klicken Sie unter Nicht zugewiesene Objekte mit der rechten Maustaste auf das Objekt, das hinzugefügt oder verschoben werden soll.

  • Klicken Sie im Kontextmenü auf Zur Gruppe hinzufügen, und klicken Sie dann auf die benutzerdefinierte Gruppe, der das Objekt hinzugefügt werden soll.

Kopieren und Einfügen von Objekten

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Objekt, das Sie kopieren möchten, und klicken Sie dann auf Kopieren.

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Gruppe, in die Sie das Objekt einfügen möchten, und klicken Sie auf Einfügen. Sie können im Navigationsbereich auch das Objekt einer anderen Datenbank einfügen, die in Office Access 2007 geöffnet ist.

Das Importieren von Tabellen aus anderen Datenbanken oder von Daten aus anderen Programmen (z. B. von Textdaten und Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen) ist eine andere Möglichkeit zum Hinzufügen von Objekten zur Datenbank. Informationen zum Importieren externer Daten erhalten Sie, wenn Sie auf die Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel klicken.

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Entfernen und Wiederherstellen von Objekten in benutzerdefinierten Gruppen

Wenn Sie benutzerdefinierte Objekte im Navigationsbereich anzeigen, werden eigentlich die Verknüpfungen zu diesen Objekten angezeigt. Ein Objekt mit einem kleinen Pfeil links unten neben dem Objektsymbol ist eine Verknüpfung zu dem tatsächlichen Objekt bzw. ein Verweis darauf.

Verknüpfungen in einer benutzerdefinierten Kategorieansicht

Wenn Sie eine Verknüpfung aus dem Navigationsbereich entfernen oder löschen, entfernen Sie lediglich den Verweis auf das Objekt, nicht aber das Objekt aus der Datenbank. Wenn die Verknüpfung eines Objekts aus einer benutzerdefinierten Gruppe im Navigationsbereich entfernt wird, wird der Verweis auf das Objekt aus der benutzerdefinierten Gruppe entfernt, und das Objekt wird in der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte im Navigationsbereich angezeigt.

  • Klicken Sie zum Entfernen einer Verknüpfung im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und klicken Sie dann auf Entfernen.

  • Wenn Sie die Verknüpfung für das Objekt wiederherstellen möchten, ziehen Sie das Objekt aus der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte im Navigationsbereich in die benutzerdefinierte Gruppe.

Wichtig : Sie können zwar vordefinierte und benutzerdefinierte Gruppen löschen (d. h. dauerhaft entfernen), aber von dieser Vorgehensweise wird abgeraten, da dies zu Problemen in der Datenbank führen kann. Eine Datenbank ist eine Gruppe von Komponenten, die zusammenarbeiten, und wenn ein Objekt aus dieser Gruppe von Komponenten gelöscht wird, kann dies dazu führen, dass ein Teil der Datenbank oder gar die gesamte Datenbank nicht mehr funktioniert.

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Ausblenden von Objekten und Gruppen

Statt Objekte oder Gruppen zu löschen, wenn sie nicht verwendet werden oder der Zugriff darauf eingeschränkt werden soll, können Sie sie auch ausblenden. Durch das Ausblenden von Objekten werden an der Datenbank keine Änderungen vorgenommen, wohingegen das Löschen von Objekten oder Gruppen (auch wenn es den Anschein hat, es handele sich um Duplikate) dazu führen kann, dass ein Teil der Datenbank oder gar die gesamte Datenbank nicht mehr funktioniert.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um ein Objekt oder eine Gruppe im Navigationsbereich auszublenden:

  • Klicken Sie zum Ausblenden eines Objekts mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und klicken Sie dann auf In dieser Gruppe ausblenden.

  • Klicken Sie zum Ausblenden einer ganzen Gruppe mit der rechten Maustaste auf die Gruppe, und klicken Sie dann auf Ausblenden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Objekt oder eine Gruppe auszublenden, das bzw. die im Navigationsbereich abgeblendet angezeigt wird:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste am oberen Rand des Navigationsbereichs, und klicken Sie dann auf Navigationsoptionen.

  2. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Navigationsoptionen das Kontrollkästchen Ausgeblendete Objekte anzeigen, und klicken Sie dann auf OK.

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Einblenden von Objekten und Gruppen

Gehen Sie wie folgt vor, um ausgeblendete Objekte oder Gruppen einzublenden, ohne den Zugriff darauf zu gewähren:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste am oberen Rand des Navigationsbereichs, und klicken Sie dann auf Navigationsoptionen.

  • Aktivieren Sie im Dialogfeld Navigationsoptionen das Kontrollkästchen Ausgeblendete Objekte anzeigen, und klicken Sie dann auf OK.

Wenn die ausgeblendeten Objekte und Gruppen im Navigationsbereich abgeblendet angezeigt werden, sind sie nicht aktiviert. Gehen Sie wie folgt vor, um diese ausgeblendeten Objekte oder Gruppen im Navigationsbereich verfügbar zu machen:

  • Klicken Sie zum Aktivieren eine Objekts mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und klicken Sie dann auf In dieser Gruppe einblenden.

  • Klicken Sie zum Einblenden einer Gruppe mit der rechten Maustaste auf die Gruppe, und klicken Sie dann auf Einblenden.

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