Anleitung zu Mehrfachwertfeldern

In den meisten Datenbank-Managementsystemen können Sie nur jeweils einen Wert pro Feld speichern. Dies gilt auch für frühere Versionen von Microsoft Access. In Microsoft Office Access 2007 hingegen können Sie auch Felder erstellen, die mehrere Werte enthalten, z. B. eine Liste mit Kategorien, denen Sie Probleme zugewiesen haben. Mehrfachwertfelder eignen sich für bestimmte Situationen, beispielsweise wenn Sie Office Access 2007 für die Arbeit mit Informationen verwenden, die in einer Windows SharePoint Services 3.0-Liste gespeichert sind, und wenn diese Liste ein Feld enthält, das eines der Mehrfachwertfelder aus Windows SharePoint Services verwendet.

In diesem Thema werden Mehrfachwertfelder in Office Access 2007 und in Windows SharePoint Services erläutert. Außerdem erfahren Sie, wie Sie ein Mehrfachwertfeld erstellen, wann es verwendet werden sollte und wie Sie es in einer Abfrage verwenden.

Inhalt dieses Artikels

Was ist ein mehrwertiges Feld?

Mehrfachwertfelder in Windows SharePoint Services

Verwenden ein mehrwertiges Felds

So erstellen Sie ein mehrwertiges Feld

Verwenden den Nachschlage-Assistenten

Ändern des Entwurfs eines mehrwertigen Felds

So verwenden Sie ein mehrwertiges Feld in einer Abfrage

Was ist ein Mehrfachwertfeld?

Angenommen, Sie haben eine Aufgabe, die Sie einem Mitarbeiter oder Vertragspartnern zuweisen müssen, beschließen jedoch, dass Sie diese mehreren Personen zuweisen. In Office Access 2007 können Sie ein Mehrfachwertfeld erstellen, in dem Sie die Personen aus einer Liste auswählen können.

Mehrwertiges Feld

Wenn Sie das Kombinationsfeld klicken, werden die Kontrollkästchen ausgewählten an, dass Ihre Auswahlmöglichkeiten angezeigt. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Elemente in der Liste, und klicken Sie dann auf OK, um die Optionen zu übernehmen.

Ein Kombinationsfeld mit einem mehrwertigen Feld

Die ausgewählten Personen werden im Mehrfachwertfeld gespeichert und jeweils durch Kommas getrennt angezeigt (Standardeinstellung).

Ein mehrwertiges Feld mit durch Kommas getrennten Werten

Mehrfachwertfelder wurden für Situationen konzipiert, in denen Sie mehrere Elemente auswählen und speichern möchten, ohne ein komplexeres Datenbankdesign erstellen zu müssen. Mehrfachwertfelder sind auch für die Integration mit Windows SharePoint Services wichtig, da SharePoint-Listen ebenfalls Mehrfachwertfelder unterstützen.

Sie fragen sich vielleicht, warum in Office Access 2007 mehrere Werte pro Feld gespeichert werden können, wenn dies in den meisten relationalen Datenbank-Managementsystem nicht möglich ist. Die Antwort lautet, dass das Datenbankmodul in Office Access 2007 diese Werte nicht wirklich in einem einzigen Feld speichert. Es wird zwar nur ein Feld angezeigt, und Sie arbeiten auch nur mit einem einzigen Feld, aber die Werte werden tatsächlich unabhängig voneinander in versteckten Systemtabellen gespeichert und verwaltet. Das Access-Datenbankmodul übernimmt die Handhabung dieser Felder, indem es die Daten automatisch trennt und wieder zusammenfügt, damit die Werte in einem Feld angezeigt werden.

Technisch gesehen unterhält ein Access mehrwertiges Feld eine m: n-Beziehung. Sehen Sie sich beispielsweise eine Tabelle Events, bei dem Sie eine oder mehrere Ihrer Mitarbeiter Zuständigkeit für jedes Ereignis zuweisen. Nehmen Sie an, dass Sie ein mehrwertiges Feld "ZugewiesenAn" für die Zuordnung von Ereignissen zu Mitarbeitern erstellen. M: n-liegt Beziehung zwischen Ereignissen und Mitarbeiter D. h., Sie können viele Mitarbeiter einem Ereignis zugewiesen haben, und Sie können auch einem Mitarbeiter zu viele Ereignisse haben.

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Mehrfachwertfelder in Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services 2.0 unterstützt die Spalte Auswahl, über die Sie mehrere Elemente pro Feld auswählen und speichern können. In Windows SharePoint Services 3.0 können Sie ebenfalls ein Nachschlagefeld erstellen, über das mehrere Elemente pro Feld ausgewählt und gespeichert werden können. Damit Office Access 2007 in Windows SharePoint Services integriert werden kann und die Feldtypen für SharePoint Services unterstützt werden, bietet Office Access 2007 Unterstützung für Mehrfachwertfelder.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste erstellen, die ein Mehrfachwertfeld verwendet, wird in Office Access 2007 automatisch ein lokaler Mehrfachwerttyp erstellt und verwendet.

Wenn Sie eine Access-Tabelle in eine SharePoint-Liste exportieren und die Access-Tabelle ein Mehrfachwertfeld enthält, wird dieses Feld zu einem in Windows SharePoint Services verfügbaren Mehrfachwertfeld. Und wenn Sie eine Access-Datenbank in eine SharePoint-Website verschieben und die Datenbank Access-Tabellen mit Mehrfachwertfeldern enthält, wird jedes dieser Mehrfachwertfelder zu einem Mehrfachwertfeld in Windows SharePoint Services.

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Verwendungsmöglichkeiten von Mehrfachwertfeldern

Das Erstellen eines Mehrfachwertfelds ist in folgenden Fällen sinnvoll:

  • Speichern von mehreren aus einer Liste ausgewählten Werten, wenn diese Liste relativ klein ist.

    Erstellen Sie das Mehrfachwertfeld in Office Access 2007 mithilfe des Nachschlage-Assistenten in der Entwurfsansicht der Tabelle.

  • Exportieren einer Access-Tabelle auf eine SharePoint-Website, damit die in Windows SharePoint Services verfügbaren mehrwertigen Auswahl- oder Nachschlagefelder verwendet werden.

    Erstellen Sie das Mehrfachwertfeld in Office Access 2007 mithilfe des Nachschlage-Assistenten in der Entwurfsansicht der Tabelle. Exportieren Sie dann die Tabelle in eine SharePoint-Liste.

  • Verschieben einer Access-Datenbank in eine SharePoint-Website, damit die in Windows SharePoint Services verfügbaren mehrwertigen Auswahl- oder Nachschlagefelder verwendet werden.

    Erstellen Sie das Mehrfachwertfeld in Office Access 2007 mithilfe des Nachschlage-Assistenten in der Entwurfsansicht der Tabelle. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Externe Daten auf den Befehl Zu SharePoint wechseln.

  • Erstellen einer Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste, die ein mehrwertiges Auswahl- oder Nachschlagefeld enthält.

    Wenn Sie die verknüpfte Tabelle erstellen, wird das Mehrfachwertfeld in Office Access 2007 automatisch erstellt und dem Feld in Windows SharePoint Services zugeordnet.

Abgesehen von den oben beschriebenen Szenarien sollten Sie u. U. auch ein Mehrfachwertfeld verwenden, wenn Sie sich sicher sind, dass die Datenbank auch zu einem späteren Zeitpunkt nicht nach Microsoft SQL Server verschoben wird. Ein Mehrfachwertfeld wird in Office Access 2007 nicht in Form eines Memo-Felds (ntext) nach SQL Server verschoben, das die durch Trennzeichen voneinander getrennten Werte enthält. Da unter SQL Server keine Arten von Mehrfachwertfeldern unterstützt werden, die eine m:n-Beziehung unterhalten, sind möglicherweise zusätzliche Entwurfs- und Konvertierungsschritte erforderlich.

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Erstellen eines Mehrfachwertfelds

Beim Öffnen einer Tabelle wird die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet. Sie können ein Nachschlagefeld mit mehreren Werten hinzufügen, indem Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Nachschlagespalte klicken. Daraufhin startet der Nachschlage-Assistent, mit dessen Hilfe Sie die Nachschlagespalte erstellen können.

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, in der Sie das Mehrfachwertfeld zum Öffnen erstellen möchten.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Nachschlagespalte.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Der Nachschlage-Assistent wird angezeigt.

    Seite des Nachschlage-Assistenten, auf der Sie eine Tabelle/Abfrage oder Wertliste auswählen können

  5. Im ersten Dialogfeld des Nachschlage-Assistenten müssen Sie angeben, ob die Werte des Nachschlagefelds einer Tabelle oder Abfrage oder einer Liste mit von Ihnen eingegebenen Werten entnommen werden sollen.

    Am häufigsten werden Nachschlagefelder mit mehreren Werten verwendet, die Werte anzeigen, die in einer entsprechenden Tabelle oder Abfrage nachgeschlagen wurden.

  6. Weitere Informationen zum Ausführen des Nachschlage-Assistenten finden Sie unter Verwenden des Nachschlage-Assistenten. Weitere ausführliche Informationen zum Erstellen eines mehrwertigen Felds finden Sie unter Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, die Sie können, mehrere Werte speichern.

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Verwenden des Nachschlage-Assistenten

Der Nachschlage-Assistent wird aufgerufen, beim Erstellen eines Nachschlagefelds in der Datenblattansicht, wenn Sie ein Feld aus dem Bereich Feldliste zu einer Tabelle, die in der Datenblattansicht, und klicken Sie in der Entwurfsansicht geöffnet wird ziehen, wenn Sie den Nachschlage-Assistenten in der Spalte Datentyp auswählen. Der Assistent führt Sie durch die erforderlichen Schritte zum Erstellen eines Nachschlagefelds und die entsprechenden Feldeigenschaften entsprechend Ihrer Auswahl automatisch festgelegt. Der Assistent erstellt auch tabellenbeziehungen und Indizes, bei Bedarf um das Nachschlagefeld zu unterstützen.

Wenn der Assistent angezeigt wird, müssen Sie angeben, ob die Werte der Nachschlagespalte einer Tabelle oder Abfrage oder einer Liste mit von Ihnen eingegebenen Werten entnommen werden sollen. In der Regel, wenn die Datenbank ordnungsgemäß entworfen und die Informationen in themenbasierte Tabellen aufgeteilt sind, sollten Sie eine Tabelle oder Abfrage als Quelle für die Nachschlagespalte verwenden.

  • Erstellen des mehrwertigen Nachschlagefelds auf der Basis einer Tabelle oder Abfrage

    Beim Ziehen eines Felds aus dem Bereich "Feldliste" zum Erstellen eines mehrwertigen Felds sind die ersten beiden Schritte im folgenden Verfahren automatisch für Sie erledigt, damit Sie mit der dritte Schritt beginnen.

    1. Klicken Sie im Nachschlage-Assistenten auf Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen und dann auf Weiter.

    2. Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    3. Klicken Sie unter Verfügbare Felder auf das Feld, das in Ihrem Nachschlagefeld enthalten sein soll.

    4. Klicken Sie auf die Größer-als-Schaltfläche (>), um die ausgewählten Felder in die Liste Ausgewählte Felder zu verschieben.

    5. Wiederholen Sie die beiden vorherigen Schritte, bis in der Liste Ausgewählte Felder alle gewünschten Felder einschließlich des Nachschlagefelds aufgelistet sind. Klicken Sie dann auf Weiter.

    6. Wählen Sie optional ein bis vier Felder aus, nach denen die Nachschlageelemente sortiert werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufsteigend, um die Sortierung der Nachschlagelemente von aufsteigend auf absteigend zu ändern. Beachten Sie, dass der Name der Schaltfläche in Absteigend geändert wird. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, um die Einstellung rückgängig zu machen. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

    7. Passen Sie ggf. die Breite der Spalten in Ihrem Nachschlagefeld an, und klicken Sie dann auf Weiter.

    8. Aktivieren Sie unter Möchten Sie für den Nachschlagevorgang mehrere Werte speichern? das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

      Hinweis : Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, damit mehrere Werte gespeichert werden können.

    9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

      Wenn Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen klicken, wird ein Nachschlagefeld erstellt, dessen Feldeigenschaften auf die Optionen basieren, die Sie im Nachschlage-Assistenten ausgewählt haben.

    10. Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, um die Tabelle zu speichern.

  • Erstellen des mehrwertigen Nachschlagefelds auf der Basis eingegebener Werte

    1. Klicken Sie im Nachschlage-Assistenten auf Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben, und klicken Sie dann auf Weiter.

    2. Geben Sie die Anzahl der Spalten ein. Geben Sie dann den Wert jeder ein. Drücken Sie TAB, um in der nächsten Spalte oder Zeile zu verschieben.

    3. Wenn Sie die gewünschten Werte eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter.

    4. Wenn Sie mehr als eine Spalte, die in Schritt 2 angegeben haben, müssen Sie auswählen, welche Spalte zum Identifizierung jeder Wert verwendet werden soll. Doppelklicken Sie im Feld Verfügbare Felder auf die Spalte, die Sie verwenden, um den Wert jeder eindeutig identifizieren möchten.

      Hinweis : Dieser Schritt entfällt, wenn Sie in Schritt 2 nur eine Spalte angegeben haben.

    5. Geben Sie im Nachschlage-Assistenten eine Beschriftung für das Nachschlagefeld ein.

    6. Aktivieren Sie unter Möchten Sie für den Nachschlagevorgang mehrere Werte speichern? das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

      Hinweis : Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, damit mehrere Werte gespeichert werden können.

    7. Klicken Sie auf Fertig stellen.

      Wenn Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen klicken, wird ein Nachschlagefeld erstellt, dessen Feldeigenschaften auf den Optionen basieren, die Sie im Nachschlage-Assistenten ausgewählt haben.

    8. Um die Tabelle zu speichern, klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern.

      Wenn Sie die Tabelle in der Datenblattansicht anzeigen, wird das Mehrfachwertfeld nach dem Erstellen als Dropdownliste für ein Kontrollkästchen angezeigt.

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Ändern des Entwurfs eines Mehrfachwertfelds

Informationen zum Ändern des Entwurfs eines mehrwertigen Felds finden Sie im Artikel Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, die Sie können, mehrere Werte speichern.

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Verwenden eines Mehrfachwertfelds in einer Abfrage

Wenn Sie ein mehrwertiges Feld in einer Abfrage einsetzen, müssen Sie entscheiden, ob Sie das gesamte Mehrfachwertfeld mit allen Werten getrennt durch Kommas oder eine separate Zeile für jeden Wert abrufen möchten. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie eine Problemtabelle haben, die ein ' ZugewiesenAn '-Feld enthält, mit denen Sie Mitarbeitern Probleme zuweisen. Sie können eine Abfrage erstellen, die im Feld ' ZugewiesenAn ' wie folgt enthält:

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Weitere auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das Mehrfachwertfeld enthält (in diesem Beispiel ist das die Probleme-Tabelle). Klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  5. Klicken Sie auf Schließen.

  6. Ziehen Sie die Felder, die verwendet werden sollen, in den Abfragebereich. In diesem Beispiel ziehen Sie das "Namen"-Feld und das Mehrfachwertfeld "ZugewiesenAn" in den Abfragebereich.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Das Abfrageergebnis sieht in etwa wie nachfolgend angezeigt aus, wobei eine Spalte den Themennamen und die zweite Spalte das Mehrfachwertfeld anzeigt:

Abfrageergebnis, das die Felder 'Position' und 'ZugewiesenAn' anzeigt


Wenn das Mehrfachwertfeld AssignedTo erweitert angezeigt werden soll, sodass jeder Wert für ZugewiesenAn in einer separaten Zeile angezeigt wird, müssen Sie die Value-Eigenschaft angeben, indem Sie in der Zeile Feld die Zeichenfolge ".Wert" an "ZugewiesenAn" anfügen (wie hier im Abfragebereich gezeigt):

Abfragebereich mit 'Position' und 'ZugewiesenAn.Wert'

Wenn Sie ZugewiesenAn in der Zeile Feld angeben, werden beim Ausführen der Abfrage in Access alle Werte im Mehrfachwertfeld in einer einzigen Zeile angezeigt. Wenn Sie jedoch die Wert-Eigenschaft verwenden, z. B. als ZugewiesenAn.Wert, wird das Mehrfachwertfeld in Access erweitert angezeigt, sodass jeder Wert in einer separaten Zeile angezeigt wird. Sie können eine Abfrage erstellen, um die einzelnen Werte wie folgt anzuzeigen:

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Weitere auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die das Mehrfachwertfeld enthält (in diesem Beispiel ist das die Probleme-Tabelle). Klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  5. Klicken Sie auf Schließen.

  6. Ziehen Sie die Felder, die Sie (in diesem Beispiel wird das mehrwertige Feld mit dem Namen "ZugewiesenAn.Wert") verwenden möchten, in den Abfragebereich.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Das Abfrageergebnis sieht in etwa wie nachfolgend angezeigt aus, wobei eine Spalte den Problemnamen und die zweite Spalte den "ZugewiesenAn.Wert" anzeigt:

Abfrageergebnis mit 'Position' und einzelnen 'ZugewiesenAn'-Werten

Weitere Informationen zur Verwendung von mehrwertigen Feldern in Abfragen finden Sie unter Verwenden von mehrwertigen Feldern in Abfragen.

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Hinweise : 

  • Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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