Organisieren von E-Mail

Die Nachverfolgungsfunktion bei E-Mails nutzen

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Das Hinzufügen einer Kennzeichnung zu einer E-Mail dient als visuelle Erinnerung an die spätere Bearbeitung der E-Mail. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Kennzeichnung hinzufügen, eine Erinnerung für eine gekennzeichnete E-Mail festlegen und einer E-Mail eine Farbkategorie zuordnen.

Festlegen einer Nachverfolgungskennzeichnung
  1. Wählen Sie die E-Mail aus.

  2. Wählen Sie die Kennzeichnung .
    Die Kennzeichnung wird rot und eine Meldung zur Nachverfolgung wird in der Kopfzeile der E-Mail angezeigt.
    Nachverfolgen

    Hinweis : Nachverfolgungskennzeichnungen werden nur für handlungsrelevante Elemente verwendet.

Anzeigen aller Nachverfolgungskennzeichnungen
  1. Wählen Sie Ansicht > Aufgabenleiste > Aufgaben aus.


    Verfolgungsaufgabe

  2. Der Bereich Aufgabenleiste wird geöffnet und zeigt alle Kennzeichnungen an.

Entfernen einer Nachverfolgungskennzeichnung
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail.

  2. Wählen Sie Nachverfolgung > Als erledigt markieren aus.
    Symbolleiste "Nachverfolgung"
    Die Kennzeichnung zur Nachverfolgung wird zu einem grünen Häkchen und von der Aufgabenleiste entfernt.

Festlegen einer Erinnerung
  1. Markieren Sie die E-Mail, für die Sie die Erinnerung festlegen möchten.

  2. Wählen Sie Start > Zur Nachverfolgung > Erinnerung hinzufügen aus.

  3. Wählen Sie im Feld Benutzerdefiniert für Kennzeichnen die Option Nachverfolgung aus, oder geben Sie eine Beschreibung ein.

  4. Aktivieren Sie das Feld Erinnerung ein, geben Sie Datum und Uhrzeit ein, und wählen Sie dann OK aus.

    Das Symbol mit der Alarmglocke Erinnerung wird in der Nachricht angezeigt.

  5. Wählen Sie zum Ändern der Uhrzeit für die Erinnerung die Option Nachverfolgung aus. Wählen Sie dann Erinnerung hinzufügen aus, bearbeiten Sie die Zeit, und wählen Sie anschließend OK aus.

Suchen eines Aktionselements
  1. Wenn Outlook etwas in einer E-Mail findet, das wie ein Aktionselement aussieht, wird automatisch die Registerkarte Aktionselemente Aktionen im Lesebereich angezeigt.

  2. Wählen Sie den Dropdownpfeil Aktionselemente aus, um das Aktionselement zu lesen. Wählen Sie dann NACHVERFOLGUNG aus, wenn Sie eine Nachverfolgungskennzeichnung festlegen möchten, damit Sie an diese Aufgabe erinnert werden.

    Hinweis : Wenn Sie NACHVERFOLGUNG auswählen, wird das Aktionselement im Bereich Aufgabenleiste angezeigt.

  3. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, markieren Sie sie als erledigt.

    • Wählen Sie in der Dropdownliste Aktionselemente die Option Als erledigt markieren aus oder

    • Klicken Sie im Bereich Aufgabenleiste mit der rechten Maustaste auf die gekennzeichnete Nachricht, und wählen Sie Als erledigt markieren aus.

Erstellen von Farbkategorien
  1. Wählen Sie Start > Kategorisieren > Alle Kategorien aus.

  2. Wenn Sie eine Kategoriefarbe umbenennen möchten, wählen Sie im Feld Farbkategorie eine Farbkategorie und anschließend "Umbenennen" aus. Geben Sie einen geeigneten Namen für die ausgewählte Kategorie ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

  3. Um die Farbe der Kategorie zu ändern, wählen Sie die gewünschte Farbe aus der Dropdownliste "Farbe" aus Farbdropdown .

  4. Zum Erstellen einer neuen Farbkategorie wählen Sie Neu aus und geben einen Namen ein. Anschließend wählen Sie eine Farbe und dann OK aus.

  5. Wenn Sie mit Farbkategorien fertig sind, wählen Sie OK aus.

Zuweisen einer Farbkategorie zu einer E-Mail
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail.

  2. Wählen Sie Kategorisieren und dann eine geeignete Farbkategorie für die E-Mail aus.

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Zuweisen einer Farbkategorie zu einer E-Mail

Sie haben die Möglichkeit, E-Mails zur Nachverfolgung zu kennzeichnen.

Hier können Sie sämtliche Nachrichten, ob empfangen oder gesendet, zur Wiedervorlage, also zur Nachverfolgung, festhalten.

Es kommt vor, dass zu einer erhaltenen E-Mail-Nachricht bestimmte Informationen fehlen und Sie auf eine Rückantwort einer anderen Person warten müssen.

In diesem Fall können Sie die E-Mail gegebenenfalls erst zu einem späteren Zeitpunkt beantworten.

Damit diese E-Mail nicht in Vergessenheit gerät, kennzeichnen Sie diese zur Nachverfolgung.

Sobald Sie mit dem Mauszeiger auf der E-Mail stehen, wird Ihnen hier das Fähnchensymbol angezeigt und sobald Sie auf dieses Fähnchen klicken, ist die Nachricht zur Nachverfolgung gekennzeichnet.

Sie erscheint jetzt zusätzlich auch in den Aufgaben.

Outlook erstellt automatisch eine Aufgabe.

Sie wird also nicht nur hier rechts in der Aufgabenleiste angezeigt, sondern auch im Modul "Aufgaben".

Ich wechsle einmal zu den Aufgaben und auch hier sehen Sie jetzt die Aufgabe, die eigentlich eine E-Mail ist.

Ich wechsle wieder zurück in den Posteingang.

Durch den einfachen Klick auf das Fähnchensymbol setzt Outlook die Fälligkeit auf den aktuellen Tag.

Das bedeutet, dass die E-Mails, die ich gekennzeichnet habe, mit einem einfachen Klick auch heute fällig sind.

Möchte ich ein anderes Fälligkeitsdatum festlegen, weil mein Kollege sich im Urlaub befindet und erst in der kommenden Woche weitere Informationen liefern kann, so kann ich auch benutzerdefinierte Daten festlegen.

Ich klicke einmal mit der rechten Maustaste auf ein Fähnchensymbol und im unteren Bereich habe ich die Möglichkeit, "Benutzerdefiniert" auszuwählen.

Zusätzlich könnte ich auch sagen, ich möchte diese Woche oder nächste Woche erinnert werden.

In diesem Fall möchte ich aber eine benutzerdefinierte Nachverfolgung festlegen.

In diesem Dialog kann ich nun das gewünschte Datum festlegen für nächste Woche.

Fällig ist es dann am 15.

Jedoch werde ich standardmäßig nicht automatisch durch die Benachrichtigungsfunktion von Outlook an diese E-Mail erinnert.

Aber auch das lässt sich nun in diesem Dialog einstellen.

Im unteren Bereich kann ich die Erinnerung aktivieren und kann auch festlegen, wann ich erinnert werden möchte.

In diesem Fall möchte ich gleich am Montag erinnert werden und zwar gleich am frühen Morgen.

Auch wenn ich um 8 Uhr beginne, lasse ich die Benachrichtigung auf 7.30 eingestellt, so dass ich direkt nach dem Start von Outlook die Benachrichtigung erhalte.

Habe ich alles eingestellt und habe die Termine festgelegt, bestätige ich mit "OK".

Mir wird nun die Nachverfolgung der E-Mail auch in der Aufgabenleiste angezeigt.

In diesem Fall mit einem Erinnerungssymbol.

Arbeiten Sie nicht kontextbezogen mit der rechten Maustaste, so gibt es auch die Möglichkeit, Nachrichten über das Menübandregister "Start" in der Gruppe "Kategorien" zur Nachverfolgung zu kennzeichnen.

Ich wähle dafür nochmal eine E-Mail aus und wenn ich jetzt noch einmal auf die Schaltfläche zur Nachverfolgung klicke, hätte ich auch hier die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Nachverfolgung festzulegen und mich an diese Nachricht erinnern zu lassen.

Sie können E-Mails, die Sie zur Nachverfolgung gekennzeichnet haben, jederzeit als erledigt markieren oder das Fälligkeitsdatum nochmal abändern.

Wenn Sie auf ein Häkchen direkt draufklicken, mit der linken Maustaste, dann sehen Sie ein Häkchen und die Aufgabe beziehungsweise die E-Mail verschwindet auch hier aus der Aufgabenleiste.

Damit ist jetzt die E-Mail als erledigt gekennzeichnet.

Sie können auch hier in der Aufgabenleiste direkt die E-Mails als erledigt kennzeichnen, wenn Sie hier mit der linken Maustaste direkt draufklicken, dann verschwindet auch hier die gekennzeichnete E-Mail.

Haben Sie versehentlich eine Nachricht als erledigt gekennzeichnet, so können Sie die Kennzeichnung jederzeit widerufen.

Ich zeige auf die E-Mail.

Klicke ich hier drauf, habe ich das Fähnchen.

Klicke ich wieder mit der rechten Maustaste, könnte ich jetzt auch wieder ein benutzerdefiniertes Datum festlegen oder wenn ich die E-Mail-Nachricht ausgewählt habe über das Register "Start" in der Gruppe "Kategorien", kann ich auch ebenfalls die benutzerdefinierten Daten festlegen.

Und Sie sehen auch hier im Dialogfeld, dass Outlook sich die Daten gemerkt hat.

Ich hatte hier vorhin den 12.

festgelegt als Anfangsdatum und den 15.

als Fälligkeitsdatum.

Und ich hätte auch hier wieder die Möglichkeit, die Erinnerungen hinzuzufügen, die sich Outlook auch gemerkt hat.

Möchten Sie eine Kennzeichnung löschen, also ich hab das jetzt als erledigt hier gekennzeichnet und ich möchte auch das Häkchen nicht mehr sehen, dann habe ich die Möglichkeit, dies über das Register "Start" in der Gruppe "Kategorien" vorzunehmen, indem ich hier unten auf den Befehl "Kennzeichnunglöschen" klicke.

Alternativ kann ich das auch kontextbezogen vornehmen.

In diesem Fall hat diese E-Mail-Nachricht jetzt keine Kennzeichnung mehr, weder das Fähnchen noch das Häkchen.

Wenn ich wieder auf die E-Mail zeige, kann ich aber jederzeit die Nachverfolgung wieder aktivieren.

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