Aktivieren und Konfigurieren von eindeutigen Dokument-IDs

In diesem Artikel lernen Sie die Vorzüge der Verwendung von Dokument-IDs für die Dokument- oder Datensatzverwaltung kennen. Ferner erhalten Sie Informationen zum Aktivieren des Dokument-ID-Diensts für eine Websitesammlung und zum Konfigurieren der Dokument-ID-Optionen für benutzerdefinierte Datenbenennungskonventionen.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Wichtige Aspekte, die Beachtung verdienen

Aktivieren und Konfigurieren von Dokument-IDs

Aktivieren des Websitesammlungsfeatures "Dokument-ID"

Aktivieren und Konfigurieren der Verwendung von Dokument-IDs in einer Websitesammlung

Übersicht

Dokument-IDs unterstützten Sie beim Verwalten von Dokumenten, indem sie ein einfaches Verfahren zum Nachverfolgen von Elementen unabhängig von deren Speicherort bereitstellen. Wenn z. B. ein Vertragstext von einer Dokumentbibliothek auf einer Website in eine Dokumentbibliothek auf einer anderen Website verschoben wird, ist der Vertrag auf der Basis seiner Dokument-ID trotzdem leicht aufzufinden. Dokument-IDs werden hochgeladenen Dokumenten automatisch zugewiesen, und diese ID bleibt mit dem Dokument während seiner gesamten Lebensdauer verbunden. Dokument-IDs können außerdem auch Dokumentenmappen zugewiesen werden.

Nachverfolgen von Elementen mit Dokument-IDs

Wenn der Dokument-ID-Dienst erstmalig aktiviert wird, werden neuen Dokumenten in der Websitesammlung automatisch neue IDs zugewiesen. Ein Zeitgeberauftrag ist aktiv, um den bereits in der Websitesammlung vorhandenen Dokumenten IDs zuzuweisen.

Wenn der Dienst aktiviert ist, wird den Inhaltstypen Dokument und Dokumentenmappe automatisch eine neue Spalte hinzugefügt. In der Spalte Dokument-ID wird die einem Element zugewiesene ID angezeigt.

Bevor Sie das Dokument-ID-Feature in Ihrem Inhaltsverwaltungssystem verwenden, müssen Sie es zuerst für die Websitesammlung(en) aktivieren, in der/denen Ihre Dokumente gehostet sind.

Wichtige Aspekte, die Beachtung verdienen

Unter bestimmten Umständen wird die Dokument-ID nicht unbedingt beibehalten. In der folgenden Tabelle sind diese Ausnahmen in einer Übersicht zusammengefasst.

Aktion

Ergebnis

Herunterladen eines Dokuments und anschließendes Hochladen auf eine andere Website.

Das Dokument wird als Kopie angesehen, und eine neue Dokument-ID wird zugewiesen.

Verwenden des Befehls Verschieben in Verbindung mit Senden an.

Das Dokument wird als Kopie angesehen, und eine neue Dokument-ID wird zugewiesen.

Verwenden des Befehls Kopieren.

Eine neue Dokument-ID wird zugewiesen.

Die Verwaltungsseite Websiteinhalt und -struktur in Websiteeinstellungen ist die einzige Möglichkeit, eine Dokument-ID beim Verschieben von Dokumenten zwischen Websites beizubehalten. Die Dokument-ID geht beim Kopieren mit dieser Methode verloren.

Weitere Informationen zu Websiteinhalt und -struktur finden Sie unter Arbeiten mit Websiteinhalt und -struktur.

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Aktivieren und Konfigurieren von Dokument-IDs

Für die erstmalige Verwendung von Dokument-IDs zum Nachverfolgen von Dokumenten oder Datensätzen müssen Sie einen zweistufigen Prozess ausführen:

Aktivieren des Websitesammlungsfeatures "Dokument-ID"

Hinweis :  Zum Aktivieren des Features "Dokument-ID" müssen Sie ein Websitesammlungsadministrator sein.

  1. Navigieren Sie zur Websitesammlung auf oberster Ebene.

  2. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungs-Features.

  4. Klicken Sie neben Dokument-ID-Dienst auf Aktivieren. Ein Symbol Aktiv wird neben dem Element angezeigt, und das Feature wird für die aktuelle Websitesammlung aktiviert.

Aktivieren und Konfigurieren der Verwendung von Dokument-IDs in einer Websitesammlung

Beim Aktivieren des Features Dokument-ID für eine bestehende Websitesammlung wird automatisch allen in der Websitesammlung enthaltenen Dokumenten eine Dokument-ID zugewiesen. Beachten Sie, dass dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen kann, abhängig von der Anzahl der in der Websitesammlung vorhandenen Dokumente.

Hinweis :  Zum Aktivieren und Konfigurieren des Features "Dokument-ID" müssen Sie ein Websitesammlungsadministrator sein.

  1. Navigieren Sie zur Websitesammlung auf oberster Ebene.

  2. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Dokument-ID-Einstellungen.

  4. Überprüfen Sie auf der Seite Dokument-ID-Einstellungen im Abschnitt Dokument-IDs, ob das Kontrollkästchen Dokument-IDs zuweisen mit einem Häkchen aktiviert ist.

Hinweis :  Beim erstmaligen Zuweisen von Dokument-IDs innerhalb einer Websitesammlung wird eine Nachricht angezeigt: Die Konfiguration des Features 'Dokument-ID' wird durch einen automatisierten Vorgang abgeschlossen. Dies bedeutet, dass für das Ausführen der Zuweisung von Dokument-IDs zu allen Dokumenten in der Websitesammlung ein Zeitgeberauftrag zuständig ist. Der Zeitaufwand für diesen Prozess hängt von der Anzahl der Dokumente in Ihrer Websitesammlung ab.

  1. Zum Festlegen einer benutzerdefinierten Zeichen- oder Ziffernfolge, die jedem Dokument am Anfang automatisch angefügt werden, geben Sie die Zeichenfolge unter IDs beginnen mit… ein.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Dokument-IDs… zurücksetzen, wenn das Präfix automatisch allen vorhandenen Dokument-IDs in der Websitesammlung hinzugefügt werden soll.

  3. Wählen Sie in den Abschnitten Suchbereich des Dokument-ID-Nachschlagevorgangs die als Suchbereich für die ID-Suche zu verwendende(n) Website(s) aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Hinweis :  Wie zuvor erwähnt, wird bei aktiviertem Dokument-ID-Dienst für eine bestehende Websitesammlung den Inhaltstypen Dokument und Dokumentenmappe eine Spalte auf der Websitesammlungsebene hinzugefügt. Die Spalte Dokument-ID wird verwendet, um die einem Element zugewiesene ID anzuzeigen.

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