10 wichtige Gründe zur Verwendung von Access mit Excel

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Wenn der Office-Familie Produkte verwenden zu können, sollten Sie verwenden Excel oder sollten Sie Access zum Verwalten Ihrer tabellarischen Daten verwenden? Mithilfe von Access oder Excel zum Verwalten Ihrer Daten, ein Companion Artikel wird erläutert, die Vorteile des jeweiligen Produkts und was sie in der Tabelle zu bringen. Aber warum zwischen einer oder eine andere auswählen? Wenn Sie Ihre Daten in Access gespeichert und Herstellen einer Verbindung es von Excel mit, nutzen Sie die Vorteile von beiden. Hier sind zehn wichtigsten Gründe, warum viele sinnvoll gemeinsames Verwenden von Excel und Access macht.

Obwohl Excel keine Datenbank ist, stark dient zum Speichern von Daten, und es wird häufig verwendet, um einfache Datenbankprobleme zu lösen. Excel ist jedoch einer Flatfile-Datenbank nicht aus einer relationalen Datenbank. Wenn in mehreren Tabellen verknüpfter Daten weiterentwickelt einfache Tabellen erforderlich ist, ist der Zugriff zur ersten Wahl für Information Worker, um schnell eine Datenbank-Anwendung zu erstellen. Access wurde ein großartiges "Daten Startseite für Wähltastatur" für die Ermittlung und Konsolidieren von Daten in der gesamten Organisation, immer Anteil der in Excel-Arbeitsmappen verfügbar ist. Sobald die Daten in Access ist, können Sie weitere Tabellen hinzufügen teilnehmen an diese, Erstellen von Abfragen (oder Ansichten der Daten), Strukturieren von Daten und Datentypen, um sicherzustellen, dass Daten Integrität, freigeben und Aktualisieren von Daten zwischen vielen Benutzern definieren und leistungsfähige Berichte und Formulare erstellen.

Im Gegensatz zu Excel einfache Kalkulationstabelle Layout ist Access mit mehrere zusammenhängende Objekte, die Daten scheint möglicherweise anders organisiert zuerst. Sie allerdings nicht in einem Experten von Access sinnvoll sein. Access ist für alle Arten von Benutzern vorgesehen, und Sie können verwenden sie nur soweit Sie wechseln müssen.

Schalen von wieder auf jeweils ein Layers zugreifen.

Access Layer

1. Verwenden von Access gibt es drei Möglichkeiten: als einen gelegentliche Benutzer, Hauptbenutzer oder Entwickler.

2. Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte bauen aufeinander bilden das Herzstück einer Datenbank-Anwendung.

3 nur gelegentliche Benutzer können Assistenten, Eigenschaft Builder, die Office Fluent-Benutzeroberfläche und Excel-ähnliche Features zum schnell eine erledigen.

4 Poweruser haben Makros, Eigenschaftenbereich, Ausdrücke und Entwurfstools genauer, und führen Sie die Datenbank.

5. Entwickler können arbeiten mit Module und VBA-Code zum Erstellen von benutzerdefinierten Datenbank Lösungen und Bereitstellen von Applications Laufzeit entwickeln.

Excel-Daten in Access kopieren

Eine gute Möglichkeit, um anzufangen ist zum Kopieren von Daten aus Excel in Access. Sie können eine Access-Tabelle erstellen und in der Datenblattansicht, die in einem Excel-Arbeitsblatt sehr ähnlich angezeigt wird. Sie können allgemeine Tabelle Erstellungsaufgaben, wie etwa einen Datentyp, Feldnamen ein, oder ein neues Feld, das rechts in der Datenblattansicht definieren ausführen. Wenn Sie ein Datum in ein leeres Feld eingeben, geben Sie Access legt die Datum/Uhrzeit-Daten für dieses Feld fest. Wenn Sie Text wie einen Namen eingeben, wendet Access den Datentyp Text in das Feld ein. Wenn Sie ein Feld verschieben möchten, klicken Sie auf einfach, und ziehen Sie es.

Wenn Sie Daten aus Excel kopieren und in Access einfügen, Sie nicht gerade müssen zuerst eine Tabelle erstellen oder öffnen Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht. Access fragt automatisch, Sie die Daten Spaltenüberschriften, besitzen macht gute geraten bei mit den richtigen Datentyp und erstellt eine Access-Tabelle. Es konnte nicht einfacher sein.

Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen eines leeren Datenblatts.

Excel-Daten mit Access verknüpfen

Eine der einfachsten Methoden, um die Vorteile von Excel und Access abgeleitet werden ist in einem Excel-Arbeitsblatt mit einer Access-Tabelle verknüpft. Verwenden Sie einen Access-Link, wenn Sie beabsichtigen, die Daten weiterhin in Excel, aber auch regelmäßig einige der vielen Access Features, wie beispielsweise reporting und Abfragen zu nutzen. Verknüpfen von Daten aus Access und nicht in Excel.

Access unterstützt zwei grundlegend zum Erstellen von Datenbanktabellen. Benutzer können neue systemeigene Tabellen zum Speichern der Daten in einer Access-Datenbank erstellen, oder sie können Links zu vorhandenen Daten außerhalb der Access-Datenbank erstellen. Daten in verknüpften Tabellen angezeigt und Verhalten auf vielfältige Weise wie systemeigene Tabellen. Die verknüpfte Tabelle Manager-Assistenten können Sie die nachverfolgen, suchen und aktualisieren das Excel-Arbeitsblatt oder anderen Datenquelle, wenn es verschoben wird und der Link unterbrochen.

Wenn Sie mit einem Excel-Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich verknüpfen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit der Excel-Daten verknüpft ist. Wenn Sie möchten hinzufügen, bearbeiten oder Löschen von Daten, Sie nehmen Sie die Änderungen in Excel, und die Daten in der Access-Tabelle aktualisieren (oder erneutes Abfragen). Sie können keine jedoch, den Inhalt der Tabelle in Access bearbeiten. Mit Ihren Daten mit Excel verknüpft sind können Sie Berichte und Abfragen schreibgeschützt Formulare in Access erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Wichtige Daten von Excel nach Access

Wenn Sie das Kabel Daten ausschneiden möchten, können Sie die Daten nach Excel verschieben, durch die Daten in Access importieren. Beachten Sie, dass Word- Importieren zwischen Excel und Access eine unterschiedliche Bedeutung hat. Klicken Sie in Excel legen importieren (oder verbinden), Sie eine dauerhafte Verbindung zu den Daten, die aktualisiert werden können. Klicken Sie in Access beim Importieren, erhalten Sie eine Daten in Access einmal, aber ohne permanente Datenverbindung. Beim Importieren von Daten, speichert Access die Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne eine Änderung der Daten in Excel. Klicken Sie in Access können Sie beliebige oder alle Arbeitsblätter in einer Excel-Arbeitsmappe in einem einzigen Vorgang importieren.

Import-Assistenten führt Sie durch die Importschritte und können Sie wichtige Informationen darüber, ob das Ändern von Datentypen und Hinzufügen von Kopfzeilen zuweisen. Wenn Fehler auftreten, wenn die Daten zu importieren, wird von Access benachrichtigt Sie und die Fehler in einer Tabelle speichert, sodass Sie schnell zu finden und dieser beheben Fehler können. Beispielsweise können vorhanden sein, dass eine alphanumerische Postleitzahl Nachrichtenordner tief nach unten in einer Spalte, die Sie vorstellen alle numerischen war, oder eine doppelte ID für ein Primärschlüsselfeld erkannt wurde. Sie können entweder nehmen Sie die Änderungen in der Excel-Arbeitsmappe und die Daten erneut zu importieren oder nehmen Sie die Änderungen in der neuen Access-Tabelle. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, können Sie speichern Sie die Schritte, die Sie verwendet und sogar erstellen eine Outlook-Aufgabe, um Sie zu erinnern Situationen, führen Sie den Importvorgang in regelmäßigen Abständen.

Nachdem die Daten importiert, es nun für den Zugriff auf systemeigene ist und Datenblätter und Formulare hinzufügen können, bearbeiten Sie und löschen Sie die Daten. Nachdem Sie die Daten importiert haben, können Sie entscheiden, ob die Daten aus Excel zu löschen. Normalerweise ist es eine gute Idee, haben nur einen Speicherort für die Daten aktualisieren.

Hinweis: Importieren von Daten aus Excel in Access importiert keine Formeln, die nur die Ergebnisse der Formeln.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Verbindung mit Access-Daten aus Excel heraus herstellen

Sie können auch Access-Daten in Excel wieder herstellen. Klicken Sie hierzu eine Verbindung in Excel in einer Office-Datenverbindungsdatei (ODC), oft gespeicherte zur Access-Datenbank erstellen, und alle Daten aus einer Tabelle oder Abfrage abrufen. Wenn Sie mit den Daten verbunden sind, können auch automatisch aktualisieren (aktualisieren oder) die Excel-Arbeitsmappen von der ursprünglichen Access-Datenbank, wenn die Datenbank mit neuen Informationen aktualisiert wird.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Mitarbeiterbericht mit tabellarischem Layout

Sobald die Daten in Access ist, können Sie die wundervoller Matrix des Berichts Erstellung und Anpassung Tools nutzen. Möchten Sie einen Bericht mit nur wenigen Klicks erstellen? Verwenden des Berichts-Assistenten. Entwerfen und ändern das Berichtslayout in Echtzeit mit Livedaten, verschieben und Ändern der Größe Datenblöcke, hinzufügen und Entfernen von Feldern, und sofort sehen die Änderungen während des Erstellens? Verwenden der Layoutansicht. Möchten Sie mit dem Bericht zu suchen, Filtern und Sortieren von Livedaten interagieren? Verwenden Sie den Bericht einfach ein. Befehlsschaltflächen, Seitenzahlen, Bilder, links und Formatvorlagen professionell aussehende alle auf Ihrer eigenen hinzufügen möchten? Verwenden Sie viele Steuerelement-Assistenten verwenden und Kataloge in den Gruppen Steuerelemente und Layout auf der Registerkarte Entwurf im Menüband an. Mithilfe von Access können Sie ganz einfach einfache Berichte, gruppieren und Zusammenfassungsberichte, Adressetiketten, grafischer Berichte und Unterberichte erstellen.

Nachdem der Bericht erstellt wurde, verwenden Sie Access, um den Bericht elektronisch verteilen. Beispielsweise können Sie den Bericht mithilfe einer e-Mail-Nachricht senden oder speichern Sie den Bericht in verschiedenen Formaten, wie etwa einer Access-Snapshot oder eine PDF-Datei, um ihn zu einer Webseite oder einer SharePoint-Website hinzuzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Beispielformular

Sobald die Daten in Access ist, können Sie die zahlreichen Formular Erstellung und Anpassung der Tools nutzen. Möchten Sie ein Formular mit nur wenigen Klicks erstellen? Verwenden des Formular-Assistenten. Entwerfen und ändern das Formularlayout in Echtzeit mit Livedaten, verschieben und Ändern der Größe Datenblöcke, hinzufügen und Entfernen von Feldern, und sofort sehen die Änderungen während des Erstellens? Verwenden der Layoutansicht. Befehlsschaltflächen, Listenfelder, Kombinationsfelder, Optionsgruppen, Bilder, Eingabeformate, Diagramme, links und Formatvorlagen professionell aussehende alle auf Ihrer eigenen hinzufügen möchten? Verwenden Sie viele Steuerelement-Assistenten verwenden und Kataloge in den Gruppen Steuerelemente und Layout auf der Registerkarte Entwurf im Menüband an. Mithilfe von Access können Sie ganz einfach einfachen Formularen, Registerkarten Formulare, Endlosformular, Popupformulare, modale Dialogfelder und Unterformulare erstellen.

In Access können Sie ganz einfach ein geteiltes Formular, erstellen, die einen synchronisierten Datenblattansicht und Formularansicht zeigt an, dass Sie das Beste beider zugreifen können. Nachdem Sie ein professionelles Formular erstellen, ist es einfach, führen Sie einen Bildlauf, Filtern und suchen die Daten hinter dem Formular auch mithilfe der standard-Navigationsschaltflächen und Suchfeld am unteren Rand des Formulars.

Geteiltes Formular

Weitere Informationen finden Sie unter:

AutoFilter

Dem Produkt, das Sie verwenden möchten, Sie die Daten für die Arbeit mit einer Teilmenge der Daten filtern und Sortieren von Daten, um die gewünschte Art und Weise anordnen. In Access, Excel-Benutzer können ohne eine vollständig neue Benutzeroberfläche erneut erfahren Sie, Filtern und Sortieren von Daten in einem Datenblatt anzeigen. Die Symbole, Befehlsmenüs, Befehle, Kriterien und Dialogfelder sind sehr ähnlich, ob Sie mit dem Text, Zahlen, Datumsangaben oder Leerzeichen arbeiten. Sie können auch die Filter und Sortierungen zusammen mit der Datenblattansicht speichern.

Sie können das Erstellen einer Abfrage in Access und auch nicht wissen, was SQL steht für. Vier Abfrage-Assistenten können Sie einfache Abfragen erstellen, Duplikate suchen, suchen Sie nach inkonsistenten Datensätzen und Kreuztabellenabfragen erstellen. Sie müssen noch nicht zum Erstellen einer Abfrage; einfach filtern Sie und sortieren Sie die Daten, die mit einem Datenblatt wie gewünscht Aussehen und es gespeichert ist.

Kriterien für 'Land/Region'

Weitere Informationen finden Sie unter:

Erste Seite des Etiketten-Assistenten

Nachdem Sie nun Ihre Familie geworden ist, Ihrer Karte Geschenkeliste plötzlich größer wurden, und Sie müssen eine Vielzahl weiterer Geburtstag oder Jahrestag verfolgen. Kein Problem. Sie können eine Access-Tabelle oder Abfrage als Datenquelle für den Seriendruck verwenden und erstellen einen Seriendruckvorgang für Buchstaben, Karten, Umschläge und e-Mail-Nachrichten mithilfe von Word-Seriendruck-Assistenten. Wenn Sie Adressetiketten erstellen möchten, verwenden Sie den Etiketten-Assistenten in Access zu erstellen und Drucken von Etiketten aus einem Bericht, den Sie erstellen. Sie können auch automatisch einen Barcode für jede Kundenadresse hinzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Access und in Excel stellen die Befehle für die Verbindung mit Daten in SharePoint-Listen bereit. Excel bietet eine schreibgeschützte (unidirektionale) Verbindung mit SharePoint-Listen verknüpfte; während die Access ermöglicht Ihnen das Lesen und Schreiben von SharePoint-Listen verknüpfte Daten (bidirektionale). Zugreifen auf und SharePoint-Listen Arbeit sehr gut zusammen. Datentypen für Access und SharePoint – beispielsweise Rich-Text, nur anfügen (zur Unterstützung von Überwachung Versionsverlauf in einem Memofeld), Anlagen, AutoWert, Suchvorgänge und Mehrfachwertfelder – nehmen für nahtlose Integration und wenige, sofern vorhanden, Dateninkonsistenzen.

Nachdem Sie Ihre SharePoint-Listendaten in einer Access-Datenbank verknüpfen, können Sie die SharePoint-Liste offline Daten in eine lokale Access-Datenbank arbeiten mit den Daten lokal, und schließen Sie dann wieder auch zur SharePoint-Website zum Hochladen von Änderungen verwenden. Alle in Konflikt stehenden Daten Änderungen von anderen Benutzern werden durch einen Konflikt mit einer Auflösung von Assistenten behandelt werden. Den Formularen und Berichten in Access erstellten werden basierend auf den gleichen Daten, aber mit SharePoint-Listen verknüpft sind.

Excel bietet die folgenden Integrationspunkte mit SharePoint Server.

Datenbezogene Integrationspunkte von Excel

1. Einmaliges Importieren von Excel-Tabellenblattdaten in eine SharePoint-Liste oder Exportieren von Excel-Tabellenblattdaten in eine SharePoint-Liste, um eine permanente, einseitige Datenverbindung zu erstellen.

2. Verwenden der permanenten, einseitigen Datenverbindung zum Aktualisieren von Daten in einem Excel-Tabellenblatt aus der SharePoint-Liste.

3. Excel-Arbeitsmappen in Excel Services, veröffentlichen und anzeigen und interagieren mit Daten mithilfe der Excel Web Access-Webpart auf einer Webpartseite.

4. importieren (Verbinden) von Daten in einer Excel-Arbeitsmappe von OLAP-Servern, SQL Server und Access-Datenbanken und flachen Dateien.

Access bietet die folgenden Integrationspunkte mit SharePoint Server.

1. Einmaliges Importieren oder Exportieren von Daten zwischen Access-Ansichten und einer SharePoint-Liste.

2. Verknüpfen von Daten zwischen Access-Tabellen und einer SharePoint-Liste, indem Sie eine bidirektionale dauerhafte Verbindung erstellen. (Aktualisierte Listendaten in sehen in einer Access-Tabelle; aktualisierte Access-Tabellendaten in einer Liste angezeigt werden können.)

3. Offlineschalten von Daten, Aktualisieren in Access, erneutes Onlineschalten, Synchronisieren von Aktualisierungen und Lösen von Konflikten.

4. Anzeigen und Bearbeiten von Listendaten in Access-Datenblatt-, -Formular- und Berichtsansichten.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Sie können ganz anspruchsvolle Desktopdatenbank Applications erstellen, ohne eine Zeile VBA-Code schreiben. Jedes Access-Objekt enthält eine umfassende Reihe von Eigenschaften und Ereignisse, die von einem Eigenschaftenblatt, damit Sie Ihre Lösung anpassen können einfach zugänglich. Jedes Objekt detaillierte Designer, die alle verfügbaren Funktionen für die Ihnen anzuzeigen. Zusätzliche Datenbankvorlagen finden Sie auf Office Online. Feld und Tabelle Vorlagen können Sie die erstellen und Anpassen von neuen Tabellen machen. Sie können eine neue Datenbank von Grund auf mit integrierten Datenbank-Entwurfstools entwerfen.

Access-Makros verwenden eine deklarative-Umgebung, die nicht erforderlich ist, Schreiben keinen VBA-Code, sodass Sie kein Entwickler werden müssen. Jede Makroaktion führt eine Aufgabe, wie z. B. Öffnen eines Formulars, Ausführen einer Abfrage, Suchen von Datensätzen oder eine Meldung angezeigt. Sie können Makros in ein beliebiges Ereignis eines Berichts, eines Formulars oder eines Steuerelements einbetten. Die meisten Makros Argumente haben, und Sie können sie diese beliebig abrufen bedingten Logik hinzufügen. Sie können auch Variablen definieren und führen fehlerüberprüfung, erneut ohne VBA-Code zu schreiben.

Entwerfen Sie einer Prototypen, und führen Sie sie von der IT-Abteilung. Erstellen Sie eine Lösung für Ihr Team aus, wenn diese SFWM benötigt, und führen Sie es mit einer minimalen Mitarbeitern stehen. Verfolgen von Tickets für eine Party Unternehmen verkauft, Nachverfolgen Sie die Haltbarkeit der Fertigung Material oder drucken Sie Annahme Kategorien für Webparts. Nachverfolgen von Aufgaben, Probleme und Lieferungen in Projekten Teams. Erstellen Sie eine Verkaufspipeline-Datenbank zum Überwachen der künftigen Verkäufe innerhalb einer kleinen Gruppe von Umsatz-Experten.

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