Anpassen der Anzeige von Daten durch Erstellen eines Nachschlagefelds

Wenn Sie möchten, dass ein Feld in einem Datenblatt, Formular oder Bericht einen bestimmten Wert anzeigt, während im Feld ein anderer Wert gespeichert ist, erstellen Sie ein Nachschlagefeld. Ein Nachschlagefeld ist nützlich, wenn das Feld einen aussagekräftigeren Inhalt als eine bloße Zahl, z. B. eine ID (oder anderen Fremdschlüsselwert) enthalten soll. Anstelle einer Kontakt-ID-Nummer kann Microsoft Office Access beispielsweise einen Kontaktnamen anzeigen. In diesem Beispiel wird die Kontakt-ID-Nummer als gebundener Wert bzw. als Wert bezeichnet, der in der Quelltabelle, -abfrage oder -liste gespeichert ist. Die Kontakt-ID-Nummer wird automatisch in der Quelle nachgeschlagen und durch den Kontaktnamen ersetzt. Der Kontaktname wird Anzeigewert genannt.

Hinweis : Der Unterschied zwischen dem Anzeigewert und dem gebundenen Wert eines Nachschlagefelds besteht darin, dass der Anzeigewert in der Datenblattansicht angezeigt wird, während es sich beim gebundenen Wert um den tatsächlich gespeicherten Wert handelt.

Wenn ein Nachschlagefeld in einem Datenblatt anzeigt wird oder ein Zugriff darauf erfolgt, wird es als Nachschlagespalte bezeichnet.

Es gibt einfache und komplexe Nachschlagefelder. In einfachen Nachschlagefeldern kann nur ein einzelner Wert gespeichert werden. In komplexen Nachschlagefeldern mit mehreren Werten können Sie mehrere Werte speichern, die in einem Steuerelement vom Typ Kombinationsfeld oder Listenfeld angezeigt werden. Für jeden Eintrag in einem Feld mit mehreren Werten wird ein Anzeigewert basierend auf dem dazugehörigen gebundenen Wert "nachgeschlagen". Das Bereitstellen einer Auswahl von Nachschlagewerten hilft, Dateneingabefehler zu vermeiden, indem die Werte begrenzt werden, die eingegeben werden können.

Was möchten Sie tun?

Erstellen eines neuen Nachschlagefelds

Ändern eines vorhandenen Felds in ein Nachschlagefeld

Entfernen der Nachschlageeigenschaften eines Felds

Festlegen oder Ändern von Nachschlagefeldeigenschaften

Erstellen eines neuen Nachschlagefelds

Sie können ein Nachschlagefeld erstellen, das Werte aus einer Tabelle oder einer Abfrage bzw. aus einer Werteliste entnimmt, die Sie erstellen.

Hinweis : Wenn Sie für ein Nachschlagefeld eine Werteliste bereitstellen, werden die Werte im Feld des aktuellen Datensatzes automatisch eingegeben.

Auswählen von Nachschlagewerten in einer Tabelle oder Abfrage

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu bearbeitende Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf die Zelle in der Spalte Datentyp, die der Spalte entspricht, die Sie als Nachschlagefeld definieren möchten, klicken Sie auf den Pfeil, und klicken Sie dann auf Nachschlage-Assistent.

  3. Stellen Sie sicher, dass im Nachschlage-Assistenten die Option Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Zum Anzeigen und Auswählen der Quelle des Nachschlagefeldwerts wählen Sie auf der nächsten Seite unter Ansicht die Option Tabellen, Abfragen oder Beide aus und klicken anschließend auf Weiter.

  5. Wählen Sie unter Verfügbare Felder das hinzuzufügende Feld aus, und klicken Sie dann auf Auswählschaltfläche . Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie mehrere Felder hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Klicken Sie zum Angeben von Sortieroptionen für das Nachschlagefeld auf der nächsten Seite des Assistenten auf den nach unten zeigenden Pfeil neben dem ersten Sortierungsfeld und anschließend auf dem Namen des Felds, nach dem die Werte sortiert werden sollen.

  7. Klicken Sie zum Ändern der Sortierreihenfolge von "Aufsteigend" in "Absteigend" auf die Schaltfläche "Aufsteigend" und dann auf Weiter.

  8. Ziehen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten zum Anpassen der Breite des Nachschlagefelds die Spalte mithilfe der Maus auf die gewünschte Breite, und klicken Sie auf Weiter.

    Tipp : Lassen Sie das Kontrollkästchen Schlüsselspalte ausblenden aktiviert, sodass allen Nutzern der Nachschlagespalte nur die Werte, die angezeigt werden sollen, und nicht die Werte im Primärschlüsselfeld angezeigt werden.

  9. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten eine Beschriftung für die Nachschlagespalte ein.

  10. Aktivieren Sie zum Erstellen einer Nachschlagespalte mit mehreren Werten das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

    Hinweis : Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, damit das Speichern mehrerer Werte möglich ist.

    Auswählen der mehrwertigen Nachschlageoption im Nachschlage-Assistenten

  11. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Tipp : Die für ein bestimmtes Nachschlagefeld geltenden Eigenschaften finden Sie auf der Registerkarte Nachschlagen unter Feldeigenschaften.

Verwenden einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle für ein Nachschlagefeld

Auswählen von Nachschlagewerten in einer Liste

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu bearbeitende Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf die Zelle in der Spalte Datentyp, die der Spalte entspricht, die Sie als Nachschlagefeld definieren möchten, klicken Sie auf den Pfeil, und klicken Sie dann auf Nachschlage-Assistent.

  3. Wählen Sie im Nachschlage-Assistenten die Option Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Geben Sie auf der nächsten Seite die Anzahl der in der Nachschlageliste gewünschten Spalten ein.

  5. Geben Sie die gewünschten Werte ein, und klicken Sie auf Weiter.

    Hinweis : Sie können die Breite des Nachschlagefelds anpassen, doch wenn Sie die Breite so verkleinern, dass es nicht mehr sichtbar ist, wird es nicht in der Nachschlagespalte angezeigt.

  6. Wenn Sie in Schritt 4 mehrere Spalten angegeben haben, müssen Sie festlegen, welche Spalte zum eindeutigen Bestimmen jedes Werts verwendet werden soll. Doppelklicken Sie im Feld Verfügbare Felder auf die dafür gewünschte Spalte, und klicken Sie auf Weiter.

    Hinweis : Dieser Schritt entfällt, wenn Sie in Schritt 4 nur eine Spalte angegeben haben.

  7. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten eine Beschriftung für die Nachschlagespalte ein.

  8. Aktivieren Sie zum Erstellen einer Nachschlagespalte mit mehreren Werten das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

    Hinweis : Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, damit das Speichern mehrerer Werte möglich ist.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen und dann auf Ja, um die Änderungen zu speichern.

Seitenanfang

Ändern eines vorhandenen Felds in ein Nachschlagefeld

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu bearbeitende Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf die Zelle in der Spalte Datentyp, die der Spalte entspricht, die Sie als Nachschlagefeld definieren möchten, klicken Sie auf den Pfeil, und klicken Sie dann auf Nachschlage-Assistent.

  3. Befolgen Sie die Anweisungen, um den Assistenten abzuschließen.

Seitenanfang

Entfernen der Nachschlageeigenschaften eines Felds

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu bearbeitende Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  • Wählen Sie das Feld aus, dessen Nachschlageeigenschaften Sie entfernen möchten.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen.

  • Klicken Sie in der Dropdownliste Steuerelement anzeigen auf Textfeld.

Seitenanfang

Festlegen oder Ändern von Nachschlagefeldeigenschaften

Bei Verwenden des Nachschlage-Assistenten werden die Nachschlagefeldeigenschaften automatisch festgelegt. Sie können diese Eigenschaften jedoch bearbeiten, um das Verhalten des Nachschlagefelds zu ändern.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu bearbeitende Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie das Feld aus, dessen Nachschlageeigenschaften Sie ändern möchten.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen.

  4. Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil neben der zu ändernden Eigenschaft, und wählen Sie die gewünschte Option aus.

    In der folgenden Tabelle finden sind die Eigenschaften, die Sie festlegen oder ändern können.

Eigenschaft

Aktion

Steuerelement anzeigen

Je nach Steuerelementtyp kann folgende Option gewählt werden:

  • Kontrollkästchen     Nur Ja/Nein-Felder.

  • Textfeld     Zeigt den Inhalt, der von einem Benutzer eingegeben wurde.

  • Listenfeld     Zeigt in einem geöffneten Fenster eine Liste mit Werten.

  • Kombinationsfeld     Zeigt, falls geschlossen, ausgewählte Werte und, falls geöffnet, eine Liste verfügbarer Werte.

Hinweis : Ein Nachschlagen ist nicht möglich, wenn die Eigenschaft "Steuerelement anzeigen" auf Textfeld oder Kontrollkästchen festgelegt ist.

Herkunftstyp

Sie können ein Nachschlagefeld mit Werten aus einer Tabelle oder einer Abfrage bzw. aus einer Werteliste auffüllen, die Sie angeben. Sie können die Liste auch mit den Namen der Felder in einer Tabelle oder Abfrage auffüllen.

Datensatzherkunft

Geben Sie die Tabelle, Abfrage oder Werteliste an, der die Werte für das Nachschlagefeld entnommen werden. Wenn die Eigenschaft Herkunftstyp auf Tabelle/Abfrage oder Feldliste festgelegt ist, muss diese Eigenschaft auf den Namen der Tabelle, Abfrage, oder SQL-Anweisung festgelegt werden, die die Abfrage repräsentiert. Ist die Eigenschaft Herkunftstyp auf Werteliste eingestellt, muss diese Eigenschaft eine Liste mit Werten enthalten, die durch Semikolons getrennt sind.

Gebundene Spalte

Geben Sie in der Eigenschaft Datensatzherkunft die Spalte an, die den vom Nachschlagefeld gespeicherten Wert bereitstellt. Dieser Wert kann von 1 bis zur Anzahl der Spalten in der Eigenschaft Datensatzherkunft reichen.

Spaltenanzahl

Geben Sie die Anzahl der Spalten in der Datensatzherkunft an, die in der Nachschlagespalte angezeigt werden können. Diese Eigenschaft kann ein Ganzzahlwert von 1 bis 255 sein.

Spaltenüberschriften

Geben Sie, ob Spaltenüberschriften angezeigt werden sollen. Der Wert kann "Nein" (Standard) oder "Ja" sein.

Spaltenbreiten

Geben Sie die Spaltenbreite für jede Spalte an. Wenn Sie beispielsweise eine Spalte nicht anzeigen möchten, z. B. eine ID-Nummer, können Sie als Breite 0 angeben.

Zeilenanzahl

Geben Sie die Anzahl der Zeilen an, die für die Nachschlagespalte angezeigt werden sollen.

Listenbreite

Geben Sie die Breite des Steuerelements an, das bei Anzeige der Nachschlagespalte angezeigt wird.

Nur Listeneinträge

Geben Sie an, ob ein Benutzer einen Wert eingeben darf, der nicht in der Liste enthalten ist.

Mehrere Werte zulassen

Geben Sie an, ob das Nachschlagefeld ein Feld mit mehreren Werten verwendet und die Auswahl mehrerer Werte zulässt. Diese Einstellung kann "Nein" (Standard) oder "Ja" lauten. Bei Wahl von Ja kann der Benutzer aus der Eigenschaft Datensatzherkunft mehrere Werte für jeden Datensatz auswählen.

Weitere Informationen zu Feldern mit mehreren Werten finden Sie im Artikel Anleitung zu mehrwertigen Feldern.

Wertlistenbearbeitung zulassen

Geben Sie an, ob die Elemente in einem Nachschlagefeld bearbeitet werden können, das auf einer Werteliste basiert. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Ja festlegen und Sie mit der rechten Maustaste auf ein Nachschlagefeld klicken, das auf der Werteliste einer einzelnen Spalte basiert, wird der Menüpunkt Listenelemente bearbeiten angezeigt. Wenn das Nachschlagefeld mehrere Spalten hat, wird diese Eigenschaft ignoriert.

Bearbeitungsformular für Listenelemente

Geben Sie ein vorhandenes zu verwendendes Formular an, mit dem Sie die Listenelemente in einem Nachschlagefeld bearbeiten können, das auf einer Tabelle oder Abfrage basiert.

Nur Datensatzherkunftswerte anzeigen

Zeigen Sie nur Werte an, die der aktuellen Datensatzherkunft entsprechen, wenn Mehrere Werte zulassen auf Ja festgelegt ist.

Informationen zum programmgesteuerten Nachschlagen eines Werts in einer Tabelle finden Sie im Referenzartikel DLookup-Funktion.

Seitenanfang

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×