Anzeigen der Quartalsumsatzdaten mithilfe eines Textfilter-Webparts auf einem Dashboard

Zum Nachverfolgen der in einer Excel-Arbeitsmappe gespeicherten Quartalsumsatzdaten können Sie ein Dashboard mit einem Textfilter-Webpart erstellen. Bei einem Dashboard handelt es sich um ein Feature in Microsoft Office SharePoint Server 2007 zur dynamischen Anzeige von Business Intelligence-Daten. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Excel-Arbeitsmappe die definitive Quelle für Umsatzdaten ist, können Sie sie als Bericht in einem Berichtscenter veröffentlichen. Das Berichtscenter stellt den zentralen Speicherort zum Speichern, Abrufen und Ändern von freigegebenen Berichten dar. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Dashboard und Berichtscenter erstellt werden

Als Verkaufsleiter müssen Sie die Umsatzdaten ständig beobachten und aktualisieren. Diese Daten sind möglicherweise in einer Excel-Arbeitsmappe auf dem Computer gespeichert. Die Daten für jedes Quartal befinden sich in einem Tabellenblatt der Arbeitsmappe. Da Sie die Arbeitsmappe mit den Umsatzdaten verwalten, verbringen Sie viel Zeit damit, die von anderen Personen gesendeten Anfragen nach Umsatzdaten zu beantworten. Nachdem Sie neue Daten erhalten haben, müssen Sie außerdem die Arbeitsmappe aktualisieren und dann andere Personen über diese Aktualisierung informieren.

Statt die Umsatzdaten aktualisieren und verteilen zu müssen, können Sie ein Berichtscenter in einer Websitesammlung auf einem Server mit Office SharePoint Server 2007 erstellen. Durch das Veröffentlichen Ihrer Arbeitsmappen als Berichte in einem Berichtscenter werden die Business Intelligence-Daten an einem zentralen Speicherort konsolidiert. Wenn sich alle Ihre Berichte in einem Berichtscenter befinden, können Sie die Geschäftsdaten auf einem oder mehreren personalisierten Dashboards anzeigen.

Weitere Informationen zum Berichtscenter finden Sie im Artikel Arbeiten mit einer Berichtscenterwebsite.

Nachdem Sie die Arbeitsmappe als Bericht im Berichtscenter veröffentlicht haben, können Sie ein Dashboard erstellen, um die Daten in diesem Bericht anzuzeigen. Das Dashboard zeigt die Umsatzdaten für die einzelnen Quartale mithilfe eines Textfilter-Webparts an. Sie geben das gewünschte Quartal ein. Dann werden die Umsatzdaten für dieses Quartal auf dem Dashboard angezeigt.

Das Feld 'Anzuzeigendes Quartal eingeben' ist ein Textfilter-Webpart, in dem der Bericht nach dem angegebenen Quartal angezeigt wird.

Das Feld Anzuzeigendes Quartal eingeben ist ein Textfilter-Webpart, in dem die Umsatzdaten für dieses Quartal angezeigt werden.

Zur Realisierung dieses Szenarios wird Folgendes benötigt:

  1. Ein Server mit Office SharePoint Server 2007 und aktiviertem Excel Services.

  2. Berechtigungen zum Beitragen zu einer Websitesammlung auf diesem Server, die in der Regel vom Websiteadministrator festgelegt werden.

  3. Microsoft Office Excel 2007, das zum Lieferumfang von Microsoft Office Professional Plus 2007 oder Microsoft Office Enterprise 2007 gehört.

Sie werden die folgenden Schritte ausführen:

  1. Erstellen des Berichtscenters – In diesem Schritt erstellen Sie ein Berichtscenter, in dem die Excel-Arbeitsmappe mit den Umsatzdaten gespeichert wird. Das Berichtscenter ist der zentrale Speicherort zum Speichern, Abrufen und Ändern der Business Intelligence-Daten. Das in einem späteren Schritt erstellte Dashboard und alle anderen Dashboards erhalten Geschäftsdaten aus dem Berichtscenter. Falls Sie bereits über ein Berichtscenter verfügen, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

  2. Erstellen des Berichts – Wenn Sie noch über keine Excel-Arbeitsmappe mit den Umsatzdaten verfügen, erstellen Sie die Arbeitsmappe in diesem Schritt. Gibt es aber bereits eine Arbeitsmappe, konfigurieren Sie sie nun, indem Sie Namen für Zellbereiche erstellen. Die Zellbereiche werden auf dem Dashboard angezeigt, das Sie in einem späteren Schritt erstellen. Falls Sie bereits über eine Arbeitsmappe mit Namen für Zellbereiche verfügen, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

  3. Veröffentlichen des Berichts im Berichtscenter – In diesem Schritt veröffentlichen Sie die Arbeitsmappe als Bericht im Berichtscenter.

  4. Erstellen des Dashboards – In diesem Schritt erstellen Sie ein Dashboard mit einem Microsoft Office Excel Web Access-Webpart und einem Bereich für Filterwebparts. Auf dem Dashboard werden die Umsatzdaten in dem Bericht angezeigt, den Sie in einem der vorhergehenden Schritte im Berichtscenter veröffentlicht haben. Nach dem Erstellen des Dashboards konfigurieren Sie das Excel ServicesOffice Excel Web Access-Webpart zum Anzeigen des Umsatzdatenberichts.

  5. Hinzufügen des Textfilter-Webparts – In diesem Schritt wird das Webpart dem Dashboard hinzugefügt. Beim Textfilter-Webpart können Sie den Namen desjenigen Zellbereichs im Bericht angeben, der auf dem Dashboard angezeigt werden soll. Nachdem Sie das Webpart dem Dashboard hinzugefügt haben, verbinden Sie es mit dem Excel ServicesOffice Excel Web Access-Webpart zum Anzeigen des Berichts.

  6. Verwenden des Dashboards – In diesem Schritt erfahren Sie, wie die verschiedenen Ansichten des Berichts angezeigt werden.

Schritt 1: Erstellen des Berichtscenters

Klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf Erstellen auf der Seite Alle Websiteinhalte.

Tipp : In den meisten Fällen können Sie stattdessen auch das Menü Websiteaktionen verwenden Schaltflächensymbol , um diesen Schritt abzuschließen.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erstellen unter Bibliotheken auf Berichtsbibliothek.

  2. Geben Sie auf der Seite Neu im Bereich Name und Beschreibung im Feld Name den Namen Umsatzberichtscenter ein. Dieser Name wird der Titel des Berichtscenters.

  3. Klicken Sie bei der Frage Dokumentbibliothek in der Schnellstartleiste anzeigen? auf Ja. Mit dieser Option wird eine Verknüpfung zum Schnellstartbereich der Adventure Works-Website hinzugefügt, damit jeder problemlos zum Berichtscenter wechseln kann.

  4. Klicken Sie unter Jedes Mal eine neue Version erstellen, wenn Sie eine Datei in dieser Dokumentbibliothek bearbeiten auf Ja. Bei dieser Option muss jeder, der einen Bericht im Berichtscenter ändern möchte, den Bericht zuerst auschecken. Damit wissen Sie, von wem der Bericht geändert wurde.

  5. Klicken Sie auf OK.

Schritt 2: Erstellen des Berichts

Erstellen Sie eine Excel-Arbeitsmappe mit den Daten, die Sie auf dem Dashboard anzeigen möchten. Nachdem Sie das Dashboard erstellt haben, erstellen Sie Namen für die Zellbereiche in der Arbeitsmappe, die auf dem Dashboard zu sehen sein sollen.

So können Sie beispielsweise in jeder Arbeitsmappe einen Zellbereich definieren, in dem die Umsatzdaten nach Quartal angezeigt werden. In diesem Artikel werden die folgenden Namen für Zellbereiche in jedem Tabellenblatt verwendet:

Bereichsname

Blatt in Arbeitsmappe

Erstes

Q1

Zweites

Q2

Drittes

Q3

Viertes

Q4

Hier sind zwei Beispiele für die vier Zellbereiche mit Namen in der in diesem Artikel verwendeten Arbeitsmappe. Jeder Bereich befindet sich in einem anderen Tabellenblatt der Arbeitsmappe.

Das Tabellenblatt 'Q1' enthält einen Bereich namens 'Erstes'.

Ein Zellbereich im Tabellenblatt "Q1" trägt den Namen "Erstes".

1. Name des Bereichs

2. Zellbereich im Tabellenblatt

3. Tabellenblatt in der Arbeitsmappe

Das Tabellenblatt 'Q2' enthält einen Bereich namens 'Zweites'.

Ein Zellbereich im Tabellenblatt "Q2" trägt den Namen "Zweites".

1. Name des Bereichs

2. Zellbereich im Tabellenblatt

3. Tabellenblatt in der Arbeitsmappe

So erstellen Sie einen Namen für einen Zellbereich

  1. Wählen Sie die Zelle, den Zellbereich oder die Nicht angrenzende Auswahl aus, die/der benannt werden soll(en).

  2. Klicken Sie am linken Ende der Bearbeitungsleiste auf das Feld Name.

    Namenfeld

  3. Geben Sie den Namen ein, den Sie zum Verweisen auf Ihre Auswahl verwenden möchten. Sie können maximal 255 Zeichen eingeben.

  4. Drücken Sie die EINGABETASTE.

  5. Wiederholen Sie diese Schritte, um Namen für weitere Zellbereiche zu erstellen.

Hinweis : Sie können eine Zelle nicht benennen, während Sie den Zellinhalt ändern.

Unter Definieren und Verwenden von Namen in Formeln können Sie andere Verfahren zum Erstellen eines Namens für einen Zellbereich kennen lernen.

Schritt 3: Veröffentlichen des Berichts im Berichtscenter

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf Veröffentlichen, und klicken Sie dann unter Das Dokument an andere Benutzer verteilen auf Excel Services. 

  2. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname den Pfad des Servers und den Dateinamen ein. Zum Speichern der Datei "Umsatzdaten.xlsx" in der Berichtsbibliothek auf der Berichtscenterwebsite der Adventure Works-Website höchster Ebene würden Sie z. B. den folgenden Pfad eingeben: http://www.adventure-works01.com/Reports/ReportsLibrary/Umsatzdaten.xlsx.

    Wichtig : Wenn Sie die URL für das Berichtscenter direkt im Browser kopieren und in das Feld "Dateiname" einfügen, müssen Sie die zusätzlichen Zeichen entfernen, die das Kopieren einer Datei in die Zielbibliothek verhindern. In diesem Beispiel handelt es sich bei den zusätzlichen Zeichen in der URL um Forms/current.aspx.

  3. Klicken Sie auf Optionen für Excel Services.

  4. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Anzeigen des Dialogfelds Optionen für Excel Services die Kontrollkästchen für die Tabellenblätter, die auf dem Dashboard angezeigt werden sollen. Klicken Sie dann auf OK. Da sich die Umsatzdaten für jedes Quartal in der Beispielarbeitsmappe jeweils in einem eigenen Tabellenblatt befinden, würden Sie die Kontrollkästchen Q1, Q2, Q3 und Q4 aktivieren.

  5. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen der Arbeitsmappe ein, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Excel Services öffnen.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

  7. Klicken Sie im Dialogfeld Dokumenttyp auswählen in der Liste Dokumenttyp auf Bericht und dann auf OK.

Die Arbeitsmappe wird in einem Browser angezeigt.

Schritt 4: Erstellen des Dashboards

  1. Wechseln Sie zur Startseite der Websitesammlung.

  2. Klicken Sie im Bereich "Schnellstartleiste" des Berichtscenters auf Dashboards.

  3. Klicken Sie im Menü Neu auf den Pfeil zum Öffnen und dann auf Dashboard-Seite.

    Klicken Sie neben dem Menü 'Neu' auf den Pfeil und dann auf 'Dashboard-Seite'.

  4. Geben Sie auf der Seite Neues Dashboard im angegebenen Feld Folgendes ein:

Feld

Eingabe

Zweck

Name

Umsatzdetails

URL der Dashboard-Seite.

Seitentitel

Umsatzdetails

Wird als Titel der Seite angezeigt.

Berichtsbeschreibung

Quartalsaufschlüsselung der Umsätze nach Typ

Wird als Beschreibung der Seite in der Berichtsbibliothek angezeigt.

  1. Klicken Sie im Bereich "Key Performance Indicators" auf Diesem Dashboard keine KPI-Liste hinzufügen und dann auf OK

  2. Klicken Sie im Excel ServicesOffice Excel Web Access-Webpart auf Klicken Sie hier, um den Toolbereich zu öffnen.

    Der Toolbereich für das Excel ServicesOffice Excel Web Access-Webpart wird geöffnet. Dort können Sie angeben, welcher Bericht aus dem Berichtscenter im Webpart angezeigt werden soll.

    Toolbereich für das Excel Web Access-Webpart

  3. Klicken Sie im Toolbereich für das Excel ServicesOffice Excel Web Access-Webpart unter Arbeitsmappe auf Wählen Sie einen Hyperlink aus Schaltfläche "Generator" .

  4. Wechseln Sie auf der Seite Wählen Sie einen Hyperlink aus -- Webseitendialog zum Ordner "Berichtsbibliothek", klicken Sie auf den Bericht und dann auf OK.

  5. Klicken Sie im Toolbereich für das Excel ServicesOffice Excel Web Access-Webpart auf Übernehmen.

Der ausgewählte Bericht wird im Excel ServicesOffice Excel Web Access-Webpart angezeigt.

Schritt 5: Hinzufügen des Textfilter-Webparts

  1. Klicken Sie in der Filterzone auf der linken Seite der Dashboard-Seite auf Filter hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Webparts hinzufügen -- Webseitendialog auf Alle Webparts.

  3. Klicken Sie unter Filter auf Textfilter und dann auf Hinzufügen.

    Das Textfilter-Webpart wird in der Filterzone links auf der Dashboard-Seite angezeigt.

  4. Klicken Sie im Textfilter-Webpart auf die Schaltfläche Bearbeiten Webpartmenü und dann auf Freigegebenes Webpart bearbeiten.

    Der Toolbereich wird geöffnet. Dort können Sie die Eigenschaften dieses Webparts konfigurieren.

    Toolbereich für das Textfilter-Webpart

  5. Geben Sie im Feld Filtername den Namen Anzuzeigendes Quartal eingeben ein.

    Geben Sie im Toolbereich im Feld 'Filtername' den Namen 'Anzuzeigendes Quartal eingeben' ein.

  6. Geben Sie im Feld Titel den Text Filter: Nach Quartal filtern ein.

    Geben Sie im Feld 'Titel' den Text 'Filter: Nach Quartal filtern' ein.

  7. Klicken Sie auf Übernehmen.

  8. Zum Verbinden des Textfilter-Webparts mit dem Excel ServicesOffice Excel Web Access-Webpart klicken Sie im Textfilter-Webpart auf die Schaltfläche Bearbeiten Webpartmenü , zeigen Sie auf Verbindungen, dann auf Filterwerte werden bereitgestellt für, und klicken Sie auf Umsatz nach Quartal.

  9. Klicken Sie in der Liste Verbindungstyp auf Benanntes Element abrufen von und dann auf Fertig stellen.

  10. Klicken Sie auf Speichern und Bearbeitung beenden.

  11. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Schritt 6: Verwenden des Dashboards

Geben Sie im Textfilter-Webpart einen Namen für einen Zellbereich in dem Bericht ein, der im Berichtscenter veröffentlicht wird, und drücken Sie die EINGABETASTE. Im Excel ServicesOffice Excel Web Access-Webpart wird der Zellbereich mit diesem Namen angezeigt.

Das Feld 'Anzuzeigendes Quartal eingeben' ist ein Textfilter-Webpart, in dem der Bericht nach dem angegebenen Quartal angezeigt wird.

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