Anordnen von Dateien in einer Bibliothek

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wie Sie Ihre Dateien in einer Bibliothek SharePoint organisieren, hängt von den Anforderungen der Gruppe und auf von Ihnen bevorzugten zum Speichern und Suchen von Informationen. Einige Planung Ihnen helfen, die Struktur, die am besten für Ihre Organisation einrichten.

Möglichkeiten des Organisierens von Dateien

Bibliotheken weisen Features auf, die Sie bei dem Arbeiten mit mehreren Dateien in einer Bibliothek unterstützen. Möglicherweise steht sich Ihre Organisation aber auch mit mehreren Bibliotheken besser.

Mithilfe einer großen Bibliothek können Sie verschiedene Anforderungen erfüllen. So z. B. kann eine Gruppe an mehreren Projekten arbeiten, oder mehrere Gruppen können an einem Projekt arbeiten.

Verwenden Sie eine einzelne Bibliothek, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Ihre Gruppe muss zusammenfassende Informationen zu den Dateien oder unterschiedliche Ansichten einer Gruppe von Dateien anzeigen können. Beispielsweise möchte ein Manager alle Dateien gruppiert nach Abteilung oder Fälligkeitsdatum anzeigen können.

  • Es soll möglich sein, dass auf einer Website an einem Speicherort nach den Dateien gesucht werden kann.

  • Sie möchten für Dateien identische Einstellungen übernehmen, z. B. Verfolgen von Versionen von Dateien oder Anfordern der Genehmigung.

  • Die Gruppen, die mit der Bibliothek arbeiten, nutzen gemeinsam ähnliche Eigenschaften, z. B. dieselben Berechtigungsstufen.

    Hinweis : Auf bestimmte Dateien kann eine eigene Berechtigung angewendet werden, wenn jedoch die Berechtigungsstufen stark voneinander abweichen, sollten Sie die Verwendung mehrerer Bibliotheken in Betracht ziehen.

  • Sie möchten Informationen zu Dateien in einer Kalkulationstabelle analysieren oder einheitliche Aktualisierungen zu den Dateien empfangen.

    Hinweis : Sie können Benachrichtigungen erhalten, wenn Dateien ändern oder Sie können alle Änderungen in einer Bibliothek mithilfe der RSS-Technologie anzeigen. RSS-Feeds können Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe eine konsolidierte Liste der Dateien angezeigt, die geändert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds .

Nachfolgend werden einige Möglichkeiten zum Anzeigen und Verwalten von Dateien in einer Bibliothek beschrieben:

  • Hinzufügen von Spalten    Damit die Gruppe zu finden, die wichtigsten sind, und die Daten auf unterschiedliche Weise angezeigt werden, können Sie Spalten zu Ihrer Bibliothek hinzufügen. Spalten werden als Überschriften, wie Abteilungsname oder fällig am oberen Rand der Bibliotheksseite angezeigt Datum. Die Spaltenüberschriften können Sie die Dateien in einer Bibliothek sortieren und filtern. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen, entfernen oder Ändern von SharePoint-Bibliotheksspalten oder Websitespalten .

  • Erstellen von Ansichten    Verwenden Sie Ansichten, wenn Personen in Ihrer Gruppe häufig die Daten auf eine bestimmte Weise angezeigt müssen. In Ansichten dienen Spalten zum Sortieren, gruppieren, Filtern und die Daten anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter erstellen, ändern oder Löschen einer Ansicht .

  • Erstellen von Ordnern    Für viele Dateien, die auf eine bestimmte Weise gruppiert werden können, sind die Ordner eine Option. Ordner können Personen Scannen und Verwalten von Dateien in einer vertrauten Weise unterstützen. SharePoint bietet eine Strukturansicht, die Personen zu Websites und Ordnern, ähnlich wie die Arbeiten mit Ordnern auf einer Festplatte Navigieren verwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Löschen eines Ordners in einer Liste oder Bibliothek .

  • Einrichten mehrerer Vorlagen    Wenn mehrere Inhaltstypen in einer Bibliothek eingerichtet sind, können Sie verschiedene Typen von Standardvorlagen erstellen – beispielsweise Kaufverträge, Präsentationen und Budgetarbeitsblätter vermarkten – innerhalb derselben Bibliothek. Inhaltstypen hinzufügen Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen einer Dateivorlage für eine Dokument- oder Formularbibliothek .

Erstellen Sie mehrere Bibliotheken, wenn zwischen den Gruppen von Dateien, die Sie speichern und verwalten möchten, oder den Gruppen von Personen, die mit den Dateien arbeiten, deutliche Unterschiede bestehen.

Verwenden Sie mehrere Bibliotheken, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Die Typen von Dateien, die Sie speichern und verwalten möchten, weisen Unterschiede auf, und Sie gehen nicht davon aus, dass sich die Personen regelmäßig eine Zusammenfassung der Dateien ansehen oder die Dateien insgesamt durchsuchen.

  • Die Gruppen von Personen, die die Dateien verwenden, sind verschieden und weisen eindeutige verschiedene Berechtigungsstufen auf.

  • Sie müssen auf mehrere Gruppen von Dateien verschiedene Einstellungen anwenden, z. B. Versionsverwaltung oder Genehmigungen.

  • Sie müssen die Dateien nicht zusammen analysieren oder einheitliche Aktualisierungen zu Dateien empfangen.

  • Sie möchten entweder verschiedene Gruppen von Optionen zum Erstellen neuer Dateien bereitstellen oder die Reihenfolge der Optionen im Menü Neu einer Bibliothek ändern.

Nachfolgend werden Möglichkeiten des effizienten Arbeitens mit mehreren Bibliotheken beschrieben:

  • Einrichten von Websitevorlagen und -spalten     Wenn Ihre Organisation die Einstellungen der Bibliotheken vereinheitlichen möchte, können zu diesem Zweck Websitevorlagen und -spalten eingerichtet werden. Sie können die Einstellungen für mehrere Bibliotheken freigeben, sodass Sie die Einstellungen nicht jedes Mal neu erstellen müssen.

  • Senden von Dateien an einen anderen Speicherort    Damit eine Datei in mehreren Bibliotheken verfügbar ist, können Sie sie in einer Datei speichern und dann in andere Bibliotheken kopieren. Wenn Sie das Originaldokument aktualisieren, können Sie eine Erinnerung festlegen, dass auch das Dokument an den anderen Speicherorten aktualisiert werden muss.

  • Erstellen von Bibliotheksvorlagen    Wenn Sie die Einstellungen für Bibliotheken vereinheitlichen oder Eigenschaften für andere Bibliotheken wieder verwenden möchten, können Sie eine Bibliothek als Vorlage speichern. Bibliotheksvorlagen werden als Option auf Ihrer Website verfügbar, wenn Sie im Menü Websiteaktionen auf Erstellen klicken.

Hinweis : Wenn Sie neue Dateien einer Bibliothek hinzufügen, die Dateien aus einem früheren Projekt enthält, ist die Entscheidung, ob eine neue Bibliothek erstellt werden soll oder Dateien einer vorhandenen hinzugefügt werden sollen, nicht leicht zu treffen. Jede Situation ist anders, wenn Sie aber der Meinung sind, an einem bestimmten Punkt alle Dateien zusammen analysieren oder verwalten zu müssen, sollten Sie die Dateien der vorhandenen Bibliothek hinzufügen. Verwenden Sie Spalten, Filter und Ansichten, sodass in der Standardansicht nur die jeweils aktuellen Dateien angezeigt werden.

Standardmäßig verfolgen Bibliotheken den Namen einer Datei ebenso wie die Informationen zum Status einer Datei, z. B. ob sie eingecheckt ist. Sie können zusätzliche Spalten angeben, die der Gruppe das Kategorisieren und Verfolgen vereinfachen, z. B. Abteilungsname oder Projektnummer. Durch das Hinzufügen von Spalten können Sie mehrere Ansichten für die Bibliothek optimal nutzen.

Wenn Sie eine Spalte anlegen, stehen Ihnen verschiedene Optionen Verfügung. Sie können z. B. eine Spalte mit einer einzelnen Textzeile anlegen, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus Werten anderer Spalten berechnet wird, oder eine Spalte mit dem Namen und Bild einer Person auf Ihrer Website.

Hinweis : Das folgende Verfahren beginnt auf der Bibliotheksseite für die Bibliothek, der Sie die Spalte hinzufügen möchten. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf deren Namen in der Schnellstartleiste. Ist der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Einstellungen Schaltfläche "Einstellungen" in Form eines Zahnrads , und klicken Sie dann auf Websiteinhalte oder Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Ansichten verwalten auf Spalte erstellen.

    Link "Spalte erstellen" in der SharePoint Online-Bibliothek
  3. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ im Feld Spaltenname den gewünschten Namen für die Spalte ein.

  4. Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist den Informationstyp aus, der in der Spalte angezeigt werden soll.

    Dialogfeld "Spalte erstellen"

  5. Geben Sie im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen im Feld Beschreibung eine Beschreibung ein, damit andere Personen wissen, welchen Zweck diese Spalte erfüllt und welche Art von Daten darin enthalten sein sollten. Diese Beschreibung ist optional.

  6. Klicken Sie auf OK.

Verwenden Sie Ansichten, um die Dateien anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind oder am besten einem Zweck dienen. So können Sie beispielsweise Ansichten von Dateien erstellen, die gerade erst erstellt wurden, von Dateien einer bestimmten Abteilung, oder Dateien, die von einer bestimmten Person erstellt wurden. Sobald Sie eine Ansicht erstellt haben, ist sie beim Anzeigen einer Bibliothek verfügbar.

Liste mit aktuellen Ansichten Menüband

Wenn Sie Dateien in einer Bibliothek anzeigen, können Sie die Dateien vorübergehend sortieren oder filtern, indem Sie auf den Namen einer Spalte zeigen und dann neben dem Namen auf den Pfeil nach unten klicken. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Dateien auf eine bestimmte Weise anzeigen möchten. Wenn Sie das nächste Mal die Bibliothek anzeigen, müssen Sie die Schritte allerdings wiederholen.

Dropdownmenü unter Spaltenüberschriften.

Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie Dateien häufig auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen, können Sie eine entsprechende Ansicht erstellen. Diese Ansicht können Sie immer dann verwenden, wenn Sie mit der Bibliothek arbeiten. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird diese dem Menü Ansicht der Bibliothek hinzugefügt.

Ansichten Wahl am oberen Rand der Dokumentbibliothek

Bibliotheken können persönliche und öffentliche Ansichten aufweisen. Jede Person kann eine persönliche Ansicht erstellen, um die Dateien auf eine bestimmte Weise anzuzeigen oder nach den Dateien zu filtern, die angezeigt werden sollen. Wenn Sie über die Berechtigung zum Gestalten einer Website verfügen, können Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die jede Person beim Anzeigen der Bibliothek anzeigen kann. Sie können auch jede öffentliche Ansicht in die Standardansicht umwandeln, sodass für Personen automatisch diese Ansicht der Bibliothek geöffnet wird.

Beim Entwerfen einer Website, können Sie darüber hinaus in verschiedenen Ansichten oder Entwurfsseiten mit Webparts, mit denen die verschiedenen Ansichten verknüpfen.

Damit Mitglieder der Gruppe die Bibliotheken auf mobilen Geräten anzeigen können, können Sie mobile Ansichten erstellen. Diese sind zwar beschränkt in Bezug auf die Anzahl der angezeigten Elemente, eigenen sich aber optimal für die Bandbreite und Beschränkungen der Geräte. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie weitere Informationen zum Erstellen von Ansichten.

Mithilfe des folgenden Verfahrens können Sie einen Standardansichtstyp erstellen. Möglicherweise gelten für andere Typen von Ansichten andere Optionen, aber die grundlegenden Schritte zum Erstellen einer Ansicht sind ähnlich.

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der Sie eine neue Ansicht erstellen möchten, auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek, und klicken Sie dann auf Ansicht erstellen.

    Hinweis : Wenn die Ansicht erstellen deaktiviert ist, verfügen Sie möglicherweise nicht die Berechtigungen zum Erstellen einer Ansicht. Wenden Sie sich an den Administrator dieser Website.

    Schaltfläche "Ansicht erstellen" im Menüband für eine SharePoint-Bibliothek

  2. Klicken Sie auf das Format, beispielsweise Standardansicht, oder auf eine vorhandene Ansicht, die Sie der Ansicht zugrunde legen möchten.

  3. Geben Sie im Feld Ansichtsname den Namen der Ansicht ein. Wählen Sie Zur Standardansicht machen aus, wenn diese Ansicht die Standardansicht Ihrer Liste oder Bibliothek sein soll. Sie können nur eine öffentliche Ansicht als Standardansicht für eine Liste oder Bibliothek festlegen.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Publikum unter Publikum anzeigeneine persönliche Ansicht erstellen oder öffentliche Ansicht erstellen.

    Hinweis : Wenn Öffentliche Ansicht erstellen deaktiviert ist, verfügen Sie nicht über die Berechtigungen zum Erstellen einer öffentlichen Ansicht für diese Liste oder Bibliothek.

    Klicken Sie im Abschnitt Spalten wählen Sie die gewünschten Spalten in der Ansicht, und deaktivieren Sie die Spalten, die nicht angezeigt werden soll. Wählen Sie neben den Rufnummern Spalte die Sortierreihenfolge, die Spalten in der Ansicht angezeigt werden soll. Weitere auf Spalten finden Sie unter erstellen, ändern oder Löschen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek.

  5. Legen Sie anhand der Optionen im Abschnitt Sortieren fest, ob und wie die Dateien sortiert werden sollen. Für die Sortierung können Sie zwei Spalten verwenden. So können Sie z. B. zunächst nach Autor und dann innerhalb der einzelnen Autoren nach Dateinamen sortieren.

  6. Legen Sie anhand der Optionen im Abschnitt Filter fest, ob und wie die Dateien gefiltert werden sollen. In einer gefilterten Ansicht wird eine kleinere Auswahl der Dateien angezeigt, z. B. nur die von einer bestimmten Abteilung erstellten Dateien oder nur die Dateien, die genehmigt wurden.

  7. Im Abschnitt Gruppieren nach können Sie Elemente mit demselben Wert in einem Bereich sortieren, z. B. in einem Bereich für Dokumente nach den einzelnen Autoren, und diesen Bereich können Sie entweder erweitern oder reduzieren.

  8. Im Bereich Gesamtsumme können Sie die Anzahl von Elementen in einer Spalte zählen, beispielsweise die Gesamtanzahl von Problemen. In manchen Fällen können Sie zusätzliche Informationen zusammenfassen oder erstellen, z. B. Durchschnittswerte.

  9. Wählen Sie im Bereich Formatvorlage die Formatvorlage für die Ansicht aus, z. B. eine schattierte Liste, in der jede zweite Zeile schattiert ist.

  10. Wenn Ihre Bibliothek Ordner aufweist, können Sie eine Ansicht erstellen, die Ordner nicht umfasst. Eine solche Ansicht wird mitunter als flache Ansicht bezeichnet. Um alle Dateien auf derselben Ebene anzuzeigen, klicken Sie im Abschnitt Ordner auf Alle Elemente ohne Ordner anzeigen.

  11. Sie können die Anzahl der in der Bibliothek oder auf einer Seite angezeigten Dateien beschränken. Diese Einstellungen sind insbesondere dann von Bedeutung, wenn Sie eine Ansicht für ein mobiles Gerät erstellen. Wählen Sie im Abschnitt Eintragsgrenze die gewünschten Optionen aus.

  12. Wenn die Bibliothek auf einem mobilen Gerät angezeigt werden soll, wählen Sie die gewünschten Optionen im Abschnitt Mobil aus.

  13. Klicken Sie auf OK.

Bei mehreren Typen von Dokumenten oder verschiedenen Inhalten in einer Bibliothek können Sie Ordner erstellen, um die Inhalte zu organisieren.

  1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Einstellungen im Menü Schaltfläche "Einstellungen" in Form eines Zahnrads , klicken Sie auf Websiteinhalte oder Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dateien, klicken Sie auf Neuer Ordner.

    Die Registerkarte "Dateien" auf der Multifunktionsleiste mit hervorgehobener Schaltfläche Neuer Ordner

    Hinweis : Die Person, von der Ihre Bibliothek erstellt wurde, hat möglicherweise festgelegt, dass in der Bibliothek keine Ordner erstellt werden können. In diesem Fall ist der Befehl Neuer Ordner nicht verfügbar.

  3. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie dann auf Speichern oder OK.

Tipp : Wenn Sie über mehrere Bibliotheken mit Ordnern verfügen und die Personen in Ihrer Gruppe zu eine Bibliothek navigieren, wie ihre Festplatte durchsuchen möchten, sollten die Gruppe Ihre Website für die Verwendung der Strukturansicht aktivieren. Sie können die Strukturansicht zum Erweitern und reduzieren einfach Ordnern navigieren.

Strukturansicht aktivieren
  1. Klicken Sie auf Einstellungen im Menü Schaltfläche "Einstellungen" in Form eines Zahnrads , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie unter dem Abschnitt aussehen und Verhalten auf Strukturansicht.

  3. Klicken Sie auf der Seite Strukturansicht können Sie festlegen, ob der Schnellstartleiste oder in der Strukturansicht aktiviert sind. Da die Strukturansicht in der Schnellstartleiste angezeigt wird, möchten Sie wahrscheinlich beide aktivieren.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Schnellstartleiste mit Strukturansicht

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Siehe auch

Einführung in Bibliotheken

Erstellen, ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek

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