Aktualisieren der Daten in einer Datenbank

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

In diesem Artikel wird das Aktualisieren vorhandener Daten erläutert. Microsoft Office Access 2007 stellt eine Reihe von Tools zum Aktualisieren vorhandener Datensätze bereit, wie z. B. Datenblätter, Formulare, Abfragen, Suchen und Ersetzen sowie das neue Datensammlungsfeature.

Denken Sie im Folgenden daran, dass das Aktualisieren von Daten nicht mit dem Eingeben neuer Daten identisch ist. Informationen zum Eingeben neuer Daten in eine Datenbank finden Sie im Artikel Hinzufügen von mindestens einem Datensatz zu einer Datenbank.

Inhalt dieses Artikels

Auswirkungen des Datenbankentwurfs auf die Aktualisierung

Auswirkungen der Datentypen auf die Aktualisierung

Auswirkungen der Tabellenfeldeigenschaften auf die Aktualisierung

Aktualisieren von Daten mithilfe eines Formulars

Aktualisieren von Daten mithilfe eines Datenblatts

Ändern vorhandener Daten mithilfe einer Aktualisierungsabfrage

Hinzufügen von Datensätzen zu Tabellen mithilfe einer Anfügeabfrage

Aktualisieren von Datensätzen mithilfe der Datensammlung

Ändern von Primär- und Fremdschlüsselwerten mithilfe der Aktualisierungsweitergabe

Seitenanfang

Auswirkungen des Datenbankentwurfs auf die Aktualisierung

Sie sollten diesen Abschnitt lesen, falls Sie Access noch nicht verwendet haben oder mit den relationalen Datenbanken zugrunde liegenden Konzepten nicht vertraut sind. Umfangreiche Aktualisierungen können Sie wesentlich einfacher ausführen, wenn Sie einige grundlegende Prinzipien für das Entwerfen von Datenbanken verstehen.

Eine Access-Datenbank ist keine Datei im Sinne eines Microsoft Office Word 2007-Dokuments oder eines Microsoft Office PowerPoint 2007-Folienstapels. Eine Access-Datenbank ist vielmehr eine Sammlung von Tabellen zusammen mit einer Reihe um diese Tabellen angeordneten Objekten wie Formularen, Berichten, Abfragen usw.

Darüber hinaus müssen diese Objekte einer Reihe von Entwurfsprinzipien entsprechen, da andernfalls die Leistung der Datenbank beeinträchtigt wird oder sie überhaupt nicht verwendet werden kann. Diese Entwurfsprinzipien haben wiederum Auswirkungen auf die Vorgehensweise beim Eingeben von Daten. Beachten Sie im Folgenden diese Punkte zu Datenbankobjekten und zum Datenbankentwurf.

  • Abgesehen von wenigen Ausnahmen (wie z. B. der Listentyp Wertliste) werden alle Daten von Access in mindestens einer Tabelle gespeichert. Die Anzahl von Tabellen hängt vom Entwurf und der Komplexität der Datenbank ab. Sie können zwar die Daten in einem Formular, in einem Bericht oder in den von einer Abfrage zurückgegebenen Ergebnissen anzeigen oder aktualisieren, aber die Daten werden von Access nur in Tabellen gespeichert.

  • In jeder Tabelle werden Daten für ein einziges Problem, eine einzige Kategorie oder einen einzigen Zweck gespeichert. Beispielsweise darf eine Tabelle mit Geschäftskontaktinformationen keine Verkaufszahlen enthalten. Andernfalls könnte das Auffinden der entsprechenden Informationen schwierig oder sogar unmöglich sein.

  • Für jedes Feld in einer Tabelle sollte nur ein einziger Datentyp zulässig sein. Beispielsweise sollten in einem Feld, das für Zahlen ausgelegt ist, keine Notizen gespeichert werden. Wenn Sie versuchen, Text in ein solches Feld einzugeben, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt.

  • Mit einer Ausnahme lassen die Felder in einem Datensatz nur einen einzigen Wert zu. Beispielsweise können Sie in einer korrekt entworfenen Datenbank in ein Adressfeld nur maximal eine Adresse eingeben. Dieses Verhalten unterscheidet sich von Microsoft Office Excel 2007, wo Sie standardmäßig eine beliebige Anzahl von Namen, Adressen oder Bildern in eine einzige Zelle eingeben können, es sei denn, Sie schränken für diese Zelle die zulässigen Datentypen ein.

    Office Access 2007 enthält allerdings auch ein neues Feature, das so genannte Mehrfachwertfeld. Mithilfe von Mehrfachwertfeldern fügen Sie mehrere Datenteile an einen einzigen Datensatz an und erstellen Listen, in denen mehrere Werte zulässig sind. Beispielsweise können Sie eine Textdatei, einen Office PowerPoint 2007-Folienstapel und eine beliebige Anzahl von Bildern an einen Datensatz in einer Datenbank anfügen. Sie können auch eine Liste mit Namen erstellen und so viele dieser Namen wie erforderlich auswählen. Die Verwendung von Mehrfachwertfeldern scheint gegen die Regeln des Datenbankentwurfs zu verstoßen, weil Sie mehrere Datenteile pro Tabellenfeld speichern können. Dies ist jedoch nicht der Fall, weil in Access die Regeln im Hintergrund erzwungen werden, indem die Daten in speziellen, ausgeblendeten Tabellen gespeichert werden.

Über die folgenden Hyperlinks gelangen Sie zu Artikel mit weiteren Informationen zu den in diesem Abschnitt behandelten Sachverhalten und Features.

Seitenanfang

Auswirkungen der Datentypen auf die Aktualisierung

Sie sollten diesen Abschnitt lesen, falls Sie Access noch nicht verwendet haben oder mit den relationalen Datenbanken zugrunde liegenden Konzepten nicht vertraut sind. Umfangreiche Aktualisierungen können Sie wesentlich einfacher ausführen, wenn Sie einige grundlegende Prinzipien für das Entwerfen von Datenbanken verstehen.

Beim Entwerfen einer Datenbanktabelle wählen Sie einen Datentyp für jedes Feld in dieser Tabelle aus. Dadurch wird eine präzisere Dateneingabe sichergestellt. Angenommen, Sie geben den Datentyp Zahl für ein Feld an, weil Sie Verkaufszahlen berechnen müssen. Wenn ein Benutzer versucht, Text in dieses Feld einzugeben, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt, und der Benutzer kann den geänderten Datensatz nicht speichern. Durch diesen Schritt werden Ihre Verkaufszahlen geschützt.

Anweisungen zum Anzeigen von Datentypen

Access bietet jetzt zwei Möglichkeiten zum Anzeigen der Datentypen eines Tabellenfelds. Sie können entweder die Befehle auf der Registerkarte Datenblatt verwenden oder die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen. Die folgenden Schritte erläutern die Verwendung beider Techniken.

Anzeigen von Datentypen mithilfe der Befehle auf der Registerkarte "Datenblatt"

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten.

  2. Klicken Sie auf das Feld, das Sie untersuchen möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung auf den Pfeil nach unten für die Liste Datentyp, um den für das Feld festgelegten Datentyp anzuzeigen.

Anzeigen von Datentypen in der Entwurfsansicht

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird in Access im Entwurfsbereich geöffnet, und im oberen Abschnitt werden der Name und der Datentyp jedes Tabellenfelds angezeigt.

    Felder in der Entwurfsansicht

Der für jedes Tabellenfeld festgelegte Datentyp ist die erste Kontrollebene darüber, was Sie in ein Feld eingeben bzw. nicht eingeben können. In manchen Fällen verhindert eine Datentypeinstellung generell die Eingabe von Informationen. In der folgenden Tabelle werden die Datentypen aufgeführt, die in Office Access 2007 bereitgestellt werden. Außerdem werden deren Auswirkungen auf die Dateneingabe beschrieben.

Datentyp

Auswirkung auf Dateneingabe

Text

Für Textfelder sind entweder Text oder numerische Zeichen sowie durch Trennzeichen getrennte Listen mit Elementen zulässig. Außerdem sind für ein Textfeld weniger Zeichen zulässig als für ein Memo-Feld, nämlich zwischen 0 und 255 Zeichen. In einigen Fällen können mithilfe von Konvertierungsfunktionen Berechnungen für Daten in einem Textfeld ausgeführt werden.

Memo

In diesen Feldtyp können Sie große Mengen von Text und numerischen Daten eingeben. Wenn außerdem der Datenbankdesigner für das Feld die Rich-Text-Formatierung festlegt, können Sie die Formatierungsarten anwenden, die Sie normalerweise in Textverarbeitungsprogrammen wie z. B. Office Word 2007 vorfinden. Beispielsweise können Sie unterschiedliche Schriftarten und Schriftgrade auf den Text anwenden, den Text fett oder kursiv formatieren usw. Sie können den Daten auch HTML-Tags (Hypertext Markup Language) hinzufügen.

Weitere Informationen zur Verwendung von Rich-Text-Formatierung in einem Memo-Feld finden Sie unter Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Konvertierungsfunktionen können Sie wie bei Text-Feldern auch auf ein Memo-Feld anwenden.

Zahl

In diesen Feldtyp können Sie nur Zahlen eingeben, und Berechnungen für die Werte in diesem Feld sind möglich.

Datum/Uhrzeit

In diesen Feldtyp können Sie nur Daten und Uhrzeiten eingeben. Je nachdem, wie der Datenbankdesigner das Feld festlegt, können diese Bedingungen vorliegen:

  • Wenn der Datenbankdesigner ein Eingabeformat (eine Reihe von Literalen und Platzhaltern, die bei Auswahl des Feldes angezeigt werden) für das Feld festgelegt hat, müssen Sie Daten in die Leerzeichen und das Format des Eingabeformats eingeben. Beispielsweise müssen Sie bei dem Eingabeformat DD_MMM_YYYY in die vorgesehenen Leerzeichen 11. Okt. 2006 eingeben. Die Eingabe eines vollständigen Monatsnamens (z. B. Juli) oder einer zweistelligen Jahreszahl ist nicht möglich.

  • Wenn der Datenbankdesigner kein Eingabeformat erstellt hat, um die Eingabe eines Datums oder einer Uhrzeit zu steuern, können Sie den Wert mithilfe eines beliebigen gültigen Datums- oder Uhrzeitformats eingeben. Beispielsweise können Sie 11. Okt. 2006, 10/11/06 oder 11. Oktober 2006 eingeben.

  • Der Datenbankdesigner kann ein Anzeigeformat auf das Feld anwenden. Falls kein Eingabeformat vorhanden ist, können Sie in diesem Fall einen Wert in fast jedem Format eingeben, aber die Daten werden in Access entsprechend dem Anzeigeformat angezeigt. Beispielsweise können Sie 10/11/2006 eingeben, aber das Anzeigeformat könnte so konfiguriert sein, dass dieser Wert als 11. Okt. 2006 angezeigt wird.

    Weitere Informationen zu Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Währung

In diesen Feldtyp können Sie nur Währungswerte eingeben. Außerdem müssen Sie ein Währungssymbol nicht manuell eingeben. Das in den regionalen Einstellungen von Windows angegebene Währungssymbol ( ¥, £, $ usw.) wird von Access automatisch hinzugefügt.

AutoWert

In diesem Feldtyp können niemals Daten eingegeben oder geändert werden. Die Werte in einem Feld vom Datentyp AutoNumber werden von Access erhöht, wenn Sie einer Tabelle einen neuen Datensatz hinzufügen.

Ja/Nein

Wenn Sie auf ein Feld klicken, für das dieser Datentyp festgelegt ist, wird in Access entweder ein Kontrollkästchen oder eine Dropdownliste angezeigt, je nachdem, wie Sie das Feld formatieren. Wenn Sie das Feld so formatieren, dass es eine Liste anzeigt, können Sie Ja oder Nein, Wahr oder Falsch, oder Ein oder Aus in der Liste auswählen, wiederum abhängig von dem auf das Feld angewendeten Format. In der Liste können keine Werte eingegeben oder direkt aus einem Formular oder einer Tabelle geändert werden.

OLE-Objekt

Diesen Feldtyp verwenden Sie, wenn Sie Daten aus einer Datei anzeigen möchten, die mit einem anderen Office-Programm erstellt wurde. Beispielsweise können Sie eine Textdatei, ein Excel-Diagramm oder einen PowerPoint-Folienstapel in einem Feld vom Datentyp OLE Object anzeigen.

Anlagen sind eine schnellere, einfachere und flexiblere Methode, um Daten aus anderen Programmen anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Anlage" weiter unten in dieser Tabelle.

Hyperlink

Geben Sie alle Daten in dieser Art des Felds, und Access in eine Webadresse eingebunden. Beispielsweise, wenn Sie einen Wert in das Feld eingeben, Access wandelt mit Text Uniform Resource Locator (URL), wie hier: http://www. Your_text.com. Wenn Sie eine gültige Webadresse eingeben, funktioniert der Link – andernfalls Ihr Link führt zu Fehlern im eine Fehlermeldung angezeigt. Das Bearbeiten vorhandener Hyperlinks kann sich außerdem schwierig sein, da ein Hyperlink-Feld mit der Maus auf den Webbrowser startet, und Sie in den Link angegebene Website gelangen. Zum Bearbeiten eines Hyperlinkfelds markieren ein angrenzenden Feld Sie, verwenden die TAB-Taste oder Tasten, um den Fokus auf das Hyperlinkfeld, und drücken F2, um zu kennzeichnen.

Anlage

An diesen Feldtyp können Sie Daten aus anderen Programmen anfügen. Sie können jedoch keinen Text und keine numerischen Daten eintippen oder auf andere Weise eingeben.

Weitere Informationen zum Verwenden eines Anlage-Felds finden Sie unter Anfügen von Dateien und Grafiken an Datensätze in der Datenbank.

Nachschlage-Assistent

Der Nachschlage-Assistent ist kein Datentyp. Hiermit erstellen Sie vielmehr zwei Arten von Dropdownlisten: Wertlisten und Nachschlagefelder. Eine Wertliste verwendet eine durch Trennzeichen getrennte Liste mit Elementen, die Sie bei der Verwendung des Nachschlage-Assistenten manuell eingeben. Die Werte können unabhängig von allen anderen Daten oder Objekten in der Datenbank sein.

Ein Nachschlagefeld dagegen verwendet eine Abfrage, um Daten aus einer oder mehreren Tabellen in einer Datenbank oder von einem anderen Speicherort wie einem Server, der Windows SharePoint Services 3.0 ausführt, abzurufen. Das Nachschlagefeld zeigt die Daten dann in einer Dropdownliste an. Standardmäßig legt der Nachschlage-Assistent für das Tabellenfeld den Datentyp Number (Zahl) fest.

Nachschlagefelder können direkt in Tabellen sowie in Formularen und Berichten verwendet werden. Standardmäßig werden die Werte in einem Nachschlagefeld in einer Art Listensteuerelement angezeigt, einem so genannten Kombinationsfeld. Dabei handelt es sich um eine Liste mit einem Dropdownfeld: Eine leere Nachschlageliste . Je nachdem, wie der Datenbankdesigner das Nachschlagefeld und das Kombinationsfeld konfiguriert hat, können Sie die Elemente in der Liste bearbeiten und der Liste Elemente hinzufügen. Hierfür muss der Datenbankdesigner eine Eigenschaft für das Nachschlagefeld festlegen. Diese Eigenschaft heißt Nur Listeneinträge und muss vom Designer deaktiviert werden.

Wenn Sie Werte in einer Nachschlageliste nicht direkt bearbeiten können, müssen Sie die Daten in der vordefinierten Liste mit Werten oder in der Tabelle, die als Quelle für das Nachschlagefeld dient, hinzufügen oder ändern. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld" im Artikel Hinzufügen von mindestens einem Datensatz zu einer Datenbank.

Wenn Sie schließlich ein Nachschlagefeld erstellen, können Sie dafür optional die Unterstützung mehrerer Werte festlegen. In diesem Fall wird in der Ergebnisliste neben jedem Listenelement ein Kontrollkästchen angezeigt, und Sie können so viele Elemente wie benötigt aktivieren bzw. deaktivieren. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Mehrfachwertliste:

Kontrollkästchenliste

Weitere Informationen zum Erstellen von Nachschlagefeldern mit mehreren Werten und dem Verwenden der entsprechenden Listen finden Sie in den Artikeln Verwenden von mehrere Werte speichernden Listen und Anleitung zu Mehrfachwertfeldern.

Seitenanfang

Auswirkungen der Tabellenfeldeigenschaften auf die Aktualisierung

Sie sollten diesen Abschnitt lesen, falls Sie Access noch nicht verwendet haben oder mit den relationalen Datenbanken zugrunde liegenden Konzepten nicht vertraut sind. Umfangreiche Aktualisierungen können Sie nur ausführen, wenn Sie verstehen, wie sich die für Tabellenfelder festgelegten Eigenschaften auf die Aktualisierung auswirken.

Wenn Sie eine Datenbank entwerfen, beginnen Sie normalerweise mit dem Entwerfen von mindestens einer Tabelle. Sie entscheiden, welche Daten jede Tabelle enthalten soll und Sie legen Primärschlüssel – ein Feld, mit dem jeder Datensatz (Zeile) eindeutig identifiziert wird – für jede Tabelle fest. Darüber hinaus erstellen Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen.

Im Rahmen dieses Vorgangs legen Sie Eigenschaften für die Felder in jeder Tabelle fest. Beispielsweise können Sie für ein Feld vom Datentyp Text festlegen, dass maximal 50 Zeichen zulässig sind, und für ein Feld vom Datentyp Zahl, dass nur Währungswerte zulässig sind.

Die meisten Feldeigenschaften können Sie mithilfe der Entwurfsansicht festlegen. Manche Eigenschaften können jedoch auch mithilfe der Befehle auf der Multifunktionsleiste festgelegt werden, die Bestandteil der Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche ist. Beispielsweise können Sie mit den Befehlen in der Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start visuelle Formate für Text- und Memo-Felder festlegen. Weitere Informationen zum Verwenden dieser Befehle finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Anweisungen zum Festlegen oder Ändern der Eigenschaften für ein Tabellenfeld.

Access bietet jetzt zwei Möglichkeiten zum Anzeigen der Eigenschaften eines Tabellenfelds. Sie können entweder die Befehle auf der Registerkarte Datenblatt verwenden oder die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen. Die folgenden Schritte erläutern die Verwendung beider Techniken.

Anzeigen von Tabelleneigenschaften mithilfe der Befehle auf der Registerkarte "Datenblatt"

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datenblatt und verwenden Sie die Befehle in der Gruppe Datentyp und Formatierung, um die Eigenschaften der einzelnen Tabellenfelder anzuzeigen.

Anzeigen von Tabelleneigenschaften in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

    Access öffnet die Tabelle im Entwurfsbereich.

  2. Klicken Sie im unteren Teil des Entwurfsbereichs unter Feldeigenschaften auf die Registerkarte Allgemein, falls sie noch nicht ausgewählt ist.

    –Oder–

    Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen, um die Eigenschaften für ein Nachschlagefeld anzuzeigen.

    Ein Nachschlagefeld ist ein Tabellenfeld, in dem mithilfe einer hartcodierten Liste von Werten oder einer Abfrage Werte aus mindestens einer Tabelle in einer Datenbank abgerufen werden. Standardmäßig werden diese Werte in Form einer Liste angezeigt. Je nachdem, wie der Datenbankdesigner das Nachschlagefeld konfiguriert, können Sie mindestens ein Element in dieser Liste auswählen.

    Nachschlagefelder verwirren neue Benutzer von Access oft, weil an einer Stelle eine Liste der Elemente angezeigt wird (die Liste, die in Access von den Daten im Nachschlagefeld erstellt werden), aber die Daten können woanders gespeichert sein (die Tabelle, die die Daten enthält). Denken Sie daran, dass Sie beim Aktualisieren der Daten in einem Nachschlagefeld die Quelltabelle aktualisieren müssen (den zweiten Speicherort). Eine Nachschlagetabelle kann nicht über die Liste aktualisiert werden.

In der folgenden Tabelle sind die Tabelleneigenschaften aufgeführt, die die sich am meisten auf die Dateneingabe auswirken. Darüber hinaus werden deren Auswirkungen erläutert.

Eigenschaft

Position im Tabellenentwurfsbereich

Mögliche Werte

Verhalten bei der Dateneingabe

Feldgröße

Registerkarte Allgemein

0-255

Die Zeichengrenze gilt nur für Felder, für die der Datentyp Text festgelegt ist. Wenn Sie mehr als die angegebene Anzahl von Zeichen eingeben, werden die Zeichen abgeschnitten.

Erforderlich

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, werden Sie gezwungen einen Wert in ein Feld einzugeben, und Sie können neue Daten erst speichern, wenn Sie in dem Feld eine Eingabe vorgenommen haben. Wenn diese Eigenschaft deaktiviert ist, sind für das Feld NULL-Werte zulässig, das Feld kann also leer bleiben.

Hinweis : Ein NULL-Wert ist nicht mit dem Wert 0 identisch. 0 ist eine Ziffer und kann von Access für Berechnungen verwendet werden. NULL ist dagegen ein fehlender, nicht definierter oder unbekannter Wert.

Leere Zeichenfolgen in diesem Feld zulassen?

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, können Sie leere Zeichenfolgen eingeben. Dies sind Zeichenfolgen, die keine Zeichen enthalten. Geben Sie paarweise doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen ("") ein, und drücken Sie die EINGABETASTE, um eine leere Zeichenfolge zu erstellen.

Indiziert

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn Sie ein Tabellenfeld indizieren, können Sie keine doppelten Werte eingeben.

Eingabeformat

Registerkarte Allgemein

Vordefinierte oder benutzerdefinierte Literale und Platzhalterzeichen

Ein Eingabeformat erzwingt die Eingabe von Daten in einem vordefinierten Format. Die Eingabeformate werden angezeigt, wenn Sie ein Feld in einer Tabelle oder ein Steuerelement in einem Formular auswählen. Angenommen, Sie klicken auf das Datumsfeld, und es werden die folgenden Zeichen angezeigt: DD-MMM-YYYY. Hierbei handelt es sich um ein Eingabeformat. Es erzwingt die Eingabe von Monatswerten als aus drei Buchstaben bestehende Abkürzungen, wie z. B. Okt, und des Jahreswerts als vierstellige Zahl anstelle einer zweistelligen Zahl. Wenn dieses Eingabeformat angezeigt wird, geben Sie ein Datum ein, wie z. B. 15. Okt. 2006.

Hinweis : Denken Sie daran, dass Eingabeformate nur steuern, wie Sie Daten eingeben, und nicht wie diese Daten von Access angezeigt werden. Beispielsweise können Sie ein Datum im Format 15. Okt. 2006 eingeben, aber derselbe Wert wird von Access möglicherweise als 15102006, also ohne Formatierungszeichen gespeichert. Wenn Sie dann das Datum in einer Tabelle, einem Formular oder einem Bericht anzeigen, ist in Access möglicherweise die Darstellung im Format 10/15/2006 festgelegt.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Steuerelement anzeigen

Registerkarte Nachschlagen

Werte hängen von dem für das Feld festgelegten Datentyp ab

Für Felder vom Datentyp Text und Zahl kann als Steuerelement ein Textfeld, ein Listenfeld oder ein Kombinationsfeld ausgewählt werden. Für Felder vom Datentyp Ja/Nein kann als Steuerelement ein Kontrollkästchen, ein Textfeld oder ein Kombinationsfeld ausgewählt werden.

Hinweis : Wenn Sie eine andere Option als Listenfeld oder Kombinationsfeld auswählen, werden die restlichen Eigenschaften auf der Registerkarte Nachschlagen von Access ausgeblendet.

Herkunftstyp

Registerkarte Nachschlagen

Tabelle/Abfrage
Wertliste
Feldliste

Wenn Sie für das Eigenschaftenfeld Steuerelement anzeigen entweder Listenfeld oder Kombinationsfeld festlegen, können Sie für diese Eigenschaft Tabelle/Abfrage, Wertliste oder Feldliste festlegen. Diese Eigenschaft steuert wiederum, welcher Werttyp in der Eigenschaft Datensatzherkunft verwendet werden kann. Siehe nächsten Eintrag.

Datensatzherkunft

Registerkarte Nachschlagen

Hängt von der Herkunftstyp-Eigenschaft ab.

Wenn Sie die Herkunftstyp-Eigenschaft auf Tabelle/Abfrage festlegen, kann dieses Eigenschaftenfeld den Namen einer Tabelle oder Abfrage enthalten. Wenn Sie die Eigenschaft auf Wertliste festlegen, enthält diese Eigenschaft eine Liste von durch Semikolons (;) getrennten Werten. Wenn Sie die Herkunftstyp-Eigenschaft auf Feldliste festlegen, enthält diese Eigenschaft den Namen einer Tabelle, einer Abfrage oder einer SQL-Anweisung (Structured Query Language).

Nur Listeneinträge

Registerkarte Nachschlagen

Ja/Nein

Wenn diese Eigenschaft auf Ja festgelegt ist, findet Access übereinstimmende Werte, wenn Benutzer Text in ein Kombinationsfeld-Steuerelement eingeben. Das heißt, die Einstellung Ja ermöglicht die Vorabeingabe. Außerdem verhindert die Einstellung Ja, dass Benutzer die Elemente in einer Liste direkt im Listen- oder Kombinationsfeld-Steuerelement bearbeiten. Die Benutzer müssen stattdessen die Elemente im Datensatzherkunft-Eigenschaftenfeld bearbeiten. Bei Nachschlagefeldern müssen Sie die Elemente in der Tabelle bearbeiten, die die Quelldaten für das Nachschlagefeld enthält. Weitere Informationen zum Verwenden von Nachschlagefeldern finden Sie im Abschnitt "Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld" im Artikel Hinzufügen von mindestens einem Datensatz zu einer Datenbank.

Wertlistenbearbeitung zulassen

Registerkarte Nachschlagen

Ja/Nein

Aktiviert oder deaktiviert den Befehl Listenelemente bearbeiten für Wertlisten, jedoch nicht für Nachschlagefelder. Um diesen Befehl für Nachschlagefelder zu aktivieren, geben Sie in die Bearbeitungsformular für Listenelemente-Eigenschaft einen gültigen Formularnamen ein. Der Befehl Wertlistenbearbeitung zulassen wird in einem Kontextmenü angezeigt, das geöffnet wird, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Listenfeld- oder Kombinationsfeld-Steuerelement klicken. Wenn Sie den Befehl ausführen, wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt. Wenn Sie alternativ den Namen eines Formulars im Bearbeitungsformular für Listenelemente-Eigenschaftenfeld angeben, wird das Formular anstelle des Dialogfelds in Access gestartet.

Sie können den Befehl Listenelemente bearbeiten über Listenfeld- und Kombinationsfeld-Steuerelemente in Formularen sowie über Kombinationsfeld-Steuerelemente in Tabellen und Abfrageresultsets ausführen. Formulare müssen in der Entwurfsansicht oder in der Browseransicht geöffnet werden; Tabellen und Abfrageresultsets müssen in der Datenblattansicht geöffnet werden.

Bearbeitungsformular für Listenelemente

Registerkarte Nachschlagen

Name eines Dateneingabeformulars

Wenn Sie den Namen eines Dateneingabeformulars in dieser Tabelleneigenschaft angeben, wird dieses Formular geöffnet, wenn ein Benutzer den Befehl Listenelemente bearbeiten ausführt. Andernfalls wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt, wenn Benutzer den Befehl ausführen.

Weitere Informationen zum Entwerfen von Datenbanktabellen und zum Festlegen von Eigenschaften finden Sie in den folgenden Artikeln.

  • Grundlagen des Datenbankentwurfs erläutert grundlegende Konzepte, wie z. B. das Planen einer Datenbank, das Entwerfen der Daten und die Normalisierung. Dabei handelt es sich um das Aufteilen von Daten in verwandte Tabellen und das Eliminieren redundanter Daten.

  • Erstellen von Tabellen in einer Datenbank erläutert, wie Sie Tabellen erstellen, Primärschlüssel hinzufügen (Felder, die jede Zeile oder jeden Datensatz in der Tabelle eindeutig identifizieren) sowie Datentypen und Tabelleneigenschaften festlegen.

Seitenanfang

Aktualisieren von Daten mithilfe eines Formulars

Mithilfe eines Formulars aktualisieren Sie kleine Datenmengen. In diesem Fall bedeutet "klein" eine beliebige Anzahl von Datensätzen, die Sie manuell aktualisieren möchten. Formulare können eine einfachere, schnellere und präzisere Methode zum Bearbeiten und Aktualisieren kleiner Datenmengen bereitstellen.

Ihre Vorgehensweise beim Verwenden eines Formulars zum Bearbeiten von Daten hängt vom Formularentwurf ab. Formulare können eine beliebige Anzahl von Steuerelementen enthalten, wie z. B. Listen, Textfelder, Schaltflächen und Datenblätter – Raster, die Excel-Arbeitsblättern ähneln. Jedes Steuerelement im Formular liest entweder Daten von einem zugrunde liegenden Tabellenfeld oder schreibt Daten in ein zugrunde liegendes Tabellenfeld. Die Verwendung eines bestimmten Steuerelements ist abhängig vom Datentyp, den Sie für das zugrunde liegende Tabellenfeld festgelegt haben, von für dieses Feld festgelegten Eigenschaften sowie möglicherweise von mehreren Eigenschaften, die der Datenbankdesigner für jedes Steuerelement festlegt. Weitere Informationen zu den Auswirkungen von Datentypen und Feldeigenschaften auf die Dateneingabe finden Sie unter Dateneingabemethode in Abhängigkeit vom Datentyp und Dateneingabemethode in Abhängigkeit von den Tabellenfeldeigenschaften weiter oben in diesem Artikel.

In den folgenden Abschnitten wird das Verwenden der gängigsten Dateneingabe-Steuerelemente erläutert. Falls Sie Fragen zu einer speziellen Datenbank haben, wenden Sie sich an den Systemadministrator oder den Datenbankdesigner.

Hinzufügen oder Bearbeiten von Text in einem Textfeld

In Access wird ein Textsteuerelement für die Verwendung mit Feldern vom Datentyp Text und Memo bereitgestellt. In der Regel können Sie anhand der Größe des Steuerelements, die gewöhnlich die Größe der zugrunde liegenden Tabelle angibt, feststellen, ob das zugrunde liegende Feld den Datentyp Text oder Memo aufweist. Wenn Sie z. B. das Steuerelement an ein Feld vom Datentyp Text binden, das maximal 50 Zeichen zulässt, legen Sie die Größe des Steuerelements entsprechend fest. Wenn Sie dagegen das Steuerelement an ein Feld vom Datentyp Memo binden, können Sie die Größe des Steuerelements so festlegen, dass mehrere Textabsätze angezeigt werden, ohne dass ein Bildlauf erforderlich ist.

Darüber hinaus können Sie für ein Feld vom Datentyp Memo die Unterstützung von Rich-Text-Formatierung festlegen. Sie können dann verschiedene Schriftarten, Schriftgrade, Formatvorlagen und Farben auf den Text anwenden.

Bearbeiten von Text in einem Textfeld

  • Setzen Sie den Cursor in das Textfeld, und ändern Sie die Daten. Denken Sie daran, dass Sie für Zahlen in einem Feld vom Datentyp Text oder Memo keine Berechnungen ausführen können.

Anwenden von Rich-Text-Formatierung

Hinweis : Diese Schritte können Sie nur ausführen, wenn ein Textfeld an ein Feld vom Datentyp Memo gebunden ist. Weitere Informationen finden Sie weiter oben in diesem Artikel unter Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeld.

  1. Wenn die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet ist, wählen Sie das Memofeld aus. Normalerweise können Sie nach einem Feld namens Kommentare, Notizen oder Beschreibung suchen.

  2. Verwenden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Schaltflächen und Menüs zum Formatieren des Texts.

    Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, Text fett oder kursiv formatieren, Farben ändern usw.

Seitenanfang

Aktualisieren von Daten mithilfe eines Datenblatts

Daten können direkt in der Datenblattansicht geändert werden (ein Bereich mit Zeilen und Spalten, der einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt). Es können Daten in Tabellen, Abfrageresultsets und Formularen, die Datenblätter anzeigen, geändert werden.

Normalerweise verwenden Sie Datenblätter, wenn Sie nur eine geringe Anzahl von Datensätzen oder Teile eines einzelnen Datensatzes ändern müssen. Wenn Sie mit Excel vertraut sind, sollten Ihnen Datenblätter relativ vertraut sein. Sie sollten dann in der Lage sein, Änderungen ohne weiterreichende Kenntnisse von Access vorzunehmen, wie z. B. das Erstellen und Ausführen von Abfragen.

Beachten Sie Folgendes, wenn Sie den Vorgang fortsetzen:

  • Sie müssen die Änderungen nicht explizit speichern. In Access wird ein Commit der Änderungen an der Tabelle ausgeführt, wenn Sie den Cursor in ein neues Feld in derselben Zeile verschieben, oder wenn Sie den Mauszeiger in eine andere Zeile verschieben.

  • Standardmäßig sollte für die Felder in einer Access-Datenbank ein bestimmter Datentyp festgelegt sein, wie z. B. Text oder Zahlen. Sie müssen Daten mit dem für das Feld festgelegten Datentyp eingeben. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt.

  • Auf ein Feld kann ein Eingabeformat angewendet werden. Ein Eingabeformat besteht aus Literalen und Platzhalterzeichen, die die Eingabe von Daten in einem bestimmten Format erzwingen. Beispielsweise kann ein Eingabeformat für eine Postleitzahl Daten erfordern, die dem französischen Format entsprechen, während ein Eingabeformat für eine Telefonnummer die Eingabe von Zahlen im deutschen Format erfordert.

    Weitere Informationen zu Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

  • Mit Ausnahme von Anlagen und Mehrfachwertlisten kann in die meisten Felder nur ein einziger Wert eingegeben werden. Falls Sie nicht wissen, ob für ein Feld Anlagen zulässig sind, wenden Sie sich an den Datenbankdesigner oder den Systemadministrator. Eine Mehrfachwertliste können Sie jederzeit identifizieren, weil in Access neben jedem Listenelement ein Kontrollkästchen angezeigt wird.

Ändern von Daten in einem Datenblatt

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die die zu ändernden Daten enthält.

    Standardmäßig wird in Access die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet – ein Bereich, der einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt.

  2. Klicken Sie, oder platzieren Sie den Fokus auf andere Weise im ersten Feld, das Sie ändern möchten, und bearbeiten Sie die Daten.

  3. Drücken Sie die Tabstopptaste, verwenden Sie eine der Pfeiltasten, oder klicken Sie in das nächste Feld, um zum nächsten Feld zu navigieren.

    Wenn Sie die Tabstopptaste drücken, wird von Access standardmäßig anhand der regionalen Einstellungen von Windows bestimmt, ob der Cursor nach links oder rechts verschoben wird. Wenn auf dem Computer eine Sprache festgelegt ist, bei der von links nach rechts gelesen wird, wird der Cursor nach rechts verschoben, wenn Sie die Tabstopptaste drücken. Wenn auf dem Computer eine Sprache festgelegt ist, bei der von rechts nach links gelesen wird, wird der Cursor nach links verschoben.

Anwenden von Rich-Text-Formatierung auf Daten in einem Memofeld

  1. Wenn das Tabellen- oder Abfrageergebnis in der Datenblattansicht geöffnet ist, wählen Sie das Memofeld aus.

    Normalerweise können Sie nach einem Feld namens Kommentare, Notizen oder Beschreibung suchen. Wenn Sie das Memofeld immer noch nicht finden können, erhalten Sie weitere Informationen unter Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeld weiter oben in diesem Artikel.

  2. Verwenden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Schaltflächen und Menüs zum Formatieren des Texts.

    Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, Text fett oder kursiv formatieren, Farben ändern usw.

Seitenanfang

Ändern vorhandener Daten mithilfe einer Aktualisierungsabfrage

Mit Aktualisierungsabfragen können Sie einen Teil (aber nicht alle) von mindestens einem vorhandenen Datensatz hinzufügen, ändern oder löschen. Aktualisierungsabfragen können Sie sich als leistungsfähige Version des Dialogfelds Suchen und Ersetzen vorstellen. Sie geben ein Auswahlkriterium (die grobe Entsprechung einer Suchzeichenfolge) und ein Aktualisierungskriterium (die grobe Entsprechung eines Ersetzungszeichenfolge) ein. Im Gegensatz zum Dialogfeld können Sie für Aktualisierungsabfragen mehrere Kriterien eingeben, eine große Anzahl von Datensätzen in einem Schritt aktualisieren sowie Datensätze in mehrere Tabellen ändern.

Beachten Sie, dass Sie mit Aktualisierungsabfragen keine vollständigen Datensätze hinzufügen können. Dazu verwenden Sie eine Anfügeabfrage.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen einer Anfügeabfrage.

Hinweis : Die sicherste Methode der Verwendung einer Auswahlabfrage ist das vorherige Erstellen einer Auswahlabfrage, mit der Ihre Auswahlkriterien getestet werden. Angenommen, Sie möchten für einen bestimmten Kunden eine Reihe von Ja/Nein-Feldern von Nein auf Ja aktualisieren. Dazu fügen Sie der Auswahlabfrage Kriterien hinzu, bis alle gewünschten Nein-Datensätze für diesen Kunden zurückgegeben werden. Wenn Sie sicher sind, dass Sie über die richtigen Datensätze verfügen, können Sie die Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage konvertieren, die Aktualisierungskriterien eingeben und anschließend die Abfrage zum Aktualisieren der ausgewählten Werte ausführen. In diesem Abschnitt werden die Schritte beschrieben, die zum Erstellen einer Auswahlabfrage und anschließendem Konvertieren in eine Aktualisierungsabfrage erforderlich sind.

Erstellen einer Auswahlabfrage

  1. Öffnen Sie die Datenbank, die die Datensätze enthält, die Sie aktualisieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Der Abfrage-Designer wird geöffnet, die Registerkarte Entwurf wird angezeigt, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird geöffnet.

  3. Wählen Sie die Tabelle(n) aus, die die zu aktualisierenden Datensätze enthält bzw. enthalten, und klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Schließen.

    Die Tabelle(n) wird bzw. werden als mindestens ein Fenster im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt. In den Fenstern werden alle Felder in jeder Tabelle aufgeführt. In der folgenden Abbildung wird der Abfrage-Designer mit einer typischen Tabelle angezeigt.

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

  4. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie aktualisieren möchten. Die ausgewählten Felder werden in der Feld-Zeile im unteren Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.

    Sie können ein Tabellenfeld pro Spalte im unteren Abschnitt hinzufügen. Klicken Sie auf das Sternchen (*) am Anfang der Liste mit den Tabellenfeldern, um alle Felder schnell hinzuzufügen. Die folgende Abbildung zeigt den Abfrage-Designer nach Hinzufügen aller Felder.

    Abfrage mit allen hinzugefügten Tabellenfeldern

  5. Optional können Sie mindestens ein Kriterium in die Kriterien-Zeile des Entwurfsbereichs eingeben. In der folgenden Tabelle werden einige Beispielkriterien aufgeführt und die jeweiligen Auswirkungen auf eine Abfrage erläutert.

Kriterien

Auswirkung

> 234

Gibt alle Zahlen größer als 234 zurück. Verwenden Sie < 234, um nach allen Zahlen zu suchen, die kleiner als 234 sind.

>= "Callahan"

Gibt alle Datensätze ab Callahan bis zum Ende des Alphabets zurück.

Zwischen #2/2/2006# Und #12/1/2006#

Gibt Daten zwischen 2. Febr. 2006 und 1. Dez. 2006 (ANSI-89) zurück. Wenn Ihre Datenbank die ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet, verwenden Sie einfache Anführungszeichen (') anstelle der Nummernzeichen. Beispiel: Zwischen '2/2/2006' Und '12/1/2006'

Nicht "Deutschland"

Findet alle Datensätze, in denen die genauen Inhalte des Felds nicht "Deutschland" entsprechen. Durch das Kriterium werden Datensätze zurückgegeben, die neben "Deutschland" noch weitere Zeichen enthalten, z. B. "Deutschland (Euro)" oder "Europa (Deutschland)".

Nicht "T*"

Findet alle Datensätze außer jenen, die mit "T" beginnen. Wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet, verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens.

Nicht "*t"

Findet alle Datensätze, die nicht auf "t" enden. Verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens, wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet.

In(Kanada,GB)

Findet in einer Liste alle Datensätze, die "Kanada" oder "GB" enthalten.

Wie "[A-D]*"

Findet in einem Textfeld alle Datensätze, die mit den Buchstaben A bis D beginnen. Wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet, verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens.

Wie "*ar*"

Findet alle Datensätze, die die Buchstabenfolge "ar" enthalten. Wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet, verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens.

Wie "Maison Dewe?"

Findet alle Datensätze, die mit "Maison" beginnen und eine zweite aus 5 Buchstaben bestehende Zeichenfolge enthalten, deren erste 4 Buchstaben "Dewe" lauten und deren letzter Buchstabe unbekannt ist. Wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet, verwenden Sie den Unterstrich (_) anstelle des Fragezeichens.

#2/2/2006#

Findet alle Datensätze für den 2. Februar 2006. Wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet, schließen Sie das Datum in einfache Anführungszeichen anstelle von Nummernzeichen ein ('2/2/2006').

< Datum() - 30

Gibt alle Daten zurück, die älter als 30 Tage sind.

Datum()

Gibt alle Datensätze zurück, die das heutige Datum enthalten.

Zwischen Datum() Und DatAdd("M", 3, Datum())

Gibt alle Datensätze zwischen dem heutigen Datum und in drei Monaten ab dem heutigen Datum zurück.

Ist Null

Gibt alle Datensätze zurück, die einen (leeren oder nicht definierten) NULL-Wert enthalten.

Ist Nicht Null

Gibt alle Datensätze zurück, die einen Wert enthalten.

""

Gibt alle Datensätze zurück, die eine leere Zeichenfolge enthalten. Leere Zeichenfolgen verwenden Sie, wenn Sie einem erforderlichen Feld einen Wert hinzufügen müssen, diesen Wert aber noch nicht kennen. Beispielsweise könnte ein Feld eine Faxnummer erfordern, aber manche Ihrer Kunden besitzen möglicherweise kein Faxgerät. In diesem Fall geben Sie doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen ("") anstelle einer Zahl ein.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Überprüfen Sie, ob die Abfrage nur diejenigen Datensätze zurückgegeben hat, die Sie aktualisieren möchten. Markieren Sie bei Bedarf unerwünschte Felder und drücken Sie die ENTF-Taste, um sie zu entfernen, ziehen Sie zusätzliche Felder in den Entwurfsbereich, oder ändern Sie die Kriterien, bis die Abfrageergebnisse Ihren Vorstellungen entsprechen.

  2. Setzen Sie den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Aktualisieren von Datensätzen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.

    Hiermit wird die Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage geändert. Die Aktualisieren-Zeile wird von Access im unteren Abschnitt des Abfrage-Designers hinzugefügt.

    Aktualisierungsabfrage mit einem einzelnen Aktualisierungskriterium

  2. Suchen Sie das Feld, das die Daten enthält, die Sie ändern möchten, und geben Sie in die Zeile Aktualisieren für dieses Feld den Ausdruck ein, der die Datenänderung bewirkt.

    Die folgende Tabelle enthält Beispielausdrücke und beschreibt, wie damit Daten geändert werden.

Ausdruck

Ergebnis

"Verkaufsberater/in"

Ändert in einem Feld vom Datentyp Text einen Textwert in "Verkaufsberater/in".

#8/10/06#

Ändert in einem Feld vom Datentyp Datum/Uhrzeit einen Datumswert in "10-Aug-06".

Ja

Ändert in einem Feld vom Datentyp Ja/Nein einen Wert Nein in Ja.

"TN" & [Teilenummer]

Fügt "TN" am Anfang jeder angegebenen Teilenummer an.

[Einzelpreis] * [Menge]

Multipliziert die Werte in Feldern namens Einzelpreis (UnitPrice) und Menge (Quantity).

[Fracht] * 1,5

Erhöht die Werte in einem Feld namens Fracht (Freight) um 50 %.

DomSumme("[Menge] * [Einzelpreis]",
"Bestelldetails", "[ArtikelNr]=" & [ArtikelNr])

Wenn die Werte von ArtikelNr (ProductID) in der aktuellen Tabelle mit den Werten von ArtikelNr in der Bestelldetails-Tabelle (Order Details) übereinstimmen, wird mit diesem Ausdruck der Gesamtumsatz aktualisiert, indem die Werte im Menge-Feld (Quantity) mit den Werten im Einzelpreis-Feld (UnitPrice) multipliziert werden.

Rechts([BestimmungsortPLZ], 5)

Schneidet die linken Zeichen in einem Text oder einer numerischen Zeichenfolge ab und belässt die fünf rechten Zeichen.

Wenn(IstNull([Einzelpreis]), 0, [Einzelpreis])

Ändert im Einzelpreis-Feld (UnitPrice) einen (unbekannten oder nicht definierten) NULL-Wert in Null (0).

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Eine Warnmeldung wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt die Meldung:

    Warnmeldung für die Aktualisierungsabfrage

  2. Klicken Sie auf Ja , um die Abfrage auszuführen.

    Hinweis : Sie können die Warnmeldungen deaktivieren. Klicken Sie hierfür auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Access-Optionen, klicken Sie auf Erweitert und deaktivieren Sie unter Bestätigen das Kontrollkästchen Aktionsabfragen.

  3. Klicken Sie zum Anzeigen der Ergebnisse der Aktualisierungsabfrage entweder auf der Registerkarte Start oder auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Sichten auf Sichten und dann auf Datenblattansicht. Sie können auch auf die Schaltfläche Datenblattansicht unten in der Access-Statusleiste klicken.

    Hinweis : Wenn Sie die Abfrage ausführen, werden Sie möglicherweise bemerken, dass einige Felder im Resultset fehlen. Falls die Abfrage Felder enthält, die Sie nicht aktualisieren, werden diese von Access standardmäßig entfernt. Beispielsweise können Sie ID-Felder aus zwei Tabellen einschließen, um sicherzustellen, dass Ihre Abfrage die richtigen Datensätze zurückgibt und verarbeitet. Wenn Sie diese ID-Felder nicht aktualisieren, werden sie von Access entfernt.

Seitenanfang

Hinzufügen von Datensätzen zu Tabellen mithilfe einer Anfügeabfrage

Mit am häufigsten dienen Anfügeabfragen zum Hinzufügen einer Gruppe von Datensätzen aus einer oder mehreren Tabellen in einer Quelldatenbank zu einer oder mehreren Tabellen in einer Zieldatenbank. Angenommen, Sie werben einige neue Kunden an und erhalten eine Datenbank mit einer Tabelle, die Informationen zu diesen Kunden enthält. Sie brauchen diese neuen Informationen nicht manuell einzugeben, sondern können sie an die entsprechende(n) Tabelle(n) in Ihrer Datenbank anfügen. Anfügeabfragen können Sie außerdem für folgende Aufgaben verwenden:

  • Anfügen von Datensätzen, die auf Kriterien basieren. Sie können z. B. nur die Namen und Adressen der Kunden mit noch offenen Bestellungen anfügen.

  • Anfügen von Datensätzen, wenn einige der Felder einer Tabelle in einer anderen Tabelle nicht vorhanden sind. Angenommen, die Customers-Tabelle (Kunden) enthält 11 Felder, und von den Feldern in der Customers-Tabelle einer anderen Datenbank sind 9 Felder mit Ihren 11 Feldern identisch. Mithilfe einer Anfügeabfrage können dann nur die Daten der identischen Felder eingefügt und die anderen Felder ignoriert werden.

Der Erstellungsprozess für eine Anfügeabfrage zum Anfügen von Daten aus einer Datenbank an eine andere Datenbank setzt sich aus den folgenden grundlegenden Schritten zusammen:

  • Öffnen Sie die Quelldatenbank (die Datenbank, die die anzufügenden Datensätze enthält) und erstellen Sie eine Auswahlabfrage, die nur diejenigen Datensätze zurückgibt, die Sie anfügen möchten.

  • Konvertieren Sie diese Auswahlabfrage in eine Anfügeabfrage.

  • Fügen Sie der Anfügeabfrage die Zieltabellen und -felder hinzu. Wenn Sie Datensätze einer anderen Datenbank anfügen, öffnen Sie zuerst diese Datenbank und wählen Sie dann die Tabellen aus.

  • Führen Sie die Abfrage aus, um die Datensätze anzufügen.

Hinweis : Sichern Sie zuvor Ihre Daten. Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie zwar die angefügten Datensätze aus der Zieldatenbank löschen. Das manuelle Löschen einer großen Anzahl Datensätze kann allerdings sehr lange dauern. Wenn Sie über eine Sicherungskopie verfügen, lassen sich etwaige Fehler schneller beheben.

Erstellen einer Auswahlabfrage

  1. Öffnen Sie die Quelldatenbank – die Datenbank mit den Datensätzen, die Sie anfügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Der Abfrageentwurfsbereich wird angezeigt, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird geöffnet.

  3. Wählen Sie die Tabelle mit den Datensätzen aus, die Sie anfügen möchten. Klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die Tabelle wird im oberen Teil des Abfrageentwurfsbereichs als Fenster angezeigt. In diesem Fenster sind alle Felder der Tabelle aufgeführt. In der folgenden Abbildung ist eine typische Tabelle im Abfrage-Designer dargestellt.

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

  4. Ziehen Sie die Felder, die Sie anfügen möchten, von der Tabelle in die Zeile Feld im unteren Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs.

    Sie können ein Tabellenfeld pro Spalte im unteren Abschnitt hinzufügen. Klicken Sie auf das Sternchen (*) am Anfang der Liste mit den Tabellenfeldern, um alle Felder schnell hinzuzufügen. Diese Abbildung zeigt den Abfrage-Designer mit mehreren hinzugefügten Tabellenfeldern.

    Abfrage mit drei Feldern im Entwurfsbereich

    Die folgende Abbildung zeigt den Designer mit allen hinzugefügten Feldern.

    Abfrage mit allen Tabellenfeldern.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgegeben hat, die Sie anfügen möchten. Deaktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Anzeigen oder drücken Sie ENTF, um unerwünschte Felder zu entfernen. Ziehen Sie zusätzliche Felder in den Entwurfsbereich, bis die Abfrage Ihren Vorstellungen entspricht.

  6. Setzen Sie den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Konvertieren der Abfrage in eine Anfügeabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

    Das Dialogfeld Anfügen wird angezeigt.

  2. Nun können Sie Datensätze aus einer Tabelle an eine andere Tabelle in derselben Datenbank anfügen, oder Sie können Datensätze an eine Tabelle in einer anderen Datenbank anfügen.

    • Anfügen von Datensätzen an eine Tabelle in derselben Datenbank

      1. Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen auf Aktuelle Datenbank (falls sie noch nicht ausgewählt ist), und wählen Sie in der Liste Tabellename die Zieltabelle aus.

      2. Klicken Sie auf OK.

        In Schritt 4 des vorherigen Abschnitts haben Sie die Felder in der Quelltabelle teilweise oder vollständig dem Abfrageentwurfsbereich hinzugefügt. Falls Sie in diesem Schritt die gesamte Tabelle hinzugefügt haben, wird nun, wie in der folgenden Abbildung gezeigt, die gesamte Zieltabelle der Zeile Anfügen an von Access hinzugefügt:

        Abfügeanfrage mit allen Feldern aus zwei Tabellen

        –Oder–

        Wenn Sie in Schritt 4 im vorherigen Abschnitt einzelne Felder hinzugefügt haben und die Feldnamen in den Quell- und Zieltabellen übereinstimmen, werden, wie in der folgenden Abbildung gezeigt, die Zielfeldnamen in der Zeile Anfügen an automatisch von Access hinzugefügt.

        Anfügeabfrage mit übereinstimmenden Feldern

        –Oder–

        Wenn Sie einzelne Felder hinzugefügt haben und manche oder alle Namen in den Quell- und Zieltabellen nicht übereinstimmen, wird in den nicht übereinstimmenden Felder in der Zeile Anfügen an keine Eingabe von Access vorgenommen. Klicken Sie auf jedes leere Feld, und wählen Sie entsprechend der folgenden Abbildung das gewünschte Quellfeld in der resultierenden Liste aus.

        Auswählen von Zielfeldern für eine Anfügeabfrage

      3. Klicken Sie auf Ansicht, um eine Vorschau der Änderungen anzuzeigen.

      4. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht zurück, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Datensätze anzufügen.

    • Anfügen von Datensätzen an eine Tabelle in einer anderen Datenbank

      1. Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen auf Andere Datenbank.

      2. Geben Sie in das Feld Dateiname den Speicherort und den Namen der Zieldatenbank ein.

      3. Geben Sie in das Feld Tabellenname den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

        –Oder–

        Klicken Sie auf Durchsuchen, und verwenden Sie das zweite Dialogfeld Anfügen, um nach der Zieltabelle zu suchen. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die Zieltabelle gefunden und ausgewählt haben. Dadurch wird das zweite Dialogfeld geschlossen. Geben Sie im ersten Dialogfeld in das Feld Tabellenname den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

        Geben Sie den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK, um das erste Dialogfeld Anfügen zu schließen.

        In Schritt 4 des vorherigen Abschnitts haben Sie die Felder in der Quelltabelle teilweise oder vollständig der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich hinzugefügt. Falls Sie in diesem Schritt die gesamte Tabelle hinzugefügt haben, wird nun entsprechend der folgenden Abbildung die gesamte Zieltabelle der Zeile Anfügen an von Access hinzugefügt.

        Abfügeanfrage mit allen Feldern aus zwei Tabellen

        –Oder–

        Wenn Sie in Schritt 4 einzelne Felder hinzugefügt haben und die Feldnamen in den Quell- und Zieltabellen übereinstimmen, werden die Zielfeldnamen entsprechend der folgenden Abbildung in der Zeile Anfügen an automatisch von Access hinzugefügt.

        Anfügeabfrage mit übereinstimmenden Feldern

        –Oder–

        Wenn Sie einzelne Felder hinzugefügt haben und manche oder alle Namen in den Quell- und Zieltabellen nicht übereinstimmen, wird in den nicht übereinstimmenden Felder in der Zeile Anfügen an keine Eingabe von Access vorgenommen. Klicken Sie auf jedes leere Feld, und wählen Sie entsprechend der folgenden Abbildung das gewünschte Quellfeld in der resultierenden Liste aus.

        Auswählen von Zielfeldern für eine Anfügeabfrage

      4. Klicken Sie auf Ansicht, um eine Vorschau der Änderungen anzuzeigen.

      5. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Datensätze anzufügen.

Seitenanfang

Aktualisieren von Datensätzen mithilfe der Datensammlung

Office Access 2007 stellt ein neues Feature bereit, die so genannte Datensammlung. Sie können ein Dateneingabeformular in Microsoft Office Outlook 2007 einrichten, Informationen sammeln sowie die Daten in einer Access-Datenbank speichern. Die Beschreibung der Verwendung des Datensammlungsfeatures gehört nicht zum Gegenstand dieses Artikels.

Informationen zum Verwenden der Datensammlung finden Sie im Artikel Sammeln von Daten mithilfe von E-Mail-Nachrichten.

Seitenanfang

Ändern von Daten mithilfe des Dialogfelds "Suchen und Ersetzen"

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen stellt eine weitere Möglichkeit dar, um kleine Datenmengen schneller und einfacher zu ändern. Die Beschreibung der Verwendung dieses Dialogfelds gehört nicht zum Gegenstand dieses Artikels.

Informationen zum Verwenden dieses Dialogfelds finden Sie im Artikel Ändern von Daten mithilfe des Dialogfelds "Suchen und Ersetzen".

Seitenanfang

Ändern von Primär- und Fremdschlüsselwerten mithilfe der Aktualisierungsweitergabe

Es kann vorkommen, dass Sie einen Primärschlüsselwerte aktualisieren müssen. Wenn Sie diesen Primärschlüssel als Fremdschlüssel verwenden, können Sie die Änderungen automatisch für alle untergeordneten Instanzen des Fremdschlüssels aktualisieren.

Es sollte noch einmal darauf hingewiesen werden, dass ein Primärschlüssel ein Wert ist, mit dem jede Zeile (Datensatz) in einer Datenbanktabelle eindeutig identifiziert wird. Ein Fremdschlüssel ist eine Spalte, die mit dem Primärschlüssel übereinstimmt. In der Regel sind Fremdschlüssel in anderen Tabellen gespeichert, und Sie können damit eine Beziehung (Verknüpfung) zwischen den Daten in den Tabellen erstellen.

Angenommen, Sie verwenden eine Produkt-ID als Primärschlüssel. Mit einer ID wird ein Produkt eindeutig identifiziert. Sie verwenden diese ID auch als Fremdschlüssel in einer Tabelle mit Bestelldaten. Auf diese Weise können Sie alle Bestellungen suchen, in denen die einzelnen Produkte vorhanden sind. Denn jedes Mal, wenn eine Bestellung für dieses Produkt aufgegeben wird, wird die ID der Bestellung hinzugefügt.

Es kann vorkommen, dass diese IDs (oder andere Primärschlüssel) geändert werden. In diesem Fall können Sie den Primärschlüsselwert ändern und die Änderung automatisch an alle entsprechenden untergeordneten Datensätze weitergeben. Zu diesem Zweck aktivieren Sie die referentielle Integrität und Aktualisierungsweitergaben zwischen den beiden Tabellen.

Beachten Sie dabei die folgenden Regeln:

  • Aktualisierungsweitergaben können nur für Primärschlüsselfelder aktiviert werden, für die der Datentyp Text oder Zahl festgelegt ist. Für Felder, für die der Datentyp AutoWert festgelegt ist, können Aktualisierungsweitergaben nicht verwendet werden.

  • Aktualisierungsweitergaben können nur zwischen Tabellen mit einer 1:n-Beziehung aktiviert werden.

Die folgenden Schritte erläutern, wie Sie eine Beziehung erstellen und Aktualisierungsweitergaben für diese Beziehung aktivieren können.

Erstellen der Beziehung

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Beziehungen auf Tabelle anzeigen.

    Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

  3. Falls die Registerkarte Tabellen nicht bereits ausgewählt ist, klicken Sie darauf, wählen Sie die zu ändernden Tabellen aus und klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Schließen.

    Drücken Sie die UMSCHALTTASTE, um mehrere Tabellen auszuwählen, oder wählen Sie jede Tabelle einzeln aus. Wählen Sie nur Tabellen auf der 1- und auf der n-Seite der Beziehung aus.

  4. Ziehen Sie im Fenster Beziehungen den Primärschlüssel aus der Tabelle von der 1-Seite der Beziehung und ziehen Sie ihn auf das Feld Fremdschlüssel auf der n-Seite der Beziehung.

    Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geöffnet. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld:

    'Beziehungen bearbeiten' (Dialogfeld)

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit referentieller Integrität und klicken Sie auf Erstellen

  6. Führen Sie die nächsten Schritte aus.

Aktivieren von Aktualisierungsweitergaben in Primärschlüsseln

  1. Falls Sie die Schritte im vorigen Abschnitt nicht ausgeführt haben, öffnen Sie die Datenbank mit der zu ändernden Beziehung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

    Das Fenster Beziehungen wird mit den Verknüpfungen (dargestellt als Verbindungslinien) zwischen den Tabellen in der Datenbank geöffnet. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Beziehung:

    Eine Beziehung zwischen zwei Tabellen

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfungslinie zwischen den übergeordneten und unterordneten Tabellen, und klicken Sie auf Beziehung bearbeiten.

    Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geöffnet. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld:

    'Beziehungen bearbeiten' (Dialogfeld) mit einer vorhandenen Beziehung

  4. Aktivieren Sie Aktualisierungsweitergaben an verwandte Felder, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Mit referentieller Integrität aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

Weitere Informationen zum Erstellen von Beziehungen finden Sie in folgenden Artikeln:

Seitenanfang

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×