Anwenden eines Kennwortschutzes auf Notizen

Mit dem Kennwortschutz in OneNote können Sie Ihre Notizen vor unbefugtem Zugriff schützen. Ganz gleich, ob Sie OneNote für Notizen in der Schule, Besprechungsnotizen im Büro, ein persönliches Tagebuch oder einen Blog zu Hause oder für persönliche Informationen über Sie selbst oder Ihre Freunde und Familie verwenden, Kennwörter sind von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, den Zugriff auf diese Notizen zu steuern.

Sie können Ihre privaten Notizen vor unbefugtem Zugriff schützen, indem Sie einen OneNote-Notizbuchabschnitt mit Kennwortschutz versehen. Wenn ein Abschnitt durch ein Kennwort geschützt ist, sind alle darin befindlichen Seiten gesperrt, bis das richtige Kennwort eingegeben wird.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Abschnittregister, das geschützt werden soll, und wählen Sie dann Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen aus.

    Screenshot: Schützen eines Abschnitts durch ein Kennwort in OneNote 2016

  2. Wählen Sie im Aufgabenbereich Kennwortschutz die Option Kennwort festlegen aus.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Kennwortschutz im Feld Kennwort eingeben das gewünschte Kennwort ein.

  4. Bestätigen Sie das Kennwort, indem Sie es im Feld Kennwort bestätigen erneut eingeben, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis : Wählen Sie Ihr Kennwort sorgfältig aus. Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, kann niemand Ihre Notizen für Sie entsperren (nicht einmal der technische Support von Microsoft).

Sperren der geschützten Abschnitte im Notizbuch

Wenn Sie mehrere Abschnitte in einem Notizbuch mit einem Kennwort geschützt haben, können Sie alle Abschnitte gleichzeitig sperren.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der geschützten (aktuell jedoch nicht gesperrten) Abschnittregister, und wählen Sie dann Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen aus.

  2. Wählen Sie im Aufgabenbereich Kennwortschutz die Option Alle sperren aus.

Ändern des Kennworts eines geschützten Abschnitts

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Abschnittregister, dessen Kennwort geändert werden soll, und wählen Sie Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen aus.

  2. Wählen Sie im Aufgabenbereich Kennwortschutz die Option Kennwort ändern aus. (Wenn diese Option nicht verfügbar ist, bedeutet dies, dass der Abschnitt nicht durch ein Kennwort geschützt ist.)

  3. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort ändern im Feld Altes Kennwort das aktuelle Kennwort ein.

  4. Geben Sie im Feld Neues Kennwort eingeben das neue Kennwort ein.

  5. Bestätigen Sie das Kennwort, indem Sie es im Feld Kennwort bestätigen eingeben, und klicken Sie dann auf OK.

Entfernen des Kennworts eines geschützten Abschnitts

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Abschnittregister, dessen Kennwort entfernt werden soll, und wählen Sie Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen aus.

  2. Wählen Sie im Aufgabenbereich Kennwortschutz die Option Kennwort entfernen aus. (Wenn diese Option nicht verfügbar ist, bedeutet dies, dass der Abschnitt nicht durch ein Kennwort geschützt ist.)

  3. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort entfernen das aktuelle Kennwort ein, und klicken Sie dann auf OK.

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Festlegen von Kennwortschutzoptionen

Kennwortgeschützte Abschnitte, die Sie entsperrt haben, werden automatisch wieder gesperrt, wenn Sie nicht damit arbeiten. Sie können die Zeitdauer anpassen, und Sie können weitere Optionen für die Anwendung des Kennwortschutzes auf die geschützten Abschnitte festlegen.

  1. Wählen Sie Datei > Optionen aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld OneNote-Optionen die Option Erweitert aus.

  3. Führen Sie unter Kennwörter auf der rechten Seite eine der folgenden Aktionen durch:

    • Wenn Sie Notizbuchabschnitte nach einer bestimmten Zeit sperren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwortgeschützte Abschnitte sperren, nachdem ich so lange nicht darin gearbeitet habe, und wählen Sie dann die gewünschte Zeitdauer aus.

    • Wenn Sie Notizbuchabschnitte sofort nach deren Bearbeitung sperren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwortgeschützte Abschnitte sperren, sobald ich sie verlassen habe.

    • Wenn Notizen in kennwortgeschützten Abschnitten vorübergehend für andere Programme verfügbar sein sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriff auf kennwortgeschützte, nicht gesperrte Abschnitte durch Add-In-Programme aktivieren.

  4. Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen anzuwenden.

Einige wichtige Hinweise zu Kennwörtern

  • Kennwörter können nur einzelnen Notizbuchabschnitten und nicht gesamten Notizbüchern zugewiesen werden.

  • Bei Kennwörtern muss die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden. Stellen Sie vor dem Erstellen oder Eingeben eines Kennworts sicher, dass die FESTSTELLTASTE deaktiviert ist.

  • In OneNote werden kennwortgeschützte Abschnitte mittels Verschlüsselung gesichert. Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen, kann niemand Ihre Notizen für Sie entsperren (nicht einmal der technische Support von Microsoft). Sie sollten daher Kennwörter für die Notizbuchabschnitte mit Bedacht auswählen und ändern.

  • Kennwortgeschützte Abschnitte werden beim Durchsuchen von Notizbüchern nicht berücksichtigt. Wenn Sie einen kennwortgeschützten Abschnitt in die Suche einbeziehen möchten, müssen Sie den Abschnitt erst entsperren.

  • Notizkategorien, die auf den Seiten in einem geschützten Abschnitt verwendet werden, sind nur dann in einer entsprechenden Zusammenfassung enthalten, wenn die Sperre des geschützten Abschnitts vorher aufgehoben wird.

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Inhalt dieses Artikels

Gründe für das Verwenden von Kennwörtern in OneNote

Anwenden oder Entfernen des Kennwortschutzes

Festlegen von Kennwortschutzoptionen

Gründe für das Verwenden von Kennwörtern in OneNote

Zu den häufigsten Szenarios für das Anwenden von Kennwörtern zum Steuern des Zugriffs auf Informationen in Notizbüchern zählen die Folgenden:

Persönlicher Datenschutz    Notizbücher können einen eigenen Abschnitt oder Ordner speziell für persönliche Daten enthalten, z. B. Privatadresse, Telefonnummern, Sozialversicherungsnummer, Konto- und Kreditkartennummern, Anmeldeinformationen für Websites usw. Da die Gefahr von Identitätsdiebstahl zunimmt, ist es sehr riskant, diese Arten von Informationen ungeschützt zu lassen. In OneNote werden geschützte Abschnitte verschlüsselt, damit die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten gewahrt ist.

Flexible Sicherheit    Wenn Sie OneNote für den schulischen, beruflichen und privaten Bereich nutzen, ist es sinnvoll, für jeden Bereich einen eigenen Abschnitt einzurichten. Je nachdem, wie Sie diese Daten für andere Benutzer freigeben möchten, können Sie verschiedenen Abschnitten unterschiedliche Kennwörter zuweisen.

Gesicherte Mobilität    Ein Kennwort für einen Computer steuert den Zugriff auf den Computer, schützt aber nicht die darauf gespeicherten Dateien. Bei OneNote verbleibt der Kennwortschutz in der Notizbuchdatei. Die Abschnitte des Notizbuchs bleiben geschützt, auch wenn die Notizbuchdatei auf einen anderen Computer oder Dateiserver kopiert wird oder der Laptop oder Tablet PC verloren geht oder gestohlen wird.

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Anwenden oder Entfernen des Kennwortschutzes

Anwenden eines Kennworts auf einen Abschnitt

Sie haben die Möglichkeit, ein Kennwort auf bestimmte Abschnitte des Notizbuchs anzuwenden und dadurch den unberechtigten Zugriff auf Ihre Notizen zu verhindern.

  1. Klicken Sie auf das Register des Abschnitts, auf den das Kennwort angewendet werden soll.

  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen.

  3. Klicken Sie im Aufgabenbereich Kennwortschutz auf Kennwort festlegen.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Kennwortschutz das gewünschte Kennwort im Feld Kennwort eingeben ein.

  5. Bestätigen Sie das Kennwort, indem Sie es im Feld Kennwort bestätigen eingeben, und klicken Sie dann auf OK.

Wenn Sie in einem kennwortgeschützten Abschnitt des Notizbuchs arbeiten, bleibt dieser eine gewisse (von Ihnen festgelegte) Zeit ungesperrt. Zur Erhöhung der Sicherheit können Sie festlegen, dass geschützte Abschnitte gesperrt werden, sobald Sie diese verlassen oder OneNote schließen. Wenn ein geschützter Abschnitt gesperrt ist, muss das richtige Kennwort eingegeben werden, um den Abschnitt anzeigen und bearbeiten zu können. Sie können das Kennwort für Abschnitte im Notizbuch ganz einfach ändern oder entfernen.

Wichtig : Verwenden Sie sichere Kennwörter, bei denen Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombiniert sind. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens acht Zeichen umfassen. Ein Pass-Ausdruck mit mindestens 14 Zeichen ist besser geeignet.

Es ist wichtig, dass Sie sich das jeweilige Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es nicht von Microsoft abgerufen werden. Bewahren Sie die notierten Kennwörter an einem sicheren Ort auf, damit sie nicht mit den zu schützenden Informationen in Verbindung gebracht werden können.

  • Bei Kennwörtern muss die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden. Stellen Sie beim erstmaligen Eingeben eines Kennworts sicher, dass die FESTSTELLTASTE nicht aktiviert ist.

  • Der Zugriff auf Abschnitte mit Kennwörtern wird nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität, die von Ihnen festgelegt werden kann, oder nach dem Beenden von OneNote eingeschränkt.

  • Kennwortgeschützte Abschnitte werden beim Durchsuchen von Notizbüchern nicht berücksichtigt. Wenn ein geschützter Abschnitt in einem Notizbuch durchsucht werden soll, müssen Sie die Sperre für den Abschnitt aufheben, bevor Sie mit dem Durchsuchen der Notizen beginnen.

  • Notizkennzeichen, die auf den Seiten in einem geschützten Abschnitt verwendet werden, sind nur dann in der entsprechenden Zusammenfassung enthalten, wenn die Sperre für die Abschnitte vorher aufgehoben wird.

  • Während einer Echtzeit-Freigabesitzung können andere Personen nicht auf kennwortgeschützte Abschnitte zugreifen, selbst wenn die Sperrung des Abschnitts während der Sitzung aufgehoben wird. Wenn Sie einen geschützten Abschnitt in eine Echtzeit-Freigabesitzung einschließen möchten, müssen Sie zuerst den Kennwortschutz des Abschnitts entfernen und dann die Echtzeit-Freigabesitzung starten oder daran teilnehmen.

  • Audio- und Videoaufzeichnungen werden als separate Dateien im Notizbuch gespeichert, und Sie können keine Kennwörter darauf anwenden.

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Ändern des Kennworts für einen Abschnitt

Wenn die Sicherheit eines Kennworts für einen Abschnitt im Notizbuch gefährdet ist oder wenn Sie aus Sicherheitsgründen in regelmäßigen Abständen alle Kennwörter ändern möchten, können Sie das vorhandene Kennwort für jeden beliebigen Abschnitt im Notizbuch problemlos ändern.

  1. Klicken Sie auf das Register des Abschnitts, dessen Kennwort Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen.

  3. Klicken Sie im Aufgabenbereich Kennwortschutz auf Kennwort ändern.

    Hinweis : Wenn diese Option nicht zur Verfügung steht, ist dem ausgewählten Abschnitt derzeit kein Kennwort zugewiesen.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort ändern im Feld Altes Kennwort das aktuelle Kennwort ein.

  5. Geben Sie im Feld Neues Kennwort eingeben das neue Kennwort ein.

  6. Bestätigen Sie das Kennwort, indem Sie es im Feld Kennwort bestätigen eingeben, und klicken Sie dann auf OK.

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Entfernen des Kennworts für einen Abschnitt

  1. Klicken Sie auf das Register des Abschnitts, dessen Kennwort Sie entfernen möchten.

  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen.

  3. Klicken Sie im Aufgabenbereich Kennwortschutz auf Kennwort entfernen.

    Hinweis : Wenn diese Option nicht zur Verfügung steht, ist dem ausgewählten Abschnitt derzeit kein Kennwort zugewiesen.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort entfernen das aktuelle Kennwort ein, und klicken Sie dann auf OK.

Gleichzeitiges Sperren aller kennwortgeschützten Abschnitte

Sie können alle kennwortgeschützten Abschnitte im Notizbuch gleichzeitig sperren.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen.

  2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Kennwortschutz auf Alle sperren.

Tipp : Um alle kennwortgeschützten Abschnitte im Notizbuch schnell zu sperren, drücken Sie STRG+ALT+L.

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Festlegen von Kennwortschutzoptionen

Wenn Sie die Sperre kennwortgeschützter Abschnitte im Notizbuch aufheben, sind diese Abschnitte für einen gewissen Zeitraum in OneNote verfügbar, bevor sie wieder gesperrt werden. Sie können diesen Zeitraum angeben und haben die Möglichkeit, benutzerdefinierte Optionen für den Kennwortschutz festzulegen.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.

  2. Klicken Sie in der Liste Kategorie auf Kennwörter.

  3. Führen Sie unter Kennwörter eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie Notizbuchabschnitte nach einer bestimmten Zeit sperren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwortgeschützte Abschnitte sperren, nachdem ich so lange nicht darin gearbeitet habe, und klicken Sie dann in der Liste auf die gewünschte Zeitdauer.

    • Wenn Sie Notizbuchabschnitte sofort nach deren Bearbeitung sperren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwortgeschützte Abschnitte sperren, sobald ich sie verlassen habe.

    • Wenn Notizen in kennwortgeschützten Abschnitten vorübergehend für andere Anwendungen verfügbar sein sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriff auf kennwortgeschützte, nicht gesperrte Abschnitte durch Add-On-Anwendungen aktivieren.

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