Anleitung zu Mehrfachwertfeldern

In den meisten Datenbank-Managementsystemen können Sie nur jeweils einen Wert pro Feld speichern. Dies gilt auch für frühere Versionen von Microsoft Access. In Microsoft Office Access 2007 hingegen können Sie auch Felder erstellen, die mehrere Werte enthalten, z. B. eine Liste mit Kategorien, denen Sie Probleme zugewiesen haben. Mehrfachwertfelder eignen sich für bestimmte Situationen, beispielsweise wenn Sie Office Access 2007 für die Arbeit mit Informationen verwenden, die in einer Windows SharePoint Services 3.0-Liste gespeichert sind, und wenn diese Liste ein Feld enthält, das eines der Mehrfachwertfelder aus Windows SharePoint Services verwendet.

In diesem Thema werden Mehrfachwertfelder in Office Access 2007 und in Windows SharePoint Services erläutert. Außerdem erfahren Sie, wie Sie ein Mehrfachwertfeld erstellen, wann es verwendet werden sollte und wie Sie es in einer Abfrage verwenden.

Inhalt dieses Artikels

Was ist ein Mehrfachwertfeld?

Mehrfachwertfelder in Windows SharePoint Services

Verwendungsmöglichkeiten von Mehrfachwertfeldern

Erstellen eines Mehrfachwertfelds

Verwenden des Nachschlage-Assistenten

Ändern des Entwurfs eines Mehrfachwertfelds

Verwenden eines Mehrfachwertfelds in einer Abfrage

Was ist ein Mehrfachwertfeld?

Angenommen, Sie haben eine Aufgabe, die Sie einem Mitarbeiter oder Vertragspartnern zuweisen müssen, beschließen jedoch, dass Sie diese mehreren Personen zuweisen. In Office Access 2007 können Sie ein Mehrfachwertfeld erstellen, in dem Sie die Personen aus einer Liste auswählen können.

Mehrwertiges Feld

Wenn Sie auf das Kombinationsfeld klicken, werden für die von Ihnen gewählten Elemente aktivierte Kontrollkästchen angezeigt. Sie können Elemente in der Liste aktivieren oder deaktivieren und dann auf OK klicken, um die Optionen zu übernehmen.

Ein Kombinationsfeld mit einem mehrwertigen Feld

Die ausgewählten Personen werden im Mehrfachwertfeld gespeichert und jeweils durch Kommas getrennt angezeigt (Standardeinstellung).

Ein mehrwertiges Feld mit durch Kommas getrennten Werten

Mehrfachwertfelder wurden für Situationen konzipiert, in denen Sie mehrere Elemente auswählen und speichern möchten, ohne ein komplexeres Datenbankdesign erstellen zu müssen. Mehrfachwertfelder sind auch für die Integration mit Windows SharePoint Services wichtig, da SharePoint-Listen ebenfalls Mehrfachwertfelder unterstützen.

Sie fragen sich vielleicht, warum in Office Access 2007 mehrere Werte pro Feld gespeichert werden können, wenn dies in den meisten relationalen Datenbank-Managementsystem nicht möglich ist. Die Antwort lautet, dass das Datenbankmodul in Office Access 2007 diese Werte nicht wirklich in einem einzigen Feld speichert. Es wird zwar nur ein Feld angezeigt, und Sie arbeiten auch nur mit einem einzigen Feld, aber die Werte werden tatsächlich unabhängig voneinander in versteckten Systemtabellen gespeichert und verwaltet. Das Access-Datenbankmodul übernimmt die Handhabung dieser Felder, indem es die Daten automatisch trennt und wieder zusammenfügt, damit die Werte in einem Feld angezeigt werden.

Technisch gesehen unterhält ein Mehrfachwertfeld in Access eine m:n-Beziehung. Stellen Sie sich z. B. vor, Sie verwenden eine Veranstaltung-Tabelle, um die Verantwortung für jedes Ereignis einem oder mehreren Mitarbeitern zuzuweisen. Nun erstellen Sie ein Mehrfachwertfeld mit dem Namen ZugewiesenAn, mit dem Sie Mitarbeitern Ereignisse zuweisen. Die Beziehung zwischen Ereignissen und Mitarbeitern ist eine m:n-Zuordnung, d. h. Sie können einem Ereignis mehrere Mitarbeiter und einem Mitarbeiter mehrere Ereignisse zuordnen.

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Mehrfachwertfelder in Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services 2.0 unterstützt die Spalte Auswahl, über die Sie mehrere Elemente pro Feld auswählen und speichern können. In Windows SharePoint Services 3.0 können Sie ebenfalls ein Nachschlagefeld erstellen, über das mehrere Elemente pro Feld ausgewählt und gespeichert werden können. Damit Office Access 2007 in Windows SharePoint Services integriert werden kann und die Feldtypen für SharePoint Services unterstützt werden, bietet Office Access 2007 Unterstützung für Mehrfachwertfelder.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste erstellen, die ein Mehrfachwertfeld verwendet, wird in Office Access 2007 automatisch ein lokaler Mehrfachwerttyp erstellt und verwendet.

Wenn Sie eine Access-Tabelle in eine SharePoint-Liste exportieren und die Access-Tabelle ein Mehrfachwertfeld enthält, wird dieses Feld zu einem in Windows SharePoint Services verfügbaren Mehrfachwertfeld. Und wenn Sie eine Access-Datenbank in eine SharePoint-Website verschieben und die Datenbank Access-Tabellen mit Mehrfachwertfeldern enthält, wird jedes dieser Mehrfachwertfelder zu einem Mehrfachwertfeld in Windows SharePoint Services.

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Verwendungsmöglichkeiten von Mehrfachwertfeldern

Das Erstellen eines Mehrfachwertfelds ist in folgenden Fällen sinnvoll:

  • Speichern von mehreren aus einer Liste ausgewählten Werten, wenn diese Liste relativ klein ist.

    Erstellen Sie das Mehrfachwertfeld in Office Access 2007 mithilfe des Nachschlage-Assistenten in der Entwurfsansicht der Tabelle.

  • Exportieren einer Access-Tabelle auf eine SharePoint-Website, damit die in Windows SharePoint Services verfügbaren mehrwertigen Auswahl- oder Nachschlagefelder verwendet werden.

    Erstellen Sie das Mehrfachwertfeld in Office Access 2007 mithilfe des Nachschlage-Assistenten in der Entwurfsansicht der Tabelle. Exportieren Sie dann die Tabelle in eine SharePoint-Liste.

  • Verschieben einer Access-Datenbank in eine SharePoint-Website, damit die in Windows SharePoint Services verfügbaren mehrwertigen Auswahl- oder Nachschlagefelder verwendet werden.

    Erstellen Sie das Mehrfachwertfeld in Office Access 2007 mithilfe des Nachschlage-Assistenten in der Entwurfsansicht der Tabelle. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Externe Daten auf den Befehl Zu SharePoint wechseln.

  • Erstellen einer Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste, die ein mehrwertiges Auswahl- oder Nachschlagefeld enthält.

    Wenn Sie die verknüpfte Tabelle erstellen, wird das Mehrfachwertfeld in Office Access 2007 automatisch erstellt und dem Feld in Windows SharePoint Services zugeordnet.

Abgesehen von den oben beschriebenen Szenarien sollten Sie u. U. auch ein Mehrfachwertfeld verwenden, wenn Sie sich sicher sind, dass die Datenbank auch zu einem späteren Zeitpunkt nicht nach Microsoft SQL Server verschoben wird. Ein Mehrfachwertfeld wird in Office Access 2007 nicht in Form eines Memo-Felds (ntext) nach SQL Server verschoben, das die durch Trennzeichen voneinander getrennten Werte enthält. Da unter SQL Server keine Arten von Mehrfachwertfeldern unterstützt werden, die eine m:n-Beziehung unterhalten, sind möglicherweise zusätzliche Entwurfs- und Konvertierungsschritte erforderlich.

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Erstellen eines Mehrfachwertfelds

Beim Öffnen einer Tabelle wird die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet. Sie können ein Nachschlagefeld mit mehreren Werten hinzufügen, indem Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Nachschlagespalte klicken. Daraufhin startet der Nachschlage-Assistent, mit dessen Hilfe Sie die Nachschlagespalte erstellen können.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, in der Sie das Mehrfachwertfeld zum Öffnen erstellen möchten.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Nachschlagespalte.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Der Nachschlage-Assistent wird angezeigt.

    Seite des Nachschlage-Assistenten, auf der Sie eine Tabelle/Abfrage oder Wertliste auswählen können

  5. Im ersten Dialogfeld des Nachschlage-Assistenten müssen Sie angeben, ob die Werte des Nachschlagefelds einer Tabelle oder Abfrage oder einer Liste mit von Ihnen eingegebenen Werten entnommen werden sollen.

    Am häufigsten werden Nachschlagefelder mit mehreren Werten verwendet, die Werte anzeigen, die in einer entsprechenden Tabelle oder Abfrage nachgeschlagen wurden.

  6. Informationen zum Ausführen des Nachschlage-Assistenten finden Sie unter Verwenden des Nachschlage-Assistenten. Ausführlichere Informationen zum Erstellen eines Mehrfachwertfelds finden Sie unter Hinzufügen oder Ändern einer Nachschlagespalte, in dem Sie mehrere Werte speichern können.

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Verwenden des Nachschlage-Assistenten

Der Nachschlage-Assistent wird aufgerufen, wenn Sie in der Datenblattansicht eine Nachschlagespalte erstellen, wenn Sie ein Feld aus dem Feldlistenbereich in eine Tabelle ziehen, die in der Datenblattansicht geöffnet ist, und wenn Sie in der Entwurfsansicht in der Spalte Datentyp die Option Nachschlage-Assistent auswählen. Mithilfe des Assistenten können Sie eine Nachschlagespalte erstellen und die entsprechenden Feldeigenschaften automatisch wie gewünscht festlegen. Mit dem Assistenten können Sie auch Tabellenbeziehungen und Indizes erstellen, sofern diese zur Unterstützung der Nachschlagespalte erforderlich sind.

Wenn der Assistent angezeigt wird, müssen Sie angeben, ob die Werte der Nachschlagespalte einer Tabelle oder Abfrage oder einer Liste mit von Ihnen eingegebenen Werten entnommen werden sollen. In der Regel, wenn die Datenbank ordnungsgemäß entworfen und die Informationen in themenbasierte Tabellen aufgeteilt sind, sollten Sie eine Tabelle oder Abfrage als Quelle für die Nachschlagespalte verwenden.

  • Erstellen des mehrwertigen Nachschlagefelds auf der Basis einer Tabelle oder Abfrage

    Wenn Sie ein Feld aus dem Bereich Feldliste ziehen, um ein mehrwertiges Feld zu erstellen, werden die ersten beiden Schritte im folgenden Verfahren automatisch durchgeführt. Beginnen Sie mit dem dritten Schritt.

    1. Klicken Sie im Nachschlage-Assistenten auf Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen und dann auf Weiter.

    2. Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    3. Klicken Sie unter Verfügbare Felder auf das Feld, das in Ihrem Nachschlagefeld enthalten sein soll.

    4. Klicken Sie auf die Größer-als-Schaltfläche (>), um die ausgewählten Felder in die Liste Ausgewählte Felder zu verschieben.

    5. Wiederholen Sie die beiden vorherigen Schritte, bis in der Liste Ausgewählte Felder alle gewünschten Felder einschließlich des Nachschlagefelds aufgelistet sind. Klicken Sie dann auf Weiter.

    6. Wählen Sie optional ein bis vier Felder aus, nach denen die Nachschlageelemente sortiert werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufsteigend, um die Sortierung der Nachschlagelemente von aufsteigend auf absteigend zu ändern. Beachten Sie, dass der Name der Schaltfläche in Absteigend geändert wird. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, um die Einstellung rückgängig zu machen. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

    7. Passen Sie ggf. die Breite der Spalten in Ihrem Nachschlagefeld an, und klicken Sie dann auf Weiter.

    8. Aktivieren Sie unter Möchten Sie für den Nachschlagevorgang mehrere Werte speichern? das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

      Hinweis : Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, damit mehrere Werte gespeichert werden können.

    9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

      Wenn Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen klicken, wird ein Nachschlagefeld erstellt, dessen Feldeigenschaften anhand der Optionen festgelegt wurden, die Sie im Nachschlage-Assistenten angegeben haben.

    10. Wenn Sie die Tabelle speichern möchten, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern.

  • Erstellen des mehrwertigen Nachschlagefelds auf der Basis eingegebener Werte

    1. Klicken Sie im Nachschlage-Assistenten auf Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben, und klicken Sie dann auf Weiter.

    2. Geben Sie die Spaltenanzahl ein. Geben Sie dann jeden Wert unter Sp1 ein. Um zur nächsten Zeile zu gelangen, drücken Sie TAB.

    3. Wenn Sie die gewünschten Werte eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter.

    4. Geben Sie im Nachschlage-Assistenten eine Beschriftung für das Nachschlagefeld ein.

    5. Aktivieren Sie unter Möchten Sie für den Nachschlagevorgang mehrere Werte speichern? das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

      Hinweis : Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, damit mehrere Werte gespeichert werden können.

    6. Klicken Sie auf Fertig stellen.

      Wenn Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen klicken, wird ein Nachschlagefeld erstellt, dessen Feldeigenschaften anhand der Optionen festgelegt wurden, die Sie im Nachschlage-Assistenten angegeben haben.

    7. Wenn Sie die Tabelle speichern möchten, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern.

      Wenn Sie die Tabelle in der Datenblattansicht anzeigen, wird das Mehrfachwertfeld nach dem Erstellen als Dropdownliste für ein Kontrollkästchen angezeigt.

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Ändern des Entwurfs eines Mehrfachwertfelds

Informationen zum Ändern des Entwurfs eines Mehrfachwertfelds finden Sie im Artikel Hinzufügen oder Ändern einer Nachschlagespalte, in der Sie mehrere Werte speichern können.

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Verwenden eines Mehrfachwertfelds in einer Abfrage

Wenn Sie ein Mehrfachwertfeld in einer Abfrage einsetzen, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie das gesamte Mehrfachwertfeld mit allen Werten, die jeweils durch Kommas voneinander getrennt sind, oder eine separate Zeile für jeden Wert abrufen möchten. Nehmen wir z. B. an, Sie arbeiten mit einer Probleme-Tabelle, die das Feld ZugewiesenAn enthält, mit dem Sie Mitarbeitern Probleme zuweisen. Sie können eine Abfrage, die das Feld ZugewiesenAn enthält, folgendermaßen erstellen:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das Mehrfachwertfeld enthält (in diesem Beispiel ist das die Probleme-Tabelle). Klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  5. Klicken Sie auf Schließen.

  6. Ziehen Sie die Felder, die verwendet werden sollen, in den Abfragebereich. In diesem Beispiel ziehen Sie das "Namen"-Feld und das Mehrfachwertfeld "ZugewiesenAn" in den Abfragebereich.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Das Abfrageergebnis sieht in etwa wie nachfolgend angezeigt aus, wobei eine Spalte den Themennamen und die zweite Spalte das Mehrfachwertfeld anzeigt:

Abfrageergebnis, das die Felder 'Position' und 'ZugewiesenAn' anzeigt


Wenn das Mehrfachwertfeld AssignedTo erweitert angezeigt werden soll, sodass jeder Wert für ZugewiesenAn in einer separaten Zeile angezeigt wird, müssen Sie die Value-Eigenschaft angeben, indem Sie in der Zeile Feld die Zeichenfolge ".Wert" an "ZugewiesenAn" anfügen (wie hier im Abfragebereich gezeigt):

Abfragebereich mit 'Position' und 'ZugewiesenAn.Wert'

Wenn Sie ZugewiesenAn in der Zeile Feld angeben, werden beim Ausführen der Abfrage in Access alle Werte im Mehrfachwertfeld in einer einzigen Zeile angezeigt. Wenn Sie jedoch die Wert-Eigenschaft verwenden, z. B. als ZugewiesenAn.Wert, wird das Mehrfachwertfeld in Access erweitert angezeigt, sodass jeder Wert in einer separaten Zeile angezeigt wird. Sie können eine Abfrage erstellen, um die einzelnen Werte wie folgt anzuzeigen:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das Mehrfachwertfeld enthält (in diesem Beispiel ist das die Probleme-Tabelle). Klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  5. Klicken Sie auf Schließen.

  6. Ziehen Sie die zu verwendenden Felder (in diesem Beispiel ist dies das Mehrfachwertfeld ZugewiesenAn.Wert) in den Abfragebereich.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Das Abfrageergebnis sieht in etwa wie nachfolgend angezeigt aus, wobei eine Spalte den Problemnamen und die zweite Spalte den "ZugewiesenAn.Wert" anzeigt:

Abfrageergebnis mit 'Position' und einzelnen 'ZugewiesenAn'-Werten

Weitere Informationen zum Verwenden von Mehrfachwertfeldern in Abfragen finden Sie unter Verwenden von Mehrfachwertfeldern in Abfragen.


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