Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine SharePoint-Bibliothek

Eine der vielen Entscheidungen beim Einrichten einer SharePoint-Bibliothek betrifft die Versionsverwaltung. Möchten Sie bei jeder Bearbeitung eines Elements oder einer Datei vorherige Versionen beibehalten? Falls ja, wie viele Versionen? Oder möchten Sie nur Hauptversionen oder sowohl Haupt- als auch Nebenversionen nachverfolgen? Sollen Entwurfsversionen allen Benutzern angezeigt werden, oder sollen sie nur dem Ersteller und Personen mit den Berechtigungen Entwerfen oder Vollzugriff angezeigt werden? Die Entscheidung, die Sie in diesen Fällen treffen, hängen vom Typ und der Bedeutung der Elemente und Dateien in den Bibliotheken, dem Zweck der einzelnen Elemente und Dateien, den Anforderungen Ihrer Benutzergruppe und den einzuhaltenden Sicherheitsanforderungen ab.

Inhalt dieses Artikels

Gründe für das Aktivieren der Versionsverwaltung

Funktionsweise der Versionsverwaltungseinstellungen

Aktivieren der Versionsverwaltung in einer SharePoint-Bibliothek

Aufheben der Versionsverwaltung in einer SharePoint-Bibliothek

Gründe für das Aktivieren der Versionsverwaltung

Wenn in SharePoint-Bibliotheken die Versionsverwaltung aktiviert ist, können Sie hinzukommende Informationen nachverfolgen und verwalten. Sie können frühere Versionen überprüfen und bei Bedarf wiederherstellen. Dies ist beispielsweise sehr praktisch, wenn eine Datei beschädigt werden sollte oder die Benutzer feststellen, dass eine frühere Version einer Datei ggf. aussagekräftiger als eine spätere Version ist. Unternehmen bewahren mitunter mehrerer Versionen von Dateien aus rechtlichen Gründen oder zu Überprüfungszwecken auf. Standardmäßig ist die Versionsverwaltung deaktiviert. Um sie zu aktivieren, d. h. Ihre Entscheidungen hinsichtlich der Versionsverwaltung umzusetzen, benötigen Sie die Berechtigung Vollzugriff oder Entwerfen.

Sie können auch nach Wunsch sowohl die Haupt- als auch Nebenversionen einer Datei nachverfolgen. Dies ist z. B. nützlich, wenn Sie verfolgen möchten, wie sich eine Rechtsauffassung entwickelt oder wie die Denkstrukturen hinter einem neuen Programm aussehen, das sich gegenwärtig in der Entwicklung befindet. Eine Hauptversion kann signalisieren, dass ein Dokument zur Veröffentlichung für ein breites Publikum bereit ist, während eine Neben- bzw. Entwurfsversion sich noch in Bearbeitung befindet und noch nicht für eine weitere Verbreitung bereit ist.

Eine Hauptversion ist die Version, die seit der letzten Hauptversion wesentlich geändert wurde und mit einer ganzen Zahl wie 2.0 gekennzeichnet wird. Hauptversionen werden in der Regel allen Benutzern mit Zugriff auf die Bibliothek angezeigt. Eine Nebenversion ist eine Version, die seit der letzten Hauptversion nur geringfügigen Änderungen unterzogen wurde. Sie wird mit einer Dezimalzahl wie 2.1 gekennzeichnet. Nebenversionen werden im Allgemeinen nur den Personen angezeigt, die die Änderungen vornehmen oder die Berechtigung Vollzugriff oder Entwerfen haben. Sie können jedoch die Bibliothek so einrichten, dass alle verfügbaren Entwürfe allen Websitebenutzern angezeigt werden.

Hinweis : Haupt- und Nebenversionen stehen nur für Bibliotheken, nicht für Listen zur Verfügung.

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Funktionsweise der Versionsverwaltungseinstellungen

Das Dialogfeld Versionierungseinstellungen enthält vier Hauptabschnitte, von denen einige nicht streng auf die Versionsverwaltung beschränkt sind. In jedem Abschnitt sind Entscheidungen erforderlich, wenn Sie eine Bibliothek einrichten. Wenn Sie über die benötigten Berechtigungen verfügen, können Sie die Einstellungen später auch ändern.

Option

Auswirkung

Keine Versionsverwaltung

Den Websitebenutzern steht nur die aktuelle Version eines Elements oder einer Datei zur Verfügung. Dies ist die Standardeinstellung.

Hauptversionen erstellen

Für jede Hauptversion werden Versionen erstellt und beibehalten. Es werden keine Nebenversionen erstellt oder beibehalten.

Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen

Beim Einchecken einer Datei werden sowohl Haupt- als auch Nebenversionen erstellt und nachverfolgt. Der Bearbeiter der Datei muss beim Einchecken angeben, ob es sich bei der Datei um eine Haupt- oder Nebenversion handelt.

Folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten

Wenn das Kontrollkästchen für diese optionale Einstellung aktiviert ist, gibt die Zahl darunter an, wie viele Hauptversionen in der Bibliothek beibehalten werden. Beim Wert 25 wird beispielsweise die älteste Version gelöscht, wenn die 26. Version erstellt wird. Anschließend stehen nur die Versionen 2 bis 26 zur Verfügung. Sie können Ihre Bibliothek besser verwalten, wenn Sie dafür sorgen, dass die Anzahl der Versionen nicht Überhand nimmt. Falls es jedoch erforderlich sein sollte, alle bzw. eine große Anzahl von Versionen beizubehalten, wählen Sie entweder einen sehr hohen oder gar keinen Grenzwert aus.

Entwürfe für die folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten

Wenn diese optionale Einstellung ausgewählt wird, bestimmt der Wert im Feld die Anzahl der beizubehaltenden Entwurfsversionen. Sie können z. B. festlegen, dass 25 Hauptversionen, aber nur Entwürfe für die fünf neuesten Versionen beibehalten werden sollen. Sofern keine rechtlichen oder sonstigen Sonderanforderungen vorliegen, müssen Sie wahrscheinlich nicht alle Entwürfe aller Hauptversionen beibehalten.

  • Abschnitt "Entwurfselementsicherheit"   . In diesem Abschnitt können Sie bestimmen, wer Entwurfselemente in der Bibliothek anzeigen darf. Sie können deren Ansicht Benutzern mit der Berechtigung Lesen für die Bibliothek erlauben oder die Ansicht auf die Benutzer beschränken, die Elemente bearbeiten dürfen, auf den Ersteller des Elements beschränken oder auf die Personen beschränken, die Elemente genehmigen dürfen. Wenn Sie sich für eine Beschränkung der Ansicht entscheiden, werden die Nebenversionen (Entwürfe) nur den vorgesehenen Betrachtern angezeigt. Anderen Benutzer werden nur die Hauptversionen angezeigt.

  • Abschnitt "Auschecken erfordern"   . In diesem Abschnitt können Sie angeben, ob Benutzer Dateien auschecken müssen, bevor sie Änderungen vornehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter Erfordern des Auscheckens für Dateien in einer SharePoint-Bibliothek.

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Aktivieren der Versionsverwaltung in einer SharePoint-Bibliothek

  1. Wechseln Sie zur Bibliothek, in der Sie arbeiten möchten. Wenn der Bibliotheksname nicht auf der Schnellstartleiste angezeigt wird, klicken Sie auf Gesamter Websiteinhalt und wählen anschließend den Namen Ihrer Bibliothek aus.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Bibliothekstools auf die Registerkarte Bibliothek.

  3. Klicken Sie auf Bibliothekseinstellungen Schaltfläche 'Bibliothekeinstellungen' im Menüband der SharePoint Foundation-Bibliothek .

  4. Klicken Sie auf der Seite Bibliothekseinstellungen unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen. Das Dialogfeld Versionierungseinstellungen wird angezeigt.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Dokument-Versionsverlauf eine der folgenden Optionen aus:

    • Hauptversionen erstellen – Bei Wahl dieser Option können Sie die Anzahl der Hauptversionen begrenzen.

    • Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen – Bei Wahl dieser Option können Sie die Anzahl der Hauptversionen und die Anzahl der Versionen begrenzen, für die Entwürfe beibehalten werden sollen.

  6. Optional: Begrenzen Sie die Anzahl der Versionen, die beibehalten werden sollen.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten, wenn Sie die Anzahl der Versionen begrenzen möchten, die in Ihrer Bibliothek beibehalten werden. Falls nicht, aktivieren Sie es nicht. Geben Sie in das Feld unmittelbar unter dem Kontrollkästchen die Anzahl der beizubehaltenden Versionen ein.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entwürfe für die folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten, wenn Sie die Anzahl der beizubehaltenden Entwürfe begrenzen möchten. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen ausgewählt ist. Geben Sie in das Feld unmittelbar unter dem Kontrollkästchen die Anzahl von Versionen ein, für die Sie Entwürfe beibehalten möchten.

  7. Optional: Bestimmen Sie, welchen Benutzern Entwurfselemente in der Dokumentbibliothek angezeigt werden sollen. Wählen Sie im Abschnitt Entwurfselementsicherheit eine der folgenden Optionen aus.

    • Alle Benutzer, die Elemente lesen dürfen. Wählen Sie diese Option aus, um allen Benutzern mit Leseberechtigung für die Website den Zugriff zu erlauben. Diese Option ist nur verfügbar, wenn im Abschnitt Dokument-Versionsverlauf die Option Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen ausgewählt ist.

    • Nur Benutzer, die Elemente bearbeiten dürfen. Wählen Sie diese Option aus, um die Ansicht von Entwürfen auf Benutzer mit Bearbeitungsberechtigung zu beschränken. Diese Option ist nur verfügbar, wenn im Abschnitt Dokument-Versionsverlauf die Option Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen ausgewählt ist.

    • Nur Benutzer, die Elemente genehmigen dürfen (und der Autor des Elements). Wählen Sie diese Option aus, um die Ansicht auf ausschließlich den ursprünglichen Ersteller des Elements und die Benutzer zu beschränken, die Berechtigungen zum Genehmigen von Elementen in der Bibliothek haben. Diese Option ist verfügbar, wenn der Abschnitt Inhaltsgenehmigung auf Ja festgelegt ist.

  8. Optional: Bestimmen Sie, ob für diese Bibliothek das Auschecken angefordert werden soll, was standardmäßig nicht angefordert wird. Wenn Sie die Standardeinstellung ändern möchten, wählen Sie im Abschnitt Auschecken erfordern die Option Ja aus. Weitere Informationen zum Anfordern des Auscheckens finden Sie unter Erfordern des Auscheckens für Dateien in einer SharePoint-Bibliothek.

  9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen und zur Seite Dokumentbibliothekseinstellungen zurückzukehren.

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Aufheben der Versionsverwaltung in einer SharePoint-Bibliothek

Nach einer Weile werden Sie ggf. feststellen, dass die Versionsverwaltung für Ihre SharePoint-Bibliothek nicht unbedingt erforderlich ist. Wenn Sie über die Berechtigung Vollzugriff oder Entwerfen verfügen, können Sie die Versionsverwaltung in der Bibliothek aufheben.

  1. Wechseln Sie zur Bibliothek, in der Sie arbeiten möchten. Wenn der Bibliotheksname nicht auf der Schnellstartleiste angezeigt wird, klicken Sie auf Gesamter Websiteinhalt und wählen anschließend den Namen Ihrer Bibliothek aus.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Bibliothekstools auf die Registerkarte Bibliothek.

  3. Klicken Sie auf Bibliothekseinstellungen Schaltfläche 'Bibliothekeinstellungen' im Menüband der SharePoint Foundation-Bibliothek .

  4. Klicken Sie auf der Seite Bibliothekseinstellungen unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Dokument-Versionsverlauf im Dialogfeld Versionierungseinstellungen die Option Keine Versionsverwaltung aus. Dadurch werden alle zuvor in diesem Abschnitt erstellten Einträge entfernt.

  6. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen und zur Seite Dokumentbibliothekseinstellungen zurückzukehren.

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