Aktualisieren der Daten in einer Datenbank

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In diesem Artikel wird erläutert, wie vorhandene Daten zu aktualisieren. Microsoft Office Access 2007 bietet eine Reihe von Tools zum Aktualisieren vorhandener Datensätze, einschließlich Datenblätter, Formulare, Abfragen, suchen und ersetzen und das neue Feature für die Datensammlung an.

Sie im weiteren Verlauf, denken Sie daran, dass beim Aktualisieren von Daten nicht entspricht neue Daten eingeben. Informationen zum Eingeben neuer Daten in einer Datenbank finden Sie im Artikel Hinzufügen von einem oder mehreren Datensätzen in einer Datenbank.

Inhalt dieses Artikels

Wie wirkt sich auf Datenbankentwurf aktualisieren

Auswirkungen von Datentypen aktualisieren

Auswirkungen von Feldeigenschaften Tabelle aktualisieren

Aktualisieren von Daten mithilfe eines Formulars

Aktualisieren von Daten mithilfe eines Datenblatts

Verwenden einer Aktualisierungsabfrage zum Ändern von vorhandener Daten

Hinzufügen von Datensätzen zu Tabellen mithilfe einer Anfügeabfrage

Verwenden Sie Datensammlung, um Datensätze zu aktualisieren

Mithilfe der Aktualisierungsweitergabe Schlüsselwerte für Primär- und Fremdschlüssel ändern

Wie wirkt sich auf Datenbankentwurf aktualisieren

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie mit Access oder nicht mit den Konzepten relationalen Datenbanken vertraut sind. Große Updates sind viel einfacheres ausführen, wenn Sie, einige über die Grundlagen des Datenbankentwurfs wissen.

Eine Access-Datenbank ist keiner Datei in dem Sinne wie ein Microsoft Office Word 2007 Dokument oder eine PowerPoint-Folien für Microsoft Office PowerPoint 2007. Stattdessen eine typische Access-Datenbank ist eine eine Auflistung von Tabellen, zusammen mit einer Reihe von Objekten, um die Tabellen aufgebaut – Formulare, Berichte, Abfragen und So weiter.

Darüber hinaus diese Objekte müssen verfügen über eine Reihe von Entwurfsprinzipien oder die Datenbank wird entweder schlecht arbeiten oder schlagen fehl. Diese Entwurfsgrundsätze wiederum beeinflussen, wie Sie Daten eingeben. Beachten Sie Folgendes zu Datenbankobjekten und Entwerfen Sie fortfahren.

  • Mit wenigen Ausnahmen (beispielsweise eine Art der Liste eine Wertliste genannt) speichert Access alle Daten in einer oder mehreren Tabellen. Die Anzahl der Tabellen, hängt davon ab dem Entwurf und Komplexität der Datenbank. Sie können zwar anzeigen oder aktualisieren die Daten in einem Formular, einem Bericht oder in den Ergebnissen von einer Abfrage zurückgegeben, Daten von Access nur in Tabellen gespeichert.

  • Jede Tabelle sollte Daten für ein einzelnes Problem, Kategorie oder Zweck gespeichert werden. Beispielsweise sollte eine Tabelle mit Geschäftskontaktinformationen keine Vertriebsinformationen enthalten. Ist dies der Fall ist, kann das Auffinden der entsprechenden Informationen schwierig oder unmöglich sein.

  • Jedem der Felder in einer Tabelle sollte nur ein Datentyp zulässig. Angenommen, sollten Sie Notizen in einem Feld, um Zahlen zu akzeptieren nicht speichern. Wenn Sie versuchen, den Text in einem solchen Feld eingeben, zeigt Access eine Fehlermeldung angezeigt.

  • Mit einer Ausnahme sollte die Felder in einem Datensatz nur einen Wert annehmen. Beispielsweise wird eine ordnungsgemäß entworfene Datenbank Sie verhindern, dass mehr als eine Adresse in einem Adressfeld eingeben. Dies ist im Gegensatz zu Microsoft Office Excel 2007, der standardmäßig, können Sie eine beliebige Anzahl von Namen, Adressen oder Bildern in einer einzelnen Zelle eingeben, es sei denn, Sie diese Zelle auf bestimmte Datentypen festlegen.

    Office Access 2007 bietet jedoch auch ein neues Feature ein mehrwertiges Feld bezeichnet. Mithilfe von mehrwertigen Feldern fügen Sie mehrere Datenmengen an einen einzigen Datensatz an und zum Erstellen von Listen, die mehrere Werte zulassen. Sie können beispielsweise eine Textdatei, einen Office PowerPoint 2007-Folienstapel und eine beliebige Anzahl von Bildern mit einem Datensatz in Ihrer Datenbank anfügen. Sie können auch eine Liste mit Namen erstellen und so viele dieser Namen wie erforderlich auswählen. Die Verwendung von mehrwertigen Feldern scheint gegen die Regeln des Datenbankentwurfs zu verstoßen, weil können mehr als einem bestimmten Datenmenge pro Tabellenfeld gespeichert werden, jedoch nicht tatsächlich, da Access die Regeln "im Hintergrund wendet" durch Speicherung der Daten in der Inhalte, die ausgeblendeten Tabellen.

Die folgenden Links gelangen Sie zu Artikeln, die enthalten weitere Informationen zu den Themen und Features, die in diesem Abschnitt beschrieben.

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Auswirkungen von Datentypen aktualisieren

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie mit Access oder nicht mit den Konzepten relationalen Datenbanken vertraut sind. Große Updates sind viel einfacheres ausführen, wenn Sie, einige über die Grundlagen des Datenbankentwurfs wissen.

Wenn Sie eine Datenbanktabelle entwerfen, wählen Sie einen Datentyp für jedes der Felder in dieser Tabelle, eines Prozesses, die genauere Dateneingabe sichergestellt aus. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie den Datentyp "Zahl" für ein Feld angeben, weil Sie Verkaufszahlen berechnen müssen. Wenn jemand versucht, Text in das Feld eingeben, wird von Access eine Fehlermeldung angezeigt und wird nicht zulassen, dass den Benutzer den geänderten Datensatz, einen Schritt zu speichern, die zu Ihrer Zahlen beiträgt.

Demo zum Anzeigen von Datentypen

Access bietet nun zwei Methoden, um die Datentypen für ein Tabellenfeld anzuzeigen. Verwenden Sie die Befehle auf der Registerkarte Datenblatt, oder öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht. Die folgenden Schritte erläutert beide Verfahren.

Anzeigen von Datentypen mithilfe der Befehle auf der Registerkarte Datenblatt

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten.

  2. Klicken Sie auf das Feld, das Sie ermitteln möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung auf den Pfeil nach unten für die Liste Datentyp den Datentyp für das Feld festgelegten anzeigen.

Anzeigen von Datentypen in der Entwurfsansicht

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    Access öffnet die Tabelle im Entwurfsbereich und im oberen Bereich des Rasters zeigt den Namen und Datentyp aller Tabellenfelder angezeigt.

    Felder in der Entwurfsansicht

Der Datentyp für jedes Tabellenfeld festlegen stellt die erste Ebene von Kontrolle darüber, was Sie können, und können nicht in ein Feld eingeben. In einigen Fällen verhindert, dass ein Datentyp festlegen gar Informationen einzugeben. Die folgende Tabelle listet die Datentypen dieser Office Access 2007 bietet und beschrieben, wie sie die Dateneingabe auswirken.

Datentyp

Auswirkung auf Dateneingabe

Text

Für Textfelder sind entweder Text oder einer numerischen Zeichen, einschließlich einer durch Trennzeichen getrennte Liste der Elemente. Ein Textfeld akzeptiert eine kleinere Anzahl von Zeichen als ein Memo-Feld – von 0 bis 255 Zeichen. In einigen Fällen können Sie Konvertierungsfunktionen Berechnungen auf der Registerkarte Daten in einem Textfeld ausführen.

Memo

Sie können große Mengen von Text und numerischen Daten in diesem Feld eingeben. Wenn der Datenbank-Designer das Feld zur Unterstützung von Rich-Text-Formatierung festlegt, können Sie auch die Typen von Formatierung anwenden, die Sie normalerweise in Word Verarbeitung-Programmen, z. B. Office Word 2007 finden. Beispielsweise können Sie verschiedene Schriftarten und Schriftgrade auf bestimmte Zeichen in Ihren Text anwenden und fett oder kursiv und viele andere machen. Sie können auch Kategorien Hypertext Markup Language (HTML) mit den Daten hinzufügen.

Weitere Informationen zur Verwendung von Rich-Text-Formatierung in einem Memofeld finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Wie Textfelder können Sie auch Konvertierungsfunktionen für die Daten in einem Memo-Feld ausführen.

Zahl

Sie können nur Zahlen in diesem Feld eingeben, und Sie können Berechnungen ausführen, klicken Sie auf die Werte in einem Zahlenfeld.

Datum/Uhrzeit

Sie können nur Datumsangaben und Uhrzeiten in diesem Feld eingeben. Je nachdem, wie der Datenbank-Designer für das Feld festlegt können Sie diesen Umständen auftreten:

  • Wenn der Datenbank-Designer ein Eingabeformat für das Feld (eine Reihe von Literalen und Platzhalterzeichen Zeichen, die angezeigt werden, wenn Sie das Feld auswählen) festlegen möchten, müssen Sie Daten in die Leerzeichen und das Format, das des Eingabeformats eingeben. Beispielsweise, wenn Sie ein Eingabeformat DD_MMM_YYYY angezeigt wird, geben Sie ein Datum in diesem Format in die Leerfelder – beispielsweise, Okt 11 2006. Sie können keine vollständigen Monatsnamen an (z. B. Juli) oder einer zweistelligen Jahreszahl eingeben.

  • Wenn der Designer kein Eingabeformats zum Steuern erstellen, wie Sie ein Datum oder eine Uhrzeit eingeben, können Sie den Wert mithilfe eines beliebigen gültigen Datums- oder Zeitformat eingeben. Sie können beispielsweise 11 Oktober 2006 10/11/06 oder 11 Oktober 2006 eingeben.

  • Der Datenbank-Designer möglicherweise ein Anzeigeformat auf das Feld anwenden. In diesem Fall, wenn kein Eingabeformat vorhanden ist, wird können Sie einen Wert in fast jedem Format eingeben, aber Access zeigt die Daten entsprechend dem Anzeigeformat. Beispielsweise können Sie 10/11/2006 eingeben, aber das Anzeigeformat möglicherweise festgelegt werden, damit dieser Wert als 11 Okt 2006 angezeigt.

    Weitere Informationen zu Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Währung

Sie können nur Currency-Werte für diese Art von Feld eingeben. Darüber hinaus müssen Sie keinen Währungssymbol manuell eingeben. Standardmäßig wird von Access in den regionalen Einstellungen von Windows angegebene Währungssymbol (¥, £, $ usw.).

AutoWert

Sie können keine eingeben oder die Daten in diesem Feld zu einem beliebigen Zeitpunkt ändern. Access erhöht die Werte im AutoWert-Feld aus, wenn Sie einen neuen Datensatz zu einer Tabelle hinzufügen.

Ja/Nein

Wenn Sie ein Feld, die in diesen Datentyp festgelegt ist klicken, zeigt Access entweder eines Kontrollkästchens oder einer Dropdownliste, je nachdem, wie Sie das Feld formatieren. Wenn Sie das Feld zum Anzeigen einer Liste formatieren, können Sie Ja oder Nein, Wahr oder falsch, oder ein oder aus der Liste erneut je nach auf das Feld angewendeten Format auswählen. Sie können Geben Sie Werte in der Liste oder ändern die Werte in der Liste direkt aus einem Formular oder einer Tabelle.

OLE-Objekt

Wenn Sie Daten aus einer Datei in einem anderen Programm erstellte anzeigen möchten, verwenden Sie diese Art von Feld. Beispielsweise können Sie eine Textdatei, ein Excel-Diagramm oder einer PowerPoint-Folienstapel in einem Feld OLE-Objekt anzeigen.

Anlagen sind eine schnellere, einfachere und flexiblere Möglichkeit zum Anzeigen von Daten aus anderen Programmen. Abschnitt "Anlage" weiter unten in dieser Tabelle für Weitere Informationen finden Sie unter.

Link

Sie können keine Daten in diesem Feld eingeben, und Access in eine Webadresse eingebunden. Beispielsweise, wenn Sie einen Wert in das Feld eingeben, Access wandelt mit Text Uniform Resource Locator (URL), wie hier: http://www. Your_text.com. Wenn Sie eine gültige Webadresse eingeben, wird der Link arbeiten – andernfalls Ihr Link führt zu Fehlern im eine Fehlermeldung angezeigt. Bearbeiten vorhandener Hyperlinks kann sich außerdem schwierig sein, da ein Hyperlink-Feld mit der Maus auf den Webbrowser startet, und Sie zu der Website, die in der Verknüpfung angegeben gelangen. Zum Bearbeiten eines Hyperlinkfelds Wählen eines angrenzenden Feld aus, Sie, verwenden die TAB-Taste oder Tasten, um den Fokus auf das Hyperlinkfeld, und drücken F2, um zu kennzeichnen.

Anlage

Sie können Daten aus anderen Programmen anfügen, um diesen Feldtyp, jedoch können Sie keine oder geben Sie andernfalls eingeben von Text oder numerische Daten.

Informationen zur Verwendung eines Anlagefelds finden Sie im Artikel Anfügen von Dateien und Grafiken an Datensätze in der Datenbank.

Nachschlage-Assistent

Der Nachschlage-Assistent ist keinen Datentyp aus. Stattdessen verwenden des Assistenten zum Erstellen von zwei Arten von Dropdownlisten: Wert Listen und Nachschlage-Feldern. Eine Wertliste verwendet eine durch Trennzeichen getrennte Liste mit Elementen, die Sie manuell eingeben, wenn Sie den Nachschlage-Assistenten verwenden. Diese Werte können unabhängig von allen anderen Daten oder Objekt in der Datenbank sein.

Im Gegensatz dazu verwendet ein Nachschlagefeld eine Abfrage zum Abrufen von Daten aus einer oder mehreren anderen Tabellen in einer Datenbank oder in einem anderen Speicherort, beispielsweise einem Windows SharePoint Services 3.0-Server. Das Nachschlagefeld zeigt dann die Daten in einer Dropdown-Liste aus. Standardmäßig legt den Nachschlage-Assistenten das Tabellenfeld mit dem Datentyp Zahl fest.

Sie können mit dem Nachschlage-Feldern direkt in Tabellen und in Formularen und Berichten arbeiten. Standardmäßig angezeigt werden die Werte in einem Nachschlagefeld in einer Art von Listensteuerelement genannten Kombinationsfeld – eine Liste mit einem Dropdownpfeil: Eine leere Nachschlageliste . Je nachdem, wie der Datenbank-Designer das Nachschlagefeld und das Kombinationsfeld festgelegt wurde können Sie Bearbeiten der Elemente in der Liste und Hinzufügen von Elementen in der Liste. Dazu muss der Datenbank-Designer festlegen eine Eigenschaft für das Nachschlagefeld (die Eigenschaft Nur Listeneinträgeaufgerufen wird und der Designer hat, um diese zu deaktivieren).

Wenn Sie die Werte in einer Nachschlageliste nicht direkt bearbeiten können, müssen Sie hinzufügen oder Ändern der Daten in der vordefinierten Liste mit Werten oder in der Tabelle, die als Quelle für das Nachschlagefeld dienen. Informationen hierzu finden Sie unter im Abschnitt "Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld" im Artikel Hinzufügen von einem oder mehreren Datensätzen in einer Datenbank.

Schließlich beim Erstellen eines Nachschlagefelds können Sie optional Unterstützung mehrerer Werte festlegen. Wenn Sie dies tun, in der Ergebnisliste zeigt ein Kontrollkästchen neben jedem Listenelement und können Sie aktivieren oder deaktivieren Sie so viele Elemente wie benötigt. Die folgende Abbildung zeigt eine typische mehrwertige Liste:

Kontrollkästchenliste

Informationen zum Erstellen von mehrwertigen Nachschlagefeldern, und verwenden die resultierenden Listen finden Sie unter den Artikeln Verwenden einer Liste, die mehrere Werte gespeichert, und Leitfaden für mehrwertige Felder.

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Auswirkungen von Feldeigenschaften Tabelle aktualisieren

Lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie mit Access oder nicht mit den Konzepten relationalen Datenbanken vertraut sind. Sie können großen Updates nicht erfolgreich ausführen, es sei denn, Sie verstehen, wie Eigenschaften für die Tabellenfelder Einfluss auf aktualisieren.

Wenn Sie eine Datenbank entwerfen, beginnen Sie mit dem Entwerfen einer oder mehreren Tabellen in der Regel. Sie entscheiden, welche Arten von Daten jede Tabelle enthalten soll, legen Sie Primärschlüssel – ein Feld, das identifiziert jeden Datensatz (Zeile) – für jede Tabelle, und Sie die Beziehungen zwischen Tabellen erstellen.

Als Teil dieses Prozesses legen Sie die Eigenschaften für die Felder in jeder Tabelle. Beispielsweise können Sie nicht mehr als 50 Zeichen annehmen ein Textfelds festlegen, und lassen sich ein Zahlenfeld Currency-Werte annehmen.

Sie können die meisten Feldeigenschaften mithilfe der Entwurfsansicht festlegen. Sie können jedoch einige Eigenschaften auch mithilfe der Befehle in den Gruppen auf der Multifunktionsleiste, die Teil der Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche festlegen. Beispielsweise können Sie mithilfe der Befehle in der Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start visuelle Formate für Text-und Memofeldern ab festlegen. Weitere Informationen zum Verwenden dieser Befehle finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Zum Festlegen oder Ändern der Eigenschaften für ein Tabellenfeld anzeigen

Access bietet nun zwei Möglichkeiten zum Anzeigen der Eigenschaften für ein Tabellenfeld – verwenden Sie die Befehle auf der Registerkarte Datenblatt, oder öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht. Die folgenden Schritte erläutert beide Verfahren.

Anzeigen von Tabelleneigenschaften mithilfe der Befehle auf der Registerkarte Datenblatt

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datenblatt, und verwenden Sie die Befehle in der Gruppe Datentyp und Formatierung, um die Eigenschaften für jedes Tabellenfeld anzuzeigen.

Anzeigen von Tabelleneigenschaften in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste in der Tabelle, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

    Access öffnet die Tabelle im Entwurfsbereich.

  2. Klicken Sie im unteren Bereich des Rasters, klicken Sie unter Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein, wenn Sie noch nicht ausgewählt ist.

    – oder –

    Um die Eigenschaften für ein Nachschlagefeld anzeigen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen.

    Ein Nachschlagefeld ist ein Tabellenfeld, die entweder eine hartcodierte Liste mit Werten oder einer Abfrage, die Werte aus einer oder mehreren Tabellen in einer Datenbank abruft verwendet. Standardmäßig stellt das Nachschlagefeld diese Werte in Form einer Liste. Je nachdem, wie ein Datenbank-Designer das Nachschlagefeld festlegt können Sie eines oder mehrerer Elemente aus dieser Liste auswählen.

    Nachschlage-Feldern Begriff häufig neue Access-Benutzer, da Sie eine Liste von Elementen an einem Ort (die Liste, den Access aus den Daten in das Nachschlagefeld erstellt) angezeigt, aber die Daten in eine andere Position (die Tabelle, die die Daten enthält) befinden. Denken Sie daran, wenn Sie die Daten in einem Nachschlagefeld aktualisieren, müssen Sie die Quelltabelle (den zweiten Speicherort) aktualisieren. Ein Nachschlagefelds in der Liste kann nicht aktualisiert werden.

Die folgende Tabelle listet die Tabelleneigenschaften, die die größte auf die Dateneingabe Auswirkung und auswirken.

Eigenschaft

Position im Tabellenentwurfsbereich

Mögliche Werte

Verhalten, wenn Sie, zum Eingeben von Daten versuchen

Feldgröße

Registerkarte Allgemein

0 bis 255

Die Zeichengrenze gilt nur für Felder mit dem Datentyp Text festlegen. Wenn Sie versuchen, mehr als die angegebene Anzahl von Zeichen eingeben, schneidet das Feld diese.

Erforderlich

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn aktiviert, diese Eigenschaft zwingt Sie während ein Werts in einem Feld eingeben, und können keine neuen Daten zu speichern, bis Sie das Feld ausfüllen. Wenn deaktiviert, akzeptiert das Feld null-Werte, was bedeutet, dass das Feld leer bleiben kann.

Hinweis: Ein Nullwert ist nicht das gleiche wie eine 0 (null). 0 (null) ist eine Ziffer und Access in Berechnungen verwendet. Null ist ein Wert fehlt, unbekannten oder nicht definierten.

Zulassen der Länge 0 (null)

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn Sie aktiviert ist, können Sie leere Zeichenfolgen eingeben – Zeichenfolgen, die keine Zeichen enthalten. Um eine Zeichenfolge der Länge 0 (null) zu erstellen, geben Sie ein Paar doppelter Anführungszeichen ohne Leerzeichen (""), und drücken Sie die EINGABETASTE.

Indiziert

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn Sie ein Tabellenfeld indizieren, können Sie keine doppelte Werten hinzufügen.

Eingabeformat

Registerkarte Allgemein

Vordefinierte oder benutzerdefinierte Gruppen von Literalen und Platzhalterzeichen

Ein Eingabeformat erzwingt die Eingabe von Daten in einem vordefinierten Format. Die Eingabeformate werden angezeigt, wenn Sie ein Feld in einer Tabelle oder einem Steuerelement in einem Formular auswählen. Angenommen, Sie klicken auf das Datumsfeld, und sehen diese Folge von Zeichen: MMM-TT-JJJJ. Folge von Zeichen, die als ein Eingabeformat bekannt ist. Sie bewirkt, dass Sie als vier Ziffern, statt zwei Werte als drei Buchstaben Abkürzungen, wie z. B. Okt, Monat und den Wert des Jahres eingeben. Wenn Sie dieses Eingabeformat angezeigt wird, geben Sie also ein Datum wie z. B. Okt-15-2006.

Hinweis: Denken Sie daran, dass Eingabeformate nur steuern, wie Sie Daten eingeben nicht wie Access die Daten angezeigt werden. Beispielsweise können Sie ein Datum eingeben, Okt-15-2006, aber Access möglicherweise den Wert als 10152006 – d. h., ohne Formatierungszeichen. Wenn Sie das Datum in einer Tabelle, Formular oder Bericht anzeigen, möglicherweise Access festgelegt werden um ihn als 10/15/2006 anzuzeigen.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Steuerelement anzeigen

Registerkarte Nachschlagen

Werte, die den Datentyp für das Feld festgelegten hängt

Für Text- und Zahlenfelder können Sie zwischen einem Textfeld, Listenfeld oder Kombinationsfeld-Steuerelement auswählen. Für Ja/keine Felder, können Sie zwischen einem Kontrollkästchen, Textfeld oder Kombinationsfeld-Steuerelement auswählen.

Hinweis: Wenn Sie nichts anderes Listenfeld oder Kombinationsfeld auswählen, blendet Access die restlichen Eigenschaften auf die Registerkarte Nachschlagen.

Herkunftstyp

Registerkarte Nachschlagen

Tabelle/Abfrage
Liste Wert
Feldliste

Wenn Sie das Eigenschaftenfeld Steuerelement anzeigen auf Listenfeld oder Kombinationsfeld festlegen, können Sie diese Eigenschaft auf Tabelle/Abfrage, Wertliste oder Feldliste festlegen. Diese Eigenschaft steuert wiederum, den Typ des Werts aus, die Sie in das Eigenschaftenfeld Datensatzherkunft verwenden können. Finden Sie im nächsten Eintrag aus.

Datensatzherkunft

Registerkarte Nachschlagen

Abhängig von der Eigenschaft Herkunftstyp.

Wenn Sie die Eigenschaft Herkunftstyp auf Tabelle/Abfrage festlegen, kann dieses Eigenschaftenfeld den Namen einer Tabelle oder einer Abfrage enthalten. Wenn Sie die Eigenschaft auf Wertliste festlegen, enthält diese Eigenschaft eine Liste von Werten, die durch Semikolons getrennt (;). Wenn Sie die Eigenschaft Herkunftstyp auf Feldliste festlegen, enthält diese Eigenschaft den Namen einer Tabelle, Abfrage, oder Structured Query Language (SQL)-Anweisung.

Nur Listeneinträge

Registerkarte Nachschlagen

Ja/Nein

Wenn auf Ja gesetzt, findet Access übereinstimmende Werte aus, wie Benutzer in ein Kombinationsfeld-Steuerelement Text eingeben. Anders gesagt ermöglicht die Einstellung Ja während der Eingabe. Die Einstellung Ja verhindert, dass Benutzer die Elemente in einer Liste direkt aus der Liste oder der Kombinationsfeld-Steuerelement bearbeiten. In diesem Fall müssen Benutzer Bearbeiten der Elemente in das Eigenschaftenfeld Datensatzherkunft oder bei Nachschlage-Feldern, Bearbeiten der Elemente in der Tabelle, die die Quelldaten für das Nachschlagefeld enthalten. Weitere Informationen zum Verwenden von Nachschlagefeldern finden Sie im Abschnitt "Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld" im Artikel Hinzufügen von einem oder mehreren Datensätzen in einer Datenbank.

Wertlistenbearbeitung zulassen

Registerkarte Nachschlagen

Ja/Nein

Aktiviert oder deaktiviert den Befehl Listenelemente bearbeiten für Wertelisten, aber nicht bei Nachschlage-Feldern. Wenn Sie um diesen Befehl für Nachschlagefelder zu aktivieren, geben Sie eine gültige Formularname in der Eigenschaft Bearbeitungsformular für Listenelemente . Der Befehl Wertlistenbearbeitung zulassen, die in einem Kontextmenü, das Sie öffnen, indem Sie mit der rechten Maustaste in einem Listenfeld oder Kombinationsfeld-Steuerelement angezeigt wird. Wenn Sie den Befehl ausführen, wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten. Wenn Sie den Namen eines Formulars im Eigenschaftenfeld Bearbeitungsformular für Listenelemente angeben, startet Access alternativ das Formular anstelle des Dialogfelds.

Sie können den Befehl Listenelemente bearbeiten im Listenfeld ausführen und Kombinationsfeld-Steuerelemente in Formularen ansässig und von Kombinationsfeld-Steuerelemente in Tabellen und Abfrageergebnis legt fest. Formulare müssen in der Entwurfsansicht oder Browseransicht geöffnet werden; Tabellen und Ergebnismengen Abfrage müssen in der Datenblattansicht geöffnet wird.

Bearbeitungsformular für Listenelemente

Registerkarte Nachschlagen

Name des ein Dateneingabeformular

Wenn Sie den Namen des ein Dateneingabeformular in dieser Tabelleneigenschaft angeben, wird dieses Formular geöffnet, wenn ein Benutzer auf den Befehl Listenelemente bearbeiten ausgeführt wird. Andernfalls wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt, wenn der Benutzer den Befehl ausführen.

Weitere Informationen zum Entwerfen von Datenbanktabellen und zum Festlegen von Eigenschaften finden Sie unter den folgenden Artikeln.

  • Grundlagen des Datenbankentwurfs erläutert grundlegende Konzepte wie das Planen einer Datenbank, das Entwerfen der Daten und die Normalisierung – der Prozess von Daten in verknüpften Tabellen aufgeteilt und dadurch redundante Daten vermieden.

  • Erstellen von Tabellen in einer Datenbank wird erläutert, wie Sie Tabellen erstellen, Primärschlüssel hinzufügen (Felder, die jeder Zeile oder einen Eintrag in der Tabelle eindeutig) und zum Festlegen von Datentypen und Tabelleneigenschaften.

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Aktualisieren von Daten mithilfe eines Formulars

Verwenden Sie ein Formular, um geringe Mengen von Daten zu aktualisieren. In diesem Fall bedeutet "klein" eine beliebige Anzahl von Datensätzen, die manuell aktualisiert werden sollen. Formulare können eine einfachere, schnellere und genauere Möglichkeit zum Bearbeiten und aktualisieren kleiner Datenmengen bereitstellen.

Wie Sie ein Formular zum Bearbeiten von Daten verwenden, hängt von der Entwurf des Formulars ab. Formulare können eine beliebige Anzahl von Steuerelementen wie z. B. Listen, Textfelder, Schaltflächen und Datenblätter enthalten – Raster, die Excel-Arbeitsblättern aussehen. Wiederum jedes der Steuerelemente auf dem Formular entweder liest Daten aus oder schreibt Daten in einer zugrunde liegenden Tabellenfeld. Was Sie tun, mit einem angegebenen Steuerelement hängt von den Datentyp für das zugrunde liegende Tabellenfeld für dieses Feld festgelegten Eigenschaften festlegen und oftmals auf verschiedene Eigenschaften, die der Datenbank-Designer für jedes Steuerelement festlegt. Weitere Informationen darüber, wie Datentypen und Feldeigenschaften Dateneingabe auswirken finden Sie unter wie Datentypen Einfluss auf die Möglichkeit, die Eingabe von Daten und wie die Tabelle Feldeigenschaften Einfluss auf die Möglichkeit, die Eingabe von Daten, zuvor in diesem Artikel.

In den folgenden Abschnitten erläutern die am häufigsten verwendeten Dateneingabe-Steuerelemente verwenden. Wenn Sie Fragen zu einer speziellen Datenbank haben, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator oder der Datenbank-Designer.

Hinzufügen oder Bearbeiten von Text in einem Textfeld

Access stellt einen Text-Steuerelement für die Verwendung mit Text-und Memofeldern ab. Normalerweise können Sie feststellen, ist das zugrunde liegende Feld Text- oder Memo durch die Größe des Steuerelements, das in der Regel die Größe der zugrunde liegenden Tabellenfeld widerspiegelt. Beispielsweise, wenn Sie das Steuerelement an ein Textfeld, die nicht mehr als 50 Zeichen zulässt binden, legen Sie die Größe des Steuerelements entsprechend. Wenn Sie das Steuerelement an ein Memo-Feld binden, können Sie das Steuerelement, um eine oder zwei Textabsätze angezeigt werden, ohne dass ein Bildlauf hingegen Größe.

Darüber hinaus können Sie ein Memo-Feld zur Unterstützung von Rich-Text-Formatierung festlegen. Sie können verschiedene Schriftarten, Schriftgrade, Formatvorlagen und Farben klicken Sie dann auf Ihren Text anwenden.

Bearbeiten von Text in einem Textfeld

  • Platzieren Sie den Cursor in das Textfeld ein, und ändern Sie die Daten. Denken Sie daran, dass Sie auf die Zahlen in einem Text- oder Memo-Feld Berechnungen durchführen können.

Anwenden von Rich-Text-Formatierung

Hinweis: Sie können diese Schritte nur, wenn ein Textfeld an ein Memo-Feld gebunden ist. Informationen Sie zu den Schritten unter Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeldzuvor in diesem Artikel.

  1. Markieren Sie die Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Sie, und wählen Sie das Feld "Memo". Sie können sehen im Allgemeinen für ein Feld mit dem Namen "Kommentare" Notizen"oder"Beschreibung".

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart verwenden Sie die Schaltflächen und Menüs zum Formatieren des Texts.

    Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, können Text fett oder kursiv, Farben ändern und so weiter.

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Aktualisieren von Daten mithilfe eines Datenblatts

Sie können die Daten ändern, indem Sie direkt in der Datenblattansicht (Zeilen- und Raster in ein Excel-Arbeitsblatt ähnliche) arbeiten. Sie können Daten in Tabellen, Ergebnismengen von Abfragen, Formularen, die Datenblätter anzeigen und ändern.

Normalerweise verwenden Sie Datenblätter, wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Datensätzen oder Teile eines einzelnen Datensatzes ändern müssen. Wenn Sie mit Excel vertraut sind, sollten Datenblätter relativ einfach zu verstehen und vorgenommenen Änderungen vertraut von Access, wie etwa die Möglichkeit zum Erstellen und Ausführen von Abfragen.

Beachten Sie Folgendes, wenn Sie den Vorgang fortsetzen.

  • Sie müssen nicht die Änderungen zu speichern. Access schreibt sie in die Tabelle, wenn Sie den Cursor um ein neues Feld in derselben Zeile verschieben, oder wenn Sie den Mauszeiger an eine neue Zeile verschieben.

  • Standardmäßig sollte die Felder in einer Access-Datenbank festgelegt werden, um einen bestimmten Typ von Daten, z. B. Text oder Zahlen zu akzeptieren. Sie müssen den Typ der Daten eingeben, die das Feld festgelegt ist, um zu akzeptieren. Wenn Sie diese nicht wünschen, zeigt Access eine Fehlermeldung angezeigt.

  • Ein Feld kann ein Eingabeformat angewendet haben. Ein Eingabeformat ist eine Reihe von Literalen und Platzhalterzeichen Zeichen, die Sie zum Eingeben von Daten in einem bestimmten Format erzwingen. Beispielsweise kann ein Eingabeformat für eine Postleitzahl Daten erfordern, die die dem französischen Format entsprechen, während ein Eingabeformat für eine Telefonnummer zum Eingeben von Zahlen in das Format Deutsch erforderlich machen.

    Weitere Informationen zu Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

  • Mit Ausnahme von Anlagen und mehrwertigen Listen können Sie in den meisten Feldern nur einen Wert eingeben. Wenn Sie nicht wissen, ob ein Feld Anlagen zulässig sind, wenden Sie sich an den Datenbank-Designer oder den Systemadministrator. Eine mehrwertige Liste können Sie jederzeit identifizieren, weil in Access neben jedem Listenelement ein Kontrollkästchen angezeigt.

Ändern von Daten in einem Datenblatt

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die die Daten enthält, die Sie ändern möchten.

    Standardmäßig wird Access die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht – einem Raster, die Excel-Arbeitsblatt ähnelt.

  2. Klicken Sie auf oder andernfalls platzieren Sie den Fokus auf das erste Feld, das Sie ändern möchten, und bearbeiten Sie die Daten.

  3. Um zum nächsten Feld verschieben möchten, drücken Sie TAB, verwenden Sie eine der Pfeiltasten drücken, oder klicken Sie auf das next-Feld.

    Wenn Sie die Registerkarte standardmäßig drücken, verwendet Access die regionalen Einstellungen von Windows feststellen, ob sie den Cursor nach links oder rechts bewegen. Wenn der Computer eine andere Sprache verwenden, die von links nach rechts gelesen festgelegt ist, verschiebt den Cursor nach rechts, wenn Sie die TAB-Taste drücken. Wenn der Computer für eine Sprache, die von rechts nach links gelesen festgelegt ist, verschiebt den Cursor auf der linken Seite.

Anwenden von Rich-Text-Formatierung auf Daten in einem Memo-Feld

  1. Wählen Sie mit der Tabelle oder Abfrage Ergebnis in der Datenblattansicht geöffnet das Memo-Feld ein.

    In der Regel, können Sie für ein Feld mit dem Namen "Kommentare", "Notizen" oder "Beschreibung" anzeigen Wenn Sie das Feld "Memo" dennoch nicht finden können, finden Sie die Schritte in der Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeldzuvor in diesem Artikel.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart verwenden Sie die Schaltflächen und Menüs zum Formatieren des Texts.

    Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, können Text fett oder kursiv, Farben ändern und so weiter.

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Verwenden einer Aktualisierungsabfrage zum Ändern von vorhandener Daten

Verwenden von Aktualisierungsabfragen zum Hinzufügen, ändern oder Löschen von Webparts (aber nicht alle) einen oder mehrere vorhandene Datensätze. Sie können als eine leistungsfähige Form des Dialogfelds Suchen und Ersetzen von Aktualisierungsabfragen vorstellen. Geben Sie select Kriterium (grob entspricht einer Suchzeichenfolge) und ein Aktualisierungskriterium (grob entspricht einer Zeichenfolge Ersatz). Im Gegensatz zum Dialogfeld Aktualisierungsabfragen mehrere Kriterien, können Sie eine große Anzahl von Datensätzen in einem Schritt aktualisieren und ermöglichen es Ihnen, Datensätze in mehreren Tabellen ändern.

Denken Sie daran, dass Sie Aktualisierungsabfragen verwenden können, Sie möchten ganze Datensätze hinzufügen. Zu tun ist, dass Sie eine Anfügeabfrage verwenden.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Hinzufügen von Einträgen zu einer Tabelle mithilfe einer Anfügeabfrage.

Hinweis: Die sicherste Methode zum Verwenden einer Aktualisierungsabfrage ist zuerst eine Auswahlabfrage erstellen, die Ihren Auswahlkriterien überprüft. Angenommen, dass Sie eine Reihe von Ja/Nein aktualisieren möchten Felder aus nichtJa für einen bestimmten Kunden. Hierzu fügen Sie Kriterien der Auswahlabfrage, bis sie alle gewünschten keine Datensätze für diesen Kunden zurückgegeben. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die richtigen Datensätze verfügen, Sie dann konvertieren die Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage, geben Sie Ihre Aktualisierungskriterium und führen Sie dann auf die Abfrage zum Aktualisieren der ausgewählten Werte. Die Schritte in diesem Abschnitt erläutert, wie Sie eine Auswahlabfrage erstellen und dann in eine Aktualisierungsabfrage konvertieren.

Erstellen einer Auswahlabfrage

  1. Öffnen Sie die Datenbank, die die Datensätze enthält, die Sie aktualisieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Der Abfragedesigner wird geöffnet, die Registerkarte Entwurf angezeigt wird, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird geöffnet.

  3. Wählen Sie aus der Tabelle oder den Tabellen, die Datensätze enthält, die Sie aktualisieren, und klicken Sie auf Hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Tabelle(n) als ein oder mehrere Fenster im oberen Bereich des im Abfrageentwurfsbereich angezeigt, und die Windows-Liste alle Felder in jeder Tabelle. Die folgende Abbildung zeigt den Abfrage-Designer mit einer normalen Tabelle.

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

  4. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie aktualisieren möchten. Die ausgewählten Felder werden in der Zeile Feld im unteren Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.

    Sie können ein Tabellenfeld pro Spalte im unteren Bereich hinzufügen oder Sie können hinzufügen alle Felder in einer Tabelle schnell durch Doppelklicken auf das Sternchen (*) am oberen Rand der Liste der Felder der Tabelle. Die folgende Abbildung zeigt den Abfrage-Designer mit allen hinzugefügten Feldern.

    Abfrage mit allen hinzugefügten Tabellenfeldern

  5. Optional können Sie in die Zeile Kriterien im Entwurfsbereich ein oder mehrere Kriterien eingeben. In der folgenden Tabelle sind einige Beispielkriterien mit den jeweiligen Auswirkungen auf die Abfrage aufgeführt.

Kriterien

Auswirkung

> 234

Gibt alle Zahlen größer als 234 zurück. Verwenden Sie < 234, um nach allen Zahlen zu suchen, die kleiner als 234 sind.

>= "Callahan"

Gibt alle Datensätze ab "Callahan" bis zum Ende des Alphabets zurück

Zwischen #2.2.2006# Und #1.12.2006#

Gibt Daten von 2-Feb-06 bis 1-Dez-06 (ANSI-89) zurück. Wenn Ihre Datenbank die ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet, verwenden Sie einfache Anführungszeichen (') statt Nummernzeichen aus. Beispiel: Zwischen ' 2/2/2006' und ' 12/1/2006 '

Nicht "Deutschland"

Findet alle Datensätze, in denen die genauen Inhalte des Felds nicht "Deutschland" entsprechen. Durch das Kriterium werden Datensätze zurückgegeben, die neben "Deutschland" noch weitere Zeichen enthalten, z. B. "Deutschland (Euro)" oder "Europa (Deutschland)".

Nicht "T*"

Findet alle Datensätze außer jenen, die mit "T" beginnen. Wenn in der Datenbank der ANSI-92-Platzhalterzeichensatz verwendet wird, verwenden Sie das Prozentzeichen (%) statt des Sternchens.

Nicht "*t"

Findet alle Datensätze, die nicht auf "t" enden. Verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens, wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet.

In(Kanada,GB)

Findet in einer Liste alle Datensätze, die "Kanada" oder "GB" enthalten.

Wie "[A-D]*"

In einem Textfeld findet alle Datensätze, die mit den Buchstaben A bis d beginnen Wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet, verwenden Sie die Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens.

Wie "*ar*"

Ruft alle Datensätze ab, die die Buchstabenfolge "ar" enthalten. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, fügen Sie anstelle des Sternchens das Prozentzeichen (%) ein.

Wie "Maison Dewe?"

Findet alle Datensätze, die mit "Maison" beginnen und eine zweite aus 5 Buchstaben bestehende Zeichenfolge enthalten, deren erste 4 Buchstaben "Dewe" lauten und deren letzter Buchstabe unbekannt ist. Wenn in der Datenbank der ANSI-92-Platzhalterzeichensatz verwendet wird, verwenden Sie einen Unterstrich (_) statt des Fragezeichens.

#2.2.2006#

Findet alle Datensätze für den 2. Februar 2006. Wenn in der Datenbank der ANSI-92-Platzhalterzeichensatz verwendet wird, schließen Sie das Datum in einfache Anführungszeichen anstelle von Nummernzeichen ein ('2.2.2006').

< Datum() - 30

Gibt alle Daten zurück, die älter als 30 Tage sind.

Datum()

Gibt alle Datensätze zurück, die das Tagesdatum enthalten.

Zwischen Datum() Und DateAdd("M", 3, Datum())

Gibt alle Datensätze zwischen dem Tagesdatum und in drei Monaten ab dem Tagesdatum zurück.

Ist Null

Gibt alle Datensätze zurück, die einen (leeren oder nicht definierten) NULL-Wert enthalten.

Ist Nicht Null

Gibt alle Datensätze zurück, die einen Wert enthalten.

""

Gibt alle Datensätze zurück, die eine leere Zeichenfolge enthalten. Leere Zeichenfolgen verwenden Sie, wenn Sie einem erforderlichen Feld einen Wert hinzufügen müssen, diesen Wert aber noch nicht kennen. Beispielsweise könnte ein Feld eine Faxnummer erfordern, aber manche Ihrer Kunden besitzen möglicherweise kein Faxgerät. In diesem Fall geben Sie doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen ("") anstelle einer Zahl ein.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Stellen Sie sicher, dass die Abfrage nur die Datensätze zurückgegeben, die Sie aktualisieren möchten. Bei Bedarf können Sie nicht gewünschten Felder auswählen drücken Sie ENTF, um sie zu entfernen können Sie zusätzliche Felder zum Entwurfsbereich ziehen und Sie können Ihren Kriterien ändern, bis Sie mit den Abfrageergebnissen zufrieden sind.

  2. Setzen Sie den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Aktualisieren von Datensätzen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.

    Dadurch wird die Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage geändert. Access fügt die Zeile Aktualisieren im unteren Bereich des Abfrage-Designers hinzu.

    Aktualisierungsabfrage mit einem einzelnen Aktualisierungskriterium

  2. Suchen Sie das Feld, das die Daten enthält, die Sie ändern möchten, und geben Sie den Ausdruck (die Ihre Daten geändert wird) in der Zeile Aktualisieren für dieses Feld.

    Die folgende Tabelle enthält Beispielausdrücke und beschreibt, wie damit Daten geändert werden.

Ausdruck

Ergebnis

"Verkaufsberater/in"

Ändert in einem Feld vom Datentyp "Text" einen Textwert in "Verkaufsberater/in".

8/10/06 #

Ändert sich in ein Datums-/Uhrzeitfeld einen Datumswert in 10-Aug-06 ein.

Ja

Ändert in einem Feld vom Datentyp Ja/Nein den Wert Nein in Ja.

"TN" & [Teilenummer]

Fügt "TN" am Anfang jeder angegebenen Teilenummer an.

[Einzelpreis] * [Menge]

Multipliziert die Werte im Feld "Einzelpreis" mit "Menge".

[Fracht] * 1,5

Erhöht die Werte in einem Feld namens "Fracht" um 50 %.

DomSumme("[Menge] * [Einzelpreis]",
"Bestelldetails", "[ArtikelNr]=" & [ArtikelNr])

Diesem Ausdruck der Gesamtumsatz aktualisiert, indem Sie die Werte in einem Feld, in denen die ProductID-Werte in der aktuellen Tabelle für die ProductID-Werte in der Tabelle Bestelldetails übereinstimmen benannte Menge, indem Sie die Werte im Feld Einzelpreis.

Rechts([BestimmungsortPLZ], 5)

Schneidet die linken Zeichen in einem Text oder einer numerischen Zeichenfolge ab und belässt die fünf rechten Zeichen.

Wenn(IstNull([Einzelpreis]), 0, [Einzelpreis])

Ändert sich einen (unbekannten oder nicht definierten) Nullwert in NULL (0) im Feld Einzelpreis aus.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Eine Warnmeldung wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt die Meldung an:

    Warnmeldung für die Aktualisierungsabfrage

  2. Klicken Sie auf Ja, um die Abfrage auszuführen.

    Hinweis: Sie können die Benachrichtigung deaktivieren. Hierzu klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche auf Access-Optionen, klicken Sie auf Erweitert, und deaktivieren Sie unter bestätigen das Kontrollkästchen Aktionsabfragen.

  3. Anzeigen der Ergebnisse der Aktualisierungsabfrage, auf entweder den Start Tab oder der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ansichten klicken Sie auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenblattansicht befindet sich auf der Statusleiste von Access.

    Hinweis: Wenn Sie die Abfrage ausführen, können Sie feststellen, dass einige Felder im Resultset fehlen. Wenn die Abfrage Felder, die nicht aktualisiert werden enthält, diesen Feldern standardmäßig von Access entfernt. Beispielsweise können Sie ID-Felder aus zwei Tabellen, um sicherzustellen, Ihre Abfrage gibt, und klicken Sie auf die richtigen Datensätze verarbeitet einschließen. Wenn Sie diese ID-Felder nicht aktualisieren, werden sie von Access entfernt.

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Hinzufügen von Datensätzen zu Tabellen mithilfe einer Anfügeabfrage

Einer der am häufigsten Verwendungszwecke einer Anfügeabfrage wird eine Gruppe von Datensätzen aus einer oder mehreren Tabellen in einer Quelldatenbank zu einer oder mehreren Tabellen in einer Zieldatenbank hinzufügen. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie einige neuen Kunden und einer Datenbank, die eine Tabelle mit Informationen zu diesen Kunden enthält erwerben. Um zu vermeiden, dass neuen Daten manuell einzugeben, können Sie es auf die entsprechende Tabelle oder die Tabellen in Ihrer Datenbank anfügen. Sie können auch zu Anfügeabfragen:

  • Anfügen von Datensätzen, basierend auf Kriterien. Angenommen, möchten Sie nur die Namen und Adressen der Kunden mit ausstehenden Bestellungen angefügt werden soll.

  • Anfügen von Datensätzen, wenn einige Felder in einer Tabelle in der anderen Tabelle nicht vorhanden. Nehmen Sie beispielsweise an, dass die Tabelle Kunden 11 Felder enthält, und die Felder in der Tabelle "Kunden" in einer anderen Datenbank sind 9 mit Ihren 11 Feldern identisch. Eine Anfügeabfrage können Sie nur die Daten in die übereinstimmenden Felder hinzufügen und die anderen ignorieren.

Die Vorgehensweise zum Erstellen einer Anfügeabfrage zum Anfügen von Daten aus einer Datenbank in eine andere Datenbank umfasst die folgenden grundlegenden Schritte aus:

  • Öffnen Sie die Quelldatenbank (die Datenbank, die die Datensätze enthält Sie anfügen möchten), und erstellen Sie eine Auswahlabfrage, die nur die Datensätze zurückgibt, die Sie anfügen möchten.

  • Konvertieren Sie die Auswahlabfrage in eine Anfügeabfrage.

  • Fügen Sie die Zieltabellen und Felder in der Anfügeabfrage hinzu. Wenn Sie Datensätze in eine andere Datenbank anfügen, öffnen Sie zuerst die Datenbank und wählen Sie dann die Tabellen.

  • Führen Sie die Abfrage aus, um die Datensätze anzufügen.

Hinweis: Sichern Sie Ihre Daten, bevor Sie beginnen. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, können Sie die angefügten Datensätze aus der Zieltabelle löschen, aber manuell löschen einer großen Anzahl von Datensätzen kann sehr lange dauern. Eine Sicherungskopie zur hand haben kann helfen, eventuelle Fehler sehr lange dauern.

Erstellen einer Auswahlabfrage

  1. Öffnen Sie Ihre Quelldatenbank – die Datenbank, die die Datensätze enthält, die Sie anfügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

    Im Abfrageentwurfsbereich angezeigt wird, und klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  3. Wählen Sie die Tabelle, die die Datensätze, die Sie verwenden möchten enthält, angefügt werden soll, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die Tabelle wird im oberen Bereich des Abfrageentwurfsbereichs als Fenster angezeigt. Im Fenster werden alle Felder in der Tabelle aufgelistet. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Tabelle im Abfrage-Designer an:

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

  4. Ziehen Sie die Felder, die Sie anfügen, aus der Tabelle in der Zeile Feld im unteren Bereich des Abfrageentwurfsbereichs möchten.

    Sie können ein Tabellenfeld pro Spalte im unteren Bereich hinzufügen. Wenn Sie schnell alle Felder hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Sternchen (* ) am oberen Rand der Liste der Felder der Tabelle. Die folgende Abbildung zeigt den Abfrage-Designer mit mehreren hinzugefügten Tabellenfeldern an:

    Abfrage mit drei Feldern im Entwurfsbereich

    Diese Abbildung zeigt den Designer mit allen hinzugefügten Feldern an:

    Abfrage mit allen Tabellenfeldern.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Stellen Sie sicher, dass die Abfrage die Datensätze zurückgegeben, die Sie anfügen möchten. Bei Bedarf können Sie das Kontrollkästchen Anzeigen oder drücken Sie ENTF, damit unerwünschte Felder zu entfernen. Sie können auch zusätzliche Felder zum Entwurfsbereich ziehen, bis Sie mit den Abfrageergebnissen zufrieden sind.

  6. Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.

Konvertieren der Abfrage in eine Anfügeabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

    Das Dialogfeld Anfügen wird angezeigt.

  2. Sie können zu diesem Zeitpunkt Anfügen von Datensätzen aus einer Tabelle in eine andere in derselben Datenbank oder Anfügen von Datensätzen zu einer Tabelle in eine andere Datenbank.

    • Anfügen von Datensätzen zu einer Tabelle in derselben Datenbank

      1. Klicken Sie auf Aktuelle Datenbank (falls diese noch nicht ausgewählt ist), und wählen Sie dann in der Liste Tabellenname die Zieltabelle, klicken Sie im Dialogfeld Anfügen.

      2. Klicken Sie auf OK.

        In Schritt 4 des vorherigen Abschnitts haben Sie die Felder in der Quelltabelle ganz oder teilweise im Abfrageentwurfsbereich hinzugefügt. Wenn Sie in diesem Schritt die gesamte Tabelle hinzugefügt haben, wird nun Access die gesamte Zieltabelle der Zeile Anfügen an, wie hier dargestellt:

        Abfügeanfrage mit allen Feldern aus zwei Tabellen

        – oder –

        Wenn Sie in Schritt 4 im vorherigen Abschnitt einzelne Felder hinzugefügt haben und die Feldnamen in den Quell- und Tabellen übereinstimmen, fügt Access automatisch die Ziel-Feldnamen in der Zeile Anfügen an, wie hier dargestellt:

        Anfügeabfrage mit übereinstimmenden Feldern

        – oder –

        Wenn Sie einzelne Felder hinzugefügt haben, und einige oder alle Namen in den Quell- und Tabellen stimmen nicht überein, lässt Access in der Zeile Anfügen an den nicht übereinstimmenden Felder leer. Klicken Sie auf jedes leere Feld, und wählen Sie aus der gewünschte Quellfeld aus der Ergebnisliste, wie hier dargestellt.

        Auswählen von Zielfeldern für eine Anfügeabfrage

      3. Klicken Sie auf Ansicht, um eine Vorschau der Änderungen.

      4. Zurück zur Entwurfsansicht, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Datensätze anzufügen.

    • Anfügen von Datensätzen zu einer Tabelle in einer anderen Datenbank

      1. Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen auf Andere Datenbank.

      2. Geben Sie im Feld Dateiname den Speicherort und den Namen der Zieldatenbank.

      3. Geben Sie in das Feld Tabellenname den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

        – oder –

        Klicken Sie auf Durchsuchen, und verwenden Sie das zweite Dialogfeld Anfügen, die Zieldatenbank gesucht werden soll. Klicken Sie auf OK, nachdem Sie suchen, und wählen Sie die Zieldatenbank. Dadurch wird das zweite Dialogfeld geschlossen. Geben Sie den Namen der Zieltabelle in das erste Dialogfeld im Feld Tabellenname, und klicken Sie dann auf OK.

        Geben Sie den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK, um das erste Dialogfeld Anfügen zu schließen.

        In Schritt 4 des vorherigen Abschnitts haben Sie die Felder in der Quelltabelle ganz oder teilweise der Zeile Feld im Entwurfsbereich Abfrage hinzugefügt. Wenn Sie in diesem Schritt die gesamte Tabelle hinzugefügt haben, wird nun Access die gesamte Zieltabelle der Zeile Anfügen an, wie hier dargestellt:

        Abfügeanfrage mit allen Feldern aus zwei Tabellen

        – oder –

        Wenn Sie in Schritt 4 und die Feldnamen in den Quell- und Zielfelder übereinstimmen einzelne Felder hinzugefügt haben, fügt Access automatisch die Ziel-Feldnamen in der Zeile Anfügen an, wie hier:

        Anfügeabfrage mit übereinstimmenden Feldern

        – oder –

        Wenn Sie einzelne Felder hinzugefügt haben, und einige oder alle Namen in den Quell- und Tabellen stimmen nicht überein, lässt Access in der Zeile Anfügen an den nicht übereinstimmenden Felder leer. Klicken Sie auf jedes leere Feld, und wählen Sie das gewünschte Zielfeld aus der Ergebnisliste, wie hier:

        Auswählen von Zielfeldern für eine Anfügeabfrage

      4. Klicken Sie auf Ansicht, um eine Vorschau der Änderungen.

      5. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Datensätze anzufügen.

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Verwenden Sie Datensammlung, um Datensätze zu aktualisieren

Office Access 2007 bietet ein neues Feature Datensammlung bezeichnet. Sie können ein Dateneingabeformular in Microsoft Office Outlook 2007 einrichten, Informationen sammeln und speichern die Daten in einer Access-Datenbank. Erläutert, wie das Feature Datensammlung verwenden, ist nicht Gegenstand dieses Artikels.

Informationen zum Verwenden der Datensammlung finden Sie im Artikel Sammeln von Daten über e-Mail-Nachrichten.

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Verwenden des Dialogfelds "Suchen und Ersetzen" zum Ändern von Daten

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen bietet eine weitere Möglichkeit, um geringe Mengen von Daten in weniger Zeit und einfacher zu ändern. Erläutert, wie das Dialogfeld ist nicht Gegenstand dieses Artikels.

Informationen zur Verwendung des Dialogfelds finden Sie im Artikel Verwenden Sie das Dialogfeld Suchen und ersetzen, um Daten zu ändern.

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Mithilfe der Aktualisierungsweitergabe Schlüsselwerte für Primär- und Fremdschlüssel ändern

Möglicherweise müssen Sie von Zeit zu Zeit einen Primärschlüsselwert zu aktualisieren. Wenn Sie die Primärschlüssel als Fremdschlüssel verwenden, können Sie die Änderungen automatisch über alle untergeordneten Instanzen der Fremdschlüssel aktualisieren.

Als Erinnerung ist ein Primärschlüssel um ein Wert, der identifiziert jede Zeile (Datensatz) in einer Datenbanktabelle. Ein Fremdschlüssel ist eine Spalte, die den Primärschlüssel entspricht. In der Regel Fremdschlüssel in anderen Tabellen gespeichert, und sie können damit eine Beziehung (Verknüpfung) zwischen den Daten in Tabellen zu erstellen.

Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie eine Produkt-ID als Primärschlüssel verwenden. Eine Nummer wird ein Produkt eindeutig identifiziert. Sie verwenden die Nummer auch als Fremdschlüssel in einer Tabelle mit Bestelldaten. Auf diese Weise finden Sie alle Aufträge, die betreffen jedes Produkt, da jederzeit eine andere Person Ordnung für dieses Produkt, stellen die ID Teil der Reihenfolge bildet.

Manchmal, ändert sich diese IDs (oder andere Arten von Primärschlüsseln). Wenn Sie dies tun, können Sie Ihre Primärschlüsselwert alter und diese Änderung automatisch überlappend durch alle zugehörigen untergeordneten Datensätze. Aktivieren Sie dieses Verhalten, indem auf referenzielle Integrität und Aktualisierungsweitergaben zwischen den beiden Tabellen.

Beachten Sie diese Formatierungsregeln, während Sie den Vorgang fortsetzen:

  • Sie können nur für Primärschlüsselfelder legen Sie den Text oder die Zahl Datentypen Aktualisierungsweitergabe aktivieren. Sie können keine Aktualisierungsweitergabe für Felder mit dem AutoWert-Datentyp verwenden.

  • Sie können nur zwischen Tabellen mit einer 1: n-Beziehung Aktualisierungsweitergabe aktivieren.

Die folgenden Schritte erläutert, wie zum Erstellen einer Beziehung, und aktivieren die Option Aktualisierungsweitergabe für die Beziehung.

Die Beziehung zu erstellen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Beziehungen auf Tabelle anzeigen.

    Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  3. Wenn sie noch nicht ausgewählt ist, klicken Sie auf der Registerkarte " Tabellen ", wählen Sie die Tabellen, die Sie verwenden möchten, ändern, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Drücken Sie die UMSCHALTTASTE, um mehrere Tabellen auszuwählen, oder Sie können jede Tabelle einzeln hinzufügen. Wählen Sie nur die Tabellen auf den Seiten "1" und "n" der Beziehung an.

  4. Klicken Sie im Fenster Beziehungen ziehen Sie den Primärschlüssel aus der Tabelle auf der "1"-Seite der Beziehung, und legen Sie sie auf das Feld mit dem Fremdschlüssel der Tabelle auf der "n"-Seite der Beziehung.

    Klicken Sie im Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld an:

    'Beziehungen bearbeiten' (Dialogfeld)

  5. Wählen Sie das Kontrollkästchen Mit referenzieller Integrität aus, und klicken Sie auf Erstellen.

  6. Wechseln Sie zum nächsten Satz von Schritten.

Aktivieren Sie Option Aktualisierungsweitergabe in Primärschlüsseln

  1. Wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt nicht ausgeführt, öffnen Sie die Datenbank, die die Beziehung enthält, die Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

    Fenster " Beziehungen " angezeigt wird, und zeigt die Verknüpfungen (Siehe wie Verbindungslinien) zwischen den Tabellen in der Datenbank. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Beziehung an:

    Eine Beziehung zwischen zwei Tabellen

  3. Maustaste auf die Verknüpfungslinie zwischen den übergeordneten und untergeordneten Tabellen, und klicken Sie auf Beziehung bearbeiten.

    Klicken Sie im Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld an:

    'Beziehungen bearbeiten' (Dialogfeld) mit einer vorhandenen Beziehung

  4. Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder auswählen, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Mit referenzieller Integrität aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

Weitere Informationen zum Erstellen von Beziehungen. finden Sie unter den folgenden Artikeln:

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