Anpassen der Business Contact Manager-Formulare mithilfe benutzerdefinierter Felder

Mit Business Contact Manager für Outlook können Sie Ihre Firma-, Geschäftskontakt-, Verkaufschance- und Geschäftsprojekt Formular so anpassen, dass sie genau die Informationen enthalten, die Sie nachverfolgen möchten. Wenn Sie z. B. als Immobilienmakler tätig sind, möchten Sie vermutlich die Immobilienart (Privat- oder Geschäftsimmobilie) nachverfolgen, an der Ihr Kunde interessiert ist. Wenn Sie die Formulare anpassen, können Sie Ihre Daten flexibler sortieren, filtern, klassifizieren und analysieren. Erstellen Sie dazu eigene Benutzerdefiniertes Feld, und gestalten Sie Ihre Formulare, indem Sie diese Felder ganz nach Ihren Vorstellungen hinzufügen oder entfernen.

Nachdem Sie ein benutzerdefiniertes Formular erstellt haben, wird es als BCMX-Datei gespeichert, die Sie gemeinsam mit anderen Personen in Ihrem Team verwenden können. Außerdem können Sie von anderen Personen erstellte Anpassungen importieren.

Was möchten Sie tun?

Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppe oder eines Felds

Anpassen eines Formulars mit benutzerdefinierten Feldern

Löschen eines nicht mehr benötigten benutzerdefinierten Felds

Exportieren und Importieren von Anpassungen

Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppe oder eines Felds

Wenn Sie Daten in ein Business Contact Manager für Outlook-Formular eingeben, geben Sie diese in ein Feld wie z. B. Firmenname oder Büro im Firmenformular ein. Jedes Feld gehört zu einer Gruppe in diesem Formular. Beispielsweise gehören die Felder Firmenname oder Büro beide zur Gruppe Firma. Der Gruppenname wird auf dem Formular als Unterüberschrift angezeigt.

Wichtig : Ein Feld muss zu einer Gruppe gehören, damit es in ein Formular eingeschlossen wird. Wenn Sie keine Gruppe angeben, wird automatisch eine Standardgruppe erstellt.

  1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Business Contact Manager-Formulare anpassen, und klicken Sie dann auf eine der folgenden Optionen: Firmenformular anpassen, Geschäftskontaktformular anpassen, Verkaufschancenformular anpassen oder Geschäftsprojektformular anpassen.

  2. Klicken Sie im entsprechenden Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder verwalten in der Liste Seite auf die Seite, der Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen, um für die neuen benutzerdefinierten Felder eine kennzeichnende Gruppe zu erstellen, und geben Sie im Dialogfeld Gruppe hinzufügen einen Namen für die Gruppe ein.

  4. Wählen Sie die Gruppe aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten, um den Namen der Gruppe zu ändern.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feld hinzufügen.

  6. Geben Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen den Namen für das Feld ein, wählen Sie einen Datentyp (z. B. Text, Anzahl oder Datum/Uhrzeit) und ein Format für den gewählten Datentyp aus.

    Hinweis : Dieser Datentyp kann nach dem Speichern des Felds nicht mehr geändert werden. Stattdessen müssen Sie den vorhandenen Datentyp löschen und einen neuen Datentyp auswählen.

    Was ist ein Datentyp?

    Wenn Sie ein Feld erstellen, müssen Sie einen Datentyp dafür festlegen. Folgende Datentypen sind verfügbar:

    Art der Daten

    Auszuwählender Datentyp

    Wörter oder Sätze bis 96 Zeichen

    Text

    Zahlen mit und ohne Dezimalzeichen (bis zu 19 Ziffern vor und nach dem Dezimalzeichen).

    Anzahl

    Prozentwerte

    Prozent

    Preise, Einkommen oder sonstige währungsbezogene Daten

    Währung

    Antworten auf einfache Fragen wie z. B. Ja oder Nein, Ein oder Aus bzw. Wahr oder Falsch

    Ja/Nein

    Datums- oder Uhrzeitinformationen in einem der in Outlook verfügbaren Formate

    Datum/Uhrzeit

    Ganze Zahlen

    Ganze Zahl

    Eine vorkonfigurierte Liste mit möglichen Einträgen, um Zeit zu sparen oder die Konsistenz zwischen Formularen zu gewährleisten.

    Dropdownliste

Tipp : Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld in einem Formular erstellt haben, kann es auch außerhalb dieses Formulars verwendet werden. Klicken Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen auf Feld aus einem anderen Entitätstyp hinzufügen, und klicken Sie dann auf das gewünschte Feld.

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Anpassen eines Formulars mit benutzerdefinierten Feldern

Im Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder verwalten können Sie Felder und Feldergruppen erstellen, bearbeiten, verschieben oder löschen.

  1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Business Contact Manager-Formulare anpassen, zeigen Sie auf Benutzerdefinierte Felder verwalten, und klicken Sie dann auf Firma, Geschäftskontakt, Verkaufschance oder Geschäftsprojekt.

  2. Wählen Sie im entsprechenden Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder verwalten in der Seitenliste die Seite aus, die Sie anpassen möchten. Wenn Sie bereits benutzerdefinierte Felder hinzugefügt haben, werden diese Felder in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie auf der Seite enthalten sind.

    Führen Sie zum Verwalten dieser Felder folgende Aktionen aus:

    • Fügen Sie dem Formular eine neue Gruppe oder ein Feld hinzu (siehe Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppe oder eines Felds).

    • Ändern Sie die Reihenfolge der Felder, indem Sie die zu verschiebende Gruppe oder das Feld auswählen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Nach oben oder Nach unten. Wenn Sie die Position einer Gruppe oder eines Felds in der linken oder rechten Spalte ändern möchten, wählen Sie das Element aus, und klicken Sie auf Nach links verschieben , um das Element nach links, oder auf   Nach rechts verschieben , um das Element nach rechts zu verschieben.

    • Verschieben Sie eine Gruppe oder ein Feld auf eine andere Seite desselben Formulars, indem Sie auf die Schaltfläche Verschieben in klicken.

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Löschen eines nicht mehr benötigten benutzerdefinierten Felds

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Gruppe oder ein Feld nicht mehr benötigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Die Gruppe oder das Feld wird dann aus der aktuellen Seite oder dem Formular gelöscht.

Hinweis : Beim Löschen eines benutzerdefinierten Felds in einem Formular werden auch alle damit verknüpften Informationen in der Business Contact Manager-Datenbank gelöscht. Falls Sie diese Daten später eventuell wieder verwenden möchten, sichern Sie die Datenbank vor dem Löschen des Felds. Um eine Datenbank sichern zu können, müssen Sie der Datenbankbesitzer sein.

Vorgehensweise

Wenn Sie der Besitzer der Datenbank sind, zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Datenbanktools, und klicken Sie dann auf Datenbank verwalten. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank verwalten auf der Registerkarte Sicherung/Wiederherstellung auf Datenbank sichern.

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Exportieren und Importieren von Anpassungen

Wenn Sie Formulare erstellt haben, die Sie verwenden möchten, können Sie diese Anpassungen gemeinsam mit Mitarbeitern verwenden.

Exportieren Ihrer Anpassungen

Ihre Anpassungen, einschließlich benutzerdefinierter Felder, Gruppen und deren Positionen, werden als BCMX-Datei gespeichert.

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Importieren und Exportieren, und klicken Sie dann auf Business Contact Manager für Outlook.

  2. Klicken Sie im Assistenten für Geschäftsdatenimport/-export auf Datei exportieren.

  3. Klicken Sie auf Business Contact Manager-Anpassungen (*.bcmx) und anschließend auf Weiter.

  4. Klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Speicherort für die Anpassungsdatei auszuwählen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Anpassungsdatei problemlos gemeinsam mit Mitarbeitern verwenden können, indem Sie einen öffentlich zugänglichen Speicherort auswählen.

Importieren von Anpassungen anderer Benutzer

  1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Anpassungen importieren.

  2. Klicken Sie im Assistenten für Geschäftsdatenimport/-export auf Weiter.

  3. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Anpassungsdatei (BCMX) zu suchen, die Sie importieren möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.

Die Anpassungen werden auf die bestehenden Formulare in Ihrer Datenbank angewandt.

Hinweis : Diese Anpassungsdatei wird nur für die aktuelle Datenbank verwendet. Sie müssen die Datei jedes Mal erneut importieren, wenn Sie eine andere Datenbank erstellen oder auswählen.

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