Übersicht über Arbeitszeittabellen und Vorgangsstatus

Damit Teammitglieder in Arbeitszeittabellen ihre Stunden oder ihren Vorgangsstatus aufzeichnen können, müssen Sie Arbeitszeittabellen und/oder den Vorgangsstatus einrichten. In Arbeitszeittabellen werden die aktuellen Stunden aufgezeichnet, die für Vorgänge, Projekte und andere Elemente aufgewendet wurden. Mithilfe von Arbeitszeittabellen können Sie Verwendung, abzurechnende Zeit usw. überwachen. Teammitglieder können ihren Vorgangsstatus über das Vorgangscenter eingeben. Auf diese Weise können Sie den Status bzw. Fortschritt hinsichtlich des Abschlusses von Vorgängen in Projekten genau überwachen können.

Inhalt dieses Artikels

Muss ich eine Arbeitszeittabelle erstellen oder einen Vorgangsstatus einrichten?

Auf welche Weise funktionieren die beiden Arten der Nachverfolgung zusammen?

Wie soll ich Zeit kategorisieren?

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Muss ich eine Arbeitszeittabelle erstellen oder einen Vorgangsstatus einrichten?

Unter folgenden Bedingungen sollten Sie eine Arbeitszeittabelle erstellen:

  • Ihre Organisation möchte abzurechnende Stunden und nicht abzurechnende Stunden überwachen.

  • Sie müssen zu Gehaltsabrechnungs- oder Rechnungszwecken die Integration in ein Buchhaltungssystem herbeiführen.

  • Das Management wünscht Einzelheiten zu der Anzahl von Stunden, die Ressourcen verwenden, und dazu, wie diese Stunden verwendet werden (abzurechnende Überstunden sowie standardmäßig abzurechnende und nicht abzurechnende Stunden).

Wenn es in Ihrer Organisation Projektmanager gibt und diese den Fortschritt der Projekte überwachen, die sie in Microsoft Office Project Professional 2007 erstellt haben, können Sie den Vorgangsstatus überwachen.

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Auf welche Weise funktionieren die beiden Arten der Nachverfolgung zusammen?

Mithilfe von Arbeitszeittabellen und Vorgangsstatus können von einem Benutzer in einem Bereich eingegebene Daten von einem anderen Benutzer verwendet werden.

  • Normalerweise geben Benutzer den Vorgangsfortschritt täglich über das Vorgangscenter unter Eigene Arbeit ein. Am Ende der Woche erstellt das Teammitglied eine Arbeitszeittabelle. Diese Arbeitszeittabelle enthält bereits Werte, die auf der geplanten Arbeit aus dem Zeitplan oder der aktuellen Arbeit basieren, die das Teammitglied über den Vorgangsstatus übermittelt. Dazu klickt das Teammitglied auf der Seite Meine Arbeitszeittabelle auf Vorgang in Arbeit importieren.

    Bei Bedarf können Teammitglieder die Stunden in der Arbeitszeittabelle anpassen. Der über das Vorgangscenter übermittelte Vorgangsstatus ändert sich dabei allerdings nicht, um die Änderung der aktuellen Stunden anzuzeigen. Oftmals gibt es Abweichungen zwischen den aktuellen Stunden, die aufgewendet wurden, und dem Vorgangsfortschritt, da ein Vorgang mehr oder weniger Zeit als geplant in Anspruch nimmt oder bei der Arbeit kein kontinuierlicher Fortschritt erzielt werden kann. Daher werden die beiden Gruppen von Daten nicht synchronisiert.

  • Daneben gibt es Fälle, in denen ein Teammitglied die Arbeitszeittabelle ausfüllt und die anderen Teammitglieder bittet, ihren jeweiligen Vorgangsstatus einzugeben. Das Teammitglied kann im Vorgangscenter auf Arbeitszeittabelle importieren klicken, um die aktuellen Stunden zu importieren, die in die Arbeitszeittabelle eingegeben wurden, um diese bei Bedarf in einen Prozentwert zu konvertieren und das Raster für den Vorgangsstatus mit den Daten aufzufüllen.

    Warnung : Dabei werden alle bereits im Vorgangscenter eingegebenen Daten überschrieben.

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Wie soll ich Zeit kategorisieren?

Eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen müssen, ist die Kategorisierung von Zeit. Sie können Zeit nur in von Ihnen festgelegten Kategorien angeben und exportieren. Sie können Daten zwar zu jeder Zeit nach Belieben zusammenfassen, aber es ist nicht möglich, mehr Details anzuzeigen, als mithilfe von Microsoft Office Project Web Access zu überwachen sind.

Die Informationen in den folgenden Abschnitten sollen Ihnen beim Kategorisieren von Zeit behilflich sein.

Ich möchte Arbeitszeittabellen verwenden

Ich möchte keine Arbeitszeittabellen verwenden

Ich möchte den Vorgangsfortschritt von Enterprise-Projekten überwachen

Ich möchte Arbeitszeittabellen verwenden

Standardmäßig sind beim Verwenden von Arbeitszeittabellen vier Abrechnungstypen verfügbar:

  • Abzurechnend     Abzurechnende Zeit ist die reguläre Arbeitszeit, die zu einem regulären Satz abgerechnet wird.

  • Abzurechnende Überstunden     Abzurechnende Überstunden sind die Überstunden, die zu einem regulären Satz abgerechnet werden.

  • Nicht abzurechnend     Nicht abzurechnende Zeit ist die reguläre Arbeitszeit, die dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden kann.

  • Nicht abzurechnende Überstunden     Nicht abzurechnende Überstunden sind die Überstunden, die dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können.

Bewerten Sie zunächst die Arten von Zeit, die Sie überwachen möchten. Berücksichtigen Sie dabei die Zeitkategorien, die in das Buchhaltungssystem exportiert, sowie die Zeitkategorien, die Kunden in Rechnung gestellt werden müssen, und welche Zeitberichte das Management verlangt. Schließen Sie sich mit der Buchhaltung und dem Management kurz, um herauszufinden, welche Berichtsarten Sie diesen Abteilungen vorlegen müssen.

Treffen Sie dann die folgenden Entscheidungen:

  • Fallen die Arten der Arbeit, die von Ihren Ressourcen verrichtet wird, in eine der vier Standardkategorien, und müssen Sie nur diese vier Zeitkategorien exportieren und zugehörige Berichte erstellen?

    Ja, die Standardkategorien entsprechen den Abrechnungsanforderungen.

    Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Servereinstellungen, und klicken Sie dann auf Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle. Aktivieren Sie auf der Seite Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle im Abschnitt Project Web Access-Anzeige das Kontrollkästchen In der Arbeitszeittabelle in Outlook werden die folgenden Zeitangaben angezeigt. Auf der Seite Klassifikationen in der Arbeitszeittabelle müssen Sie keine Angaben machen, da keine Klassifikationen erstellt werden müssen.

  • Die Arten von Arbeit, die Ihre Ressourcen verrichten, fallen in eine der vier Standardkategorien, aber Sie müssen Zeit exportieren und detailreichere zugehörige Berichte erstellen. So müssen Sie z. B. Berichte über abzurechnende Reisezeiten und abzurechnende Anwesenheiten vor Ort erstellen oder möglicherweise Verwendungskategorien nachverfolgen.

    Es werden mehr Details in den Standardkategorien benötigt.

    Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Servereinstellungen, und klicken Sie dann auf Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle. Aktivieren Sie auf der Seite Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle im Abschnitt Project Web Access-Anzeige das Kontrollkästchen In der Arbeitszeittabelle in Outlook werden die folgenden Zeitangaben angezeigt. Erstellen Sie auf der Seite Klassifikationen in der Arbeitszeittabelle Klassifikationen entsprechend der gewünschten Detailebene. Jede Klassifikation kann für eine der vier Abrechnungskategorien übernommen werden. Erstellen Sie z. B. die Klassifikationen Schulung und Reisen, damit Teammitglieder abzurechnende Schulungszeiten und abzurechnende Reisezeiten sowie nicht abzurechnende Schulungsüberstunden oder abzurechnende Reiseüberstunden überwachen können.

  • Die Arten von Arbeit, die Ihre Ressourcen verrichten, werden von den vier Kategorien nicht abgedeckt. Wenn Sie z. B. mehr Abrechnungssätze und nicht nur einen regulären Abrechnungssatz und einen Überstundensatz haben, können die Standardkategorien Ihre Anforderungen nicht erfüllen.

    Wir benötigen mehr Abrechnungstypen für weitere Abrechnungssätze.

    Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Servereinstellungen, und klicken Sie dann auf Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle. Deaktivieren Sie auf der Seite Einstellungen und Standardwerte in der Arbeitszeittabelle im Abschnitt Project Web Access-Anzeige das Kontrollkästchen In der Arbeitszeittabelle in Outlook werden die folgenden Zeitangaben angezeigt. Erstellen Sie dann auf der Seite Klassifikationen in der Arbeitszeittabelle Klassifikationen entsprechend den gewünschten Abrechnungstypen. Teammitglieder können nun eine Klassifizierung für jeden Eintrag in einer Arbeitszeittabelle auswählen und so den jeweiligen Abrechnungstyp angeben.

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Ich möchte keine Arbeitszeittabellen verwenden

Es ist nicht möglich, das Feature für Arbeitszeittabellen in Office Project Web Access zu deaktivieren. Weisen Sie Ihre Teams einfach an, die Seite Arbeitszeittabelle nicht zu verwenden.

Ich möchte den Vorgangsfortschritt von Enterprise-Projekten überwachen

Wenn Sie den Vorgangsstatus verwenden, müssen Sie die Methode festlegen, mit der Benutzern das Angeben von Vorgangsfortschritten ermöglicht werden soll. Es gibt drei Möglichkeiten, Vorgangsfortschritte anzugeben:

  • Arbeitsstunden pro Tag oder Woche

  • Aktuelle und verbleibende Arbeit

  • Prozent Arbeit abgeschlossen

Der Vorgangsfortschritt gibt an, inwieweit der Vorgang im Hinblick auf die aufgewendeten Stunden abgeschlossen ist. Dies wird in der Arbeitszeittabelle überwacht. Die beiden Werte lassen sich nicht immer direkt zueinander in Beziehung setzen.

Tipp : Um die zu verwendende Vorgangsstatusmethode festzulegen, wägen Sie die Anforderungen an die Berichterstellung und den Aufwand der Dateneingabe für die Teammitglieder gegeneinander ab. Durch die Aufzeichnung der Arbeitsstunden pro Tag oder Woche erhalten Sie Berichtinformationen, denn Sie verfolgen detaillierte Informationen zum Status nach und vergleichen diesen regelmäßig mit dem geplanten Status. Dies bedeutet jedoch auch eine detaillierte und regelmäßige Dateneingabe durch die Teammitglieder. Falls Ihre Organisation derzeit die Arbeitszeit nicht nachverfolgt, kann dies eine umfassende kulturelle Änderung für die Organisation bedeuten, die möglicherweise auf Widerstand stößt. Die anderen Methoden bieten stufenweise weniger Details, aber ziehen auch vergleichsweise weniger kulturelle Auswirkungen und geringeren Aufwand für die Teammitglieder nach sich.

Warum kann ich einige Aktionen in Microsoft Office Project Web Access nicht durchführen?

In Abhängigkeit von den bei der Anmeldung zu Project Web Access eingestellten Berechtigungen, werden manche Funktionen nicht angezeigt und Sie können sie möglicherweise nicht nutzen. Auch weicht der Inhalt mancher Seiten von dem dokumentierten Inhalt ab, wenn nämlich Ihr Serveradministrator zwar Project Web Access nicht aber die Hilfe entsprechend angepasst hat.

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