Aktivieren und Konfigurieren von eindeutigen Dokument-IDs

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In diesem Artikel lernen Sie die Vorzüge der Verwendung von Dokument-IDs für die Dokument- oder Datensatzverwaltung kennen. Ferner erhalten Sie Informationen zum Aktivieren des Dokument-ID-Diensts für eine Websitesammlung und zum Konfigurieren der Dokument-ID-Optionen für benutzerdefinierte Datenbenennungskonventionen.

Inhalt dieses Artikels

(Übersicht)

Wichtige Aspekte, die Beachtung verdienen

Aktivieren, aktivieren und Konfigurieren von Dokument-IDs

Aktivieren Sie das Dokument-ID Websitesammlungs-feature

Aktivieren und Konfigurieren der Verwendung von Dokument-IDs in einer Websitesammlung

Übersicht

Dokument-IDs unterstützten Sie beim Verwalten von Dokumenten, indem sie ein einfaches Verfahren zum Nachverfolgen von Elementen unabhängig von deren Speicherort bereitstellen. Wenn z. B. ein Vertragstext von einer Dokumentbibliothek auf einer Website in eine Dokumentbibliothek auf einer anderen Website verschoben wird, ist der Vertrag auf der Basis seiner Dokument-ID trotzdem leicht aufzufinden. Dokument-IDs werden hochgeladenen Dokumenten automatisch zugewiesen, und diese ID bleibt mit dem Dokument während seiner gesamten Lebensdauer verbunden. Dokument-IDs können außerdem auch Dokumentenmappen zugewiesen werden.

Nachverfolgen von Elementen mit Dokument-IDs

Wenn der Dokument-ID-Dienst erstmalig aktiviert wird, werden neuen Dokumenten in der Websitesammlung automatisch neue IDs zugewiesen. Ein Zeitgeberauftrag ist aktiv, um den bereits in der Websitesammlung vorhandenen Dokumenten IDs zuzuweisen.

Auch, wenn der Dienst aktiviert ist, wird eine neue Spalte automatisch die Dokument- und Dokumentenmappe Inhaltstypen hinzugefügt. Die Dokument-ID-Spalte zeigt die zugeordnete ein Element-ID an.

Bevor Sie das Dokument-ID-Feature in Ihrem Inhaltsverwaltungssystem verwenden, müssen Sie es zuerst für die Websitesammlung(en) aktivieren, in der/denen Ihre Dokumente gehostet sind.

Wichtige Aspekte, die Beachtung verdienen

Unter bestimmten Umständen wird die Dokument-ID nicht unbedingt beibehalten. In der folgenden Tabelle sind diese Ausnahmen in einer Übersicht zusammengefasst.

Aktion

Ergebnis

Herunterladen eines Dokuments und anschließendes Hochladen auf eine andere Website.

Das Dokument wird als Kopie angesehen, und eine neue Dokument-ID wird zugewiesen.

Verwenden des Befehls Verschieben in Verbindung mit Senden an.

Das Dokument wird als Kopie angesehen, und eine neue Dokument-ID wird zugewiesen.

Verwenden des Befehls Kopieren.

Eine neue Dokument-ID wird zugewiesen.

Die einzige Möglichkeit, eine Dokument-ID innerhalb der Websites beibehalten besteht darin, die Verwaltungsseite Websiteinhalt und-Struktur beim Verschieben von Dokumenten in den Websiteeinstellungen zu verwenden. Beachten Sie, dass kopiert, indem Sie diese Methode nicht die Dokument-ID beibehalten

Weitere Informationen zu Websiteinhalt und-Struktur finden Sie unter Arbeiten mit Websiteinhalt und-Struktur.

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Aktivieren und Konfigurieren von Dokument-IDs

Für die erstmalige Verwendung von Dokument-IDs zum Nachverfolgen von Dokumenten oder Datensätzen müssen Sie einen zweistufigen Prozess ausführen:

Aktivieren des Websitesammlungsfeatures "Dokument-ID"

Hinweis:  Zum Aktivieren des Features "Dokument-ID" müssen Sie ein Websitesammlungsadministrator sein.

  1. Navigieren Sie zur Websitesammlung auf oberster Ebene.

  2. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter "Websitesammlungsverwaltung" auf Websitesammlungs-Features.

  4. Klicken Sie neben "Dokument-ID-Dienst" auf Aktivieren. Ein Symbol "Aktiv" wird neben dem Element angezeigt, und das Feature wird für die aktuelle Websitesammlung aktiviert.

Aktivieren und Konfigurieren der Verwendung von Dokument-IDs in einer Websitesammlung

Beim Aktivieren des Features Dokument-ID für eine bestehende Websitesammlung wird automatisch allen in der Websitesammlung enthaltenen Dokumenten eine Dokument-ID zugewiesen. Beachten Sie, dass dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen kann, abhängig von der Anzahl der in der Websitesammlung vorhandenen Dokumente.

Hinweis:  Zum Aktivieren und Konfigurieren des Features "Dokument-ID" müssen Sie ein Websitesammlungsadministrator sein.

  1. Navigieren Sie zur Websitesammlung auf oberster Ebene.

  2. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter "Websitesammlungsverwaltung" auf Dokument-ID-Einstellungen.

  4. Überprüfen Sie auf der Seite Dokument-ID-Einstellungen im Abschnitt Dokument-IDs, ob das Kontrollkästchen Dokument-IDs zuweisen mit einem Häkchen aktiviert ist.

Hinweis:  Beim erstmaligen Zuweisen von Dokument-IDs innerhalb einer Websitesammlung wird eine Nachricht angezeigt: Die Konfiguration des Features 'Dokument-ID' wird durch einen automatisierten Vorgang abgeschlossen. Dies bedeutet, dass für das Ausführen der Zuweisung von Dokument-IDs zu allen Dokumenten in der Websitesammlung ein Zeitgeberauftrag zuständig ist. Der Zeitaufwand für diesen Prozess hängt von der Anzahl der Dokumente in Ihrer Websitesammlung ab.

  1. Zum Festlegen einer benutzerdefinierten Zeichen- oder Ziffernfolge, die jedem Dokument am Anfang automatisch angefügt werden, geben Sie die Zeichenfolge unter IDs beginnen mit… ein.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Dokument-IDs… zurücksetzen, wenn das Präfix automatisch allen vorhandenen Dokument-IDs in der Websitesammlung hinzugefügt werden soll.

  3. Wählen Sie in den Abschnitten Suchbereich Dokument-ID-Nachschlagevorgangs als Suchbereich für die ID-Nachschlagevorgang verwenden aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Hinweis: Wenn Sie der Dokument-ID-Dienst für alle angegebenen Websitesammlung aktiviert ist, wird eine Spalte wie oben erwähnt die Dokument- und Dokumentenmappe Inhaltstypen als Ebene der Websitesammlung hinzugefügt. Die Dokument-ID-Spalte dient zum Anzeigen der ID, ein Element zugeordnet.

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