Aktualisieren von Aufgabeninformationen für Project Web Access

Mit der Version 2007 von Microsoft Office Project Web Accesskönnen Sie Ihre Aufgabenzuordnungen mit Hilfe des Aufgabenordners oder des Kalenders in Microsoft Office Outlook anzeigen und aktualisieren, egal ob Sie zurzeit online sind. Dies ist hilfreich für all jene, die möglicherweise nicht immer über einen Netzwerkzugang verfügen. Wenn Sie Ihre Aufgabenzuordnungen aktualisieren, während Sie offline sind, können sie den Server mit Ihren geänderten Zeit- und Statusinformationen aktualisieren, wenn Sie wieder online sind.

Hinweis : Wenn Sie Ihre Aufgaben in Outlook anzeigen und aktualisieren möchten, muss bei Ihnen das Microsoft Office 2007 Project Add-In für Outlook installiert sein. Dieses Add-In arbeitet mit Microsoft Office Outlook 2007 und Microsoft Office Outlook 2003 zusammen. Weitere Informationen zum Herunterladen und Installieren des Microsoft Office 2007 Project Add-Ins für Outlook finden Sie unter Importieren von Zuordnungen aus Project Web Access nach Outlook.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zum Aktualisieren Ihrer Aufgabeninformationen in Outlook

Senden Ihres Aufgabenstatus an Project Web Access und Ihren Vorgesetzten

Senden der Zeitdaten aus Ihrer Abeitszeittabelle an Project Web Access

Senden der kombinierten Aufgabenstatus- und Zeitdaten aus Ihrer Arbeitszeittabelle an Project Web Access

Einrichten der automatischen Aufgabenaktualisierung in Outlook

Informationen zum Aktualisieren Ihrer Aufgabeninformationen in Outlook

Viele Unternehmen und Projektmanager verfolgen den Aufgabenstatus getrennt von den Abeitsstunden und mit unterschiedlichen Genehmigern für die verschiedenen Datentypen. Angenommen, Ihnen wurde z. B. eine Aufgabe für 40 Arbeitsstunden zugeordnet, aber Sie schaffen es, die Aufgabe bereits nach 30 stunden abzuschließen. Wenn Ihr Unternehmen den Aufgabenstatus getrennt von den Arbeitsstunden nachverfolgt, können Sie melden, dass die Aufgabe zu 100 % abgeschlossen ist, aber nur 30 der für die Aufgabe zugeordneten 40 Stunden benötigt wurden. Wenn Ihr Unternehmen den Aufgabenstatus und die Arbeitsstunden zusammen nachverfolgt, wird ein Aufgabenstatus mit 75 % Fertigstellung gemeldet, wenn 30 der 40 zugeordneten Stunden vergangen sind.

Die Formulare zum Melden des Status und der Arbeitsstunden in Outlook sind verschieden, und sie hängen davon ab, welche Methode zur Nachverfolgung Ihr Unternehmen oder Projektmanager verwendet.

So bestimmen Sie, welche Methode für eine bestimmte Aufgabenzuordnung verwendet wird:

  1. Öffnen Sie eine Outlook-Aufgabe oder einen Termin, der aus Office Project Web Accessimportiert wurde.

    • Wenn Sie einen Termin geöffnet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Anzeigen auf Project Web Access, um das Formular anzuzeigen, mit dem Sie den Status und die Arbeitsstunden für Ihre Aufgabe melden.

    • Wenn eine Aufgabe geöffnet ist, wird das Formular zum Melden der Aufgabendaten standardmäßig angezeigt.

  2. Im Formular zum Melden der Aufgabendaten:

    • Wenn darin die zwei Registerkarten Vorgangsverwaltung und Arbeitszeittabelle angezeigt werden, werden der Aufgabenstatus und die Arbeitsstunden in Ihrem Unternehmen gesondert nachverfolgt. Sie geben diese Daten in Outlook also gesondert ein, und die Arbeitsstunden können den Aufgabenstatus nicht beeinflussen. Folgen Sie den Anweisungen in den AbschnittenSenden Ihres Aufgabenstatus an Project Web Access und Ihren Vorgesetzten und Senden der Zeitdaten aus Ihrer Abeitszeittabelle an Project Web Access.

      Hinweis : Möglicherweise wird der Aufgabenstatus in Ihrem Unternehmen gesondert nachverfolgt, damit die aktuellen Arbeitsstunden von dem Aufwand unterschieden werden können, den Sie für die Aufgaben eingegeben haben.

    • Wenn keine zwei Registerkarten angezeigt werden, und stattdessen wird eine Tabelle zur Eingabe der Arbeitsstunden für die Aufgabe angezeigt, so arbeitet Ihr Unternehmen mit einer kombinierten Nachverfolgung von Status und Arbeitszeittabelle. Sie geben Ihre Arbeitsstunden in Outlook ein, und das Add-In berechnet die Informationen für den Aufgabenstatus. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Senden der kombinierten Aufgabenstatus- und Zeitdaten aus Ihrer Arbeitszeittabelle an Project Web Access.

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Senden Ihres Aufgabenstatus an Project Web Access und Ihren Vorgesetzten

Die mit Outlook eingegebenen Statusinformationen überschreiben den Aufgabenstatus, der bereits mit Office Project Web Accesserfasst wurde. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Daten möglicherweise bereits in Office Project Web Accesserfasst wurden, überprüfen Sie die Statusinformationen in Office Project Web Access , ehe Sie Ihre Aufgabeninformationen mit Outlook senden.

  1. Öffnen Sie die synchronisierte Aufgabe oder den synchronisierten Termin, für die oder den Sie Daten melden, aus dem Aufgabenordner oder dem Kalender in Outlook. Wenn Sie einen Termin geöffnet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Anzeigen auf Project Web Access, um das Formular zum Melden von Aufgabendaten zu öffnen. Wenn Sie eine Aufgabe geöffnet haben, wird das Formular zum Melden von Aufgabendaten standardmäßig geöffnet.

  2. Geben Sie auf der Registerkarte Vorgangsverwaltung des Formulars zum Melden von Aufgabendaten die entsprechenden Daten je nach den Einstellungen innerhalb Ihres Unternehmens in die Felder Prozent Arbeit abgeschlossen, Verbleibende Arbeit oder Ist-Aufwand ein. Bei Eingabe von Daten in eines dieser Felder werden die beiden anderen automatisch berechnet.

    Wenn eine Aufgabe 40 Arbeitsstunden beansprucht, und Sie geben 20 % in das Feld Prozent Arbeit abgeschlossen ein, zeigt das Feld Ist-Aufwand automatisch einen Arbeitstag an (1 T) an, und der Feld Verbleibende Arbeit zeigt an, wie viele Tage Sie zum Abschließen der Aufgabe noch haben (4 T). Wenn Sie denken, dass die verbleibende Arbeit für die Aufgabe mehr als 4 Tage beträgt, können Sie den Wert für die verbleibende Arbeit und dadurch die Gesamtdauer der Aufgabe erhöhen.

  3. Wenn Sie den Status sowohl an Office Project Web Access als auch an Ihren Vorgesetzten senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Und an Projektmanager senden.

  4. Klicken Sie auf In Project Web Access speichern.

    Tipp : Wenn Sie den Status zu einem späteren Zeitpunkt senden möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Termin oder Aufgabe in der Gruppe Speichern auf Speichern und Schließen. Ihre Änderungen werden lokal in Outlook gespeichert, ohne sie an Office Project Web Access oder Ihren Vorgesetzten zu senden. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie offline arbeiten.

Wenn Sie Statusinformationen für mehrere Aufgaben erfasst haben, und Sie möchten diese Informationen vollständig an Office Project Web Accesssenden, können Sie auch auf der Symbolleiste Project Web Accessin Outlook auf Project Web Access aktualisieren klicken. Damit Sie nicht jede Aufgabe einzeln senden müssen, werden dann alle Ihre Änderungen auf einmal übertragen.

Hinweis : Bei dieser Methode zum Senden des Aufgabenstatus werden zugleich auch alle Änderungen an der Arbeitszeittabelle übertragen.

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Senden der Zeitdaten aus Ihrer Abeitszeittabelle an Project Web Access

Wenn Sie mit Outlook Arbeitszeitdaten senden, werden andere Arbeitszeitdaten, die möglicherweise bereits mit Office Project Web Accesserfasst wurden, überschrieben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Daten evtl. bereits in Office Project Web Accesserfasst wurden, können Sie die Arbeitszeitdaten mit Office Project Web Access überprüfen, ehe Sie Ihre Aufgabeninformationen mit Outlook senden.

  1. Öffnen Sie in Outlook die synchronisierte Aufgabe oder den Termin, für den Sie Daten melden möchten, aus dem Ordner Aufgaben oder aus dem Kalender. Wenn Sie einen Termin geöffnet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Anzeigen auf Project Web Access, um das Formular zum Melden von Aufgabendaten zu öffnen. Wenn Sie eine Aufgabe geöffnet haben, wird das Formular zum Melden von Aufgabendaten standardmäßig geöffnet.

  2. Geben Sie auf der Registerkarte Arbeitszeittabelle im Formular zum Melden von Aufgabendaten für die Aufgabe die aktuellen Arbeitsstunden jedes Tages ein, der in der Tabelle angezeigt wird. Diese Arbeitsstunden beeinflussen nicht die von Ihnen auf der Registerkarte Vorgangsverwaltung eventuell eingegebenen Statusdaten.

    Klicken Sie auf Zurück oder Weiter, um den Kalender wochenweise zu durchsuchen. Sie können Arbeitszeiten nur maximal eine Woche vor dem geplanten Startdatum der Aufgabenzuordnung und maximal eine Woche nach dem geplanten Fertigstellungsdatum der Zuordnung eingeben.

    Tipp : Wenn Ihre Arbeitszeit fast mit der für die Aufgabenzuordnung geplanten Zeit übereinstimmt, können Sie die geplanten Stunden einfach in die Tabelle kopieren und dann die Stunden nach Bedarf ändern. Klicken Sie auf Aus Plan kopieren, damit die Standardarbeitsstunden für die Aufgabe automatisch in die Tabelle übernommen werden. Wenn für eine Aufgabe z. B. 40 Arbeitsstunden über eine normale Arbeitswoche geplant wurden, und Sie werden für 5 Tage mit 8 Arbeitsstunden pro Tag eingeplant, dann werden durch Klicken auf Aus Plan kopieren automatisch für jeden geplanten Tag innerhalb des Berichtszeitraums 8 Stunden eingegeben. Wenn Ihre tatsächlichen Arbeitszeiten leicht von dem Plan abweichen, können Sie die Zahlen in der Tablle ändern, ehe sie die Arbeit in Office Project Web Accessspeichern.

  3. Klicken Sie auf In Project Web Access speichern.

    Wenn Sie Ihre Arbeitszeittabelle an Ihren Vorgesetzten senden können, klicken Sie auf Zur Webarbeitszeittabelle wechseln. Es wird ein neues Fenster geöffnet und die Seite Arbeitszeit-Tabellenliste wird angezeigt.

    Tipp : Wenn Sie Ihre Arbeitszeittabelle speichern möchten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt an Office Project Web Access zu senden, klicken Sie in der Registerkarte Termin oder Aufgabe in der Gruppe Speichern auf Speichern und Schließen. Ihre Änderungen werden lokal in Outlook gespeichert, ohne sie an Office Project Web Access oder Ihren Vorgesetzten zu senden. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie offline arbeiten.

Wenn Sie Arbeitszeiten für mehrere Aufgaben erfasst haben, und Sie möchten diese Informationen vollständig an Office Project Web Accesssenden, können Sie auch auf der Symbolleiste Project Web Accessin Outlook auf Project Web Access aktualisieren klicken. Damit Sie nicht jede Aufgabe einzeln speichern müssen, werden dann alle Ihre Änderungen auf einmal gespeichert. Nachdem Sie Ihre Arbeitszeiten in Outlook gespeichert haben, müssen Sie Ihre Arbeitszeittabelle in Office Project Web Accessan Ihren Vorgesetzten senden.

Hinweis : Bei dieser Methode zum Speichern der Abeitszeiten in Office Project Web Access werden auch die Änderungen am Aufgabenstatus gesendet.

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Senden der kombinierten Aufgabenstatus- und Zeitdaten aus Ihrer Arbeitszeittabelle an Project Web Access

  1. Öffnen Sie in Outlook die synchronisierte Aufgabe oder den Termin, für den Sie Daten melden möchten, aus dem Ordner Aufgaben oder aus dem Kalender. Wenn Sie einen Termin geöffnet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Anzeigen auf Project Web Access, um das Formular zum Melden von Aufgabendaten zu öffnen. Wenn Sie eine Aufgabe geöffnet haben, wird das Formular zum Melden von Aufgabendaten standardmäßig geöffnet.

  2. Geben Sie für die Aufgabe die aktuellen Arbeitsstunden jedes Tages ein, der in der Tabelle angezeigt wird..

    Klicken Sie auf Zurück oder Weiter, um den Kalender wochenweise zu durchsuchen. Sie können Arbeitszeiten nur maximal eine Woche vor dem geplanten Startdatum der Aufgabenzuordnung und maximal eine Woche nach dem geplanten Fertigstellungsdatum der Zuordnung eingeben.

    Die in die Tabelle eingegebenen Arbeitszeiten werden automatisch verarbeitet, und auf der Grundlage dieser Berechnungen werden die Felder Prozent Arbeit abgeschlossen und Gesamtaufwand neu angezeigt.

    Wenn für eine Aufgabe z. B. insgesamt 2 Arbeitswochen (2 W) vorgesehen sind, und Sie geben für den aktuellen Berichtszeitraum 16 Arbeitsstunden in die Tabelle ein, so wird das Feld Prozent Arbeit abgeschlossen automatisch auf den Wert von 20 % geändert. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, um die Aufgabe zum Abschluss zu bringen, können Sie diese Zeit in das Feld Verbleibende Arbeit eingeben, um die Dauer der Aufgabe zu verlängern. Sie können die Dauer der Aufgabe auch verkürzen, indem Sie in das Feld Verbleibende Arbeit einen kleineren Wert eingeben.

    Tipp : Wenn Ihre Arbeitszeit fast mit der für die Aufgabenzuordnung geplanten Zeit übereinstimmt, können Sie die geplanten Stunden einfach in die Tabelle kopieren und dann die Stunden nach Bedarf ändern. Klicken Sie auf Aus Plan kopieren, damit die Standardarbeitsstunden für die Aufgabe automatisch in die Tabelle übernommen werden. Wenn für ein Aufgabe z. B. 40 Arbeitsstunden über eine normale Arbeitswoche geplant wurden, und Sie werden für 5 Tage mit 8 Arbeitsstunden pro Tag eingeplant, dann werden durch Klicken auf Aus Plan kopieren automatisch für jeden geplanten Tag innerhalb des Berichtszeitraums 8 Stunden eingegeben. Wenn Ihre tatsächlichen Arbeitszeiten leicht von dem Plan abweichen, können Sie die Zahlen in der Tabelle ändern, ehe sie die Arbeit in Office Project Web Accessspeichern.

  3. Klicken Sie auf In Project Web Access speichern.

    Wenn Sie Ihe Arbeitszeittabelle an Ihren Vorgesetzten senden können, klicken Sie auf Zur Webarbeitszeittabelle wechseln. Es wird ein neues Fenster geöffnet und die Seite Arbeitszeit-Tabellenliste wird angezeigt.

    Tipp : Wenn Sie Ihre Arbeitszeittabelle speichern möchten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt an Office Project Web Access zu senden, klicken Sie auf der Registerkarte Termin oder Aufgabe in der Gruppe Speichern auf Speichern und Schließen. Ihre Änderungen werden lokal in Outlook gespeichert, ohne sie an Office Project Web Access oder Ihren Vorgesetzten zu senden. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie offline arbeiten.

Wenn Sie Arbeitszeiten für mehrere Aufgaben erfasst haben, und Sie möchten diese Informationen vollständig in Office Project Web Accessspeichern, können Sie auch auf der Symbolleiste Project Web Accessin Outlook auf Project Web Access aktualisieren klicken. Damit Sie nicht jede Aufgabe einzeln senden müssen, werden dann alle Ihre Änderungen auf einmal übertragen. Nachdem Sie Ihre Arbeitszeiten in Outlook gesendet haben, müssen Sie Ihre Arbeitszeittabelle an Office Project Web Accesssenden.

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Einrichten der automatischen Aufgabenaktualisierung in Outlook

Sie können die Standardeinstellungen ändern und festlegen, auf welche Weise und wie oft Zuordnungen in Office Project Web Accessaktualisiert werden sollen.

Wichtig : Damit Sie Project Web Access automatisch aktualisieren können, müssen Sie mit einem Windows-Benutzerkonto bei Microsoft Office Project Server angemeldet sein.

  1. Klicken Sie in Outlook im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Project Web Access.

  2. Klicken Sie im Bereich Zuordnungsaktualisierung auf Alle.

  3. Geben Sie die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate in die entsprechenden Felder ein, und geben Sie dann in das Feld Nächste Aktualisierung ein, wann die nächste Aktualisierung erfolgen soll.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestätigung an mich senden, wenn Sie nach jeder Aktualisierung eine zusammenfassende E-Mail-Benachrichtung wünschen.

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