Abbrechen des Druckvorgangs eines Berichts, der keine Datensätze enthält

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Standardmäßig können Sie Berichte drucken, die keine Datensätze enthalten. Um dieses Problem zu lösen, können Sie entweder einen Makro-oder Microsoft Visual Basic for Applications (VBA)-Code verwenden, um das Fehlen von Datensätzen in einem Bericht zu erkennen und den Druckvorgang dann abzubrechen. Die Schritte in diesem Artikel erläutern die Verwendung beider Techniken.

Inhalt dieses Artikels

Verwenden eines Makros zum Abbrechen des Druckvorgangs

Verwenden von VBA-Code zum Abbrechen des Druckvorgangs

Wahrscheinlich möchten Sie den Druck eines Berichts abbrechen, wenn er keine Datensätze enthält. Wenn Sie beispielsweise mit dem Verkauf eines neuen Produkts beginnen, gibt es wahrscheinlich einen bestimmten Zeitraum, in dem Sie noch keine Umsätze registrieren müssen. Sie sollten daher die Möglichkeit in Frage stellen, dass einige ihrer Berichte möglicherweise keine Detaildatensätze enthalten und dass Aggregatfunktionen wie die Anzahl -Funktion möglicherweise nichts zählen. Wenn Sie ein solches vorkommen anmutig behandeln möchten, können Sie ein Makro erstellen, das den Druckauftrag abbricht. Sie können auch einige Zeilen sorgfältig angeordneten VBA-Codes hinzufügen, um dasselbe zu tun. VBA ist die Programmiersprache, die von Access verwendet wird.

Sie fügen entweder das Makro oder den VBA-Code in die Ereignisprozedur " kein daTa " des Berichts ein. Access löst das Ereignis bei No Data aus , wenn Sie einen Bericht ausführen, der keine Datensätze enthält. Das Makro und der in diesem Artikel beschriebene VBA-Code zeigen eine entsprechende Meldung an und brechen den Druck des Berichts ab, wenn dieser Bericht keine Daten enthält. Wenn Sie der Ereignisprozedur ohne Daten ein Makro oder VBA-Code hinzufügen, wird das Makro oder der VBA-Code immer dann ausgeführt, wenn Sie einen Bericht öffnen, der keine Datensätze enthält. Wenn Sie auf OK klicken, um eine der Warnmeldungen zu schließen, schließt das Makro auch den leeren Bericht. Wenn Sie dem Bericht entweder das Makro oder den VBA-Code hinzufügen, wird ein leerer Bericht nicht geöffnet, wenn Sie versuchen, ihn in der Berichtsansicht oder in der Layoutansicht anzuzeigen, aber Sie können den Bericht in der Entwurfsansicht öffnen.

Verwenden eines Makros zum Abbrechen des Druckvorgangs

Das in diesem Abschnitt beschriebene Makro zeigt eine Warnmeldung an, wenn Sie versuchen, einen leeren Bericht zu drucken. Wenn Sie auf OK klicken, um das Meldungsfeld zu schließen, bricht das Makro den Druckvorgang automatisch ab. Wenn Sie keine Benachrichtigungsmeldung einfügen, wird Sie so angezeigt, als ob beim Versuch, den Bericht zu drucken, nichts passiert, was wahrscheinlich die Benutzer des Berichts verwechseln wird.

Erstellen des Makros

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Eigenschaftenblatt.

    – oder –

    Doppelklicken Sie je nach Ihren Regions-und Spracheinstellungen auf das Feld in der oberen linken oder rechten Ecke des Berichts.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Ereignis , und klicken Sie im Eigenschaftenfeld ohne Daten auf Schaltfläche "Generator" .

    Das Dialogfeld Generator auswählen wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Makro-Generator, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Makro-Designer wird gestartet und zeigt ein leeres Makro an.

  5. Wählen Sie in der Dropdownliste der Makroaktionen im Fenster Makroentwurf die Option MessageBox aus der Liste aus.

  6. Geben Sie im Feld Nachricht den Text für Ihre Warnmeldung ein.

    So können Sie beispielsweise Folgendes eingeben: es gibt keine zu meldenden Datensätze.

  7. Optional können Sie den Argumentwert im Feld Beep von Ja in Nein ändern und in der Liste Typ den Typ des Symbols auswählen, das in der Warnmeldung angezeigt werden soll.

  8. Geben Sie im Feld Titel den Titel für Ihre Warnmeldung ein.

    So können Sie beispielsweise keine Datensätzeeingeben.

  9. Wählen Sie die Dropdownliste der Makroaktionen unter der MessageBox -Aktion aus, und wählen Sie dann AbbrechenEreignisaus.

  10. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Schließen auf Speichern.

  11. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Schließen auf Schließen. Wenn eine Warnmeldung angezeigt wird, in der Sie gefragt werden, ob Sie die Änderungen am Makro und die Berichtseigenschaft speichern möchten, klicken Sie auf Ja, schließen Sie den Bericht, speichern Sie die Änderungen, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und fahren Sie mit den nächsten Schritten fort, um Sie zu testen.

Testen des Makros

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, der das Makro enthält, und klicken Sie auf Drucken. Je nach den von Ihnen ausgewählten Optionen zeigt Access eine Warnmeldung an.

    Wenn Sie auf OK klicken, um die Nachricht zu schließen, beendet die AbbrechenEreignis -Aktion den Druckvorgang. Da Sie kein anderes Ereignis (wie das Öffnen des Berichts zur Anzeige) angegeben haben, wird der Bericht geschlossen.

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Verwenden von VBA-Code zum Abbrechen des Druckvorgangs

Der hier beschriebene VBA-Code funktioniert ähnlich wie das im vorherigen Abschnitt beschriebene Makro – es wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn Sie einen leeren Bericht öffnen, und der Druckvorgang wird abgebrochen, wenn Sie die Warnmeldung schließen.

Hinzufügen von VBA-Code

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

    Hinweis: Verwenden Sie zum Ausführen dieses Verfahrens einen Bericht, der keine Datensätze enthält.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Eigenschaftenblatt.

    – oder –

    Doppelklicken Sie je nach Ihren Regions-und Spracheinstellungen auf das Feld in der oberen linken oder rechten Ecke des Berichts.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Ereignis , und klicken Sie im Eigenschaftenfeld ohne Daten auf Schaltfläche "Generator" .

    Das Dialogfeld Generator auswählen wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Code-Generator, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Visual Basic-Editor wird gestartet und zeigt eine leere Ereignisprozedur an.

  5. Geben Sie den folgenden Code in den Visual Basic-Editor ein, damit die Report_NoData-Prozedur genau wie folgt aussieht, wenn Sie fertig sind:

    Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
    MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
    Cancel = True
    End Sub
  6. Wenn Sie den Vorgang beenden, klicken Sie auf Dateiund dann auf Speichern.

  7. Klicken Sie auf Datei, und klicken Sie dann auf Schließen, und kehren Sie zu Microsoft Access zurück.

  8. Schließen Sie den Bericht öffnen, und klicken Sie dann auf Ja , um den Speicher zu bestätigen.

  9. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den soeben geänderten Bericht, und klicken Sie auf Drucken. Je nach den von Ihnen ausgewählten Optionen zeigt Access eine Warnmeldung an.

Die Report_NoData-Prozedur verwendet die MsgBox -Funktion, um die Meldung " es gibt keine zu meldenden Datensätze " und eine Schaltfläche "OK " anzuzeigen. Wenn Sie auf OKklicken, weist die "Cancel = true"-Zeile in der Prozedur Access an, den Bericht abzubrechen. Cancel ist ein Argument, das automatisch an die Ereignisprozedur übergeben wird und immer von Access überprüft wird, wenn die Ereignisprozedur abgeschlossen ist.

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