Adressieren von Empfängern mit einer Feldfunktion

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Um den erweiterten Seriendruck noch effektiver zu machen, können wir die Mitteilung mithilfe einer Feldfunktion adressieren.

Weitere Tipps gefällig?

Feldfunktionen in Word

Seriendruck

Optimieren des Seriendrucks

Damit die E-Mail noch wirkungsvoller wird,

kann die Nachricht nur an die Empfänger gerichtet werden, deren Fahrzeug gewartet werden muss.

Dann brauchen wir auch keine vorsichtige Formulierung mehr, sondern können ganz direkt werden: Es ist Zeit, dass Ihr Fahrzeug wieder gewartet wird.

Ich klicke auf 'Empfängerliste bearbeiten'. Hier habe ich eine Spalte hinzugefügt, in der für jeden Empfänger der nächste Wartungstermin angegeben ist.

Ich klicke auf 'Filtern'. Dann wähle ich das Feld 'Nächste Wartung' und unter 'Vergleich' die Option 'Kleiner oder gleich' aus.

Unter 'Vergleichen mit' gebe ich das heutige Datum ein. Dann klicke ich auf 'OK'.

Die Empfängerliste ist nun auf die Einträge beschränkt, deren Datum für die nächste Wartung vor dem heutigen Datum liegt.

Das Filtern ist eine gute Möglichkeit, wenn Sie ein Dokument ein paar Mal per E-Mail versenden möchten.

Wenn Sie aber den Seriendruck häufig für ein Dokument verwenden, können Sie Zeit sparen, indem Sie die Empfänger mithilfe einer Feldfunktion filtern.

Zuerst klicke ich auf 'Filtern' und dann auf 'Alle löschen'. Dann klicke ich auf 'OK' und nochmal auf 'OK'.

Ich klicke auf den Anfang der E-Mail und dann auf 'Regeln'.

Hier können Sie eine Feldfunktion in Bezug auf den Seriendruck hinzufügen.

Ich verwende hier die Feldfunktion 'Datensatz überspringen wenn'.

Hiermit wird eine Bedingung festgelegt, z. B., dass der Vorname gleich Ernst ist.

Ist diese Bedingung erfüllt, wird der Datensatz beim Ausführen des Seriendrucks von Word übersprungen.

Ich klicke auf 'Abbrechen', denn ich möchte die Funktion manuell eingeben.

Ich drücke ALT+F9, dann STRG+F9 und gebe 'SKIPIF' und ein Leerzeichen ein. Dann wechsle ich zu 'Seriendruckfeld einfügen', wähle 'Nächste Wartung' aus und gebe ein Leerzeichen ein.

Dann gebe ich die Symbole für 'größer als' und 'gleich' und ein Leerzeichen ein.

Nun drücke ich STRG+F9 und gebe 'DATE' ein. Das ist die Feldfunktion, mit der das aktuelle Datum in einem Dokument angezeigt wird.

Jetzt überspringt Word jeden Datensatz mit einem Datum für 'Nächste Wartung', das größer oder gleich dem aktuellen Datum ist.

Bevor der Vergleich aber funktioniert, muss ich einen Bildschalter hinzufügen, mit dem beide Daten auf genau die gleiche Weise formatiert werden.

Ich klicke hinter 'Nächste_Wartung' in der Feldfunktion.

Dann gebe ich ein Leerzeichen, einen umgekehrten Schrägstrich und das @-Symbol ein, um die Zahl als Datum zu formatieren.

Dann gebe ich in Anführungszeichen zweimal den Großbuchstaben 'T', zweimal 'M' und viermal 'J' ein.

Dann wiederhole ich diesen Vorgang für die Feldfunktion 'DATE'.

Ich vergewissere mich, dass der Bildschalter bei beiden Feldfunktionen der gleiche ist. Dann drücke ich ALT+F9 und dann F9, um das Feld zu aktualisieren.

Die Feldfunktion SKIPIF ist ausgeblendet und wird von Word erst beim Ausführen eines Seriendrucks gelesen.

Ich möchte die SKIPIF-Funktion nun testen. Ich füge hier ein temporäres Seriendruckfeld hinzu, in dem das Datum der nächsten Wartung angezeigt wird.

Ich klicke auf 'Fertig stellen und zusammenführen' und möchte einzelne Dokumente zusammenführen. Dann klicke ich auf 'OK', um einen Seriendruck aller Datensätze in ein neues Dokument auszuführen.

Wenn ich nun das neue Dokument durchlaufe und die Datumsangaben prüfe,

sollten nur E-Mails mit einem Datum für die nächste Wartung vor dem aktuellen Datum angezeigt werden.

Anschließend kann ich dieses Testdokument löschen.

Hier ein weiterer Punkt, den Sie möglicherweise hilfreich finden. Einmal angenommen, Sie haben bei der Eingabe einer Feldfunktion einen Fehler gemacht.

Klicken Sie vor dem Fertigstellen eines Seriendrucks auf 'Auf Fehler überprüfen'. Klicken Sie auf 'Das Zusammenführen simulieren und Fehler im neuen Dokument aufzeichnen' und dann auf 'OK'.

Word zeigt nun ungültige Seriendruckfelder an.

In diesem Fall können Sie das Feld entfernen oder den richtigen Namen aus der Liste der Felder in der Datenquelle auswählen.

Wenn keine weiteren Fehler mehr gefunden werden, klicken Sie auf 'OK'.

Um den eigentlichen Seriendruck auszuführen, klicken Sie auf 'Fertig stellen und zusammenführen' und dann auf 'E-Mail-Nachrichten senden'. Geben Sie eine Betreffzeile ein, und klicken Sie auf 'OK'.

In diesem Kurs haben Sie erfahren, wie Sie mehr als nur die grundlegenden Tools für den Seriendruck verwenden und auf diese Weise einen erweiterten Seriendruck mithilfe von Feldfunktionen ausführen.

Weitere Informationen zu Feldfunktionen stehen über die Links in der Kurszusammenfassung zur Verfügung.

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