Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn Sie Versionen von Dateien oder Listenelementen nachverfolgen, wird jede Version nummeriert und im Rahmen eines Versionsverlaufs gespeichert. Personen in Ihrer Organisation können den Versionsverlauf anzeigen und bei Bedarf frühere Versionen wiederherstellen. Sie können mehrere Einstellungen konfigurieren, die sich auf die Versionsverwaltung auswirken, wie z. B. welche Art von Versionen und wie viele Versionen beibehalten werden sollen. Außerdem können Sie Einstellungen konfigurieren, die mit der Versionsverwaltung interagieren, wie z. B., dass Inhalt genehmigt oder Dateien ausgecheckt werden müssen.

Übersicht

Versionsverwaltung für Listen und Bibliotheken können Sie zum Nachverfolgen und Verwalten von Informationen Entwicklung und zum Anzeigen und frühere Versionen wiederherstellen, falls erforderlich. In Listen werden alle Versionen auf die gleiche Weise nachverfolgt. In Bibliotheken können Sie angeben, ob alle Versionen auf die gleiche Weise nachverfolgen oder angeben, dass einige Versionen Bereiche, wie etwa die sind, in dem ein neues Kapitel, um einen manuellen hinzugefügt wird, und Nebenversionen, z. B., in denen ein Rechtschreibfehler korrigiert ist.

Um das Verwalten von Speicherplatz zu vereinfachen, können Sie angeben, wie viele Versionen gespeichert werden sollen. Das Begrenzen der Anzahl von Versionen hilft, den Serverspeicherplatz zu verwalten, und verhindert, dass der Versionsverlauf zu schwerfällig wird. Eine vorherige Nebenversion kann durch eine vorhandene Version überschrieben werden, wenn der Versionsverlauf nicht mit zahlreichen geringfügigen Änderungen überladen werden soll.

Wenn in Ihrer Organisation normalerweise viele Entwürfe von Dateien erstellt werden, kann das Nachverfolgen von Haupt- und Nebenversionen vorteilhaft sein. Die Benutzer können zwischen den Ebenen der vorgenommenen Änderungen unterscheiden und mitteilen, wenn eine Datei eine Phase erreicht, in der sie von anderen Benutzer angezeigt werden sollte. Wenn z. B. Ihre Abteilung an einem Handbuch arbeitet, können Sie und Ihre Teammitglieder Versionen als Hauptversionen festlegen, wenn ein neuer Abschnitt hinzugefügt wird, und Versionen als Nebenversionen festlegen, während der Inhalt entworfen wird.

Durch das Nachverfolgen beider Versionsarten wird außerdem der Versionsverlauf aussagekräftiger. Beispielsweise stellt eine Hauptversion einen Meilenstein in der Entwicklung der Datei dar, wie z. B. eine Datei, die zur Durchsicht versendet wird oder an andere Personen verteilt wird. Eine Nebenversion ist in der Regel ein Routineschritt, wie z. B. eine Version, die Sie speichern oder einchecken, während Sie noch am Inhalt arbeiten, oder eine Version, in der Sie geringfügige Fehler korrigieren.

Wenn Haupt- und Nebenversionen nachverfolgt werden, wird eine Version standardmäßig als eine Nebenversion gespeichert, außer Sie legen die Version als Hauptversion fest. Wenn eine Datei gespeichert und geschlossen wird, wird die Version als Nebenversion nachverfolgt; die Datei muss veröffentlicht werden, um zu einer Hauptversion zu werden. Wenn ein Autor eine Datei aus- und wieder eincheckt, wird er gefragt, ob eine Haupt- oder eine Nebenversion eingecheckt werden soll.

Wenn Sie die Versionsverwaltung beim Erstellen einer Liste oder Bibliothek konfigurieren, wird standardmäßig die einfache Versionsverwaltung aktiviert, und Sie haben nicht die Möglichkeit, Haupt- und Nebenversionen zu aktivieren. Mithilfe der in diesem Artikel beschriebenen Schritte können Sie jedoch später zusätzliche Einstellungen angeben.

Sie können weitere Einstellungen konfigurieren, die sich auf die Versionsverwaltung auswirken. In Listen oder Bibliotheken können Sie festlegen, dass Inhalt genehmigt werden muss. Diese Einstellung wird auch als Inhaltsmoderation bezeichnet. In Bibliotheken können Sie festlegen, dass Dateien ausgecheckt werden müssen. Dadurch werden Konflikte bei Änderungen vermieden und die Benutzer werden aufgefordert, Kommentare zu Dateien einzugeben, wenn sie diese einchecken.

Wenn die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, behält ein Listenelement oder eine Datei den Status Entwurf oder Ausstehend, bis es bzw. sie von jemandem genehmigt oder abgelehnt wurde, der über die Berechtigung zum Genehmigen verfügt. Falls das Element oder die Datei genehmigt wird, wird der Status Genehmigt in der Liste oder Bibliothek zugewiesen, und das Element oder die Datei wird allen Benutzern angezeigt, die über die Berechtigung zum Anzeigen der Liste oder Bibliothek verfügen. Falls das Element oder die Datei abgelehnt wird, behält es bzw. sie den Status Ausstehend bei und kann nur von Benutzern angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen von Entwürfen verfügen.

Wenn Sie Haupt- und Nebenversionen in einer Bibliothek aktivieren, für die die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, können Sie auch einen Workflow hinzufügen, falls Sie oder ein Mitarbeiter in Ihrer Organisation einen Workflow erstellt haben. Ein Workflow steuert, wie Ihre Dateien die Geschäftsprozesse durchlaufen, wie z. B. die Überprüfung oder Genehmigung. Mit einem Workflow können Sie den Genehmigungsprozess verwalten, wenn Hauptversionen eingecheckt sind.

Standardmäßig ist ein ausstehendes Element oder eine ausstehende Datei nur für den Ersteller und für Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen sichtbar. Sie können jedoch angeben, ob andere Benutzergruppen das Element oder die Datei anzeigen können. Wenn die Bibliothek so eingerichtet ist, dass Haupt- und Nebenversionen nachverfolgt werden, muss der Bearbeiter einer Datei zuerst eine Hauptversion der Datei veröffentlichen.

Durch das Erzwingen des Auscheckens kann Ihr Team die Versionsverwaltung optimal nutzen, weil die Benutzer angeben, wenn eine Version erstellt werden soll. Eine Version wird nur erstellt, wenn ein Benutzer eine Datei auscheckt, ändert und dann wieder eincheckt. Falls das Auschecken nicht erforderlich ist, wird eine Version erstellt, wenn ein Benutzer eine Datei speichert, und diese Version wird beim Schließen der Datei aktualisiert. Falls dieser oder ein anderer Benutzer dann die Datei öffnet und erneut speichert, wird eine weitere Version erstellt. Je nach Situation sollten nicht mehrere Versionen erstellt werden, z. B. wenn Sie eine Datei schließen müssen, um an einer Besprechung teilzunehmen, bevor Sie alle Änderungen vorgenommen haben.

Wenn das Auschecken erforderlich ist, können Benutzer keine Dateien hinzufügen, Dateien ändern oder die Dateieigenschaften ändern, ohne die Datei vorher auszuchecken. Wenn Benutzer Dateien einchecken, werden sie aufgefordert, Kommentare zu den vorgenommen Änderungen einzugeben, um die Aussagekraft des Versionsverlaufs zu erhöhen.

Sie können konfigurieren, wer Entwürfe oder Listenelemente und Dateien anzeigen kann. Entwürfe werden in folgenden beiden Situationen erstellt:

  • Wenn eine Nebenversion einer Datei erstellt oder in einer Bibliothek aktualisiert wird, die Haupt- und Nebenversionen nachverfolgt.

  • Wenn ein Listenelement oder eine Datei erstellt oder aktualisiert wird, aber in einer Liste oder Bibliothek, in der die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, noch nicht genehmigt ist.

Wenn Sie Haupt- und Nebenversionen nachverfolgen, können Sie angeben, ob Benutzer die Berechtigung zum Bearbeiten von Dateien benötigen, damit sie eine Nebenversion anzeigen und lesen können. Wenn diese Einstellung verwendet wird, können Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Dateien die Datei bearbeiten, aber Benutzer nur mit der Berechtigung zum Lesen der Datei können die Nebenversion nicht anzeigen. Angenommen, es sollen nicht alle Benutzer, die Zugriff auf Ihre Bibliothek haben, Kommentare oder Revisionen anzeigen können, während eine Datei bearbeitet wird. Die Datei ist für Benutzer, die nicht die Berechtigung zum Anzeigen von Entwurfselementen haben, nicht sichtbar, wenn Haupt- und Nebenversionen nachverfolgt werden und noch niemand eine Hauptversion veröffentlicht hat.

Wenn die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, können Sie angeben, ob Dateien, für die die Genehmigung aussteht, von Benutzern mit Leseberechtigung, von Benutzern mit Bearbeitungsberechtigung oder nur vom Autor und Benutzern mit der Berechtigung zum Genehmigen von Elementen angezeigt werden können. Wenn sowohl Haupt- als auch Nebenversionen nachverfolgt werden, muss der Autor eine Hauptversion veröffentlichen, damit die Datei zur Genehmigung gesendet werden kann. Wenn die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, wird Benutzern mit der Berechtigung zum Lesen von Inhalt, aber ohne die Berechtigung zum Anzeigen von Entwurfselementen die letzte genehmigte Version oder Hauptversion der Datei angezeigt.

Listen und Bibliotheken weisen Berechtigungen im Zusammenhang mit der Versionsverwaltung und dem Auschecken auf, die von der Berechtigungsstufe abhängen, die auf einen Benutzer oder eine bestimmte Gruppe angewendet wird. Ein Benutzer, der Berechtigungsstufen bearbeiten kann, kann diese Berechtigungen unterschiedlich konfigurieren oder eine neue Gruppe mit benutzerdefinierten Berechtigungsstufen erstellen.

Diese Berechtigungen ermöglichen eine flexible Verwaltung der Bibliothek. Beispielsweise sollte jemand in der Lage sein, Versionen einer Datei zu löschen, ohne über die Berechtigung zum Löschen der Datei selbst zu verfügen. Die Berechtigung Versionen löschen ist nicht mit der Berechtigung Einträge löschen identisch, weshalb eine individuelle Kontrolle möglich ist. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Links zu weiteren Informationen zu Berechtigungen und zum Konfigurieren von Berechtigungsstufen.

In der folgenden Tabelle sind die Berechtigungen im Zusammenhang mit der Versionsverwaltung und dem Auschecken und die Standardberechtigungsstufen, für die Sie gelten, aufgeführt.

Permission

Standardberechtigungsstufe

Versionen anzeigen

Vollzugriff, Entwerfen, Teilnehmen und Lesen

Versionen löschen

Vollzugriff, Entwerfen und Teilnehmen

Auschecken außer Kraft setzen

Vollzugriff und Entwerfen

Elemente genehmigen

Vollzugriff und Entwerfen

Sie können festlegen, wie viele Versionen von Listenelementen oder Dateien in einer Liste oder Bibliothek gespeichert werden. Dadurch wird Serverspeicherplatz gespart. Wenn Ihr Team sehr viele Versionen erstellt, kann das Begrenzen der Anzahl der Versionen das Verwalten und Auffinden früherer Versionen erleichtern. Wenn z. B. Ihr Team über mehrere Monate oder Jahre sehr viele Versionen speichert, kann es sich für die Teammitglieder als schwierig erweisen, den Versionsverlauf nach den benötigten Versionen zu durchzusuchen. Wenn das Team frühere Versionen anzeigen oder beibehalten muss, schränken Sie die Anzahl der zu speichernden Versionen nicht ein oder legen dafür einen hohen Wert fest.

Wenn die Bibliothek Haupt- und Nebenversionen nachverfolgt, können Sie auswählen, wie viele Hauptversionen der Dateien gespeichert werden sollen und für wie viele Hauptversionen die Nebenversionen gespeichert werden sollen. Jede Hauptversion kann standardmäßig bis zu 511 Entwürfe (Nebenversionen) aufweisen.

In Abhängigkeit von der Arbeitsweise Ihres Teams benötigt das Team wahrscheinlich die letzten Nebenversionen, wie z. B. eine kürzlich bearbeitete Version. Im Laufe der Zeit nimmt normalerweise die Notwendigkeit zum Aufbewahren einer älteren Nebenversion ab. Gewöhnlich stellt eine Hauptversion einen Meilenstein dar, wie z. B. eine zur Durchsicht oder zum Veröffentlichen gesendete Datei. Eine Nebenversion repräsentiert dagegen in Bearbeitung befindliche Daten, die noch nicht für alle Teilnehmer der Website zum Lesen verfügbar sind.

Wenn für eine Liste oder Bibliothek die Anzahl von Hauptversionen beschränkt ist, werden die ältesten Versionen bei Erreichen dieses Grenzwerts gelöscht. Angenommen, nur 20 Versionen werden beibehalten und Ihr Team erstellt 25 Versionen. In diesem Fall bleiben nur die Versionen 6 bis 25 erhalten. Falls eine weitere Version erstellt wird, bleiben nur die Versionen 7 bis 26 erhalten. Wenn für die Liste oder Bibliothek die Anzahl der Versionen beschränkt ist, sollten Sie sicherstellen, dass den Teilnehmern bekannt ist, dass frühere Versionen bei Erreichen des Grenzwerts gelöscht werden.

Wichtig : Wenn Ihre Organisation die Anzahl der gespeicherten Versionen begrenzt, werden jeweils die ältesten Versionen dauerhaft gelöscht, sobald der Höchstwert erreicht ist. Sie werden nicht an den Papierkorb gesendet.

Für eine Bibliothek, in der die Anzahl der Hauptversionen, für die Nebenversionen gespeichert werden, eingeschränkt werden, werden die Nebenversionen für die vorherigen Hauptversionen bei Erreichen des Grenzwerts gelöscht. Angenommen, Sie speichern Entwürfe nur für 10 Hauptversionen und Ihr Team erstellt 15 Hauptversionen. In diesem Fall bleiben nur die Hauptversionen für die frühesten Versionen erhalten. Die Nebenversionen für die fünf frühesten Hauptversionen (z. B. 1.2 oder 2.3) werden gelöscht, aber die Hauptversionen (z. B. 1, 2 usw.) bleiben erhalten, außer für die Bibliothek ist auch die Anzahl der Hauptversionen eingeschränkt.

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

    1. Klicken Sie auf die Einstellungen im Menü menü 'einstellungen' klicken Sie auf Listeneinstellungen oder der Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten, klicken Sie auf.

      Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie im Abschnitt Element-Versionsverlauf auf Jedes Mal eine neue Version erstellen, wenn ein Element in dieser Liste bearbeitet wird, um für Listenelemente die Nachverfolgung von Versionen anzugeben.

    • Klicken Sie im Abschnitt Dokument-Versionsverlauf auf Hauptversionen erstellen, um für Dateien anzugeben, dass nur ein Versionstyp nachverfolgt wird.

    • Klicken Sie im Abschnitt Dokument-Versionsverlauf auf Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen, um für Dateien anzugeben, dass Haupt- und Nebenversionen nachverfolgt werden.

  4. Sie können angeben, wie viele Versionen von Elementen oder Dateien gespeichert werden. Führen Sie im Abschnitt Element-Versionsverlauf oder Dokument-Versionsverlauf eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um anzugeben, wie viele Versionen von Listenelementen gespeichert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Folgende Anzahl von Versionen beibehalten, und geben Sie ein, wie viele Versionen beibehalten werden sollen.

    • Um anzugeben, wie viele Hauptversionen von Dateien gespeichert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten, und geben Sie ein, wie viele Hauptversionen beibehalten werden sollen.

    • Um anzugeben, für wie viele Hauptversionen Entwürfe gespeichert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entwürfe für die folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten, und geben Sie ein, für wie viele Hauptversionen Entwürfe (Nebenversionen) beibehalten werden sollen.

  5. Klicken Sie auf OK.

Beim Einrichten einer Liste oder Bibliothek können Sie festlegen, dass die Elemente oder Dateien – oder Änderungen der Elemente oder Dateien –, die an die Liste oder Bibliothek gesendet werden, genehmigt werden müssen.

Wenn diese Einstellung für die Genehmigung von Inhalten angewendet wird, bleibt eines Elements oder einer Datei, die geändert wurde in aussteht, bis sie genehmigt oder abgelehnt von einer Person mit der Berechtigung zum Genehmigen verfügt. Wird das Element oder die Datei genehmigt, wird Ihr Status in der Liste oder Bibliothek genehmigt zugewiesen, und es an eine Person mit der Berechtigung zum Anzeigen der Liste oder Bibliothek angezeigt wird. Wenn das Element oder die Datei abgelehnt wird, verbleibt im aussteht und ist nur für Personen mit der Berechtigung zum Anzeigen von Entwürfen sichtbar.

Ein Element oder eine Datei ist in der Standardeinstellung nur für die Person sichtbar, die das Element bzw. die Datei erstellt hat, sowie für Personen, die über Rechte zum Verwalten von Listen verfügen. Sie können jedoch festlegen, dass andere Benutzergruppen das Element oder die Datei anzeigen können.

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

    1. Klicken Sie auf die Einstellungen im Menü menü 'einstellungen' klicken Sie auf Listeneinstellungen oder der Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten, klicken Sie auf.

      Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Inhaltsgenehmigung unter Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich? auf Ja.

  4. Klicken Sie auf OK.

Beim Auschecken einer Datei in einigen Programmen, die mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel sind, können Sie arbeiten mit der Datei auf der Festplatte, selbst wenn Sie nicht verbunden sind. Die Kopie wird im Ordner Entwürfe Server, gespeichert, die standardmäßig im Ordner SharePoint-Entwürfe in Ihrem Ordner Eigene Dokumente ist. Sie können jedoch in einigen Clientprogramme die Position ändern. Arbeiten an Dateien auf der Festplatte ist als das Arbeiten mit Dateien auf dem Server häufig schneller und ermöglicht Ihnen das einfach weiter arbeiten, während Sie unterwegs sind.

Wenn eine Datei ausgecheckt ist, kann niemand außer der Person bearbeitet werden, die es ausgecheckt. Das Symbol in der Bibliothek geändert wird, um anzugeben, dass Abbildung des Symbols die Datei ausgecheckt ist. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol "ausgecheckt" ruhen lassen, wird der Name der Person, die die Datei ausgecheckt ist als QuickInfo angezeigt. Änderungen, die einer Person zu einer Datei macht, während sie ausgecheckt ist sind nicht für andere Personen sichtbar, bis die Datei wieder eingecheckt ist. Dies gilt unabhängig davon, ob die Person an der Datei auf ihrer Festplatte oder auf dem Server funktioniert.

Wenn Benutzer eine Datei einchecken, werden sie aufgefordert, Kommentare zu den vorgenommenen Änderungen einzugeben. Wenn in einer Bibliothek die Nachverfolgung von Versionen aktiviert ist, werden die Kommentare Bestandteil des Versionsverlaufs. Wenn Hauptversionen und Nebenversionen nachverfolgt werden, werden die Benutzer aufgefordert, den Versionstyp auszuwählen, den sie einchecken. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Links zu weiteren Informationen zur Versionsverwaltung.

  1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  2. Klicken Sie auf die Einstellungen im Menü menü 'einstellungen' klicken Sie auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten.

    Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  3. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen.

  4. Im Abschnitt Auschecken erfordern unter Auschecken von Dokumenten ausgecheckt werden, bevor sie bearbeitet werden können erfordern, klicken Sie auf Ja.

  5. Klicken Sie auf OK.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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