Anwenden der Verwaltung von Informationsrechten auf eine Liste oder Bibliothek

Anwenden der Verwaltung von Informationsrechten auf eine Liste oder Bibliothek

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Sie können die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) verwenden, um die Steuerung und den Schutz von aus Listen oder Bibliotheken heruntergeladenen Dateien zu vereinfachen.

Vorbemerkung

  • Der Verwaltung von Informationsrechten Azure-Dienst (Azure RMS) aus Azure Schutz von Informationen und die entsprechende lokalen Active Directory-Rechteverwaltungsdienste (AD RMS), unterstützen die Verwaltung von Informationsrechten für Websites. Es sind keine gesonderte oder zusätzlichen Installationen erforderlich.

  • Um eine Liste oder Bibliothek IRM darauf anzuwenden, müssen Sie Administratorberechtigungen für die Liste oder Bibliothek.

  • Vor dem Anwenden von IRM auf eine Liste oder Bibliothek müssen sie zuerst von einem Administrator für Ihre Website aktiviert sein.

  • Wenn Sie SharePoint Online verwenden, können die Benutzer Zeitlimit auftreten, wenn größere IRM-geschützte Dateien herunterladen. Ist dies der Fall ist, klicken Sie dann Anwenden von IRM-Schutz mithilfe von Office-Programme, und speichern Sie größere Dateien in einer SharePoint-Bibliothek, die IRM nicht verwendet.

Hinweis: Wenn Sie SharePoint Server 2013 verwenden, muss ein Serveradministrator Schutzvorrichtungen auf allen Front-End-Webservern für jeden Dateityp installieren, die die Personen in Ihrer Organisation mithilfe von IRM schützen möchten.

Anwenden von IRM auf eine Liste oder Bibliothek

Einstellungen für die Verwaltung von Informationsrechten (IRM)

  1. Rufen Sie die Liste oder Bibliothek auf, für die Sie IRM konfigurieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste klicken Sie auf die Registerkarte Bibliothek, und klicken Sie dann auf Bibliothekseinstellungen. (Wenn Sie in einer Liste arbeiten, klicken Sie auf die Registerkarte Liste, und klicken Sie dann auf Listeneinstellungen ).

    Schaltflächen für SharePoint-Bibliothekseinstellungen im Menüband
  3. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung klicken Sie auf Die Verwaltung von Informationsrechten. Wenn Sie der Link für die Verwaltung von Informationsrechten nicht angezeigt wird, wird IRM für Ihre Website möglicherweise nicht aktiviert. Wenden Sie sich an den Serveradministrator, um festzustellen, ob es möglich ist, die IRM für Ihre Website aktivieren. Der Link für die Verwaltung von Informationsrechten wird für Bildbibliotheken nicht angezeigt.

  4. Wählen Sie auf der Seite Einstellungen für die Verwaltung von Informationsrechten das Kontrollkästchen Berechtigungen für Dokumente in dieser Bibliothek beim Herunterladen einschränken, um eingeschränkte Berechtigung auf Dokumente anzuwenden, die in dieser Liste oder Bibliothek heruntergeladen werden.

  5. Geben Sie in das Feld Erstellen Sie einen Titel der Berechtigungsrichtlinie einen beschreibenden Namen für die Richtlinie, die Sie später verwenden können, um dieser Richtlinie von anderen Richtlinien unterscheiden. Beispielsweise können Sie Intern – vertraulich eingeben, wenn Sie eingeschränkten Berechtigung anwenden möchten, zu einer Liste oder Bibliothek, die Dokumente des Unternehmens enthalten sollen, die vertraulich sind.

  6. Geben Sie im Feld Hinzufügen einer Beschreibung der Berechtigungsrichtlinie eine Beschreibung, die Personen angezeigt wird, die verwenden Sie diese Liste oder Bibliothek, die erläutert, wie die Dokumente in dieser Liste oder Bibliothek behandelt werden sollen. Beispielsweise können Sie Inhalt dieses Dokuments nur mit anderen Mitarbeitern besprechen eingeben, wenn Sie Zugriff auf die Informationen in diesen Dokumenten auf interne Mitarbeiter einschränken möchten.

  7. Um zusätzliche Einschränkungen auf die Dokumente in dieser Liste oder Bibliothek anzuwenden, klicken Sie auf Optionen anzeigen, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    Zweck

    Vorgehensweise

    Drucken von Dokumenten aus dieser Liste oder Bibliothek zulassen.

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zulassen Leser drucken.

    Zulassen von Personen mit mindestens die Berechtigung Elemente anzeigen verfügen, eingebetteten Code oder Makros in einem Dokument ausführen.

    Wählen Sie das Kontrollkästchen Leser Skripts und Bildschirm Reader für die Funktion auf heruntergeladene Dokumente ausführen können.

    Hinweis:  Wenn Sie diese Option auswählen, können Benutzer Code ausführen, um die Inhalte eines Dokuments zu extrahieren.

    Erzwingen, dass die Benutzer ihre Anmeldeinformationen in bestimmten Intervallen überprüfen.

    Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie den Zugriff auf Inhalt auf einen bestimmten Zeitraum beschränken möchten. Wenn Sie diese Option auswählen, laufen die Veröffentlichungslizenzen der Benutzer für den Zugriff auf Inhalt nach der angegebenen Anzahl von Tagen ab und sie müssen auf dem Server ihre Anmeldeinformationen überprüfen und eine neue Version herunterladen.

    Wählen Sie aus der Benutzer müssen ihre Anmeldeinformationen überprüfen mit diesem Intervall (Tage) Kontrollkästchen, und geben Sie dann die Anzahl der Tage, für die das Dokument angezeigt werden soll.

    Hindern der Benutzer am Hochladen von Dokumenten, die IRM für diese Liste oder Bibliothek nicht unterstützen.

    Wenn Sie diese Option auswählen, können Benutzer die folgenden Dateitypen nicht hochladen:

    • Dateitypen, für die nicht der entsprechende IRM-Schutz auf allen Front-End-Webservern installiert ist.

    • Dateitypen, die von SharePoint Server 2010 nicht entschlüsselt werden können.

    • Dateitypen, die in einem anderen Programm mit IRM geschützt werden.

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer dürfen keine Dokumente hochladen, die IRM nicht unterstützen.

    Aufheben eingeschränkter Berechtigungen in dieser Liste oder Bibliothek an einem bestimmten Datum.

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einschränken des Zugriffs auf die Bibliothek am beenden, und wählen Sie dann das gewünschte Datum aus.

    Kontrollieren des Intervalls, in denen Anmeldeinformationen für das Programm, das zum Öffnen des Dokuments lizenziert ist, zwischengespeichert werden.

    Geben Sie in gruppenschutz und Intervall für Anmeldeinformationen festlegenIntervall zum Zwischenspeichern von Anmeldeinformationen in Tagen ein.

    Zulassen von Gruppenschutz, damit Benutzer für Mitglieder innerhalb derselben Gruppe freigeben können.

    Wählen Sie Gruppenschutz zulassen, und geben Sie den Namen der Gruppe für die Freigabe ein.

  8. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die gewünschten Optionen ausgewählt haben.

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Was ist die Verwaltung von Informationsrechten (IRM)?

Mit der Verwaltung von Informationsrechten (IRM) können Sie die Aktionen einschränken, die Benutzer für Dateien ausführen können, die von Listen oder Bibliotheken heruntergeladen wurden. IRM verschlüsselt die heruntergeladenen Dateien und schränkt die Benutzer und Programme ein, die diese Dateien entschlüsseln können. Mit IRM können außerdem die Rechte der Benutzer eingeschränkt werden, die Dateien lesen dürfen, damit sie Aktionen wie das Drucken von Kopien der Dateien oder das Kopieren von Text aus den Dateien nicht ausführen können.

Darüber hinaus können Sie mit IRM für Listen oder Bibliotheken die Verteilung vertraulicher Inhalte begrenzen. Wenn Sie z. B. eine Dokumentbibliothek erstellen, um Informationen zu anstehenden Produkten für bestimmte Marketingmitarbeiter freizugeben, können Sie mit IRM diese Personen am Freigeben dieser Inhalte für andere Mitarbeiter im Unternehmen hindern.

Auf einer Website wenden Sie IRM nicht auf einzelne Dateien, sondern auf eine komplette Liste oder Bibliothek an. Auf diese Weise können Sie leichter einen einheitlichen Schutz für alle Dokumente oder Dateien sicherstellen. Ihre Organisation kann dadurch mit IRM Unternehmensrichtlinien zur Verwendung und Verteilung von vertraulichen und firmeninternen Informationen erzwingen.

Hinweis: Die Informationen auf dieser Seite zur Verwaltung von Informationsrechten ersetzt alle Ausdrücke, die 'Verwaltung von Informationsrechten' Bezug in einer beliebigen Microsoft SharePoint Server 2013 und SharePoint Server 2016 Ausdruck-Lizenzvertrag.

Mit IRM zu schützender Inhalt

Mit IRM wird eingeschränkter Inhalt wie folgt geschützt:

  • Hindert einen autorisierten Benutzer am Kopieren, Ändern, Drucken, Faxen oder Kopieren und Einfügen von Inhalt für die unerlaubte Verwendung

  • Hindert einen autorisierten Benutzer am Kopieren von Inhalt mithilfe des Features Druck in Microsoft Windows

  • Hindert einen nicht autorisierten Benutzer am Anzeigen des Inhalts einer E-Mail, nachdem sie vom Server heruntergeladen wurde

  • Beschränkt den Zugriff auf Inhalte auf einen bestimmten Zeitraum, nach dessen Ablauf die Benutzer ihre Anmeldeinformationen bestätigen und den Inhalt erneut herunterladen müssen

  • Erzwingt Unternehmensrichtlinien zur Verwendung und Verteilung von Inhalt innerhalb der Organisation

Mit IRM nicht zu schützender Inhalt

Mit IRM kann eingeschränkter Inhalt vor Folgendem nicht geschützt werden:

  • Löschen, Diebstahl, Erfassen oder Übertragen durch bösartige Programme wie trojanische Pferde, Programme zur Aufzeichnung der Tastatureingabe und bestimmte Spywaretypen

  • Verlust oder Beschädigung aufgrund von Computerviren

  • Manuelles Kopieren oder erneutes Eingeben von auf dem Bildschirm angezeigtem Inhalt

  • Digitale oder konventionelle Fotos von auf dem Bildschirm angezeigtem Inhalt

  • Kopieren durch die Verwendung von Bildschirmaufnahmeprogrammen von Drittanbietern

  • Kopieren von Inhaltsmetadaten (Spaltenwerte) durch die Verwendung von Bildschirmaufnahmeprogrammen von Drittanbietern oder durch Kopieren und Einfügen

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Funktionsweise von IRM für Listen und Bibliotheken

IRM-Schutz wird auf Dateien auf der Listen- oder Bibliotheksebene angewendet. Wenn IRM für eine Bibliothek aktiviert ist, gilt für Verwaltung von Informationsrechten aller Dateien in dieser Bibliothek. Wenn IRM für eine Liste aktiviert ist, gilt für die Verwaltung von Informationsrechten nur für Dateien, die an Listenelemente, nicht die eigentlichen Listenelemente angefügt sind.

Wenn Benutzer Dateien in einer IRM-fähigen Liste oder Bibliothek herunterladen, werden die Dateien verschlüsselt, sodass sie nur von autorisierten Personen angezeigt werden können. Außerdem enthält jede Datei, deren Rechte verwaltet werden, eine Veröffentlichungslizenz, mit der für die Personen, die die Datei anzeigen, Einschränkungen auferlegt werden. Typische Einschränkungen sind das Aktivieren des Schreibschutzes für eine Datei, das Deaktivieren des Kopierens von Text, das Verhindern des Speicherns einer lokalen Kopie und das Verhindern des Druckens einer Datei. Clientprogramme, die Dateitypen mit IRM-Unterstützung lesen können, erzwingen diese Einschränkungen mithilfe der Veröffentlichungslizenz in der Datei, deren Rechte verwaltet werden. Auf diese Weise behält eine Datei, deren Rechte verwaltet werden, den Schutz auch nach dem Herunterladen vom Server bei.

Die Beschränkungstypen, die auf eine Datei angewendet werden, wenn sie aus einer Liste oder Bibliothek heruntergeladen wird, basieren auf den Berechtigungen des einzelnen Benutzers auf der Website, die die Datei enthält. In der folgenden Tabelle wird erklärt, wie die Berechtigungen für Websites den IRM-Berechtigungen entsprechen.

Berechtigungen

IRM-Berechtigungen

Berechtigungen verwalten, Website verwalten

Vollzugriff (wie durch das Clientprogramm): mit dieser Berechtigung können in der Regel ein Benutzers zu lesen, bearbeiten, kopieren, speichern und Ändern der Berechtigungen von Inhalt Rechte verwaltet.

Elemente bearbeiten, Listen verwalten, Seiten hinzufügen und anpassen

Bearbeiten, Kopieren und Speichern: ein Benutzer kann eine Datei drucken, nur, wenn Sie das Kontrollkästchen Benutzern erlauben, Drucken von Dokumenten auf der Seite Einstellungen für die Verwaltung von Informationsrechten für die Liste oder Bibliothek ausgewählt ist.

Elemente anzeigen

Gelesen: ein Benutzer kann das Dokument lesen, aber kann nicht kopieren oder ändern Sie deren Inhalt. Nur, wenn Sie das Kontrollkästchen Benutzern erlauben, Drucken von Dokumenten auf der Seite Einstellungen für die Verwaltung von Informationsrechten für die Liste oder Bibliothek ausgewählt ist, kann ein Benutzer drucken.

Andere

Keine anderen Berechtigungen entsprechen direkt IRM-Berechtigungen.

Wenn Sie IRM für eine Liste oder Bibliothek in SharePoint Server 2013 aktivieren, können Sie nur schützen Dateitypen in dieser Liste oder Bibliothek, für die ein IRM-Schutz auf allen Front-End-Webservern installiert ist. Ein IRM-Schutz ist ein Programm, das die und Verschlüsselung von Rechte verwaltet Dateien eines bestimmten Dateiformats gesteuert. SharePoint enthält Schutzvorrichtungen für die folgenden Dateitypen:

  • Microsoft Office InfoPath-Formulare

  • Die 97-2003-Dateiformate für die folgenden Microsoft Office-Programme: Word, Excel und PowerPoint

  • Die Office Open XML-Formate für die folgenden Microsoft Office-Programme: Word, Excel und PowerPoint

  • Das Format XML Paper Specification (XPS)

Wenn die Organisation die Verwendung von IRM zum Schützen weiterer Dateitypen zusätzlich zu den oben aufgelisteten plant, muss der Serveradministrator Schutzvorrichtungen für diese zusätzlichen Dateiformate installieren.

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