Anzeigen und Erstellen von Aufgaben auf einer SharePoint-Website mithilfe von Outlook

Sie können eine Verbindung mit Aufgabenlisten auf einer SharePoint-Website herstellen und an diesen mithilfe von Microsoft Office Outlook 2007 Änderungen vornehmen.

Hinweis : Die in diesem Artikel beschriebenen Features können auf SharePoint-Websites verwendet werden, auf denen Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Versionen von Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien auf dem Server ausgeführt werden, wenden Sie sich an den Serveradministrator.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Verbinden einer Aufgabenliste von einer SharePoint-Website mit Outlook

Aktualisieren einer Aufgabe von einer SharePoint-Website mit Outlook

Hinzufügen einer Aufgabe zu einer SharePoint-Website mithilfe von Outlook

Entfernen einer Aufgabenliste aus Outlook

Übersicht

Wenn Sie viel Zeit in das Verfassen von E-Mails investieren, empfiehlt es sich möglicherweise, eine Aufgabenliste von einer SharePoint-Website direkt in Office Outlook 2007 zu verwenden, statt in einem Webbrowser zu Ihrer Website zu wechseln.

Nachdem Sie eine Aufgabenliste mit Outlook verbunden haben, werden die Inhalte der Liste unter Andere Aufgaben in der Navigationsleiste und in der Aufgabenleiste angezeigt. Sie können neue Aufgaben anzeigen, aktualisieren und der SharePoint-Website hinzufügen, ohne Outlook verlassen zu müssen.

In Outlook angezeigte Aufgabenliste von SharePoint-Website

Beim Verwenden von Outlook können Sie wie bei den Outlook-Aufgaben Kennzeichen und Kategorien auf Ihre Aufgaben von Ihrer SharePoint-Website anwenden. Die Kennzeichen und Kategorien werden nicht auf der SharePoint-Website angezeigt. Sie sind verfügbar, wenn Sie mit Aufgaben von Ihrer SharePoint-Website in Outlook arbeiten.

Nachdem Sie eine Aufgabenliste von Ihrer SharePoint-Website mit Outlook verbunden haben und deren Inhalte in Ihrem Navigationsbereich angezeigt werden, können Sie die Aufgaben aus dem Netz nehmen und mit ihnen arbeiten. Wenn Sie Ihre Aufgaben offline erstellen oder aktualisieren, wird Ihre Arbeit auf dem Server veröffentlicht, wenn Sie die Verbindung wieder herstellen und die Ansicht in Ihrem Browser aktualisieren.

Sie können beide Standardaufgabenlisten und Projektaufgabenlisten verwenden, indem Sie Office Outlook 2007 verwenden. Projektaufgabenlisten ähneln Aufgabenlisten, jedoch bietet die Standardansicht einer Projektaufgabenliste eine grafische Anzeige der Aufgabenelemente, die so genannte Balkendiagrammansicht.

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Verbinden einer Aufgabenliste von einer SharePoint-Website mit Outlook

  1. Öffnen Sie im Webbrowser die Aufgabenliste auf der SharePoint-Website.

    Wenn Sie die Aufgabenliste nicht finden können, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Aufgabenliste.

  2. Klicken Sie im Menü Aktionen Abbildung des Menüs auf Mit Outlook verbinden.

    Aufgabenlisten mit Outlook verbinden

  3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden zu bestätigen, dass Sie die Aufgabenliste mit Outlook verbinden möchten, klicken Sie auf Ja.

    Die Aufgabenliste wird in Outlook in Aufgaben im Navigationsbereich unter Andere Aufgaben hinzugefügt.

Hinweis : Sie können die Aufgaben von der SharePoint-Website wie die Outlook-Aufgaben bearbeiten. Sie können die Aufgaben zwischen den Ordnern für Outlook und die SharePoint-Website verschieben oder kopieren. Aufgabenserien und Aufgabenanforderungen jedoch werden von Outlook in normale Aufgaben auf der SharePoint-Website konvertiert.

Tipp : Nach dem Verbinden einer Aufgabenliste mit Outlook können Sie an die anderen Teammitglieder eine Freigabenachricht senden, die sie dazu einlädt, sich mit der Aufgabenliste zu verbinden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Aufgabenlistennamen in Outlook, und klicken Sie dann auf Freigeben Aufgabenlistenname. Damit wird eine E-Mail-Nachricht erstellt, die einen Hyperlink und einen Befehl für die Verbindung mit der Aufgabenliste enthält.

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Aktualisieren einer Aufgabe von einer SharePoint-Website mit Outlook

Wenn Sie eine Aufgabe in einer Aufgabenliste von Ihrer SharePoint-Website mithilfe von Outlook 2007 aktualisieren möchten, müssen Sie die Aufgabenliste zuerst mit Outlook verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer Aufgabenliste von einer SharePoint-Website mit Outlook in diesem Artikel.

Je nachdem, wie die Website eingerichtet ist, können die aktualisierten Aufgabeninformationen auch in einer E-Mail an die Person gesendet werden, der die Aufgabe übertragen wurde.

  1. Klicken Sie unter Aufgaben im Navigationsbereich von Outlook unter Andere Aufgaben auf den Namen der Aufgabenliste von Ihrer SharePoint-Website.

    Wenn der Name der Aufgabe nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass in der unter Aktuelle Ansicht ausgewählten Ansicht die Aufgabe enthalten ist, die Sie aktualisieren möchten.

  2. Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, um sie zu öffnen.

  3. Aktualisieren Sie die gewünschten Einstellungen, wie z. B. den Status der Aufgabe oder den bereits abgeschlossenen Anteil.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Speichern und Schließen, um die an der Aufgabe vorgenommenen Änderungen zu speichern.

    • Klicken Sie auf Als erledigt markieren, um anzugeben, dass die Aufgabe erledigt ist.

Tipp : Einige Ansichten in Outlook ermöglichen eine schnelle Aktualisierung der Aufgabeninformationen, wie z. B. das Aktualisieren des Status einer Aufgabe oder das Markieren einer Aufgabe als erledigt, ohne sie zu öffnen. Sie können auf bestimmte Elemente klicken und diese ändern. Hierzu zählt das Bearbeiten des Aufgabentitels oder das Anzeigen einer Dropdownliste, um den Status zu ändern. Wenn Sie die Aufgaben als einfache Liste anzeigen, können Sie das Kontrollkästchen neben der Aufgabe als erledigt markieren.

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Hinzufügen einer Aufgabe zu einer SharePoint-Website mithilfe von Outlook

Wenn Sie eine Aufgabe in einer Aufgabenliste von Ihrer SharePoint-Website mithilfe von Outlook 2007 hinzufügen möchten, müssen Sie die Aufgabenliste zuerst mit Outlook verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer Aufgabenliste von einer SharePoint-Website mit Outlook in diesem Artikel.

  1. Klicken Sie unter Aufgaben im Navigationsbereich unter Andere Aufgaben auf den Namen der Aufgabenliste von Ihrer SharePoint-Website.

  2. Klicken Sie im Menü Neu auf Aufgabe.

  3. Geben Sie die für den Vorgang gewünschten Informationen ein.

  4. Klicken Sie auf Speichern & schließen.

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Entfernen einer Aufgabenliste aus Outlook

  1. Klicken Sie unter Aufgaben im Navigationsbereich unter Andere Aufgaben auf den Namen der Aufgabenliste, die Sie entfernen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Aufgabenliste, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Löschen Aufgabenlisten-Ordnername.

  3. Klicken Sie bei der Aufforderung, das Löschen zu bestätigen, auf Ja.

Hinweis : Durch diesen Vorgang wird die Aufgabe lediglich aus Outlook, nicht aber von der Windows SharePoint Services-Website entfernt.

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