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Wenn Sie den Ordner Kontakte öffnen, werden im Navigationsbereich unter Aktuelle Ansicht standardmäßig die verfügbaren Ansichten angezeigt. Dadurch können Sie die Ansicht in Sekundenschnellen per Mausklick wechseln. Bei Bedarf können Sie Ansichten auch anpassen. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die verschiedenen Ansichten.

Überblick über die verschiedenen Ansichten

Outlook stellt Ihnen für den Ordner Kontakte folgende Ansichten zur Verfügung:

  • Visitenkarten: Diese Ansicht ist die Standardansicht für den Ordner Kontakte. Sie enthält alle Angaben, die in der Visitenkarte des Kontaktformulars angezeigt werden. Die Kontaktdaten können Sie in dieser Ansicht nur betrachten, nicht anpassen.

  • Adresskarten: In dieser Ansicht wird jeder Kontakt als Adresskarte angezeigt, bei der auf der linken Seite der Feldname und auf der rechten Seite der Feldinhalt angezeigt wird. Die Adresskarte enthält die Felder Speichern unter, die als Postanschrift gekennzeichnete Adresse, die Telefonnummern Geschäftlich, Privat, Fax geschäftl. und Mobiltelefon, sofern die Nummern eingegeben wurden und alle E-Mail-Adressen, die in das Kontaktformular eingetragen wurden. Bei Bedarf können Sie die Feldinhalte in dieser Ansicht mit neuen Angaben überschreiben. Markieren Sie dazu den Feldinhalt und geben Sie den neuen Inhalt ein (siehe Abbildung 9.53).

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    Abbildung 9.53: Kontakte in der Adresskartenansicht

  • Adresskarten mit Details: Bei dieser Ansicht handelt es sich um eine erweiterte Ausgabe der Ansicht Adresskarten. Neben dem Inhalt des Felds Speichern unter finden Sie den Namen, die Position, die Firma und die Abteilung, die geschäftliche und die private Adresse, sämtliche geschäftliche und Telefonnummern, also auch die des Assistenten, des Autotelefons, des Pagers und des Funkrufs, alle E-Mail-Adressen, die Webadresse, zugeordnete Kategorien und Notizen.

  • Telefonliste: In dieser Ansicht werden die Kontakte in Tabellenform aufgelistet und nach dem Feld Speichern unter in alphabetischer Reihenfolge sortiert. Neben dem Kennzeichnungsstatus, dem Namen und der Firma finden Sie die vier wichtigsten Telefonnummern, die zugeordneten Kategorien und Auskunft darüber, ob für den Kontakt eine Protokollierung im Journal aktiviert ist. Außerdem können Sie in dieser Ansicht alle Angaben anpassen, indem Sie sie markieren und die veränderten Angaben eingeben.

  • Nach Kategorie: In dieser Ansicht werden die Kontakte in Tabellenform aufgelistet und nach den Kategorien gruppiert, denen sie zugewiesen wurden. Kontakte, die keiner Kategorie zugeordnet wurden, werden in der Kategorie Keine Angaben zusammengefasst. Die Ansicht enthält die Spalten Symbol, Anlage, Nachverfolgungskennzeichnung, Name, Firma, Speichern unter, Kategorien und die vier wichtigsten Telefonnummern. Bei Bedarf können Sie in dieser Ansicht die Inhalte aller Felder anpassen.

  • Nach Firma: In dieser Ansicht werden die Kontakte nach der Firmenzugehörigkeit gruppiert in Tabellenform aufgelistet (siehe Abbildung 9.54). Kontakte, die keiner Firma zugeordnet wurden, werden in der Kategorie Keine Angaben zusammengefasst. Die Ansicht bietet mit den Spalten Symbol, Anlage, Nachverfolgungskennzeichnung, Name, Position, Firma, Speichern unter, Abteilung, Spalten für die vier wichtigsten Telefonnummern und der Spalte Kategorien einen guten Überblick über die wichtigsten Informationen im Zusammenhang mit der Firmenzugehörigkeit eines Kontakts. Bei Bedarf können Sie in dieser Ansicht die Inhalte aller Felder anpassen.

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    Abbildung 9.54: Kontakte in der Ansicht Nach Firma

  • Nach Ort: Obwohl diese Ansicht Nach Ort heißt, werden die Kontakte zunächst nach dem Feld Land/Region gruppiert und in Tabellenform aufgelistet. Sie können die Ansicht bei Bedarf nach dem Wohnort gruppieren.

  • Outlook-Datendateien: Diese Ansicht ist nur relevant, wenn Sie mehrere Datendateien eingerichtet haben, in denen Kontakte gespeichert sind. Die Kontakte werden nach Outlook-Datendateien gruppiert und innerhalb jeder Datendatei in alphabetischer Reihenfolge nach dem Feld Speichern unter aufgelistet.

Die Ansicht wechseln

Im Ordner Kontakte können Sie die Ansicht ganz leicht mit einem Mausklick auf die gewünschte Option im Abschnitt Aktuelle Ansicht wechseln. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie den Ordner Kontakte mit einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich.

  2. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Aktuelle Ansicht auf die Ansicht, in der Sie den Ordnerinhalt betrachten wollen (siehe Abbildung 9.55).

    TIPP:   Ist der Abschnitt Aktuelle Ansicht im Navigationsbereich nicht zu sehen, rufen Sie den Untermenübefehl Ansicht/Navigationsbereich/Aktueller Ansichtsbereich auf, um ihn einzublenden.

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    Abbildung 9.55: Die Ansicht wechseln

  3. Um zur vorherigen Ansicht zu wechseln, klicken Sie sie im Abschnitt Aktuelle Ansicht an.

Die Ansicht anpassen

Ist eine Spalte zu schmal oder zu breit, fehlt ein Feld oder möchten Sie ein Feld hinzufügen, fehlt eine Spalte oder möchten Sie eine Spalte ausblenden, können Sie die entsprechenden Anpassungen bequem vornehmen.

Die Spaltenbreite mit der Maus anpassen

Die Spaltenbreite können Sie in den beiden Adresskartenansichten und in allen Tabellenansichten mit der Maus anpassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Zeigen Sie mit der Maus auf die Trennlinie zwischen der Spalte, deren Breite Sie verändern wollen, und der nächsten Spalte. Die Maus nimmt die Form eines mit einem senkrechten Strich gekreuzten horizontalen Doppelpfeils an (siehe Abbildung 9.56).

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    Abbildung 9.56: Die Spaltenbreite mit der Maus anpassen

  2. Ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste nach rechts, um die Spalte zu verbreitern oder nach links, um die Spaltenbreite zu verringern.

  3. Um die Spaltenbreite zu optimieren, klicken Sie die Trennlinie doppelt an. Die Spaltenbreite wird nun an den breitesten Wert ange¬passt.

Die Spalten formatieren

In den Ansichten im Tabellenformat, also in den Ansichten Telefonliste, Nach Kategorie, Nach Firma, Nach Ort und Nach Nachverfolgungskennzeichnung können Sie die Spalten über ein entsprechendes Dialogfeld formatieren. Dabei können Sie nicht nur die Spaltenbreite, sondern auch die Spaltenbeschriftung, das Spaltenformat und die Ausrichtung des Spalteninhalts verändern.

  1. Wechseln Sie zum Ordner Kontakte und aktivieren Sie eine Tabellenansicht, in der Sie die Spalten formatieren möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Spalten formatieren.

  3. Im gleichnamigen Dialogfeld markieren Sie zunächst die Spalte, deren Breite Sie verändern wollen, im Feld Verfügbare Felder (siehe Abbildung 9.57)

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    Abbildung 9.57: Hier passen Sie die Spaltenbreite an

  4. Ändern Sie dann im Feld Format bei Bedarf das Feldformat und im Feld Beschriftung den Text, der im Spaltenkopf angezeigt wird.

  5. Soll die Spalte eine vorgegebene Breite haben, geben Sie den Wert in das Feld Bestimmte Breite ein. Soll Outlook die Spaltenbreite hingegen optimieren, aktivieren Sie die Option Optimale Breite.

  6. Wünschen Sie eine andere Ausrichtung des Spalteninhalts, wie z.B. eine rechtsbündige Ausrichtung, aktivieren Sie die gewünschte Option im Abschnitt Ausrichtung.

  7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6 für alle weiteren Spalten, deren Breite, Beschriftung, Ausrichtung und Format Sie verändern wollen.

  8. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.

Die Gruppierung verändern

Haben Sie im Feld Land oder Region der einzelnen Kontakte keine Eintragungen vorgenommen, ist die Ansicht Nach Ort relativ nutzlos, denn die Kontakte werden in ihr nach dem Land bzw. nach der Region sortiert. Soll die Anzeige den Inhalt des Ordners Kontakte dagegen nach dem Feld Ort sortiert werden, müssen Sie die Gruppierung der Anzeige verändern.

Passen Sie die Ansicht Nach Ort so an, dass sie tatsächlich nach dem Feld Ort sortiert wird.

  1. Öffnen Sie den Ordner Kontakte und aktivieren Sie die Ansicht Nach Ort.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Aktuelle Ansicht anpassen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Ansicht anpassen auf die Schaltfläche Gruppieren, um das gleichnamige Dialogfeld zu öffnen.

  4. Wählen Sie im Listenfeld Verfügbare Felder auswählen aus am unteren Rand des Dialogfelds den Eintrag Adressfelder.

  5. Dann klicken Sie auf das Listenfeld Elemente gruppieren nach und wählen Sie den Eintrag Adresse geschäftlich: Ort. Enthält der Ordner Kontakte nur private Adressen, wählen Sie den Eintrag Adresse privat: Ort (siehe Abbildung 9.58).

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    Abbildung 9.58: Das Dialogfeld Gruppieren

  6. Behalten Sie alle anderen Einstellungen bei und klicken Sie zweimal auf OK, um Ihre Einstellung zu aktivieren. Die Gruppierung erfolgt nun wie gewünscht nach dem Ort.

Die Kartengröße in der Visitenkartenansicht anpassen

Wollen Sie die Anzahl und die Größe der in der Visitenkartenansicht gezeigten Visitenkarten anpassen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den Ordner Kontakte, falls er nicht bereits aktiviert ist, mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich.

  2. Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Aktuelle Ansicht/Aktuelle Ansicht anpassen oder klicken Sie am unteren Rand des Bereichs Aktuelle Ansicht auf Aktuelle Ansicht anpassen.

  3. Im Dialogfeld Ansicht anpassen: Visitenkarten klicken Sie auf Weitere Einstellungen.

  4. Es öffnet sich das Dialogfeld Visitenkartenansicht formatieren (siehe Abbildung 9.59), in dem Sie den Wert im Feld Kartengröße in % anpassen.

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    Abbildung 9.59: Die Kartengröße anpassen

    TIPP:  Je kleiner der Wert im Feld Kartengröße in % ist, desto kleiner sind die einzelnen Visitenkarten und desto mehr Visitenkarten werden angezeigt.

  5. Bestätigen Sie die Änderung, indem Sie zwei Mal auf OK klicken.

    In der Visitenkartenkartenansicht, die nun wieder sichtbar ist, werden die Visitenkarten nun in der von Ihnen gewählten Größe angezeigt (siehe Abbildung 9.60).

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    Abbildung 9.60: Die Visitenkartenansicht mit verkleinerter Kartengröße

    HINWEIS:  Sagt Ihnen die Gestaltung der Visitenkarte nicht zu, können Sie sie ganz leicht anpassen. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie in Kapitel 8.

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