Übersicht: Bewährte Methoden für die Verwaltung von Nutzung von Personen auf Ihrer Teamwebsite

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn Sie der Besitzer einer Teamwebsite sind, ist es eine gute Idee, erstellen ein governancemodell - d. h., ein Modell der Website Richtlinien, Prozesse, Rollen und Zuständigkeiten behoben. Ein Modell wie folgt helfen Sie steuern, wie Personen auf Ihrer Website verwenden. Möglicherweise möchten Sie beispielsweise das Auschecken von Dateien erforderlich ist, dass nicht mehrere Personen versuchen, eine Datei gleichzeitig bearbeiten. Oder Sie möchten nur bestimmten Personen die Unterwebsites erstellen erlauben. Dieser Artikel bietet einen Überblick über Ideen und bewährte Methoden beim Erstellen eines solchen Modells anzustellen.

Hinweis : Wenn Sie die einzelnen Schritte zum Erstellen einer Website gefunden haben, lesen Sie Erstellen einer SharePoint-Website.

Inhalt dieses Artikels

Was ist Governance?

Elemente eines Governancemodells

Erstellen von Unterwebsites

Berechtigungsverwaltung

Informationsarchitektur

Auschecken von Dateien erforderlich

Verfolgen von Versionen

Dokumentgenehmigung erforderlich

Über Änderungen informiert sein

Erstellen von Workflows

Definieren von Inhaltstypen

Revisionsverfolgung

Lebenszyklus und Einstellung von Websites

Speicherlimits

Anpassung

Navigationsbereich

Suchen

Rollen und Zuständigkeiten für den Support der Website

Datenschutz

Was ist Governance?

Ein wichtiger, aber häufig unsichtbarer Bestandteil einer jeden Website ist das zugehörige Governancemodell – die Sammlung mit Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen, die Sie einrichten, um festzulegen, wie die Personen in Ihrer Gruppe SharePoint verwenden können.

In vielen Unternehmen gibt es ein Governancemodell für Websites auf der Ebene der Zentraladministration oder der Websitesammlung, das von der IT-Abteilung (Informationstechnologie) oder dem IT-Team erstellt und gepflegt wird.

Wenn Sie der Besitzer einer Unterwebsite in einer Websitesammlung sind, wie einer Teamwebsite, empfiehlt es sich, ein eigenes, zusätzliches Governancemodell zu erstellen, das Ihre speziellen Problemstellungen berücksichtigt.

Ein Governancemodell vereinfacht Folgendes:

  • Es informiert Websitebenutzer, wann sie eine neue Unterwebsite anstelle einer Liste oder anstelle von anderem Websiteinhalt erstellen sollten.

  • Es sorgt dafür, dass die Veröffentlichung von Unterwebsites und Inhalten eingestellt wird, wenn diese veraltet sind, sodass kein Speicherplatz verschwendet wird und die Suchergebnisse nicht verwässert werden.

  • Es stellt sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Inhalte haben.

  • Es informiert die Besitzer von Unterwebsites, welche Vorlagen und Designs sie verwenden können.

  • Es sorgt für die reibungslose Übergabe der Besitzrechte an einer Website von einer Person an eine andere.

Elemente eines Governancemodells

Das Governancemodell muss sich mit folgenden Problemstellungen befassen:

  • Erstellung von Websites

  • Berechtigungsverwaltung

  • Informationsarchitektur

  • Lebenszyklus und Einstellung von Websites

  • Speicherlimits

  • Klassifizierung von Informationen

  • Anpassung

  • Datenschutz

  • Navigationseinstellungen

  • Suchen

  • Rollen und Zuständigkeiten für den Support der Website

Einige dieser Fragen wurden ggf. bereits für Sie im Governancemodell auf der Ebene der Websitesammlung oder auf Unternehmensebene entschieden, wie die Speichermenge, die für Ihre Website zur Verfügung steht, und die Anpassungen, die Sie an Aussehen und Funktion der Website vornehmen können. Andere Fragen sind je nach Komplexität der Teamwebsite und der Anzahl der aktiven Benutzer für Sie möglicherweise gar nicht relevant. Aber auch wenn Sie zu diesen Themen keine Entscheidungen treffen müssen, ist es gut zu wissen, welche Entscheidungen getroffen wurden, damit Sie die Websitebenutzer entsprechend informieren und die Richtlinien in geeigneter Weise umsetzen können.

Hier einige Punkte, die beim Einrichten einer neuen Website zu berücksichtigen sind.

Erstellen von Unterwebsites

Möglicherweise sollen die Teammitglieder in der Lage sein, unterhalb der Teamwebsite Unterwebsites für bestimmte Projekte zu erstellen.

Die Möglichkeit, spontan neue Unterwebsites zu erstellen, kann für die Gruppe von großem Vorteil sein, allerdings kann die uneingeschränkte Websiteerstellung auch schnell aus dem Ruder laufen. Wenn Unterwebsites in unbegrenzter Anzahl erstellt werden können, kann dies zu Problemen führen. Beispiele:

  • Für die Benutzer wird es schwierig, die richtige Unterwebsite zu finden oder sicherzustellen, dass sie die richtige Unterwebsite gefunden haben.

  • Informationen können auf mehreren Unterwebsites doppelt vorhanden sein, wodurch teurer Speicherplatz belegt wird und sich der Wartungsaufwand verdoppelt.

  • Auf Unterwebsites können sich – potenziell jahrelang – veraltete Informationen befinden, die in den Suchergebnissen angezeigt werden. Dann ist es ggf. schwierig festzustellen, welche Informationen korrekt sind.

  • Die Verwaltung der Berechtigungen für ein Vielzahl von Unterwebsites kann problematisch werden, sodass die Benutzer irrtümlich Zugriff auf Informationen erhalten, die nicht für sie vorgesehen sind.

  • Wenn Mitarbeiter die Gruppe verlassen, werden die von diesen Mitarbeitern erstellten Unterwebsites ggf. "herrenlos", wodurch Verwirrung entsteht und die Suchergebnisse für die verbleibenden Websitebenutzer verwässert werden.

Sie können Zeit und Aufwand sparen, indem Sie einige Richtlinien für die Websiteerstellung festlegen, die sich auf die folgenden Bereiche beziehen:

  • Wer darf Unterwebsites erstellen?

  • Müssen neue Unterwebsites im Vorfeld genehmigt werden? Falls ja, was sind die Kriterien für die Genehmigung, und wer ist für die Genehmigung zuständig?

  • Sollen für neue Unterwebsites definierte Vorlagen und Designs verwendet werden?

  • Wie viele Informationen können auf einer Website gespeichert werden? Das heißt, wie viel Speicherplatz auf dem Server darf sie in Anspruch nehmen?

  • Wie lauten die Regeln für die Einbeziehung von Navigationsstrategien auf der Website?

  • Wie lange sollen Informationen auf Unterwebsites gespeichert bleiben, bis sie gelöscht oder archiviert werden?

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Website oder Unterwebsite .

Berechtigungsverwaltung

Vollständigkeit, Vertraulichkeit und Schutz der geschäftswichtigen Daten einer Organisation hängen davon ab, wie sicher Sie eine Website gestalten, insbesondere mit Blick darauf, wem Sie Zugriff auf Ihre Website gewähren.

Das Gewähren und Einschränken des Zugriffs auf die Website wird als Berechtigungsverwaltung bezeichnet und gehört zu den wichtigsten Zuständigkeiten eines Websitebesitzers.

Hier einige Tipps, die Sie bei der Entwicklung einer Berechtigungsstrategie beherzigen sollten:

  • Halten Sie sich an das Prinzip der minimalen Rechte: Erteilen Sie Personen die niedrigste Berechtigungsstufe, die sie benötigen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen zu können.

  • Gewähren Sie Benutzern den Zugriff, indem Sie sie Standardgruppen (z. B. Mitglieder, Besucher oder Besitzer) hinzufügen. Machen Sie die meisten Personen zu Mitgliedern der Gruppen Mitglieder oder Besucher, und beschränken Sie die Anzahl der Personen in der Gruppe Besitzer.

  • Arbeiten Sie mit der Berechtigungsvererbung, um eine übersichtliche und einfach darzustellende Hierarchie anzulegen, d. h., vermeiden Sie, Einzelpersonen Berechtigungen zu erteilen, und arbeiten Sie stattdessen mit Gruppen. Sorgen Sie, wenn möglich, dafür, dass Unterwebsites Berechtigungen von der Teamwebsite erben, anstatt eindeutige Berechtigungen zu erteilen.

  • Organisieren Sie Inhalte in einer Weise, dass die Vorteile der Berechtigungsvererbung genutzt werden: Erwägen Sie die Segmentierung Ihrer Inhalte nach Sicherheitsstufen. Legen Sie eine Website oder Bibliothek speziell für vertrauliche Dokumente an, anstatt diese in einer großen Bibliothek zu verteilen und durch besondere Berechtigungen zu schützen.

Siehe Einführung: Steuern des Benutzerzugriffs mit Berechtigungen oder Weitere Informationen zum Festlegen von Berechtigungen Bearbeiten von Berechtigungen für eine Liste, Bibliothek, oder einzelne Elemente .

Informationsarchitektur

Informationsarchitektur für eine Website ist, wie das Inhaltsverzeichnis für ein Buch: bestimmt wird, wie die Informationen in dieser Website – seine Webseiten, Dokumente, Listen und Daten – strukturiert und für Benutzer der Website dargestellt ist. Informationsarchitektur wird häufig als eine hierarchische Liste von Websiteinhalten, Suchschlüsselwörter, Datentypen und andere Konzepte aufgezeichnet.

Zum Erstellen einer Informationsarchitektur müssen Sie zunächst die Informationen analysieren, die auf der Website präsentiert werden sollen. Hier einige Frage, die Ihnen helfen, eine Informationsarchitektur zu entwickeln:

  • Welche Art von Inhalten wird auf der Website verwendet? Wie wird kann der Inhalt mithilfe von Unterwebsites, Listen, Bibliotheken usw. strukturiert werden?

  • Wie sollen die Informationen auf der Website präsentiert werden?

  • Wie sollen die Benutzer auf der Website navigieren?

  • Wie sollen die Informationen für bestimmte Zielgruppen ausgelegt werden?

  • Wie soll die Suche konfiguriert und optimiert werden?

Ein Teil der Informationsarchitektur umfasst ggf. auch die Klassifizierung von Informationen.

Wenn die Informationen, die Sie verarbeiten, für das Unternehmen von hohem Wert sind, wenn besondere Sicherheitsvorkehrungen getroffen oder gesetzliche Vorschriften im Hinblick auf die Konformität eingehalten werden müssen, möchten Sie möglicherweise ein Klassifizierungsschema erstellen, um die speziellen Inhaltstypen zu identifizieren, die besonders sorgfältig verwaltet werden müssen.

Nachdem Sie die Informationen in bestimmten Listen und Bibliotheken gespeichert haben, können Sie mithilfe von Governancefunktionen festlegen, wie die Inhalte verwaltet werden sollen. Beispiele:

Auschecken von Dateien erforderlich

Wenn Sie das Auschecken einer Datei benötigen, stellen Sie sicher, dass nur von einem Benutzer die Datei bearbeiten kann, bis er eingecheckt ist. Dokumente Auschecken erfordern wird verhindert, dass mehrere Personen Änderung zur gleichen Zeit, die Bearbeitungskonflikte erstellen und zu Verwirrung führen kann. Auschecken erfordern kann auch dazu beitragen Bearbeitungskonflikte einen Kommentar hinzufügen, wenn sie eine Datei, überprüfen Sie, damit Sie einfacher nachverfolgen können, was in den einzelnen Versionen geändert hat. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten einer Bibliothek auf das Auschecken von Dateien erforderlich.

Verfolgen von Versionen

Wenn Sie Dateien aus frühere Versionen beibehalten müssen, können Bibliotheken helfen Ihnen bei nachverfolgen, speichern und Wiederherstellen der Dateien. Sie können auch alle Versionen auf die gleiche Weise zu verfolgen. Alternativ können Sie auswählen, um einige Versionen als Hauptversionen, also beispielsweise ein neues Kapitel hinzuzufügen, um einen manuellen und manche Versionen als Nebenversionen, wie etwa einen Rechtschreibfehler korrigiert zu bestimmen. Zum Verwalten von Speicherplatz zu vereinfachen, können Sie die Anzahl der einzelnen Typen von Versionen auswählen, die gespeichert werden sollen. Weitere Informationen zum Generieren von Versionen finden Sie unter wie funktioniert die versionsverwaltung in einer Liste oder Bibliothek?.

Sie können angeben, dass die Genehmigung für ein Dokument erforderlich ist. Dokumente verbleiben im aussteht, bis sie genehmigt oder werden von einer anderen Person mit der Berechtigung abgelehnt dazu verfügt. Sie können steuern, welche Benutzergruppen ein Dokuments anzeigen können, bevor sie genehmigt ist. Dieses Feature ist hilfreich, wenn Ihre Bibliothek enthält wichtige Richtlinien oder Verfahren, die vor anderen finden Sie unter abgeschlossen sein müssen. Weitere Informationen über dokumentgenehmigung finden Sie unter Anfordern der Genehmigung von Elementen in einer Liste oder Bibliothek.

Bibliotheken unterstützt RSS-Technologie, sodass die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe automatisch erhalten und Updates oder Feeds, News und Informationen in einem konsolidierten Speicherort anzeigen können. RSS-Technologie können Sie benachrichtigen über Änderungen in einer Bibliothek, z. B. beim Ändern von Dateien, die in der Bibliothek gespeichert sind. RSS-Feeds können Mitglieder der Arbeitsgruppe, um eine konsolidierte Liste von Dateien anzuzeigen, die geändert wurden. Sie können auch e-Mail-Benachrichtigungen erstellen, damit Sie benachrichtigt werden, wenn Dateien ändern. Weitere Informationen auf RSS-Feeds finden Sie unter Verwalten von RSS-feeds für eine Website oder Websitesammlung.

Ein Bibliothek oder Inhalte Dokumenttyp mit Workflows, die Ihre Organisation definiert wurde für Geschäftsprozesse, wie die Genehmigung von Dokumenten zu verwalten oder überprüfen. Die Gruppe kann auf deren Dokumente, Workflows, die Aktionen angeben, die in einer Sequenz, z. B. genehmigen oder Übersetzen von Dokumenten müssen genannt Geschäftsprozesse anwenden. Ein Workflow ist addiert Dokumenten oder Elementen in einer Sequenz von Aufgaben oder zu verschieben. Drei Workflows stehen für Bibliotheken standardmäßig: Genehmigung, die ein Dokument zu einer Gruppe von Personen zur Genehmigung; weiterleitet Sammeln von Feedback, die ein Dokument an eine Gruppe von Personen für ein Feedback weitergeleitet, und gibt das Dokument an die Person, die den Workflow als eine Kompilierung initiiert; und für die Signaturerfassung, die ein Dokument zu einer Gruppe von Personen, deren digitalen Signaturen sammeln weiterleitet. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Übersicht über SharePoint enthaltenen workflows

Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Dateien, wie etwa Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumenten, arbeitet können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem ermöglichen und definieren mehrere Inhaltstypen. Inhaltstypen hinzufügen Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Für jeden Inhaltstyp kann eine Vorlage und sogar Workflowprozesse angeben. Die Vorlagen dienen als Ausgangspunkt für Formatierung und alle Textbaustein und für die Eigenschaften, die für die Dokumente dieses Typs, wie beispielsweise Abteilung Namen oder Vertrag Telefonnummer gelten. Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Einführung in Inhaltstypen und die inhaltstypveröffentlichung

Wenn Sie eine Gruppe von vertrauliche Dateien haben und es wäre hilfreich zu wissen, wie die Dokumente verwendet wurden, können Sie eine Richtlinie definieren, die Sie aktivieren "Audit" Nachverfolgen von Ereignissen, z. B. Datei Änderungen, Kopien oder löschen können. Informationen zum Einrichten von Überwachung finden Sie unter Konfigurieren Überwachen von Einstellungen für eine Websitesammlung

Lebenszyklus und Einstellung von Websites

Websites wie Dokumentarbeitsbereiche und Diskussionswebsites tendieren dazu, länger zu existieren, als sie wirklich hilfreich sind, und nehmen so wertvollen Speicherplatz in Anspruch und verwässern die Suchergebnisse. Es empfiehlt sich also, einen Zeitplan für die regelmäßige Überprüfung (mindestens einmal im Jahr) von Websites und deren Inhalt aufzustellen, um zu prüfen, ob ein Fortbestand sinnvoll ist.

Es ist sinnvoll, beachten müssen, auch,, dass größere governancemodell Ihrer Organisation möglicherweise auch Ausschau für veraltete Websites sein. Beispielsweise möglicherweise ein Administrator Websites, die für 90 Tage unverändert wurden, automatisch löschen. Als Websitebesitzer möchten Sie erhalten eine e-Mail-Nachricht, die Sie darauf hingewiesen, dass diese Aufgabe wurde auftritt. Weitere Informationen auf Richtlinien Lebenszyklus und Einstellung von Websites finden Sie unter Richtlinien für zum Abschluss.

Speicherlimits

Der Administrator hat möglicherweise den Festplattenspeicher begrenzt, der von Ihrer Gruppe in Anspruch genommen werden darf. Sie müssen wissen, ob es ein Speicherlimit gibt und, falls ja, entscheiden, wie der verfügbare Speicherplatz unter Websites, Webseiten und Bibliotheken aufgeteilt werden soll.

Standardmäßig legt SharePoint Server die maximale Größe für ein einzelnes Dokument, das in eine Dokumentbibliothek hochgeladen werden kann, auf 50 MB fest, und ebenso standardmäßig erhalten die Besitzer von Teamwebsites eine Warnung, wenn 90 % ihres Speicherkontingents belegt sind.

Nachdem Sie wissen, was ist, können Sie mit Funktionen wie Versions- oder revisionsverfolgung sicherstellen, dass Ihre Website darin enthaltenen bleibt. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten Websitesammlung von Speichergrenzwerten.

Anpassung

Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen ein standardisiertes Branding, Websitevorlagen oder Websitelayouts, die bevorzugt werden oder deren Verwendung obligatorisch ist. Wie weit können die Benutzer bei der Anpassung des Erscheinungsbilds ihrer Websites und Webseiten gehen?

Zur Steuerung möglicher Anpassungen können Sie festlegen, welche Personen aus dem Team über die Berechtigung zum Anpassen verfügen, oder Sie können die Verwendung von standardisierten Seitenlayouts verlangen, um sicherzustellen, dass bestimmte Anforderungen eingehalten werden, wie die Anzeige des Websitebesitzers in der oberen linken Ecke aller Websites.

Möglicherweise möchten Sie auch Richtlinien zu den Funktionen festlegen, die Personen auf ihren Unterwebsites verwenden können. So könnten Sie beispielsweise vorgeben, dass keine Webparts verwendet werden dürfen, die eine benutzerdefinierte Codierung voraussetzen.

Auf der anderen Seite des Spektrums könnten Sie jede Person im Team mit SharePoint Designer ausstatten, sodass alle benutzerseitig gewünschten Änderungen vorgenommen werden können.

Weitere Informationen zum Anpassen von Websites finden Sie unter Anpassen Ihrer Teamwebsite oder Einführung in Websites und Seiten anpassen.

Navigationseinstellungen

Mit Navigationselementen können Personen zum gewünschten Inhalt navigieren. Zwei Navigationselemente, die Sie anpassen können, sind die Leiste für häufig verwendete Links und die Schnellstartleiste.

Mithilfe der Einstellungsseiten für die einzelnen Listen oder Bibliotheken können Sie festlegen, welche Listen und Bibliotheken auf der Schnellstartleiste angezeigt werden. Sie können auch die Reihenfolge der Links ändern, Links hinzufügen oder löschen und Abschnitte hinzufügen oder löschen, in denen die Listen organisiert sind. Wenn Sie im Abschnitt Liste z. B. zu viele Listen hinzugefügt haben, können Sie einen neuen Abschnitt für Aufgabenlisten hinzufügen, in den Sie Links zu Ihren Aufgabenlisten aufnehmen.

Über die Leiste für häufig verwendete Links können Benutzer der Website zu anderen Websites in der Websitesammlung gelangen. Zu diesem Zweck wird oben auf jeder Seite in der Website eine Reihe von Registerkarten angezeigt. Wenn Sie eine neue Website erstellen, können Sie festlegen, ob die Website in die Leiste für häufig verwendete Links der übergeordneten Website eingefügt wird und ob die Leiste für häufig verwendete Links über die übergeordnete Website verwendet werden kann.

Weitere Informationen zur Websitenavigation finden Sie unter Einführung in die Websitenavigation oder Anpassen der Navigation auf Ihrer Teamwebsite

Suchen

Inhalte treten an vielen Stellen auf, wie etwa Websites, Listen, Bibliotheken, Webparts und Spalten. Wenn eine Person die Website durchsucht, wird der gesamte Inhalt der Website und der sämtlicher Unterwebsites in den Suchergebnissen angezeigt.

Als Websitebesitzer können Sie entscheiden, ob die Inhalte Ihrer Website in Suchergebnissen angezeigt werden. Wenn Sie die Anzeige von Inhalten einer Website in Suchergebnissen blockieren, wird auch die Anzeige der Inhalte aller darunter befindlichen Unterwebsites in Suchergebnissen blockiert.

Standardmäßig wird Inhalt mit eingeschränkten Zugriffsberechtigungen nicht in den Suchergebnissen von Benutzern angezeigt, die nicht über die Berechtigung zum Lesen dieses Inhalts verfügen. Diese Einstellung kann so geändert werden, dass eingeschränkter Inhalt zwar in den Suchergebnissen aufgeführt wird, jedoch nur von Benutzern geöffnet werden kann, die über die geeigneten Berechtigungen verfügen.

Weitere Informationen zum Suchen finden Sie unter Übersicht der SharePoint Online-suchverwaltung oder Konfigurieren eines Inhaltssuche-Webpart in SharePoint .

Rollen und Zuständigkeiten für den Support der Website

Es empfiehlt sich, Rollen und Zuständigkeiten zu definieren, um das Chaos möglichst gering zu halten, das auf einer Website entstehen kann, wenn Mitarbeiter nach dem Rotationsprinzip zum Team hinzukommen oder das Team verlassen. Hier einige Punkte, die im Hinblick auf die Zuständigkeit für bestimmte, die Website betreffende Aufgaben angesprochen werden sollten:

  • Schulung: Für Personen, die mit dem Produkt noch nicht vertraut sind, kann eine Schulung zur grundlegenden Navigation, zu Suchläufen und zur Dokumentverwaltung äußerst hilfreich sein.

  • Support: Möglicherweise möchten Sie ein Mitglied des Teams zum Experten ernennen, der für die Problembehandlung und den Kontakt zum Administrator zuständig ist.

  • Konformität mit gesetzlichen oder vom Unternehmen aufgestellten Richtlinien: Gegebenenfalls ist es ausreichend, die Links zu den entsprechenden Richtlinien stets auf dem neuesten Stand zu halten, es empfiehlt sich jedoch, eine Person zu benennen, die hierfür zuständig ist.

Weitere auf Rollen finden Sie unter Planen von Websites und Verwalten von Benutzern oder Verwalten der Administratoren für eine Websitesammlung .

Datenschutz

Sicherung und Wiederherstellung Features Schützen von Daten vor einem Verlust. Die Häufigkeit der Sicherung und der Geschwindigkeit und Grad der Wiederherstellung werden von einem Administrator festgelegt. Finden Sie unter Übersicht über die Sicherung und Wiederherstellung in SharePointoder Verwalten des Papierkorbs einer SharePoint Online-Websitesammlung

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