Anordnen von Elementen in einer Liste

Wie Sie Ihre Liste anordnen, hängt von den Anforderungen Ihrer Gruppe und von der bevorzugten Art ab, Ihre Informationen zu speichern bzw. nach diesen zu suchen.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthält eine Anzahl von gebrauchsfertigen Listen und Listenvorlagen. Diese Listen und Vorlagen liefern einen guten Ausgangspunkt zum Anordnen von Listenelementen.

Inhalt dieses Artikels

Office SharePoint Server-Listen und Listenvorlagen

Möglichkeiten zum Anordnen von Listen

Hinzufügen einer Spalte zu einer Liste

Erstellen einer Ansicht

Wählen Sie eine andere Ansicht

Hinzufügen eines Ordners zu einer Liste

Office SharePoint Server-Listen und Listenvorlagen

Beim Installieren von Office SharePoint Server 2007 wird eine Anzahl von Listen für Sie erstellt. Diese Listen enthalten alle dieselbe Reihe von Features, die jedoch jeweils den besonderen Anforderungen der Organisation angepasst sind. In der Liste Wieder verwendbarer Inhalt können Elemente gespeichert werden, die HTML oder Textinhalt enthalten und in Webseiten eingefügt werden kann. Die Liste Wieder verwendbarer Inhalt unterstützt auch automatische Aktualisierung, sodass Änderungen an Elementen automatisch an Webseiten angewendet werden können, die diese Elemente verwenden.

Listenvorlagen stellen eine weitere Möglichkeit dar, mit der Ihnen Office SharePoint Server 2007 bei der Anordnung hilft. Durch die Verwendung von Listenvorlagen können Sie problemlos Listen erstellen, die zum Unterstützen bestimmter Sorten von Elementen konzipiert sind sowie zum Aktivieren spezifischer Listenfunktionen. Weitere Informationen zu Office SharePoint Server 2007-Listenvorlagen finden Sie im Artikel In Office SharePoint Server 2007 verfügbare Listenvorlagen.

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Möglichkeiten zum Anordnen von Listen

Im Folgenden werden einige der Möglichkeiten aufgelistet, mit denen Listen und Listenelemente angeordnet werden:

  • Hinzufügen von Spalten     Damit die Gruppe sich immer auf die wichtigsten Elemente konzentrieren kann, können Sie Ihrer Liste Spalten hinzufügen. Wenn Sie für jedes Listenelement zusätzliche Informationen sammeln möchten (z.B. die Bezeichnung der Abteilung oder der Name eines Mitarbeiters), möchten Sie u.U. weitere Spalten hinzufügen.

    Wenn Sie über mehrere Elemente verfügen, sollten Sie die Indizierung bestimmter Spalten erwägen, um die Leistung beim Anzeigen mehrerer Elemente oder beim Wechseln der Ansichten zu verbessern. Mit diesem Feature wird nicht die Art und Weise der Elementanordnung geändert. Organisationen wird damit ermöglicht, eine große Anzahl von Elementen in einer Liste einfacher zu speichern. Allerdings kann der Indizierungsvorgang mehr Datenbankspeicherplatz beanspruchen. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator.

  • Erstellen von Ansichten     Sie können Ansichten verwenden, wenn die Personen in Ihrer Gruppe Daten wiederholt auf eine bestimmte Weise senden müssen. In Ansichten werden Spalten zum Sortieren, Gruppieren, Filtern und Anzeigen der Daten verwendet. Sie können die Anzahl der Elemente bestimmen, die jeweils in einer Ansicht angezeigt werden. Benutzer können z.B. eine Liste in Reihen von 25 oder 100 Listenelementen pro Seite durchsuchen, abhängig von ihren Einstellungen und der Geschwindigkeit ihrer Verbindung.

    Ansichten bieten Ihnen die Flexibilität, eine große Anzahl von Elementen in einer Liste zu speichern, aber nur die Teilmengen anzuzeigen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen. Dazu zählen bspw. die Probleme, die in diesem Jahr gepostet wurden oder nur die aktuellen Ereignisse in einem Kalender. Sie können persönliche Ansichten erstellen, die nur Ihnen zur Verfügung stehen. Sollten Sie die Berechtigung zum Bearbeiten einer Liste haben, können Sie öffentliche Ansichten erstellen, die allen Benutzern zur Verfügung stehen.

  • Erstellen von Ordnern    Sofern Ihr Listeneigentümer das Erstellen von Ordnern erlaubt hat, lassen sich den meisten Listentypen Ordner hinzufügen. Das erweist sich insbesondere dann als hilfreich, wenn Ihre Listenelemente auf eine bestimmte Weise geteilt werden können (z.B. nach Projekt oder nach Gruppe). Mithilfe der Ordner können Benutzer Listenelemente erheblich leichter scannen und verwalten. Office SharePoint Server 2007 liefert eine Strukturansicht, die es Benutzern ermöglicht, durch ihre Websites und Ordner auf ähnliche Weise zu navigieren, wie sie das mit ihren Ordnern auf ihrer Festplatte tun. Jede Abteilung kann z.B. über ihren eigenen Ordner verfügen.

    Konsistentes Verwenden von Listen über Websites hinweg    Wenn Ihre Gruppe mit verschiedenen Typen von Listen arbeitet, können Sie Konsistenz über mehrere Listen hinweg mit Inhaltstyp, Websitespalten und Vorlagen hinzufügen. Diese Features ermöglichen es Ihnen, die Einstellungen und die Listenstruktur effektiv wiederzuverwenden. Sie können z. B. einen Inhaltstyp für ein Kundendienstproblem erstellen, indem Sie bestimmte Spalten (z. B. Kundenkontakt) und Geschäftsprozesse für den Inhaltstyp angeben. Ein anderes Beispiel wäre das Erstellen einer Websitespalte für Abteilungsnamen mit einer Dropdownliste der Abteilungen. Diese Spalte kann in mehreren Listen wiederverwendet werden, um zu gewährleisten, dass die Namen in jeder Liste einheitlich angezeigt werden.

    Verknüpfungen zu weiteren Informationen zu Inhaltstypen, Websitespalten und Listenvorlagen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Obwohl Sie die Features von Listen auf vielfältige Weise verwenden können, bestimmen schließlich die Größe und Anzahl der Listen sowie die Anforderungen Ihrer Organisation, auf welche Weise Sie sie verwenden.

Speichern vieler Elemente in einer Liste

Möglicherweise möchten Sie eine Liste dazu bestimmen, mehrere Zwecke zu erfüllen. Wenn Sie z.B. eine große Anzahl technischer Probleme in Ihrer Organisation verfolgen müssen und diese Probleme für mehrere Projekte und Gruppen gelten.

Verwenden einer einzelnen Liste in folgenden Fällen:

  • Ihrer Gruppe müssen Zusammenfassungsinformationen über die Listenelemente oder unterschiedlichen Ansichten derselben Reihe von Elementen angezeigt werden. Ein Manager möchte u.U. den Status aller technischer Themen für eine Organisation oder die Probleme anzeigen, die innerhalb desselben Zeitraums archiviert wurden.

  • Benutzer möchten auf einer Website auf demselben Speicherort nach Problemen suchen.

  • Sie möchten dieselben Einstellungen auf die Listenelemente anwenden (z.B. Nachverfolgen von Versionsverwaltung oder Beantragen der Genehmigung.

  • Die an der Liste arbeitenden Gruppen weisen ähnliche Merkmale auf wie z.B. dieselben Berechtigungsstufen. Eine einheitliche Berechtigung kann auf spezifische Listenelemente angewendet werden. Wenn die Berechtigungsstufen erheblich variieren, sollten Sie mehrere Listen in Erwägung ziehen.

  • Sie möchten Informationen über die Liste analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen für die Liste erhalten. Sie können Warnungen empfangen, wenn die Listenelemente geändert wurden, oder wenn Sie an der Liste vorgenommene Änderungen anzeigen, indem Sie die RSS-Technologie anwenden. Mithilfe von RSS-Feeds können die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe eine konsolidierte Liste von Informationen anzeigen, an denen Änderungen vorgenommen wurden:

Erstellen mehrerer Listen

Möglicherweise benötigen Sie mehrere Listen, sofern wesentliche Unterschiede zwischen den Elementen auftreten, die Sie verwalten möchten, oder zwischen den Personengruppen, die mit diesen Elementen arbeiten.

Verwenden mehrerer Listen in folgenden Fällen:

  • Sie erwarten nicht, dass Benutzer Zusammenfassungen der Elemente benötigen.

  • Die Personengruppen, die mit den Informationen arbeiten, unterscheiden sich voneinander und weisen unterschiedliche Berechtigungsstufen auf.

  • Sie müssen unterschiedliche Berechtigungseinstellungen (z.B. Versionsverwaltung oder Genehmigung) auf mehrere Reihen von Elementen anwenden.

  • Sie müssen die Elemente nicht zusammen analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen über die Liste empfangen.

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Hinzufügen einer Spalte zu einer Liste

Informationen in Listen werden in Spalten gespeichert (z.B. Titel, Nachname oder Unternehmen). Wenn Sie zusätzliche Informationen über Listenelemente speichern müssen, können Sie Spalten hinzufügen, um mehrere Ansichten Ihrer Liste einfacher zu sortieren, zu gruppieren und zu erstellen. Sie können eine Liste nach dem Fälligkeitsdatum anordnen oder die Elemente nach der Abteilungsbezeichnung anordnen.

Wenn Sie eine Spalte anlegen, stehen Ihnen verschiedene Optionen Verfügung. Sie können z. B. eine Spalte mit einer einzelnen Textzeile anlegen, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus Werten anderer Spalten berechnet wird, oder eine Spalte mit dem Namen und Bild einer Person auf Ihrer Website.

Hinweis : Die folgende Prozedur beginnt mit der Listenseite für die Liste, der Sie die Spalte hinzufügen möchten. Falls die Liste nicht bereits geöffnet wurde, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf deren Bezeichnung. Wird die Bezeichnung Ihrer Liste nicht angezeigt, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen Ihrer Liste.

  1. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf menü 'einstellungen' Spalte erstellen.

  2. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ den Namen für das Feld Spaltenname ein.

  3. Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist den Informationstyp aus, der in der Spalte angezeigt werden soll.

  4. Geben Sie im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen im Feld Beschreibung eine Beschreibung ein, damit andere Personen wissen, welchen Zweck diese Spalte erfüllt und welche Art von Daten darin enthalten sein sollten. Diese Beschreibung ist optional.

  5. Abhängig vom ausgewählten Spaltentyp werden im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen möglicherweise weitere Optionen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten zusätzlichen Einstellungen aus.

  6. Wenn die Spalte in der Standardansicht angezeigt werden soll, die Benutzern beim erstmaligen Öffnen der Liste oder Bibliothek automatisch angezeigt wird, klicken Sie auf Zur Standardansicht hinzufügen.

  7. Klicken Sie auf OK.

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Erstellen einer Ansicht

Sie können Ansichten anzeigen, um Elemente in einer Liste anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind, oder die einen bestimmten Zweck optimal dienen. Sie können z.B. Ansichten von Elementen erstellen, die zuletzt erstellt wurden, von Elementen, die für eine bestimmte Abteilung gelten oder von Elementen, die von derselben Person erstellt wurden.

Ansichten im Menü Ansicht

Beim Anzeigen der meisten Listen können Sie die Elemente temporär sortieren oder filtern, indem Sie auf den Namen einer Spalte zeigen und dann auf den Pfeil neben dem Spaltennamen klicken. Dieser Schritt empfiehlt sich, wenn Sie Listenelemente nur hin und wieder auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen, Sie aber die Schritte beim nächsten Anzeigen der Liste wiederholen müssen.

Sortieren von Elementen in einer Liste oder Bibliothek

Wenn Sie erwarten, dass Sie die Liste auf eine bestimmte Weise häufig anzeigen, können Sie eine Ansicht erstellen. Während Sie mit der Liste arbeiten, können Sie diese Ansicht jederzeit verwenden. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird diese dem Menü Ansicht einer Liste Menü 'Ansicht' hinzugefügt.

Listen können persönliche Ansichten und öffentliche Ansichten enthalten. Jeder Benutzer kann eine persönliche Ansicht erstellen, um die Listen auf eine bestimmte Weise anzuzeigen, oder um nur nach den Listenelementen zu filtern, die sie anzeigen möchten. Wenn Sie die Berechtigung zum Entwerfen einer Website haben, können Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die jeder die Liste anzeigende Benutzer verwenden kann. Sie können eine öffentliche Ansicht auch zur Standardansicht machen, sodass die Benutzer die Liste in der Ansicht automatisch anzeigen können.

Darüber hinaus können Sie beim Entwerfen einer Website eine Verknüpfung zu verschiedenen Ansichten herstellen oder Seiten mit Webpart entwerfen, die unterschiedliche Ansichten verwenden. Möglicherweise möchte ein Team eine Verknüpfung zur Ansicht einer Liste herstellen, in der die Dokumente angezeigt werden, die von deren Teammitgliedern erstellt wurden.

Wenn die Mitglieder Ihrer Gruppe eine Liste auf einem mobilen Gerät anzeigen, können Sie mobile Ansichten erstellen, die Einschränkungen zur Verfügung stellen (z.B. die Anzahl der in einer Ansicht angezeigten Elemente, die für die Bandbreite und Einschränkungen des Gerätes optimal ist). Verknüpfungen zu weiteren Informationen über das Erstellen von Ansichten finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  1. Wenn die Liste noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste.

  2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf menü 'einstellungen' Ansicht erstellen.

  3. Klicken Sie unter Ansichtformat wählen auf den Ansichttyp, den Sie erstellen möchten. In zahlreichen Situationen kommt es vor, dass Sie eine Standardansicht erstellen möchten, allerdings können Sie für spezielle Situationen auch andere Ansichten auswählen wie z.B. beim Erstellen eines Kalenders oder einer Balkenansicht.

  4. Geben Sie im Feld Name der Ansicht einen Namen für die Ansicht ein, z. B. Sortierung: Nachname.

  5. Wenn dies künftig die Standardansicht sein soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Standardansicht machen.Sie können diese Ansicht zur Standardansicht erklären, wenn dies eine öffentliche Ansicht ist und Sie über die Berechtigung zum Ändern des Listendesigns verfügen.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Publikum unter Publikum anzeigen aus, ob Sie eine persönliche Ansicht anlegen möchten, die nur von Ihnen verwendet werden kann, oder eine öffentliche Ansicht, die auch von anderen Personen verwendet werden kann.

  7. Im Bereich Spalten können Sie Spalten durch Auswählen der entsprechenden Kontrollkästchen ein- oder ausblenden. Geben Sie neben dem Spaltennamen die Zahl für die Position der Spalte in der Ansicht ein.

  8. Bestimmen Sie im Abschnitt Sortieren, ob und auf welche Weise die Listenelemente sortiert werden sollen. Für den Sortiervorgang können Sie zwei Spalten verwenden, z.B. zuerst nach dem Vornamen und anschließend nach dem Nachnamen.

  9. Wählen Sie im Abschnitt Filtern, ob und auf welche Weise Sie die Listenelemente filtern möchten. In einer gefilterten Ansicht wird eine kleine Auswahl der Liste angezeigt (z.B. nur die Elemente, die von einer bestimmten Abteilung oder mit dem Status Genehmigt erstellt wurden.

  10. Im Abschnitt Gruppieren nach können Gruppenelemente mit demselben Wert in einem eigenen Abschnitt gruppiert werden, z. B. als erweiterbarer Bereich für Dokumente mit einem bestimmten Autor.

  11. Im Abschnitt Gesamtergebnisse können Sie die Anzahl der Elemente in einer Spalte zählen, z. B. die Gesamtanzahl von Problemen. In einigen Fällen können Sie Informationen zusammenfassen oder weitere Informationen ableiten, z. B. Durchschnittswerte.

  12. Wählen Sie im Bereich Formatvorlage die Formatvorlage für die Ansicht aus, z. B. eine schattierte Liste, in der jede zweite Zeile schattiert ist.

  13. Falls Ihre Liste über Ordner verfügt, können Sie eine Ansicht erstellen, die die Ordner nicht enthält - diese Ansicht wird manchmal als "flache Ansicht" bezeichnet. Zur Anzeige aller Ihrer Listenelemente auf derselben Stufe klicken Sie auf Alle Ordner ohne Elemente anzeigen.

  14. Sie können die Anzahl der in der Liste oder der auf derselben Seite angezeigten Elemente einschränken. Diese Einstellungen sind v. a. dann von Bedeutung, wenn Sie eine Ansicht für ein mobiles Gerät erstellen. Wählen Sie im Abschnitt Eintragsgrenze die gewünschten Optionen aus.

  15. Wenn Sie die Liste auf einem mobilen Gerät anzeigen möchten, wählen Sie die gewünschten Optionen im Abschnitt Mobil.

  16. Klicken Sie auf OK

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Wählen Sie eine andere Ansicht

Einige Listen enthalten mehr als eine Ansicht, und Sie können zusätzliche Ansichten erstellen. Sollten unterschiedliche Ansichten zur Verfügung stehen, können Sie die Ansichten mithilfe des Menüs Ansicht wechseln.

  1. Wenn die Liste noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste.

  2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf die gewünschte Ansicht. Menü 'Ansicht'

    Tipp : Wenn Sie an der bestehenden Ansicht Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf das Menü Ansicht, und klicken Sie dann auf Ansicht ändern.

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Hinzufügen eines Ordners zu einer Liste

Wenn Sie über mehrere Typen von Listenelementen verfügen, können Sie Ordner hinzufügen, um das Anordnen Ihrer Liste zu erleichtern.

  1. Wenn die Liste noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste.

  2. Klicken Sie im Menü Neu Menü 'Neu' auf Neuer Ordner.

    Der Befehl Neuer Ordner steht nicht zur Verfügung, wenn die Person, die Ihre Liste erstellt hat, angegeben hat, dass in der Liste keine Ordner erstellt werden können.

  3. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie dann auf OK.

Tipp : Wenn Sie über mehrere Listen mit Ordnern verfügen, oder wenn die Personen in Ihrer Gruppe eine Liste wie eine Festplatte durchsuchen möchten, möchte Ihre Gruppe u.U. die Strukturansicht aktivieren. Mithilfe der Strukturansicht können Sie Ordner erweitern, reduzieren und problemlos navigieren.

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