Verwalten von Besprechungen

Elemente in Besprechungstermine

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Wenn Sie Dateien haben, die für eine Besprechung erforderlich sind, können Sie diese Elemente an eine Outlook-Einladung anfügen.

Anfügen einer Datei an eine Besprechungseinladung
  1. Wählen Sie Kalender aus.

  2. Wählen Sie Neue Besprechung oder Neuer Termin aus, oder wählen Sie eine gespeicherte Besprechung oder einen gespeicherten Termin aus.

  3. Wählen Sie Einfügen aus.

  4. Wählen Sie Datei anfügen aus.

  5. Wählen Sie eine Datei aus den zuletzt verwendeten Elementen aus, oder klicken Sie auf Diesen PC durchsuchen, wenn Sie eine bestimmte Datei auf Ihrem Computer auswählen möchten.

  6. Wählen Sie Einfügen aus.

Anfügen eines Outlook-Elements an eine Besprechungseinladung
  1. Wählen Sie Kalender aus.

  2. Wählen Sie Neue Besprechung oder Neuer Termin aus, oder wählen Sie eine gespeicherte Besprechung oder einen gespeicherten Termin aus.

  3. Wählen Sie Einfügen aus.

  4. Wählen Sie Outlook-Element aus.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Element einfügen das Outlook-Element aus, das Sie anfügen möchten.

  6. Wählen Sie OK aus.

    Hinweis : Wenn ein Outlook-Element angefügt ist, enthält es auch alle Informationen, die Sie für dieses Element gespeichert haben. Daher sollten Sie ggf. alle persönlichen Notizen entfernen.

Weitere Tipps gefällig?

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Hier sehen Sie das Kalendermodul von Outlook mit der Arbeitswoche von 7.-11.11.

Der Kalender hilft ihn dabei ihre Termine und Besprechungen im Überblick zu behalten.

Aber er kann noch viel mehr.

Sie können nämlich für jeden Termin Elemente hinzufügen, zum Beispiel Dateien oder Links, um so bei Bedarf wichtige Fakten sofort parat zu haben.

Wie Sie Elemente in Besprechungstermine einfügen, das ist Thema in diesem Video.

Ich möchte hier für den Besprechungstermin "Bewerberinterview" weitere Information hinzufügen, dazu doppelklicke ich auf den Termin, dann wird er in einem separaten Fenster geöffnet.

Hier sehen Sie wer zum Termin eingeladen wurde, Sie sehen den Betreff, den Ort, das Datum und die Uhrzeit, dann klicke ich hier in den Textkörper um weitere Informationen hinzuzufügen.

Hier kann ich eigene Notizen machen oder ich kann Elemente auf der Registerkarte einfügen, hinzufügen.

Beispielsweise klicke ich hier auf "Dateianfügen", dann sehe ich eine Liste mit zuletzt geöffneten Dokumenten, und dann kann ich hier den Mustervertrag als Anhang hinzufügen oder hier auch noch den Lebenslauf der Bewerberin.

Wenn ich dann auf Outlookelemente klicke, kann ich beispielsweise zu der E-Mail blättern, mit der ich über das Interview informiert wurde.

Blättere ich hier runter, das ist die E-Mail, die markiere ich und bestätige mit OK.

Dann habe ich die Mail zum Bewerberinterview, und wenn ich hier doppelklicke, dann sehe ich die Mail und kann nochmal sehen für welche Stelle sich Frau Bremer beworben hat, und schließ das Ganze wieder.

Dann klicke ich hier wieder unten in den Textkörper und dann kann ich mir noch die Visitenkarte von Frau Bremer hier einfügen.

Zusätzlich könnte ich Tabellen, Bilder, Onlinegrafiken et cetera hier einfügen.

Interessant ist noch das Einfügen von Links.

Die Einfügemarke blinkt hier, dann mache ich hier ein bisschen Platz und klicke auf die Schaltfläche Link, wähle hier besuchte Webseiten und dann klicke ich hier oben auf die Webseite zu Cairns, hier ändere noch den Anzeigetext und bestätige mit OK.

Und dann wird mir hier der Link angezeigt mit dem ich jederzeit zur entsprechenden Webseite wechseln kann.

Im Bewerberinterview kann ich dann wirklich in aller Ruhe mir den Vertrag öffnen, den Lebenslauf oder die E-Mail anzeigen lassen, und ich mir die Visitenkarte der Bewerberin ansehen oder zu bestimmten Webseiten wechseln.

Wenn ich alle Informationen eingefügt habe, dann kann ich entweder hier mit der Schaltfläche die Updates an die eingeladenen Personen versenden, oder ich klicke hier auf Schließen und kann dann entscheiden, ob ich die Änderungen speichern möchte und die Aktualisierungen senden möchte, oder ob ich nur speichern möchte, ohne die Aktualisierungen zu senden, oder ich verwerfe das Ganze und speichere gar nichts.

Ich möchte die Änderungen speichern ohne zu senden, und dann bestätige mit OK.

Jetzt wird mir Besprechungstermin hier so angezeigt und anhand dieser Büroklammer kann ich erkennen, dass Informationen für diesen Termin abgelegt sind, und sobald ich drauf doppelklicke, wird mir alles angezeigt.

Sie sehen, ein Termin oder ein Besprechungstermin kann weit mehr, als nur die Daten zu Teilnehmer, Ort und Uhrzeit enthalten.

Versehen Sie ihn mit allen Informationen, die Sie benötigen, um kompetent und informiert in ihren Termin oder in ihrer Besprechung zu gehen.

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