Anwenden von Datenüberprüfung auf Zellen

Sie können die Datenüberprüfung verwenden, um den Typ der Daten oder die Werte einzuschränken, die Benutzer in eine Zelle eingeben können. Einer der häufigsten Einsatzzwecke für die Datenüberprüfung ist das Erstellen einer Dropdownliste. Schauen Sie dieses Video von Doug von Office an, in dem er eine schnelle Übersicht über die Datenüberprüfung gibt.

Ihr Browser unterstützt kein Video. Installieren von Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player oder Internet Explorer 9.

Herunterladen unserer Beispiele

Sie können eine Beispielarbeitsmappe mit sämtlichen Beispielen zur Datenüberprüfung herunterladen, die Sie in diesem Artikel finden. Dann können Sie den Beispielen folgen oder Ihre eigenen Datenüberprüfungsszenarien erstellen.

Beispiele für Excel-Datenüberprüfung herunterladen

Hinzufügen einer Datenüberprüfung zu einer Zelle oder einem Bereich

Hinweis : In den ersten drei Schritten in diesem Abschnitt geht es um das Hinzufügen eines beliebigen Typs von Datenüberprüfung. Die Schritte 4 bis 8 beziehen sich speziell auf das Erstellen einer Dropdownliste.

  1. Markieren Sie eine oder mehrere Zellen, die überprüft werden sollen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf Datenüberprüfung.

    "Datenüberprüfung" befindet sich auf der Registerkarte "Daten" in der Gruppe "Datentools".
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen im Feld Zulassen die Option Liste aus.

    Registerkarte "Einstellungen" im Dialogfeld "Datenüberprüfung"
  4. Geben Sie in das Feld Quelle die gewünschten Listenwerte mit Semikolons als Trennzeichen ein. Beispiel:

    1. Wenn Sie die Antwort auf eine Frage (zum Beispiel "Haben Sie Kinder?") auf zwei Auswahlmöglichkeiten beschränken möchten, geben Sie Ja;Nein ein.

    2. Geben Sie Niedrig;Mittel;Hoch ein, um den Ruf eines Lieferanten bezüglich der Qualität auf drei Bewertungsmöglichkeiten einzuschränken.

      Hinweis : Diese Schritte empfehlen sich grundsätzlich nur für Listenelemente, die sich vermutlich nie ändern. Wenn Sie eine Liste haben, deren Einträge sich ändern könnten, oder wenn Sie im Lauf der Zeit Elemente hinzufügen oder entfernen müssen, sollten Sie so vorgehen, wie dies nachstehend unter "Bewährte Methode" beschrieben ist.

      Bewährte Methode Sie können Listeneinträge auch erstellen, indem Sie auf einen Zellbereich an anderer Stelle in der Arbeitsmappe Bezug nehmen. Am effizientesten ist es, die Liste zu erstellen und dann als Excel-Tabelle zu formatieren (wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Formatvorlagen > Als Tabelle formatieren aus > wählen Sie das Tabellenformat aus, das am besten für Sie geeignet ist). Markieren Sie nun den Datenbereich der Tabelle. Dies ist der Bereich der Tabelle, der die Elemente der Liste, nicht die Tabellenkopfzeilen (in diesem Fall "Abteilung") enthält. Geben Sie in das Namensfeld über der Spalte A einen aussagekräftigen Namen ein.

      Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Liste im Feld "Name" ein.

    Anstatt also die Listenwerte in der Datenüberprüfung in das Feld Quelle einzugeben, fügen Sie den Namen, den Sie soeben festgelegt haben, nach einem Gleichheitszeichen (=) hinzu.

    Stellen Sie dem Tabellennamen ein Gleichheitszeichen (=) voran.

    Das Beste am Verwenden einer Tabelle besteht darin, dass die Datenüberprüfungsliste, wenn Sie Elemente zur Liste hinzufügen oder aus ihr entfernen, automatisch aktualisiert wird.

    Hinweis : Es empfiehlt sich, dass Sie Ihre Listen auf einem separaten Arbeitsblatt (bei Bedarf ausgeblendet) zusammenstellen, damit niemand die Listen bearbeiten kann.

  5. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Zellendropdown aktiviert ist. Andernfalls wird der Dropdownpfeil neben der Zelle nicht angezeigt.

    Zellendropdown, das neben der Zelle angezeigt wird
  6. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Leere Zellen ignorieren, um anzugeben, wie leere Werte (Nullwerte) behandelt werden sollen.

    Hinweis : Wenn die zulässigen Werte auf einem Zellbereich mit einem definierten Namen basieren und sich eine leere Zelle in diesem Bereich befindet, kann durch Aktivieren des Kontrollkästchens Leere Zellen ignorieren ein beliebiger Wert in die überprüfte Zelle eingegeben werden. Dies gilt auch für alle Zellen, auf die in Überprüfungsformeln Bezug genommen wird: Wenn eine Zelle, auf die Bezug genommen wird, leer ist, kann durch Aktivieren des Kontrollkästchens Leere Zellen ignorieren ein beliebiger Wert in die überprüfte Zelle eingegeben werden.

  7. Testen Sie die Datenüberprüfung, um zu gewährleisten, dass sie ordnungsgemäß funktioniert. Versuchen Sie, sowohl gültige als auch ungültige Daten in die Zellen einzugeben, um sicherzustellen, dass sich die Einstellungen wie gewünscht auswirken und die Meldungen den Erwartungen entsprechend angezeigt werden.

Hinweise : 

  • Nachdem Sie die Dropdownliste erstellt haben, sollten Sie sich vergewissern, dass sie wie gewünscht funktioniert. Prüfen Sie beispielsweise, ob die Zelle breit genug ist, sodass die Einträge vollständig angezeigt werden.

  • Wenn sich die Liste der Einträge für die Dropdownliste auf einem anderen Arbeitsblatt befindet und Sie verhindern möchten, dass die Liste von Benutzern angezeigt oder geändert werden kann, sollten Sie dieses Arbeitsblatt ausblenden und schützen. Weitere Informationen dazu, wie ein Arbeitsblatt geschützt werden kann, finden Sie unter Sperren von Zellen, um sie zu schützen.

  • Datenüberprüfung entfernen – Markieren Sie die Zelle(n) mit der Überprüfung, die Sie löschen möchten, wechseln Sie zu Daten > Datenüberprüfung, klicken Sie im Dialogfeld "Datenüberprüfung" auf die Schaltfläche Alle löschen, und klicken Sie dann auf OK.

In der folgenden Tabelle werden die anderen Arten der Datenüberprüfung aufgeführt, und es werden die Methoden zum Hinzufügen zu Ihren Arbeitsblättern erläutert.

Für diese Aktion:

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

Einschränken der Dateneingabe auf ganze Zahlen innerhalb von Grenzen

  1. Folgen Sie den Schritten 1 bis 3 im vorstehenden Abschnitt Hinzufügen einer Datenüberprüfung zu einer Zelle oder einem Bereich.

  2. Wählen Sie in der Liste Zulassen die Option Ganze Zahl aus.

  3. Wählen Sie im Feld Daten den gewünschten Einschränkungstyp aus. Wenn Sie beispielsweise eine Ober- und eine Untergrenze festlegen möchten, klicken Sie auf zwischen.

  4. Geben Sie den kleinsten, größten oder speziellen zulässigen Wert ein.

    Dialogfeld "Gültigkeitskriterien"

    Sie können auch eine Formel eingeben, die einen Zahlenwert zurückgibt.

    Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten die Daten in Zelle F1 überprüfen. Wenn Sie die Untergrenze für Abzüge auf die zweifache Anzahl der untergeordneten Elemente in dieser Zelle festlegen möchten, wählen Sie im Feld Daten die Option größer oder gleich aus, und geben Sie im Feld Minimum die Formel =2*F1 ein.

Einschränken der Dateneingabe auf eine Dezimalzahl innerhalb von Grenzen

  1. Folgen Sie den Schritten 1 bis 3 im vorstehenden Abschnitt Hinzufügen einer Datenüberprüfung zu einer Zelle oder einem Bereich.

  2. Wählen Sie im Feld Zulassen die Option Dezimal aus.

  3. Wählen Sie im Feld Daten den gewünschten Einschränkungstyp aus. Wenn Sie beispielsweise eine Ober- und eine Untergrenze festlegen möchten, klicken Sie auf zwischen.

  4. Geben Sie den kleinsten, größten oder speziellen zulässigen Wert ein.

    Sie können auch eine Formel eingeben, die einen Zahlenwert zurückgibt. Wenn Sie beispielsweise eine Obergrenze für Provisionen und Boni von 6 % des Gehalts eines Verkäufers in Zelle E1 festlegen möchten, wählen Sie im Feld Daten die Option kleiner oder gleich aus, und geben Sie im Feld Maximum die Formel =E1*6% ein.

    Hinweis : Wenn es einem Benutzer möglich sein soll, Prozentsätze (z. B. 20 %) einzugeben, wählen Sie im Feld Zulassen die Option Dezimal aus, wählen Sie im Feld Daten den gewünschten Einschränkungstyp aus, und geben Sie den minimalen, maximalen oder konkreten Wert als Dezimalzahl ein, z. B. 0,2. Zeigen Sie dann die Datenüberprüfungszelle als Prozentsatz an, indem Sie die Zelle auswählen und auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zahl auf Prozentformat  Schaltflächensymbol klicken.

Einschränken der Dateneingabe auf ein Datum innerhalb eines Datumsbereichs

  1. Folgen Sie den Schritten 1 bis 3 im vorstehenden Abschnitt Hinzufügen einer Datenüberprüfung zu einer Zelle oder einem Bereich.

  2. Wählen Sie im Feld Zulassen die Option Datum aus.

  3. Wählen Sie im Feld Daten den gewünschten Einschränkungstyp aus. Wählen Sie beispielsweise größer als aus, um Datumsangaben nach einem bestimmten Tag zuzulassen.

  4. Geben Sie das Anfangs-, das End- oder das spezielle Datum ein, das zulässig sein soll.

    Sie können auch eine Formel eingeben, die ein Datum zurückgibt. Wählen Sie beispielsweise im Feld Daten die Option zwischen aus, geben Sie im Feld Anfangsdatum die Zeichenfolge =HEUTE() ein, und geben Sie im Feld Enddatum die Zeichenfolge =HEUTE()+3 ein, um einen Zeitrahmen zwischen dem heutigen Datum und dem Datum in drei Tagen festzulegen.

    Einstellungen für Überprüfungskriterien, um die Datumseingabe auf einen bestimmten Zeitrahmen zu beschränken

Einschränken der Dateneingabe auf eine Uhrzeit innerhalb eines Zeitrahmens

  1. Folgen Sie den Schritten 1 bis 3 im vorstehenden Abschnitt Hinzufügen einer Datenüberprüfung zu einer Zelle oder einem Bereich.

  2. Wählen Sie im Feld Zulassen die Option Uhrzeit aus.

  3. Wählen Sie im Feld Daten den gewünschten Einschränkungstyp aus. Wählen Sie beispielsweise kleiner als aus, um Uhrzeiten vor einer bestimmten Tageszeit zuzulassen.

  4. Geben Sie die zulässige Start- oder Endzeit oder eine konkrete Uhrzeit ein. Wenn Sie konkrete Uhrzeiten eingeben möchten, verwenden Sie das Uhrzeitformat "hh:mm".

    Nehmen Sie z. B. an, Sie haben Zelle E2 mit einer Anfangszeit (8:00 Uhr) und Zelle F2 mit einer Endzeit (17:00 Uhr) eingerichtet, und Sie möchten Besprechungszeiten auf den Zeitraum zwischen diesen Zeiten beschränken. Wählen Sie dazu zwischen im Feld Daten aus, geben Sie =E2 in das Feld Anfangszeit ein, und geben Sie dann =F2 in das Feld Endzeit ein.

    Überprüfungseinstellungen, um Zeiteinträge auf einen Zeitrahmen einzuschränken

Einschränken der Dateneingabe auf Text einer bestimmten Länge

  1. Folgen Sie den Schritten 1 bis 3 im vorstehenden Abschnitt Hinzufügen einer Datenüberprüfung zu einer Zelle oder einem Bereich.

  2. Wählen Sie im Feld Zulassen die Option Textlänge aus.

  3. Wählen Sie im Feld Daten den gewünschten Einschränkungstyp aus. Wenn Sie beispielsweise eine Textlänge bis zu einer bestimmten Anzahl von Zeichen zulassen möchten, wählen Sie kleiner oder gleich aus.

  4. In diesem Fall wollen wir den Eintrag auf 25 Zeichen begrenzen. Wählen Sie daher im Feld Daten die Option Kleiner oder gleich aus, und geben Sie im Feld Maximum den Wert 25 ein.

    Beispiel für die Datenüberprüfung bei eingegrenzten Textlängen

Berechnen der zulässigen Werte auf der Grundlage des Inhalts einer anderen Zelle

  1. Folgen Sie den Schritten 1 bis 3 im vorstehenden Abschnitt Hinzufügen einer Datenüberprüfung zu einer Zelle oder einem Bereich. Wählen Sie im Feld Zulassen den gewünschten Datentyp aus.

  2. Wählen Sie im Feld Daten den gewünschten Einschränkungstyp aus.

  3. Klicken Sie im Feld oder in den Feldern unter dem Feld Daten auf die Zelle, die verwendet werden soll, um festzulegen, welche Werte zulässig sind.

    Sollen für ein Konto beispielsweise nur Einträge zulässig sein, für die das Ergebnis nicht das Budget in Zelle E1 überschreitet, wählen Sie Zulassen > Ganze Zahl, Daten, "kleiner oder gleich" und Maximum >= =E1 aus.

    Überprüfungseinstellungen zum Berechnen auf Basis des Inhalts einer anderen Zelle

Hinweis : In den folgenden Beispielen wird die Option "Benutzerdefiniert" an Stellen verwendet, an denen Sie Formeln schreiben, um Bedingungen festzulegen. Sie müssen sich nicht über den Inhalt des Felds "Daten" kümmern, da dieses Feld mit der Option "Benutzerdefiniert" außer Kraft gesetzt wird.

Ziel

Formel

Der Inhalt der Zelle, die eine Produkt-ID enthält (C2), beginnt immer mit dem Standardpräfix "ID"- und ist mindestens 10 (größer als 9) Zeichen lang.

=UND(LINKS(C2; 3) ="ID-";LÄNGE(C2) > 9)

Beispiel 6: Formeln in der Datenüberprüfung

Die Zelle mit dem Produktnamen (D2) enthält nur Text.

=ISTTEXT(D2)

Beispiel 2: Formeln in der Datenüberprüfung

Die Zelle, die den Geburtstag einer Person enthält (B6) muss größer als die Anzahl der in Zelle B4 festgelegten Jahre sein.

=WENN(B6<=(HEUTE()-(365*B4));WAHR;FALSCH)

Beispiel für die Datenüberprüfung zum Beschränken einer Eingabe auf eine Mindestalter

Alle Daten im Zellbereich A2:A10 enthalten eindeutige Werte.

=ZÄHLENWENN($A$2:$A$10;A2)=1

Beispiel 4: Formeln in der Datenüberprüfung

Hinweis : Sie müssen zuerst die Datenüberprüfungsformel für die Zelle A2 eingeben und dann A2 in A3:A10 kopieren, damit das zweite Argument für das ZÄHLENWENN mit der aktuellen Zelle übereinstimmt. Das heißt, der Teil A2)=1 ändert sich in A3)=1, A4)=1 usw.

Weitere Informationen

Sie möchten sicherstellen, dass ein E-Mail-Adresseintrag in Zelle B4 das @-Symbol enthält.

=ISTZAHL(FINDEN("@";B4)

Beispiel für die Datenüberprüfung zur Sicherstellung, dass eine E-Mail-Adresse das @-Symbol enthält

  • Warum ist der Befehl "Datenüberprüfung" im Menüband nicht aktiviert? Der Befehl ist möglicherweise aus einem dieser Gründe nicht verfügbar:

    • Möglicherweise ist eine Microsoft Excel-Tabelle mit einer SharePoint-Website verknüpft  Sie können keine Datenüberprüfung zu einer Excel-Tabelle hinzufügen, die mit einer SharePoint-Website verknüpft ist. Um eine Datenüberprüfung hinzuzufügen, müssen Sie die Verknüpfung mit der Excel-Tabelle entfernen oder die Excel-Tabelle in einen Bereich konvertieren.

    • Möglicherweise werden momentan Daten eingegeben Der Befehl Datenüberprüfung ist auf der Registerkarte Daten nicht verfügbar, während Sie Daten in eine Zelle eingeben. Drücken Sie die EINGABETASTE oder die ESC-TASTE, um die Dateneingabe zu beenden.

    • Möglicherweise ist das Arbeitsblatt geschützt oder freigegeben. Sie können die Einstellungen für die Datenüberprüfung nicht ändern, wenn die Arbeitsmappe freigegeben oder geschützt ist. Weitere Informationen zum Beenden der Freigabe oder zum Entfernen des Schutzes von Arbeitsmappen finden unter Schützen von Arbeitsmappen.

  • Kann ich den Schriftgrad ändern? Nein, der Schriftgrad ist nicht änderbar. Die einzige Möglichkeit zum Ändern der Anzeigegröße besteht darin, den Bildschirmzoom in der unteren rechten Ecke des Excel-Fensters anzupassen. Sie können jedoch ein ActiveX-Kombinationsfeld verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufügen eines Listenfelds oder Kombinationsfelds zu einem Arbeitsblatt.

  • Gibt es eine Möglichkeit, meine Datenüberprüfung so einzurichten, dass beim Eingeben automatisches Ausfüllen oder Auswählen erfolgt? Nein,, aber wenn Sie ein ActiveX-Kombinationsfeld verwenden, ist diese Funktionalität verfügbar.

  • Kann ich mehrere Elemente in einer Datenüberprüfungsliste auswählen? Nein, es sei denn, Sie verwenden ein ActiveX-Kombinationsfeld oder -Listenfeld.

  • Kann ich ein Element in einer Datenüberprüfungsliste auswählen und mit ihm eine andere Liste auffüllen? Ja! Dies wird als abhängige Datenüberprüfung bezeichnet. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von abhängigen Dropdownlisten.

  • Wie kann ich alle Datenüberprüfungen auf einem Arbeitsblatt entfernen? Sie können das Dialogfeld Inhalteauswählen verwenden. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bearbeiten > Suchen und Auswählen (oder drücken Sie F5 oder STRG+G auf der Tastatur), wählen Sie dann Inhalte > Datenüberprüfung aus, und wählen Sie anschließend Alle (zum Suchen nach Zellen mit Datenüberprüfung) oder Gleiche (zum Suchen nach Zellen, die bestimmten Einstellungen für die Datenüberprüfung entsprechen) aus.

    Dialogfeld "Inhalte auswählen"

    Öffnen Sie als Nächstes das Dialogfeld "Datenüberprüfung" (Registerkarte Daten > Datenüberprüfung), klicken Sie auf die Schaltfläche Alle löschen, und klicken Sie dann auf OK.

  • Kann ich für eine oder mehrere Zellen eine Eingabe mit Datenüberprüfung erzwingen? Nein, aber Sie können VBA (Visual Basic for Applications) verwenden, um unter bestimmten Bedingungen, etwa vor dem Speichern oder Schließen der Arbeitsmappe, zu überprüfen, ob eine Eingabe vorgenommen wurde. Wurde keine Eingabe vorgenommen, können Sie den Vorgang abbrechen und ein Fortsetzen mit dem nächsten Vorgang erst zulassen, nachdem eine Eingabe erfolgt ist.

  • Wie kann ich Zellen auf Basis eines ausgewählten Elements einer Datenüberprüfungsliste eine Farbe zuweisen? Sie können bedingte Formatierung verwenden. In diesem Fall müssen Sie die Option Nur Zellen formatieren, die enthalten verwenden.

    Option "Nur Zellen formatieren, die enthalten"
  • Wie überprüfe ich eine E-Mail-Adresse? Sie können die Methode Benutzerdefinierte > Formel verwenden und überprüfen, ob der Eintrag das @-Symbol enthält. In diesem Fall wird die Formel =ISTZAHL(FINDEN("@";D2)) verwendet. Die FINDEN-Funktion sucht nach dem @-Symbol und gibt, wenn es gefunden wurde, dessen numerische Position in der Textzeichenfolge zurück, wodurch der Eintrag zugelassen wird. Wurde das Symbol nicht gefunden, gibt FINDEN einen Fehler zurück, wodurch der Eintrag verhindert wird.

Haben Sie eine Frage zu einer bestimmten Funktion?

Posten Sie eine Frage im Excel-Communityforum.

Helfen Sie uns, Excel zu verbessern

Haben Sie Vorschläge, wie wir die kommende Version von Excel verbessern könnten? Wenn ja, lesen Sie die Themen unter Excel User Voice.

Siehe auch

Weitere Informationen zur Datenüberprüfung

Video: Erstellen und Verwalten von Dropdownlisten

Hinzufügen oder Entfernen von Einträgen aus einer Dropdownliste

Entfernen einer Dropdownliste

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×