Anzeigen und Aktualisieren eines SharePoint-Kalenders

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Kalender auf einer SharePoint-Site mithilfe von Microsoft Office Outlook 2007 anzuzeigen und zu aktualisieren.

Sie können Ihren SharePoint-Kalender mithilfe von Outlook aktualisieren, wenn sich Ihr Kalender auf einer Site befindet, die Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausführt. Wenn Sie über Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 verfügen, können Sie Ihren SharePoint-Kalender in Outlook anzeigen und ihn neben Ihren Outlook-Kalendern anzeigen. Aber Sie können ihn nicht mithilfe von Office Outlook 2007 aktualisieren. Wenn Sie sich über die auf dem Server ausgeführte Version des SharePoint-Produkts oder der -Technologie nicht im Klaren sind, wenden Sie sich an den Administrator.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Verbinden eines SharePoint-Kalenders mit Outlook

Überlagern eines SharePoint-Kalenders mit einem anderen Kalender

Hinzufügen eines Ereignisses zu einem SharePoint-Kalender mithilfe von Outlook

Entfernen eines SharePoint-Kalenders von Outlook

Hinzufügen eines Ereignisses zu einem SharePoint-Kalender durch Senden einer E-Mail

Übersicht

Sie können einen SharePoint-Kalender wie einen Outlook-Kalender anzeigen und aktualisieren.

Sie können einen Kalender von einer SharePoint-Site neben einem Outlook-Kalender angeordnet anzeigen, die Überlagerung der Kalender anzeigen, als sei es ein einziges Kalender und sogar die Ereignisse unter den Kalendern kopieren.

Wenn Sie einen SharePoint-Kalender und Outlook 2007 verbinden, wird diese Verbindung unter Andere Kalender zusammen mit Ihren Kalenderordnern angezeigt. Sie können mehrere Kalender gleichzeitig verbinden, z. B. ein Teamurlaubskalender oder einen Projektplan. Abhängig von Ihren Bedürfnissen, können Sie auswählen, mit welche Kalender Sie verwenden möchten: einen einzelnen Kalender von einer SharePoint-Site, mehrere SharePoint-Kalender (falls vorhanden) oder Outlook-Kalender.

Kalender von einer SharePoint-Website wird in Outlook angezeigt

Wenn Ihr Team seine Projektpläne, Konferenzen oder Ferien auf einem SharePoint-Kalender speichert, können Sie den Teamkalender mit Ihrem persönlichen Kalender gleichzeitig anzeigen und nach Überschneidungen suchen. Zusätzliche können Sie Elemente hinzufügen oder entfernen, ohne Outlook schließen zu müssen.

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Verbinden eines SharePoint-Kalenders mit Outlook

  1. Öffnen Sie in einem Webbrowser den Kalender auf der SharePoint-Site.

    Wenn Sie den Kalender nicht finden können, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen des Kalenders.

  2. Klicken Sie im Menü Aktionen Abbildung des Menüs auf Mit Outlook verbinden.

    Verbinden eines Kalenders von der SharePoint-Website aus mit Outlook

  3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden zu bestätigen, dass Sie den SharePoint-Kalender mit Outlook verbinden möchten, klicken Sie auf Ja.

    In Outlook wurde der SharePoint-Kalender in Kalender unter Andere Kalender hinzugefügt. Falls die Kontrollkästchen für den SharePoint-Kalender und den Outlook-Standardkalender aktiviert wurden, werden beide Kalender nebeneinander in einer Kalenderansicht angezeigt.

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Überlagern eines SharePoint-Kalenders mit einem anderen Kalender

Sie können einen SharePoint-Kalender mit Outlook-Kalendern oder mit anderen SharePoint-Kalendern überlagern, sodass Sie alle Ereignisse gleichzeitig anzeigen können. Sie können z. B. anzeigen, ob sich Ferien auf dem Teamferienkalender von SharePoint mit einer Besprechung überschneiden, die Sie in Ihrem Outlook-Kalender planen möchten.

Um einen SharePoint-Kalender mit einem anderen Kalender zu überlagern, müssen Sie zuerst den Kalender mit Outlook verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden eines SharePoint-Kalenders mit Outlook in diesem Artikel.

Der SharePoint-Kalender wird standardmäßig in der Ansicht Kalender unter Andere Kalender im Navigationsbereich geöffnet. Er wird als zusätzlicher Kalender neben Ihrem standardmäßigen Kalender in der nebeneinander angeordneten Kalenderansicht angezeigt. Sie können die Kontrollkästchen jedoch für sonstige Kalender deaktivieren, die Sie nicht anzeigen möchten

  1. Aktivieren Sie in Kalender im Navigationsbereich das Kontrollkästchen eines anderen Kalenders, bis die Kalender, die Sie überlagern möchten, angezeigt werden.

    Jeder von Ihnen ausgewählte Kalender wird rechts vom bereits angezeigten Kalender geöffnet.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Kalender Registerkarte von Kalender von der SharePoint-Website auf den Pfeil Schaltflächensymbol .

    Wenn Sie mit der Maus auf den Pfeil zeigen oder darauf klicken, ändert sich dessen Farbe. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, wird die Registerkarte nach links verschoben. Die Kalender befinden sich nun im Überlagerungsmodus.

    Registerkarten von zwei Kalendern im Überlagerungsmodus

  3. Wenn Sie der Überlagerung weitere Kalender hinzufügen möchten, wiederholen Sie den vorangegangenen Schritt.

Hinweis : Mindestens ein Kalender muss immer angezeigt werden.

Tipp : Wenn Sie einen Kalender aus der Überlagerung verschieben möchten, klicken Sie auf den Pfeil auf der Registerkarte in der überlagerten Kalendern. Der Pfeil zeigt weg von den überlagerten Kalendern.

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Hinzufügen eines Ereignisses zu einem SharePoint-Kalender mithilfe von Outlook

Sie können Termine und ganztägige Ereignisse Ihrem SharePoint-Kalender hinzufügen, ganz so, wie Sie sie den Outlook-Kalendern hinzufügen. Weitere Verknüpfungen zu allgemeinen Informationen zu Terminen und ganztägigen Ereignissen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Hinweis : Besprechungsanfragen funktionieren in einem SharePoint-Kalender nicht. Beispielsweise erhalten die Teilnehmer nicht automatisch Aktualisierungen, wenn sich ein Ereignis im SharePoint-Kalender ändert

Wenn Sie ein Ereignis einem SharePoint-Kalender mithilfe von Outlook 2007 hinzufügen möchten, müssen Sie den Kalender zuerst mit Outlook verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden eines SharePoint-Kalenders mit Outlook in diesem Artikel.

Der SharePoint-Kalender wird standardmäßig in der Ansicht Kalender unter Andere Kalender im Navigationsbereich geöffnet. Er wird als zusätzlicher Kalender neben Ihrem standardmäßigen Kalender in der nebeneinander angeordneten Kalenderansicht angezeigt. Sie können die Kontrollkästchen jedoch für sonstige Kalender deaktivieren, die Sie nicht anzeigen möchten

  1. Wenn Ihr Kalender nicht angezeigt wird, klicken Sie im Navigationsbereich auf Kalender.

  2. Überprüfen Sie unter Andere Kalender, ob das Kontrollkästchen für Ihren SharePoint-Kalender nicht aktiviert ist.

  3. Wenn Sie Ihren SharePoint-Kalender neben Ihrem Outlook-Kalender angeordnet anzeigen möchten, klicken Sie auf eine Zelle im SharePoint-Kalender, falls es nicht bereits der aktive Kalender ist.

    Der Titel des aktiven Kalenders wird dunkler angezeigt, als der Titel der anderen Kalender.

  4. Klicken Sie im Menü Aktionen auf den Ereignistyp, den Sie hinzufügen möchten, wie z. B. Neuer Termin oder Neues ganztägiges Ereignis.

    Sie können auch Ereignisserien erstellen, obwohl einige der benutzerdefinierten Serienmuster in SharePoint-Kalendern nicht zur Verfügung stehen.

  5. Geben Sie die Ereignisinformationen wie für Outlook ein.

  6. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Tipp : Sie können Elemente zwischen Ihrem SharePoint-Kalender und Ihrem persönlichen Outlook-Kalender verschieben, oder Sie können sie kopieren und einfügen.

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Entfernen eines SharePoint-Kalenders von Outlook

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich im Kalender unter Andere Kalender den zu entfernenden Kalender aus.

  2. Klicken Sie mit der rechtem Maustaste auf den Kalender, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Löschen Kalenderordnername.

  3. Klicken Sie bei der Aufforderung, das Löschen zu bestätigen, auf Ja.

    Hinweis : Durch diesen Vorgang wird der Kalender lediglich in Outlook, nicht aber von der Windows SharePoint Services-Website gelöscht.

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Hinzufügen eines Ereignisses zu einem SharePoint-Kalender durch Senden einer E-Mail

SharePoint-Kalender können so eingerichtet werden, dass Benutzer Kalenderelemente durch Senden einer E-Mail hinzufügen können, sofern Ihre Site und Ihr Kalender zum Empfangen von Inhalt per E-Mail aktiviert sind.

Wenn Sie eine Besprechungsanfrage an einen Kalender auf einer SharePoint-Site senden, können Sie damit wie mit anderen Ereignissen in Ihrem Kalender auf einer SharePoint-Site arbeiten. Kalender auf SharePoint-Sites senden nicht automatisch Updates an die Teilnehmer, falls Sie Änderungen vornehmen. Wenn Sie z. B. den Treffpunkt ändern, müssen Sie die Teilnehmer über die Änderungen benachrichtigen.

Bevor Sie eine E-Mail an den Kalender senden können, müssen Sie wissen, ob der Kalender zum Empfangen von E-Mails eingerichtet ist. Ist dies der Fall, ermitteln Sie die Adresse.

  1. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus, um die E-Mail-Adresse des Kalenders zu ermitteln:

    • Sehen Sie im Adressbuch nach. Finden Sie die E-Mail-Adresse dort nicht, können Sie sie von der Person erhalten, die den Kalender eingerichtet hat. Sie können sie dann der Kontaktliste hinzufügen, sodass Sie sie später problemlos finden können.

    • Zeigen Sie die Beschreibung Ihres Kalenders an, die genau unter dem Titel des Kalenders angezeigt wird. Der Websitebesitzer hat möglicherweise die E-Mail-Adresse des Kalenders der Beschreibung hinzugefügt.

    • Zeigen Sie die E-Mail-Einstellungen des Kalenders an, wenn Sie über die Berechtigung zur Anzeige der Kalendereinstellungen verfügen:

      1. Öffnen Sie in einem Webbrowser den Kalender auf Ihrer SharePoint-Site.

        Wenn der Name des Kalenders nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen des Kalenders.

      2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Settings menu , und klicken Sie auf Listeneinstellungen.

        Ist der Kalender zum Empfangen von E-Mails eingerichtet, wird die Adresse unter Listeninformationen neben E-Mail-Adresse angezeigt.

    • Verwenden Sie die E-Mail-Adresse Ihrer SharePoint-Gruppe, um das Kalenderelement in einer E-Mail zu senden, wie z. B. eine Besprechungsanfrage oder einen Termin. Ihr Unternehmen verfügt möglicherweise über eine eigene E-Mail-Liste namens SharePoint-Gruppe, die es ihren Mitgliedern ermöglicht, sich gegenseitig E-Mails zu senden. Die SharePoint-Gruppenadresse kann die Adresse Ihres Kalenders enthalten, sodass die Elemente automatisch beim Senden einer Besprechungsanfrage an die Mitglieder der Gruppe Ihrem SharePoint-Kalender hinzugefügt werden.

  2. Wenn Sie ein Kalenderelement senden möchten, senden Sie eine Besprechungsanfrage oder einen Termin wie üblich mithilfe von Outlook.

    Kalender können auch so eingerichtet werden, dass sie E-Mail-Anlagen empfangen können. Wenn Sie eine Anlage mit Ihrem Listenelement einfügen möchten, hängen Sie die Datei mit Ihrer Besprechungsanfrage wie üblich an.

  3. Geben Sie in das Feld der Besprechungsanfrage An oder Cc die Adresse des Kalenders ein. Enthält die SharePoint-Gruppe bereits den Kalender, fügen Sie stattdessen die E-Mail-Adresse der SharePoint-Gruppe hinzu.

  4. Klicken Sie auf Senden.

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