Angeben von Informationsverwaltungsrichtlinien für eine Liste, eine Bibliothek oder einen Listeninhaltstyp

Organisationen können Informationsverwaltungsrichtlinien für Microsoft Office SharePoint Server 2007-Websites definieren und verwenden, um bei der Verwaltung von Informationen die Einhaltung interner Geschäftsprozesse oder rechtlicher Bestimmungen sicherzustellen. Mit Informationsverwaltungsrichtlinien können Websiteadministratoren oder Listenverwalter steuern, in welcher Art und Weise Inhalte verwaltet werden.

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Anwenden einer Websitesammlungsrichtlinie auf eine Liste, eine Bibliothek oder einen Listeninhaltstyp

Erstellen einer neuen Informationsverwaltungsrichtlinie für eine Liste, eine Bibliothek oder einen Listeninhaltstyp

Anwenden einer Websitesammlungsrichtlinie auf eine Liste, eine Bibliothek oder einen Listeninhaltstyp

Wurden für Ihre Website bereits Informationsverwaltungsrichtlinien als Websitesammlungsrichtlinien erstellt, können Sie eine dieser Websitesammlungsrichtlinien auf eine Liste oder Bibliothek anwenden. Wenn eine Liste oder Bibliothek die Verwaltung mehrerer Inhaltstypen unterstützt, können Sie keine Informationsverwaltungsrichtlinie angeben, die auf die gesamte Liste oder Bibliothek angewendet wird. Sie müssen stattdessen für jeden Listeninhaltstyp, der mit dieser Liste oder Bibliothek verknüpft ist, eine eigene Informationsverwaltungsrichtlinie definieren. (Instanzen eines Websiteinhaltstyps, die mit einer bestimmten Liste oder Bibliothek verknüpft sind, werden als Listeninhaltstypen bezeichnet.) Sie müssen über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um die Einstellungen der Informationsrichtlinie für eine Liste oder Bibliothek zu ändern.

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie angeben möchten.

    Klicken Sie im Menü Einstellungen Settings menu auf Listeneinstellungen, oder klicken Sie auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen.

    Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie.

    Hinweis : Wenn die Liste oder Bibliothek die Verwaltung mehrerer Inhaltstypen unterstützt, wählen Sie den Inhaltstyp aus, für den Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie angeben möchten, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Richtlinie angeben auf Websitesammlungsrichtlinie verwenden, und wählen Sie dann in der Liste die Richtlinie aus, die angewendet werden soll.

    Hinweis : Ist die Option Websitesammlungsrichtlinie verwenden nicht verfügbar, wurden keine Websitesammlungsrichtlinien für die Websitesammlung definiert.

  4. Klicken Sie auf OK

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Erstellen einer neuen Informationsverwaltungsrichtlinie für eine Liste, eine Bibliothek oder einen Listeninhaltstyp

Sie können eine Informationsverwaltungsrichtlinie definieren, die nur auf eine bestimmte Liste oder Bibliothek angewendet wird. Wenn Sie auf diese Art und Weise eine Informationsverwaltungsrichtlinie erstellen, können Sie diese nicht für andere Listen, Bibliotheken oder Websites wiederverwenden. Wenn eine Liste oder Bibliothek die Verwaltung mehrerer Inhaltstypen unterstützt, können Sie keine Informationsverwaltungsrichtlinie definieren, die auf die gesamte Liste oder Bibliothek angewendet wird. Sie müssen stattdessen für jeden Listeninhaltstyp, der mit dieser Liste oder Bibliothek verknüpft ist, eine eigene Informationsverwaltungsrichtlinie definieren. (Instanzen eines Websiteinhaltstyps, die mit einer bestimmten Liste oder Bibliothek verknüpft sind, werden als Listeninhaltstypen bezeichnet.) Sie müssen mindestens über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um die Einstellungen der Informationsrichtlinie für eine Liste oder Bibliothek zu ändern.

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie angeben möchten.

    Klicken Sie im Menü Einstellungen Settings menu auf Listeneinstellungen, oder klicken Sie auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen.

    Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie.

    Hinweis : Wenn die Liste oder Bibliothek die Verwaltung mehrerer Inhaltstypen unterstützt, wählen Sie den Inhaltstyp aus, für den Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie angeben möchten, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Richtlinie angeben auf Richtlinie definieren.

  4. Klicken Sie auf OK

  5. Geben Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Name und administrative Beschreibung eine kurze Beschreibung der Richtlinie ein, die Sie erstellen.

    Hinweis : Sie können nur für Informationsverwaltungsrichtllinien, die in der Liste Websitesammlungsrichtlinien definiert sind, Namen angeben.

  6. Geben Sie im Abschnitt Richtlinienanweisung eine beschreibende Anweisung ein, um Benutzern den Zweck der Richtlinie zu erläutern. Diese Anweisung wird angezeigt, wenn Benutzer Dokumente oder Elemente öffnen, die dieser Richtlinie unterliegen. Sie sollte darüber informieren, welche Richtlinienfeatures für den Inhalt gelten und welche spezielle Behandlung der Inhalt erfordert. Eine Richtlinienanweisung kann bis zu 512 Zeichen lang sein.

  7. Wählen Sie in den nächsten Abschnitten die einzelnen Richtlinienfeatures aus, die Sie zu Ihrer Informationsverwaltungsrichtlinie hinzufügen möchten.

  8. Wenn Dokumente, die dieser Richtlinie unterliegen, Bezeichnungen haben sollen, klicken Sie auf Bezeichnungen aktivieren, und geben Sie dann die gewünschten Einstellungen für die Bezeichnungen an.

    Vorgehensweise

    1. Wenn Benutzer aufgefordert werden sollen, eine Bezeichnung zu einem Dokument hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken eine Bezeichnung einzufügen.

      Lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, wenn Bezeichnungen optional sein sollen.

    2. Wenn Sie eine Bezeichnung sperren möchten, damit sie nach dem Einfügen nicht mehr geändert werden kann, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen an Bezeichnungen nach dem Hinzufügen verhindern.

      Hinweis : Lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, wenn die Bezeichnung bei jeder Aktualisierung der Eigenschaften für das Dokument oder Element ebenfalls aktualisiert werden soll.

    3. Geben Sie im Feld Bezeichnungsformat den Text für die Bezeichnung so ein, wie er angezeigt werden soll. Bezeichnungen dürfen bis zu 10 Verweise auf Spalten enthalten, die jeweils maximal 255 Zeichen lang sein dürfen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Format für die Bezeichnung zu erstellen:

      • Geben Sie die Namen der Spalten, die in der Bezeichnung enthalten sein sollen, in der Reihenfolge ein, in der sie angezeigt werden sollen. Setzen Sie die Spaltennamen in geschweifte Klammern ({}), wie im Beispiel auf der Seite Richtlinie bearbeiten gezeigt.

      • Geben Sie die Wörter für die Spalten außerhalb der Klammern ein, wie im Beispiel auf der Seite Richtlinie bearbeiten veranschaulicht.

      • Geben Sie zum Hinzufügen eines Zeilenumbruchs an der gewünschten Stelle \n ein.

    4. Wählen Sie im Abschnitt Darstellung den gewünschten Schriftgrad und das Format aus, und geben Sie an, ob die Bezeichnung im Dokument links, in der Mitte oder rechts angezeigt werden soll. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass der gewählte Schriftgrad und das Format auf den Computern der Benutzer verfügbar sind. Es ist vom Schriftgrad abhängig, wie viel Text die Bezeichnung enthalten kann.

    5. Geben Sie im Abschnitt Bezeichnungsgröße Höhe und Breite der Bezeichnung ein. Höhe und Breite können zwischen 6,4 Millimetern und 50,8 Zentimetern liegen. Der Text für Bezeichnungen ist im Bild immer vertikal in der Mitte ausgerichtet.

    6. Klicken Sie auf Aktualisieren, um eine Vorschau des Inhalts für die Bezeichnung anzuzeigen.

  9. Klicken Sie auf Überwachung aktivieren, um die Überwachung von Dokumenten und Elementen zu aktivieren, die dieser Richtlinie unterliegen, und geben Sie dann die zu überwachenden Ereignisse an.

    Mit dem Richtlinienfeature Überwachung können Organisationen Überwachungslisten für Dokumente und Listenelemente wie Aufgabenlisten, Problemlisten, Diskussionsgruppen und Kalender erstellen und analysieren. Dieses Richtlinienfeature bietet ein Überwachungsprotokoll, das Ereignisse aufzeichnet, z. B. wann Inhalte angezeigt, bearbeitet oder gelöscht werden. Wenn die Überwachung als Teil einer Informationsverwaltungsrichtlinie aktiviert wurde, können Administratoren die Überwachungsdaten in Berichten zur Richtlinienverwendung anzeigen, die auf Microsoft Office Excel basieren und die derzeitige Verwendung zusammenfassen. Auf Basis dieser Berichte können Administratoren feststellen, wie Informationen in der Organisation verwendet werden. Außerdem sind die Berichte hilfreich, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu prüfen und zu dokumentieren und um potenzielle Probleme zu erkennen.

    Das Überwachungsprotokoll zeichnet die folgenden Informationen auf: Name des Ereignisses, Datum und Zeit des Ereignisses sowie Systemname des Benutzers, der die Aktion durchgeführt hat.

  10. Wenn Sie einen Beibehaltungszeitraum für Dokumente und Elemente angeben möchten, die dieser Richtlinie unterliegen, klicken Sie auf Ablauf aktivieren. Geben Sie anschließend den Beibehaltungszeitraum und die Aktionen an, die bei Ablauf der Elemente durchgeführt werden sollen.

    Vorgehensweise

    1. Wählen Sie eine Option für den Beibehaltungszeitraum aus, um anzugeben, wann Dokumente oder Elemente ablaufen sollen. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

      • Wenn Sie das Ablaufdatum auf Basis einer Datumseigenschaft festlegen möchten, klicken Sie auf Ein Zeitraum basierend auf den Eigenschaften des Elements, und wählen Sie dann die Aktion für das Dokument oder Element aus (z. B. Erstellt oder Geändert). Legen Sie außerdem die Schrittweite für die Zeit nach dieser Aktion fest (z. B. Anzahl der Tage, Monate oder Jahre), um den Ablauf des Elements anzugeben.

      • Klicken Sie auf Programmgesteuert festlegen, um mithilfe eines Workflows oder einer benutzerdefinierten Beibehaltungsformel den Ablauf zu ermitteln.

    2. Geben Sie unter Bei Ablauf des Elements an, welche Aktion bei Ablauf des Dokuments oder Elements ausgeführt werden soll. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

      • Soll für das Dokument oder Element eine bestimmte Aktion aktiviert werden (z. B. Löschen), klicken Sie auf Diese Aktion ausführen, und wählen Sie dann eine Aktion aus der Liste.

      • Wenn Sie einen Workflow für das Dokument oder Element starten möchten, klicken Sie auf Diesen Workflow starten, und wählen Sie dann den Namen des Workflows aus.

        Hinweis : Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie eine Richtlinie für eine Liste, eine Bibliothek oder einen Inhaltstyp definieren, mit der bzw. dem bereits ein Workflow verknüpft wurde.

  11. Wenn Dokumente oder Elemente, die dieser Richtlinie unterliegen, über Barcodes verfügen sollen, klicken Sie auf Barcodes aktivieren, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken einen Barcode hinzuzufügen, damit Benutzer zum Einfügen von Barcodes aufgefordert werden.

  12. Wenn Sie alle Optionen für die einzelnen Richtlinienfeatures ausgewählt haben, die zu dieser Informationsverwaltungsrichtlinie hinzugefügt werden sollen, klicken Sie auf OK, um die Richtlinienfeatures anzuwenden.

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