7 Möglichkeiten für eine nachhaltige Akzeptanz Ihrer PPM-Lösung, nach der Implementierung: Whitepaper

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Dieses Whitepaper ist Teil unserer Sammlung "Aus der Praxis".

Tools für das Projekt- und Portfoliomanagement verursachen fast immer eine drastische Veränderung in der Art, wie in der Organisation Projekte gemanagt und verfolgt werden und wie darüber berichtet wird. Es wird in Organisationen aber gerne übersehen, dass ein mindestens genau so großer Fokus darauf liegen muss, die Akzeptanz fortzuführen, wie er auf der Implementierung der Tools liegt. In diesem Whitepaper betrachten wir einige wesentliche Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren können, um die Akzeptanz nachhaltig zu gestalten – nach der Implementierung – bis sich die Nutzung der neuen PPM-Tools in Ihrer Organisationskultur etabliert hat.

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7 Möglichkeiten für eine nachhaltige Akzeptanz Ihrer PPM-Lösung, nach der Implementierung

Einführung

Waren Sie je an einem Projekt beteiligt, bei dem die neue Idee oder die Innovation das nächste große Ding zu sein schien, auf der gesamten Breite große Unterstützung erhielt, umgesetzt wurde und dann innerhalb weniger Monate nach der Implementierung wieder in Vergessenheit geraten war und von niemandem mehr genutzt wurde? Wenn Sie das mit ja beantwortet haben, stimmen Sie mir bestimmt auch zu, dass es bei solchen Projekten nicht an Anstrengungen gemangelt hat, das Management zu verändern, Schulungen durchzuführen usw. Warum hören Menschen einfach auf, bestimmte Tools zu benutzen, von denen zum Zeitpunkt ihrer Implementierung alle dachten, dass sie die besten Ideen seien?

Auf diese Frage kann es viele Antworten geben. Es könnte sein, dass das Tool aufgrund von Marktgegebenheiten veraltet ist, oder dass sich möglicherweise die Strategie der Organisation geändert hat. Wie auch immer, wenn Sie es sorgfältig betrachten, finden Sie heraus, dass der wirkliche Grund in der Mehrzahl der Fälle darin besteht, dass keine ernsthaften Versuche unternommen wurden, die während der Implementierung des Projekts erzielte Akzeptanz aufrechtzuerhalten. Es reicht einfach nicht, die Veränderung während des Projektlebenszyklus zu managen, die Veränderung muss auch über den Abschluss des Projekts hinaus gepflegt werden. Dies gilt für jedes Projekt, aber besonders trifft es im Kontext der Implementierung einer PPM-Lösung zu, weil PPM-Tools fast immer eine drastische Veränderung in der Art bewirken, wie in der Organisation Projekte gemanagt und verfolgt werden und wie darüber berichtet wird.

In diesem Whitepaper betrachten wir einige wesentliche Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren können, um die Akzeptanz nach der Implementierung nachhaltig zu gestalten und erst wieder vom Gas zu gehen, nachdem sich die Nutzung der neuen PPM-Tools in Ihrer Organisationskultur etabliert hat.

7 Möglichkeiten für eine nachhaltige Akzeptanz

Lassen Sie uns annehmen, Ihre Organisation ist dabei, die PPM-Lösung in naher Zukunft zu implementieren (oder ein Upgrade auf eine neuere Version durchzuführen). Lassen Sie uns ferner annehmen, dass während des gesamten Projektlebenszyklus maximaler Schulungssupport und Support für das Change Management zur Verfügung steht. Diesen Kontext vorausgesetzt, sind Folgendes die Hauptbereiche, die wirklich Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen, sobald die Implementierung abgeschlossen ist.

1) Stellen Sie 30-60-90-Tage-Ziele auf   

Bevor Sie die PPM-Lösung einführen, müssen Sie als Erstes die Ziele für Ihre Implementierung nach 30, 60 und 90 Tagen definieren. Ja, Sie haben richtig gelesen. Dies müssen Sie VOR der Einführung erledigen, nicht DANACH. Beginnen Sie mit Dingen, die sich einfach messen lassen, z. B. der Prozentsatz der pünktlich eingereichten Zeiterfassungstabellen oder die Anzahl der erstellten Projekte usw. Messen Sie diese regelmäßig und ohne Ausnahme, und berichten Sie darüber. Diese "Ziele" helfen Ihnen wie folgt:

  • Zuallererst geben Ihnen die Ziel und Metriken Aufschluss darüber, wie gut das Tool benutzt wird. Wenn die Metriken schlecht aussehen, können Sie sofort eingreifen und die notwendige Unterstützung leisten, um die Nutzung des Tools zu steigern.

  • Die Ziele liefern Ihnen spezifische Ansätze, mit denen Sie arbeiten können, statt allgemeiner Informationen über den Erfolg oder das Fehlschlagen des Projekts. Sie helfen Ihnen dabei, den Nutzen der PPM-Lösung gegenüber dem Management darzustellen.

    Und schließlich helfen Sie Ihnen dabei, kleine Siege zu feiern. Zwar könnte die PPM-Lösung implementiert worden sein, um bahnbrechende Veränderungen in der gesamten Organisation zu bewirken, doch es ist wichtig, schnelle Erfolge zu erzielen und diese entsprechend zu feiern, um das Interesse an der Lösung sowie die diesbezügliche positive Grundhaltung aufrechtzuerhalten.

Und ganz nebenbei, belassen Sie es nicht bei den 30-60-90-Tage-Zielen. Stellen Sie sicher, dass Sie auch einige langfristige Ziele aufstellen und diese ebenfalls überwachen.

2) Zeigen Sie Ihnen den Nutzen!   

Mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit können wir davon ausgehen, dass vor der Implementierung der PPM-Lösung eine Nutzenanalyse durchgeführt wurde, in der die Vereinfachung der Verfolgung und Pflege von Projekten, eine verstärkte Zusammenarbeit, höhere Transparenz und Kontrolle usw. aufgeführt wurden. Das größte, offensichtlich im Raum stehende Problem, über das niemand spricht, ist allerdings, dass sich diese Aspekte nur realisieren lassen, wenn alle Benutzer der PPM-Lösung die notwendige Arbeit erledigen, um die Daten zu generieren und zu pflegen. Als Konsequenz hieraus hat der Endbenutzer keine Ahnung, welchen Nutzen er oder sie für die Organisation generiert, indem nur die eigenen Zeiterfassungstabellen rechtzeitig eingereicht werden, oder wie ein Ressourcen-Manager durch die Überwachung seiner Ressourcenzuweisungen von großer Hilfe sein kann.

Wenn Sie langfristig wirkliche Benutzerakzeptanz erzielen möchten, muss das Hauptaugenmerk darauf liegen, jedem einzelnen Benutzer aufzuzeigen, welchen Nutzen er für das Tool und die Organisation erzeugt. Zeigen Sie ihnen die Berichte und Dashboards, die erstellt werden. Unter Verwendung der Daten, die sie dem Tool zur Verfügung stellen. Beteiligen Sie das Senior Management an dem Prozess, indem Sie es dazu bringen, diese Berichte und Dashboards tatsächlich zu verwenden und ihren Gruppen den Nutzen zu vermitteln, der dadurch für sie entsteht. So wie eine Pflanze Licht braucht, um zu wachsen, entwickeln Endbenutzer nur dann ein Verständnis für die Bedeutsamkeit des Tools, wenn sie wissen, dass die Führungsebene der Organisation darauf ihren Schwerpunkt setzt.

3) Ändern Sie Ihre Schulungsmethoden   

Denken Sie mal über Folgendes nach. Während Sie in Ihrem Auto fahren und Radio hören, kommt plötzlich ein Lied, das Sie als Kind sehr gerne mochten, aber schon sehr lange nicht mehr gehört haben. Ich möchte wetten, dass Sie, auch wenn Sie sich nicht vollständig an den Text des Liedes erinnern, die Melodie ziemlich gut mitsummen können. Warum, denken Sie, ist das so? Hierfür gibt es zwei Gründe:

  1. Sie haben das Lied viele Male gehört.

  2. Während der Text "Informationen" waren, hat die Melodie mit diesen Informationen ein Gefühl verbunden. Als menschliche Wesen tendieren wir dazu, Gefühle besser zu erinnern als nackte Informationen.

Was aber hat dies nun mit unserer Diskussion hier zu tun?

Konventionelle Schulungen für PPM-Lösungen konzentrieren sich tendenziell darauf, eine Menge von Daten oder Informationen in Vorträge, Schulungskurse, Handbücher usw. zu packen. Diese Informationen sind aber mit keinen Gefühlen oder Emotionen verbunden, sodass die Personen sie nicht über diese Sitzungen hinaus behalten werden. De facto müssen Sie davon ausgehen, dass die Benutzer maximal 20 % des zum ersten Mal Gelernten behalten werden. Wie sollen wir dieses Dilemma also lösen? Wir machen es genau so, wie mit dem Lied, das uns so gut gefällt.

  • Bieten Sie mehr unterschiedliche Möglichkeiten für Schulungen an. Nicht alle Benutzer verstehen oder lernen Dinge auf dieselbe Weise. Manche Leute bevorzugen Materialien zum Lesen, während andere lieber ein Video ansehen. Stellen Sie also sicher, dass Benutzer mehr als eine Zugangsmöglichkeit haben, um an Informationen und Schulungen zu gelangen.

  • Gestatten Sie den Benutzern, Gefühle mit den Informationen zu verbinden. Hierzu kann gehören, dass Sie Benutzer in kleine Gruppen zu "Lunch-and-Learn"-Sitzungen aufteilen, Benutzer in Gruppenveranstaltungen Fragen stellen lassen, ihnen gestatten, Diskussionsforen einzurichten usw. Ich bin mir ziemlich sicher, dass Sie noch wissen, was ein bestimmter Sprecher als Antwort auf eine Ihrer Fragen gesagt hat. Dasselbe gilt auch für alle Ihrer Benutzer.

  • Belohnen Sie gute Ideen und Fragen sowie rege Teilnahme. Das Project TechCenter mit Foren ist ein großartiges Beispiele hierfür, wo alle richtigen Antworten durch die Community selbst belohnt werden, wodurch ein aktiveres Teilen von Wissen und Fachkenntnissen gefördert wird.

4) Neubewertung und Neubestärkung   

Einmal, als ich mit einem Kunden an einer PPM-Implementierung gearbeitet habe, hatten wir uns entschieden, dass die gesamte Berichterstellung aus der PPM-Lösung mittels OLAP-Cubes durchgeführt werden sollte. Wenn Sie mit der Funktion von OLAP-Cubes nicht vertraut sind, müssen Sie für die vorliegenden Ausführungen nur wissen, dass die Daten nur nach einem vordefinierten Zeitplan aktualisiert werden. In unserem Fall einigten wir uns auf ein tägliches Intervall. Sobald die Lösung jedoch eingeführt war, erhielten wir Beschwerden, dass die Berichte fehlerhaft seien und nicht die Daten zeigten, die die Benutzer eingaben usw. Als wir uns näher mit dem Problem beschäftigten, fanden wir heraus, dass sich die Manager die Daten praktisch stündlich ansahen (und Echtzeitdaten erwarteten), und die Benutzer die Daten nach Bedarf aktualisierten. Und da die OLAP-Daten nun mal nachts aktualisiert wurden, waren die Berichte logischerweise nicht aktualisiert. Deshalb gingen wir, nachdem wir unsere Möglichkeiten bewertet hatten, wieder einen Schritt zurück und schrieben diese Berichte so um, dass sie die Daten direkt aus der Datenbank abriefen und so in Echtzeit aktualisiert wurden.

Und die Moral von der Geschicht'? Was das Projektteam während der Entwurfsphase des Projekts dachte, meinte, annahm und entwarf, muss unter realen Bedingungen nicht notwendigerweise funktionieren. Seien Sie also offen für Änderungen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre anfängliche Lösungsimplementierung sich nicht an dem orientiert, was die Benutzer tatsächlich in ihrer täglichen Arbeit verrichten, seien Sie nicht unflexibel und zwängen Sie das Design den Personen auf. Das ist der sicherste Weg, um das Interesse Ihrer Benutzer zu verlieren.

5) Etablieren Sie "Governance"   

Das Einrichten eines Governancemodells zur Pflege Ihrer PPM-Lösung, einschließlich Änderungen usw., ist aus meiner Sicht absolut entscheidend. Dieses Thema wurde in großer Ausführlichkeit in dem Whitepaper Überwinden der Halbwertszeit (t ½): Governance Ihrer PPM-Lösung nach der Implementierung. Während Ihnen die Governancestrategie dabei hilft, die PPM-Lösung selbst zu pflegen, zeigt Sie darüber hinaus den Benutzern, dass es nicht erforderlich ist, dass ihnen jeder einzelne Aspekt der Implementierung gefällt. Es zeigt ihnen, dass es in Ordnung ist, um Änderungen zu bitten. Dies wiederum führt zu einer offenen Grundhaltung, die dazu führt, dass der Antrieb von den Benutzern selbst kommt. Aktives Reden über mögliche Verbesserungen der Lösung ist wesentlich produktiver für deren Akzeptanz, als einfach anzunehmen, dass jeder mit der aktuellen Implementierung in Einklang ist.

6) Bieten Sie "fanatischen" Support   

Heutzutage scheint man für jede erdenkliche Aufgabe, die Sie mit Ihrem PC verrichten möchten, ein kostenloses Tool bekommen zu können. Verstehen Sie mich nicht falsch – ich finde dieses kostenlose Zeug klasse. Was ich aber an kostenlosen Tools nicht mag, ist der fehlende Support. Wenn Probleme auftreten, bin ich auf mich selbst gestellt: Ich muss eine Lösung suchen bzw. recherchieren, mehrere mögliche Lösungen ausprobieren und dabei hoffen, dass eine davon funktioniert. Bringen Sie die Benutzer Ihrer PPM-Lösung nicht in diese Situation.

Meiner Meinung nach sollten wir alle mit Nachdruck unsere Benutzer unterstützen, egal um welche Anwendung oder welchen Prozess es sich dabei handelt. Reagieren Sie immer so schnell Sie können, auch wenn Sie nicht immer sofort eine Lösung parat haben. Wenn der Benutzer einmal weiß, dass sich jemand um seine Probleme kümmert, reicht dies in den meisten Fällen schon aus, um ihn zu beruhigen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie eine Lösung nachliefern oder den Benutzer zumindest in die richtige Richtung lenken. Denken Sie immer daran, dass das PPM-Tool, für das Sie Support leisten, eins unter vielen Tools ist, das die Benutzer jeden Tag im Rahmen ihrer Arbeit verwenden, und je schneller Sie ihnen das Leben erleichtern können, indem Sie das Problem beheben, desto zufriedenere Benutzer werden Sie haben.

Glauben Sie mir: Ohne guten Support nach der Implementierung kann ich Ihnen garantieren, dass die PPM-Implementierung sehr schnell scheitern wird. Seien Sie also clever beim Support- und Problemlösungsprozess. Bauen Sie, während Sie Ihren Benutzern Lösungen liefern, eine Wissensdatenbank (Knowledge Base) auf, damit Sie Benutzer bei zukünftigen Problemen einfach zur Selbsthilfe dorthin verweisen können.

7) Verhalten, das belohnt wird, wird verstärkt!   

Wenn Sie Kinder haben, verstehen Sie das sofort: Wenn Sie Kinder mit einem glücklichen Gesicht belohnen, wenn sie etwas tun, werden sie es erneut tun, bis es anfängt, Ihnen auf die Nerven zu gehen. Egal, welches Verhalten Sie belohnen, es wird wiederholt, bis Sie etwas unternehmen, um es zu ändern. Auf jeden widerwilligen Nutzer, den Sie zu umgarnen versuchen, kommen mindestens 3 weitere Early Adopter, die tatsächlich versuchen, das Tool zu lernen, zu verstehen und zu benutzen.

Diese unauffälligen Unterstützter dürfen Sie nicht vergessen. Sie sind diejenigen, die die Veränderung tatsächlich begrüßen, das Tool nutzen und schließlich andere dazu bringen, indem sie ihnen helfen. Bieten Sie ihnen so viel Unterstützung, wie Sie können. Erkennen Sie ihre Leistungen an und belohnen Sie sie, damit sie damit fortfahren und andere von ihnen lernen können. Machen Sie sie zu Superusern, und gestatten Sie ihnen Entwürfe für Hilfeartikel zu schreiben. Die Grundaussage ist: Ermutigen Sie wünschenswertes Verhalten, um damit unerwünschtes Verhalten letztendlich zu ersetzen.

Fazit

Die oben aufgeführten Methoden sind nicht die einzigen, die Ihnen bei der Endbenutzerakzeptanz helfen, sondern die Liste kann auch in jedem Fall noch erweitert werden. Der Hauptpunkt, der zu verstehen ist, ist, dass es nicht ausreicht, sich während der Implementierung oder auch ein paar Monate danach noch auf die Benutzerakzeptanz und das Change Management zu konzentrieren. Dies ist ein andauernder Standardprozess, der nie endet und der ständigen Aufmerksamkeit bedarf.

Informationen zum Autor

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) ist Senior Consultant und Trainer für Enterprise Project Management (EPM) mit Spezialisierung auf die Plattformen Microsoft Project, Microsoft Project Server und Microsoft SharePoint. Sein Hauptschwerpunkt liegt auf dem Erstellen und Einführen von Geschäftslösungen, um Organisationen bei der Erzielung einer optimalen Investitionsrendite zu unterstützen.

Er verfügt außerdem über umfassende Erfahrung bei der Leitung von End-to-End-Projekten aus einem breiten Spektrum von Domänen und Branchen, einschließlich IT, ERP (SAP), Herstellung, Anwendungsentwicklung, Automobilbranche und kreative Dienstleistungen. Er ist landesweit regelmäßiger Referent bei verschiedenen Project Server-, EPM- und SharePoint-Veranstaltungen sowie regelmäßiger Mitwirkender in der SharePoint- und EPM-Community.

Prasanna schreibt einen regelmäßigen Blog (http://www.prasannaadavi.com) und bringt alle zwei Wochen einen Podcast heraus (http://www.msprojectpodcast.com), wobei er sich hauptsächlich mit Microsoft Project- und Project Server-Lösungen befasst. Prasanna ist Senior Consultant bei EPMA (http://www.epmainc.com).

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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