Aktualisieren von externen Daten in Excel Services

Daten in einer Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe, die in Excel Services angezeigt werden, stammen von zwei verschiedenen Speicherorten. Die Daten können direkt in der Arbeitsmappe oder in einer externen Datenquelle, z. B. in einer Datenbank oder in einem OLAP-Cube (Online Analytical Processing) gespeichert werden.

Wenn die Daten aus einer externen Datenquelle stammen, wurden die Verbindungsinformationen vom Arbeitsmappenautor bzw. Administrator definiert. Dies wird häufig in einer ODC-Datei (Office Data Connection) vorgenommen, mit der beschrieben wird, wie die externe Datenquelle gesucht, angemeldet, abgefragt und wie darauf zugegriffen wird.

Wenn Ihnen eine Verbindung zu einer externen Datenquelle vorliegt, können Sie einen Aktualisierungsvorgang ausführen, um die aktualisierten Daten abzurufen. Wenn Sie Daten aktualisieren, wird jedes Mal die letzte Version der Daten angezeigt, einschließlich aller Änderungen, die seit der letzten Aktualisierung an den Daten vorgenommen wurden.

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Informationen zum Aktualisieren von Daten

Informationen zu Sicherheitsrisiken

Steuern der Aktualisierung von Daten

Informationen zum Aktualisieren von Daten

In der folgenden Abbildung wird der grundlegende Vorgang veranschaulicht, der beim Aktualisieren von Daten erfolgt, die mit einer externen Datenquelle verbunden sind.

Grundlegender Ablauf bei der Aktualisierung externer Daten

1. Bei einem Aktualisierungsvorgang werden die aktuellen Daten abgerufen.

2. Mithilfe einer Verbindung, die häufig in einer Verbindungsdatei gespeichert wird, werden alle Informationen definiert, die für den Zugriff auf Daten und das Abrufen dieser Daten aus einer externen Datenquelle erforderlich sind.

3. Sie können auf verschiedene Datenquellen zugreifen: OLAP, SQL Server, Access, OLEDB, ODBC, Spreadsheets und Textdateien.

4. Die aktuellen Daten werden der aktuellen Arbeitsmappe hinzugefügt.

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Informationen zu Sicherheitsrisiken

Wenn eine Verbindung zu einer externen Datenquelle vorliegt und Sie versuchen, die Daten zu aktualisieren, müssen Sie sich potenzieller Sicherheitsprobleme bewusst sein und wissen, was Sie bei Sicherheitsproblemen tun können.

Eine Datenverbindungsdatei enthält häufig eine oder mehrere Abfragen, die zum Aktualisieren externer Daten verwendet werden. Ein Benutzer mit bösartigen Absichten kann diese Datei ersetzen und eine Abfrage so gestalten, dass damit auf vertrauliche Informationen zugegriffen wird und diese Informationen an andere Benutzer weitergegeben werden bzw. andere schädigende Aktionen ausgeführt werden. Aus diesem Grund sollten folgende Kriterien sichergestellt sein:

  • Die Verbindungsdatei wurde von einer zuverlässigen Person erstellt.

  • Die Verbindungsdatei ist sicher und stammt von einem vertrauenswürdigen Speicherort (aus einer Dokumentbibliothek, einem Netzwerkordner oder einem Webordner).

Weitere Informationen dazu, wie Administratoren Verbindungsdateien erstellen, vertrauenswürdige Speicherorte erstellen und Verbindungsdateien sichern können, finden Sie in der Microsoft Office Excel 2007-Hilfe und in der Hilfe der Office SharePoint Server-Zentraladministration.

Sicherheitshinweis : Für den Zugriff auf eine externe Datenquelle sind normalerweise Anmeldeinformationen erforderlich (Benutzername und Kennwort), die zum Authentifizieren des Benutzers verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass Ihnen diese Anmeldeinformationen in einer zuverlässigen und sicheren Form bereitgestellt werden und dass Sie diese Anmeldeinformationen nicht versehentlich an andere Personen weitergeben.

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Steuern der Aktualisierung von Daten

Sie können steuern, wie Daten aus einer externen Datenquelle aktualisiert werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Aktualisierung beim Öffnen

In Microsoft Office Excel 2007 kann ein Arbeitsmappenautor eine Arbeitsmappe erstellen, in der externe Daten automatisch beim Öffnen der Arbeitsmappe aktualisiert werden. Dazu muss im Dialogfeld Verbindungseigenschaften das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei aktiviert sein. (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Verbindungen auf Verbindungen, und wählen Sie die Verbindung aus. Klicken Sie dann auf Eigenschaften, klicken Sie auf die Registerkarte Verwendung und dann auf Aktualisieren beim Öffnen der Datei.) In diesem Fall werden die Daten in Excel Services jedes Mal aktualisiert, bevor eine Arbeitsmappe angezeigt und eine neue Sitzung erstellt wird. Falls der Arbeitsmappenautor das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei deaktiviert, werden die Daten mit der angezeigten Arbeitsmappe zwischengespeichert, d. h., wenn die Daten manuell von einem Benutzer aktualisiert werden, werden dem Benutzer in der aktuellen Sitzung die aktualisierten Daten angezeigt, diese Daten werden jedoch nicht in der Arbeitsmappe gespeichert. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihnen beim Anzeigen der Arbeitsmappe in Excel Services auch immer die aktuellen Daten angezeigt werden, aktualisieren Sie mithilfe von Office Excel das Kontrollkästchen Aktualisieren beim Öffnen der Datei. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft Office Excel 2007-Hilfe.

Wenn Sie eine ODC-Datei (Office Data Connection, *.odc) verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie im Dialogfeld Verbindungseigenschaften auch das Kontrollkästchen Verbindungsdatei immer verwenden aktivieren. (Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Verbindungen auf Verbindungen, und wählen Sie dann die Verbindung aus. Klicken Sie auf Eigenschaften, auf die Registerkarte Definition, und aktivieren Sie dann Verbindungsdatei immer verwenden.)

Die Einstellungen für einen vertrauenswürdigen Dateispeicherort, Kurzes Sitzungstimeout und Lebensdauer des externen Datencaches, können sich ebenfalls auf die Aktualisierungsvorgänge auswirken. Weitere Informationen erhalten Sie vom Administrator oder im Hilfesystem der Microsoft Office SharePoint Server-Zentraladministration.

Manuelle Aktualisierung

Hinweis : Sie können nur einen PivotTable-Bericht manuell aktualisieren.

  1. Markieren Sie eine Zelle in einem PivotTable-Bericht.

  2. Klicken Sie auf der Excel Web Access-Symbolleiste im Menü Aktualisieren auf Ausgewählte Verbindung aktualisieren.

    Hinweise : 

    • Mit jedem interaktiven Vorgang, durch den eine erneute Abfrage einer OLAP-Datenquelle verursacht wird, wird ein manueller Aktualisierungsvorgang initiiert.

    • Wenn dieser Befehl Aktualisieren nicht sichtbar ist, wurde die Eigenschaft Ausgewählte Verbindung aktualisieren, Alle Verbindungen aktualisieren vom Webpartautor deaktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Eigenschaften von Excel Web Access-Webparts.

Aktualisierung aller Verbindungen

  • Klicken Sie auf der Excel Web Access-Symbolleiste im Menü Aktualisieren auf Alle Verbindungen aktualisieren.

Regelmäßige Aktualisierung

Mithilfe von Office Excel 2007 kann der Arbeitsmappenautor angeben, dass Daten in bestimmten Zeitabständen automatisch nach dem Öffnen der Arbeitsmappe für die einzelnen Verbindungen in der Arbeitsmappe aktualisiert werden. Eine Bestandsdatenbank kann beispielsweise stündlich aktualisiert werden, d. h., der Arbeitsmappenautor hat die Arbeitsmappe so definiert, dass sie automatisch alle 60 Minuten aktualisiert wird. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft Office Excel 2007-Hilfe.

Webpartautoren können die Eigenschaft Excel Web Access-Datenaktualisierung in bestimmten Abständen zulassen aktivieren oder deaktivieren und damit diesen regelmäßigen Aktualisierungsvorgang aktivieren bzw. deaktivieren, wenn die Eigenschaft vom Arbeitsmappenautor definiert wurde. Wenn der Zeitabschnitt abgelaufen ist, wird unten im Excel Web Access-Webpart standardmäßig die folgende Aktualisierungsaufforderung angezeigt:

Daten für die <Liste von Verbindungen> aktualisieren? (Jetzt) (Immer) (Diese Meldung nicht mehr anzeigen)

Excel Web Access-Webpartautoren können zudem die Eigenschaft Eingabeaufforderung für regelmäßige Datenaktualisierung anzeigen: festlegen, um das Verhalten der Meldung zu steuern, die angezeigt wird, wenn in Excel Services eine Datenaktualisierung in regelmäßigen Zeitabständen während einer Sitzung ausgeführt wird:

  • Immer     bedeutet, dass die Meldung für jeden Zeitabstand mit einer Aufforderung angezeigt wird.

  • Optional    bedeutet, dass Benutzer sich dafür entscheiden können, die periodische Aktualisierung fortzusetzen, ohne dass eine Meldung angezeigt wird.

  • Nie     bedeutet, dass in Excel Web Access eine periodische Aktualisierung vorgenommen wird, ohne dass eine Meldung oder eine Aufforderung angezeigt wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Eigenschaften von Excel Web Access-Webparts.

Abbrechen einer Aktualisierung

Da ein Aktualisierungsvorgang möglicherweise länger dauert als erwartet, können Sie ihn abbrechen. Während des Aktualisierungsvorgangs wird in Excel Services eine Meldung mit einer Aufforderung angezeigt. Klicken Sie auf Abbrechen, um den Vorgang zu unterbrechen, damit Sie die Aktualisierung der Daten zu einem günstigeren Zeitpunkt vornehmen können. Daten, die von Abfragen zurückgegeben wurden, bevor Sie den Aktualisierungsvorgang abgebrochen haben, werden angezeigt.

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