Übersicht zur unbeschränkten Archivierung in Office 365

In Office 365 stellen Archivpostfächer Benutzern zusätzlichen Speicherplatz für Postfächer zur Verfügung. Nachdem das Archivpostfach eines Benutzers aktiviert wurde, stehen bis zu 100 GB zusätzlicher Speicherplatz zur Verfügung. Wenn das Speicherkontingent von 100 GB erreicht war, mussten sich Organisationen mit Microsoft in Verbindung setzen, um weiteren Speicherplatz für ein Archivpostfach anzufordern. Das ist nicht mehr der Fall. Die neue unbegrenzte Archivfunktion in Office 365 (als automatisch erweiterte Archivierung bezeichnet) bietet unbeschränkten Speicherplatz in Archivpostfächern. Jetzt erhöht Office 365 beim Erreichen des Speicherkontingents im Archivpostfach automatisch die Größe des Archivs, was bedeutet, dass Benutzern der Postfachspeicherplatz nicht mehr ausgeht und Administratoren keinen weiteren Speicherplatz für Archivpostfächer mehr anfordern müssen.

Schrittweise Anweisungen zum Aktivieren der automatisch erweiterten Archivierung finden Sie unter Aktivieren der unbeschränkten Archivierung in Office 365.

Hinweis: Die automatisch erweiterte Archivierung unterstützt auch freigegebene Postfächer. Um das Archiv für ein freigegebenes Postfach zu aktivieren, ist eine Exchange Online Plan 2-Lizenz oder eine Exchange Online Plan 1-Lizenz mit einer Exchange Online Archivierungslizenz erforderlich.

So funktioniert die automatisch erweiterte Archivierung

Wie zuvor erläutert, wird zusätzlicher Postfachspeicherplatz erstellt, wenn das Archivpostfach eines Benutzers aktiviert wird. Wenn die automatisch erweiterte Archivierung aktiviert ist, überprüft Office 365 regelmäßig die Größe des Archivpostfachs. Wenn sich ein Archivpostfach dem Grenzwert für den Speicherplatz nähert, erstellt Office 365 automatisch zusätzlichen Speicherplatz für das Archiv. Wenn dieser zusätzliche Speicherplatz des Benutzers knapp wird, fügt Office 365 dem Archiv des Benutzers weiteren Speicherplatz hinzu. Dieser Vorgang läuft automatisch ab, was bedeutet, dass Administratoren keinen weiteren Archivspeicherplatz anzufordern oder die automatisch erweiterte Archivierung zu verwalten brauchen.

Hier folgt eine kurze Übersicht des Vorgangs.

Übersicht des automatisch erweiterten Archivierungsprozesses
  1. Archivierung ist für ein Benutzerpostfach oder ein freigegebenes Postfach aktiviert. Ein Archivpostfach mit 100 GB Speicherplatz wird erstellt.

  2. Ein Administrator aktiviert die automatisch erweiterte Archivierung für das Postfach. Wenn das Archivpostfach (einschließlich des Ordners "Wiederherstellbare Elemente") dann 90 GB erreicht, wird er in ein automatisch erweitertes Archiv konvertiert, und Office 365 fügt dem Archiv Speicherplatz hinzu. Beachten Sie, dass es bis zu 30 Tage dauern kann, bis der zusätzliche Speicherplatz bereitgestellt wird.

  3. Office 365 fügt dem Archiv bei Bedarf automatisch weiteren Speicherplatz hinzu.

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Was wird in den zusätzlichen Archivspeicherplatz verschoben?

Um den automatisch erweiterten Archivspeicher effizient zu nutzen, werden möglicherweise Ordner verschoben. Office 365 bestimmt, welche Ordner verschoben werden, wenn dem Archiv zusätzlicher Speicherplatz hinzugefügt wird. Wenn ein Ordner verschoben wird, wird unter dem ursprünglichen Ordner im Archivteil der Ordnerliste in Outlook automatisch ein Unterordner erstellt. Dieser neue Unterordner verweist auf die verschobenen Elemente. Die Benennungskonvention, die Office 365 zum Benennen dieses Ordners verwendet, ist <ordnername>_jjjj (Erstellt am mmm tt, jjjj h_mm), wobei:

  • jjjj das Jahr ist, in dem die Nachrichten im Ordner empfangen wurden.

  • mmm tt, jjjj h_m Datum und Uhrzeit der Erstellung des Unterordners durch Office 365 im UTC-Format sind, basierend auf der Zeitzone und den Regionseinstellungen des Benutzers in Outlook.

Die folgenden Screenshots zeigen eine Ordnerliste vor und nach dem Verschieben von Nachrichten in ein automatisch erweitertes Archiv.

Vor dem Hinzufügen von zusätzlichem Speicherplatz

Ordnerliste eines Archivpostfachs vor der Bereitstellung der automatisch erweiterten Archivierung

Nach dem Hinzufügen von zusätzlichem Speicherplatz

Ordnerliste eines Archivpostfachs nach der Bereitstellung der automatisch erweiterten Archivierung

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Outlook-Anforderungen für den Zugriff auf Elemente in einem automatisch erweiterten Archiv

Für den Zugriff auf Nachrichten, die in einem automatisch erweiterten Archiv gespeichert sind, müssen die Benutzer einen der folgenden Outlook-Clients verwenden:

  • Outlook 2016 für Windows

  • Outlook im Web

  • Outlook 2016 für Mac

Hinweis: Outlook 2013-Benutzer können nur auf Elemente zugreifen, die ursprünglich in ihrem Archivpostfach gespeichert waren. Sie können nicht auf Elemente zugreifen, die in zusätzlichen Archivspeicher verschoben wurden.

Hier sind einige Punkte, die beim Verwenden von Outlook oder Outlook im Web für den Zugriff auf in einem automatisch erweiterten Archiv gespeicherte Nachrichten bedacht werden müssen.

  • Sie können auf jeden beliebigen Ordner in Ihrem Archivpostfach zugreifen, einschließlich solcher, die in den automatisch erweiterten Speicherbereich verschoben wurden.

  • Sie können nach Elementen, die in einen zusätzlichen Speicherbereich verschoben wurden, nur durch Durchsuchen des Ordners selbst suchen. Das bedeutet, dass Sie den Archivordner in der Ordnerliste auswählen müssen, um die Option Aktueller Ordner als Suchbereich auszuwählen. Wenn ein Ordner in einem automatisch erweiterten Speicherbereich Unterordner enthält, müssen Sie dementsprechend jeden Unterordner separat durchsuchen.

  • Die Angaben zur Elementanzahl in Outlook und zu den gelesenen/ungelesenen Elementen (in Outlook und Outlook im Web) in einem automatisch erweiterten Archiv sind möglicherweise nicht genau.

  • Sie können Elemente in einem Unterordner löschen, der auf einen automatisch erweiterten Speicherbereich verweist, nicht jedoch den Ordner selbst.

  • Die Funktion zum Wiederherstellen gelöschter Elemente kann nicht zum Wiederherstellen von Elementen verwendet werden, die aus einem automatisch erweiterten Speicherbereich gelöscht wurden.

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Archivierung mit automatischer Erweiterung und andere Compliancefunktionen von Office 365

In diesem Abschnitt wird die Funktionalität erläutert, die zwischen automatisch erweiterten Archiven und anderen Office 365-Compliance- und Datengovernancefunktionen besteht.

  • eDiscovery    Wenn Sie ein Office 365 eDiscovery-Tool, wie die Inhaltssuche oder die in-Situ-eDiscovery verwenden, werden die zusätzlichen Speicherbereiche in einem automatisch erweiterten Archiv ebenfalls durchsucht.

  • Aufbewahrung    Wenn Sie ein Postfach mithilfe von Tools wie dem Beweissicherungsverfahren in Exchange Online oder der in-Situ-Speicherung von eDiscovery-Fällen und der Aufbewahrungsrichtlinien im Office 365 Security & Compliance Center einem in-Situ-Speicher zuweisen, werden Inhalte, die sich in einem automatisch erweiterten Archiv befinden, ebenfalls dem in-Situ-Speicher zugewiesen.

  • Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM)    Wenn Sie in Exchange Online MRM-Löschrichtlinien verwenden, um abgelaufene Postfachelemente unwiderruflich zu löschen, werden abgelaufene Elemente, die sich im automatisch erweiterten Archiv befinden, ebenfalls gelöscht.

  • Importdienst    Sie können den Office 365-Importdienst verwenden, um PST-Dateien in das automatisch erweiterte Archiv eines Benutzers zu importieren. Bis zu 100 GB Daten können aus PST-Dateien in das Archivpostfach des Benutzers importiert werden.

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