Übersicht über das Herstellen einer Verbindung (importieren) von Daten

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Dieser Referenzartikel beschreibt das Importieren und Verbinden von Daten. Sie erfahren mehr über die Aufgaben wie importieren, aktualisieren, sichern und Verwalten von Daten.

Inhalt dieses Artikels

Arbeiten mit externen Datenverbindungen

Aktualisieren von Daten

Importieren von Daten aus Datenquellen

Mehr Sicherheit für den Datenzugriff

Probleme beim Herstellen einer Verbindung mit Daten

Arbeiten mit externen Datenverbindungen

In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie externe Datenverbindungen funktionieren, und wie Sie die Verbindungsinformationen mit anderen Programmen und Benutzern bearbeiten, verwalten und freigeben.

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Grundlegendes zu den Grundlagen von Datenverbindungen

Daten in einer Excel-Arbeitsmappe können aus zwei unterschiedlichen Speicherorten stammen. Die Daten können direkt in der Arbeitsmappe gespeichert werden, oder Sie können in einer externen Datenquelle wie einer Textdatei, einer Datenbank oder einem OLAP-Cube (Online Analytical Processing) gespeichert werden. Diese externe Datenquelle ist über eine Datenverbindung mit der Arbeitsmappe verbunden, bei der es sich um eine Gruppe von Informationen handelt, in denen beschrieben wird, wie Sie die externe Datenquelle finden, sich anmelden und auf Sie zugreifen können.

Der Hauptvorteil der Verbindung zu externen Daten besteht darin, dass Sie diese Daten in regelmäßigen Abständen analysieren können, ohne die Daten wiederholt in Ihre Arbeitsmappe zu kopieren, was ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Vorgang ist. Nachdem Sie eine Verbindung mit externen Daten hergestellt haben, können Sie Ihre Excel-Arbeitsmappen auch automatisch aus der ursprünglichen Datenquelle aktualisieren (oder aktualisieren), sobald die Datenquelle mit neuen Informationen aktualisiert wird.

Verbindungsinformationen werden in der Arbeitsmappe gespeichert und können auch in einer Verbindungsdatei gespeichert werden, beispielsweise in einer ODC-Datei (Office Data Connection) oder in einer Datei mit Datenquellennamen (DSN).

Wenn Sie Externe Daten in Excel einfügen möchten, benötigen Sie Zugriff auf die Daten. Wenn sich die externe Datenquelle, auf die Sie zugreifen möchten, nicht auf dem lokalen Computer befindet, müssen Sie sich möglicherweise an den Administrator der Datenbank wenden, um ein Kennwort, Benutzerberechtigungen oder andere Verbindungsinformationen zu erhalten. Wenn es sich bei der Datenquelle um eine Datenbank handelt, stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht im exklusiven Modus geöffnet wird. Wenn es sich bei der Datenquelle um eine Textdatei oder eine Kalkulationstabelle handelt, stellen Sie sicher, dass Sie von einem anderen Benutzer nicht für exklusiven Zugriff geöffnet wurde.

Viele Datenquellen erfordern auch einen ODBC-Treiber oder OLE DB-Anbieter, um den Datenfluss zwischen Excel, der Verbindungsdatei und der Datenquelle zu koordinieren.

Im folgenden Diagramm werden die wichtigsten Punkte zu Datenverbindungen zusammengefasst.

Herstellen einer Verbindung mit externen Datenquellen

1. es gibt eine Vielzahl von Datenquellen, mit denen Sie eine Verbindung herstellen können: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access, andere OLAP-und relationale Datenbanken, Kalkulationstabellen und Textdateien.

2. viele Datenquellen verfügen über einen zugehörigen ODBC-Treiber oder OLE DB-Anbieter.

3. eine Verbindungsdatei definiert alle Informationen, die für den Zugriff auf und das Abrufen von Daten aus einer Datenquelle erforderlich sind.

4. Verbindungsinformationen werden aus einer Verbindungsdatei in eine Arbeitsmappe kopiert, und die Verbindungsinformationen können problemlos bearbeitet werden.

5. die Daten werden in eine Arbeitsmappe kopiert, sodass Sie Sie genauso wie Daten verwenden können, die direkt in der Arbeitsmappe gespeichert sind.

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Suchen von Verbindungen

Um Verbindungsdateien zu finden, verwenden Sie das Dialogfeld vorhandene Verbindungen . (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe externe Daten abrufen auf vorhandene Verbindungen.) In diesem Dialogfeld können Sie die folgenden Arten von Verbindungen sehen:

  • Verbindungen in der Arbeitsmappe    

    In dieser Liste werden alle aktuellen Verbindungen in der Arbeitsmappe angezeigt. Die Liste wird aus Verbindungen erstellt, die Sie bereits definiert haben, die Sie mithilfe des Dialogfelds Datenquelleauswählen des Datenverbindungs-Assistenten erstellt haben, oder aus Verbindungen, die Sie zuvor in diesem Dialogfeld als Verbindung ausgewählt haben.

  • Verbindungsdateien auf Ihrem Computer    

    Diese Liste wird aus dem Ordner " Eigene Datenquellen " erstellt, der in der Regel im Ordner " Eigene Dateien (Windows XP)" oder " Dokumente (Windows Vista)" gespeichert ist.

  • Verbindungsdateien im Netzwerk    

    Diese Liste kann wie folgt erstellt werden:

    • Eine Gruppe von Ordnern in Ihrem lokalen Netzwerk, deren Standort im Rahmen der Bereitstellung von Microsoft Office-Gruppenrichtlinien im gesamten Netzwerk bereitgestellt werden kann.

    • Eine Excel Services-Datenverbindungsbibliothek (DCL) auf einer SharePoint Foundation-Website. Weitere Informationen zu DCLs finden Sie im Abschnitt Veröffentlichen in Excel Services auf sichere Weise.

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Bearbeiten von Verbindungseigenschaften

Sie können Excel auch als Verbindungsdatei-Editor verwenden, um Verbindungen mit externen Datenquellen zu erstellen und zu bearbeiten, die in einer Arbeitsmappe oder in einer Verbindungsdatei gespeichert sind. Wenn Sie die gewünschte Verbindung nicht finden, können Sie eine Verbindung erstellen, indem Sie auf Weitere suchen klicken, um das Dialogfeld Datenquelleauswählen anzuzeigen, und dann auf neue Quelle klicken, um den Datenverbindungs-Assistenten zu starten.

Nachdem Sie die Verbindung erstellt haben, können Sie das Dialogfeld Verbindungseigenschaften verwenden (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe externe Daten abrufen auf Eigenschaften.) Sie können verschiedene Einstellungen für Verbindungen zu externen Datenquellen Steuern und Verbindungsdateien verwenden, wieder verwenden oder wechseln.

Wenn Sie eine Verbindungsdatei verwenden, um eine Verbindung mit einer Datenquelle herzustellen, kopiert Excel die Verbindungsinformationen aus der Verbindungsdatei in die Excel-Arbeitsmappe. Wenn Sie Änderungen über das Dialogfeld Verbindungseigenschaften vornehmen, bearbeiten Sie die Datenverbindungsinformationen, die in der aktuellen Excel-Arbeitsmappe gespeichert sind, und nicht die ursprüngliche Datenverbindungsdatei, die möglicherweise zum Erstellen der Verbindung verwendet wurde ( gekennzeichnet durch den Dateinamen, der in der Eigenschaft " Verbindungsdatei " auf der Registerkarte " Definition " angezeigt wird). Nachdem Sie die Verbindungsinformationen bearbeitet haben (mit Ausnahme der Eigenschaften Verbindungs Name und Verbindungsbeschreibung ), wird der Link zur Verbindungsdatei entfernt, und die Eigenschaft Verbindungsdatei wird gelöscht.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Verbindungsdatei bei der Aktualisierung einer Datenquelle immer verwendet wird, klicken Sie auf der Registerkarte Definition auf immer versuchen, diese Datei zum Aktualisieren dieser Daten zu verwenden . Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens wird sichergestellt, dass Aktualisierungen der Verbindungsdatei immer von allen Arbeitsmappen verwendet werden, die diese Verbindungsdatei verwenden, für die diese Eigenschaft ebenfalls festzulegen sein muss.

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Verwalten von Verbindungen

Mithilfe des Dialogfelds Arbeitsmappen-Verbindungen können Sie diese Verbindungen auf einfache Weise verwalten, einschließlich erstellen, bearbeiten und löschen. (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe externe Daten abrufen auf Verbindungen.) In diesem Dialogfeld können Sie folgende Aktionen ausführen:

  • Erstellen, Bearbeiten, Aktualisieren und Löschen von Verbindungen, die in der Arbeitsmappe verwendet werden.

  • Überprüfen Sie die Quelle externer Daten. Dies empfiehlt sich, wenn die Verbindung von einem anderen Benutzerdefiniert wurde.

  • Anzeigen, wo die einzelnen Verbindungen in der aktuellen Arbeitsmappe verwendet werden.

  • Untersuchen einer Fehlermeldung zu Verbindungen mit externen Daten.

  • Umleiten einer Verbindung an einen anderen Server oder eine andere Datenquelle oder Ersetzen der Verbindungsdatei einer vorhandenen Verbindung.

  • Vereinfachen der Erstellung und Freigabe von Verbindungsdateien für Benutzer.

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Freigeben von Verbindungen

Verbindungsdateien sind besonders nützlich für die konsistente Freigabe von Verbindungen, wodurch Verbindungen leichter auffindbar sind, die Sicherheit von Verbindungen verbessert und die Datenquellenverwaltung vereinfacht wird. Die beste Möglichkeit zum Freigeben von Verbindungsdateien besteht darin, Sie an einem sicheren und vertrauenswürdigen Speicherort wie einem Netzwerkordner oder einer SharePoint-Bibliothek abzulegen, in dem Benutzer die Datei lesen, aber nur bestimmte Benutzer die Datei ändern können.

Verwenden von ODC-Dateien

Sie können ODC-Dateien (Office Data Connection, ODC) erstellen, indem Sie über das Dialogfeld Datenquelleauswählen eine Verbindung mit externen Daten herstellen oder mithilfe des Datenverbindungs-Assistenten eine Verbindung mit neuen Datenquellen herstellen. Eine ODC-Datei verwendet benutzerdefinierte HTML-und XML-Tags, um die Verbindungsinformationen zu speichern. Sie können den Inhalt der Datei in Excel ganz einfach anzeigen oder bearbeiten.

Sie können Verbindungsdateien für andere Personen freigeben, um Ihnen denselben Zugriff auf eine externe Datenquelle zu gewähren. Andere Benutzer müssen keine Datenquelle einrichten, um die Verbindungsdatei zu öffnen, aber möglicherweise müssen Sie den ODBC-Treiber oder OLE DB-Anbieter installieren, der für den Zugriff auf die externen Daten auf dem Computer erforderlich ist.

ODC-Dateien sind die empfohlene Methode zum Herstellen einer Verbindung mit Daten und zum Freigeben von Daten. Sie können ganz einfach andere herkömmliche Verbindungsdateien (DSN-, UDL-und Abfragedateien) in eine ODC-Datei konvertieren, indem Sie die Verbindungsdatei öffnen und dann auf der Registerkarte Definition der Verbindungseigenschaften auf die Schaltfläche " Verbindungsdatei exportieren " klicken. (Dialogfeld)

Verwenden von Abfragedateien

Abfragedateien sind Textdateien, die Datenquelleninformationen enthalten, einschließlich des Namens des Servers, auf dem sich die Daten befinden, und der Verbindungsinformationen, die Sie beim Erstellen einer Datenquelle angeben. Abfragedateien sind eine herkömmliche Methode zum Freigeben von Abfragen für andere Excel-Benutzer.

Verwenden von DQY-Abfragedateien    Sie können Microsoft Query verwenden, um DQY-Dateien zu speichern, die Abfragen für Daten aus relationalen Datenbanken oder Textdateien enthalten. Wenn Sie diese Dateien in Microsoft Query öffnen, können Sie die von der Abfrage zurückgegebenen Daten anzeigen und die Abfrage ändern, um unterschiedliche Ergebnisse abzurufen. Sie können eine DQY-Datei für jede Abfrage, die Sie erstellen, entweder mithilfe des Abfrage-Assistenten oder direkt in Microsoft Query speichern.

Verwenden von OQY-Abfragedateien    Sie können OQY-Dateien speichern, um eine Verbindung mit Daten in einer OLAP-Datenbank auf einem Server oder in einem Offlinecubedatei (CUB) herzustellen. Wenn Sie den mehrdimensionalen Verbindungs-Assistenten in Microsoft Query zum Erstellen einer Datenquelle für eine OLAP-Datenbank oder einen Cube verwenden, wird automatisch eine OQY-Datei erstellt. Da OLAP-Datenbanken nicht in Datensätzen oder Tabellen angeordnet sind, können Sie keine Abfragen oder DQY-Dateien erstellen, um auf diese Datenbanken zuzugreifen.

Verwenden von RQY-Abfragedateien    Excel kann Abfragedateien im RQY-Format öffnen, um OLE DB-Datenquellentreiber zu unterstützen, die dieses Format verwenden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Ihres Treibers.

Verwenden von QRY-Abfragedateien    Microsoft Query kann Abfragedateien im QRY-Format öffnen und speichern, um Sie in früheren Versionen von Microsoft Query zu verwenden, die DQY-Dateien nicht öffnen können. Wenn Sie über eine Abfragedatei im QRY-Format verfügen, die Sie in Excel verwenden möchten, öffnen Sie die Datei in Microsoft Query, und speichern Sie Sie dann als DQY-Datei. Informationen zum Speichern von DQY-Dateien finden Sie in der Hilfe zu Microsoft Query.

Verwenden von einer IQY Web Query-Dateien    Excel kann einer IQY-Webabfrage Dateien öffnen, um Daten aus dem Web abzurufen.

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Verwenden externer Datenbereiche und-Eigenschaften

Ein externer Datenbereich (auch als Abfragetabelle bezeichnet) ist ein definierter Name oder Tabellenname, der die Position der Daten definiert, die in ein Arbeitsblatt gebracht werden. Wenn Sie eine Verbindung mit externen Daten herstellen, erstellt Excel automatisch einen externen Datenbereich. Die einzige Ausnahme ist ein PivotTable-Bericht, der mit einer Datenquelle verbunden ist, wodurch kein externer Datenbereich erstellt wird. In Excel können Sie einen externen Datenbereich formatieren und anordnen oder in Berechnungen wie bei allen anderen Daten verwenden.

Excel benennt einen externen Datenbereich automatisch wie folgt:

  • Externe Datenbereiche aus ODC-Dateien (Office Data Connection) erhalten den gleichen Namen wie der Dateinamen.

  • Externe Datenbereiche aus Datenbankenwerden mit dem Namen der Abfrage benannt. Standardmäßig ist Query_from_Source der Name der Datenquelle, die Sie zum Erstellen der Abfrage verwendet haben.

  • Externe Datenbereiche aus Textdateien werden mit dem Namen der Text Datei benannt.

  • Externe Datenbereiche aus Webabfragen werden mit dem Namen der Webseite benannt, von der die Daten abgerufen wurden.

Wenn Ihr Arbeitsblatt mehr als einen externen Datenbereich aus derselben Quelle enthält, werden die Bereiche nummeriert. Beispiel: mytext, MyText_1, MyText_2 usw.

Ein externer Datenbereich verfügt über zusätzliche Eigenschaften (nicht zu verwechseln mit Verbindungseigenschaften), mit denen Sie die Daten steuern können, beispielsweise die Beibehaltung der Zellenformatierung und der Spaltenbreite. Sie können diese externen Datenbereichseigenschaften ändern, indem Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Verbindungen auf Eigenschaften klicken und dann Ihre Änderungen in den Eigenschaften externer Datenbereich oder externer Daten vornehmen. Dialogfelder

Hinweis: Wenn Sie eine Zusammenfassung oder einen Bericht freigeben möchten, die auf externen Daten basiert, können Sie anderen Personen eine Arbeitsmappe zuweisen, die einen externen Datenbereich enthält, oder Sie können eine Berichtsvorlage erstellen. Mit einem Berichtvorlage können Sie die Zusammenfassung oder den Bericht speichern, ohne die externen Daten zu speichern, damit die Datei kleiner ist. Die externen Daten werden abgerufen, wenn ein Benutzer die Berichtsvorlage öffnet.

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Grundlegendes zur Unterstützung der Datenquelle in Excel und Excel Services

Es gibt mehrere Datenobjekte (wie einen externen Datenbereich und einen PivotTable-Bericht), die Sie zum Herstellen einer Verbindung mit unterschiedlichen Datenquellen verwenden können. Der Typ der Datenquelle, mit der Sie eine Verbindung herstellen können, unterscheidet sich jedoch zwischen den einzelnen Datenobjekten. Sie können auch verbundene Daten in Excel Services verwenden und aktualisieren, es gibt jedoch zusätzliche Einschränkungen und Problemumgehungen, die Sie berücksichtigen sollten.

Unterstützung von Excel-Datenobjekten und Datenquellen

In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, welche Datenquellen für die einzelnen Datenobjekte in Excel unterstützt werden.

Unterstützte Datenquelle

Excel
-
Datenobjekt

Wird
externer
Daten
Bereich erstellt?

OLE
DB

ODBC


Textdatei

HTML
-Datei

XML
-Datei

Freigabe
Punkt
Liste

Assistent zum Importieren von Text

Ja

Nein

Nein

Ja

Nein

Nein

Nein

PivotTable-
Bericht (nicht-OLAP)

Nein

Ja

Ja

Ja

Nein

Nein

Ja

PivotTable-
Bericht (OLAP)

Nein

Ja

Nein

Nein

Nein

Nein

Nein

Excel-Tabelle

Ja

Ja

Ja

Nein

Nein

Ja

Ja

XML-Zuordnung

Ja

Nein

Nein

Nein

Nein

Ja

Nein

Webabfrage

Ja

Nein

Nein

Nein

Ja

Ja

Nein

Datenverbindungs-Assistent

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Microsoft Query

Ja

Nein

Ja

Ja

Nein

Nein

Nein

Hinweis: Diese Dateien, eine Textdatei, die mit dem Import Text-Assistenten importiert wurde, eine XML-Datei, die mithilfe einer XML-Zuordnung importiert wurde, und eine HTML-oder XML-Datei, die mithilfe einer Webabfrage importiert wurde, verwenden keinen ODBC-Treiber oder OLE DB-Anbieter, um die Verbindung mit der Datenquelle herzustellen.

Unterstützung von Excel Services und Datenquellen

Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in Excel Services (Excel in einem Webbrowser) anzeigen möchten, können Sie eine Verbindung mit Daten herstellen und diese aktualisieren, Sie müssen jedoch einen PivotTable-Bericht verwenden. Excel Services unterstützt keine externen Datenbereiche, was bedeutet, dass Excel Services keine Excel-Tabelle unterstützt, die mit einer Datenquelle, einer Webabfrage, einer XML-Zuordnung oder Microsoft Query verbunden ist.

Sie können diese Einschränkung jedoch umgehen, indem Sie eine PivotTable verwenden, um eine Verbindung mit der Datenquelle herzustellen, und dann die PivotTable als zweidimensionale Tabelle ohne Ebenen, Gruppen oder Zwischensummen entwerfen und layouten, damit alle gewünschten Zeilen-und Spaltenwerte angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch .

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Grundlegendes zu Datenzugriffskomponenten

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2,8 ist im Lieferumfang von Microsoft Windows Server 2003 und Windows XP SP2 enthalten. Mit MDAC können Sie eine Verbindung mit Daten aus einer Vielzahl von relationalen und nicht relationalen Datenquellen herstellen und verwenden. Sie können eine Verbindung mit vielen unterschiedlichen Datenquellen herstellen, indem Sie ODBC-Treiber (Open Database Connectivity) oder OLE DB-Anbieter verwenden, die entweder von Microsoft erstellt und ausgeliefert oder von verschiedenen Drittanbietern entwickelt wurden. Wenn Sie Microsoft Office installieren, werden Ihrem Computer zusätzliche ODBC-Treiber und OLE DB-Anbieter hinzugefügt.

Windows Vista und Windows 7 verwenden Windows-Datenzugriffskomponenten (Windows DAC).

Um eine vollständige Liste der auf Ihrem Computer installierten OLE DB-Anbieter anzuzeigen, zeigen Sie das Dialogfeld Datenverknüpfungseigenschaften aus einer Datenverknüpfungsdatei an, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Anbieter .

Wenn Sie eine vollständige Liste der auf Ihrem Computer installierten ODBC-Anbieter anzeigen möchten, öffnen Sie das Dialogfeld ODBC-Daten Bank Administrator , und klicken Sie dann auf die Registerkarte Treiber .

Sie können auch ODBC-Treiber und OLE DB-Anbieter anderer Hersteller verwenden, um Informationen aus anderen Quellen als Microsoft-Datenquellen abzurufen, einschließlich anderer Typen von ODBC-und OLE DB-Datenbanken. Weitere Informationen zum Installieren dieser ODBC-Treiber oder OLE DB-Provider finden Sie in der Dokumentation zur Datenbank, oder wenden Sie sich an den Datenbankhersteller.

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Verwenden von ODBC zum Herstellen einer Verbindung mit Datenquellen

In den folgenden Abschnitten wird die Open Database Connectivity (ODBC) ausführlicher beschrieben.

Die ODBC-Architektur

In der ODBC-Architektur stellt eine Anwendung (wie Excel) eine Verbindung mit dem ODBC-Treiber-Manager her, der wiederum einen bestimmten ODBC-Treiber (wie den Microsoft SQL-ODBC-Treiber) verwendet, um eine Verbindung mit einer Datenquelle (wie einer Microsoft SQL Server-Datenbank) herzustellen.

Definieren von Verbindungsinformationen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Verbindung mit ODBC-Datenquellen herzustellen:

  1. Stellen Sie sicher, dass der entsprechende ODBC-Treiber auf dem Computer installiert ist, der die Datenquelle enthält.

  2. Definieren Sie einen Datenquellennamen (DSN), indem Sie entweder den ODBC-Datenquellen Administrator verwenden, um die Verbindungsinformationen in der Registrierung oder eine DSN-Datei zu speichern, oder eine Verbindungszeichenfolge in Microsoft Visual Basic-Code, um die Verbindungsinformationen direkt an die ODBC-Datei zu übergeben. Treiber-Manager.

    Wenn Sie eine Datenquelle definieren möchten, klicken Sie in Windows Vista auf die Schaltfläche Start und dann auf SystemSteuerung. Klicken Sie auf System und Wartung, und klicken Sie dann auf Verwaltung. Klicken Sie unter Windows XP und Windows Server auf Startund dann auf SystemSteuerung. Klicken Sie auf Leistung und Wartung, undklicken Sie auf Verwaltung. und klicken Sie dann auf Datenquellen (ODBC). Klicken Sie in jedem Dialogfeld auf die Schaltfläche Hilfe , um weitere Informationen zu den verschiedenen Optionen zu erhalten.

Computerdatenquellen

Computerdatenquellen speichern Verbindungsinformationen in der Registrierung auf einem bestimmten Computer mit einem benutzerdefinierten Namen. Computerdatenquellen können nur auf dem Computer verwendet werden, auf dem sie definiert sind. Es gibt zwei Arten von Computerdatenquellen – Benutzer und System. Benutzerdatenquellen können nur vom aktuellen Benutzer verwendet werden und sind auch nur für diesen Benutzer sichtbar. System Datenquellen können von allen Benutzern auf einem Computer verwendet werden und sind für alle Benutzer auf dem Computer sichtbar.

Eine Computerdatenquelle ist besonders nützlich, wenn Sie zusätzliche Sicherheit bereitstellen möchten, da dadurch sichergestellt wird, dass nur Benutzer, die angemeldet sind, eine Computerdatenquelle anzeigen können und eine Computerdatenquelle nicht von einem Remotebenutzer auf einen anderen Computer kopiert werden kann.

Dateidatenquellen

Dateidatenquellen (auch als DSN-Dateien bezeichnet) speichern Verbindungsinformationen in einer Textdatei, nicht in der Registrierung, und sind in der Regel flexibler für die Verwendung als Computerdatenquellen. So können Sie beispielsweise eine Dateidatenquelle auf einen beliebigen Computer mit dem richtigen ODBC-Treiber kopieren, damit Ihre Anwendung auf konsistente und genaue Verbindungsinformationen für alle verwendeten Computer zugreifen kann. Alternativ können Sie die Dateidatenquelle auf einem einzelnen Server platzieren, sie auf mehreren Computern im Netzwerk gemeinsam verwenden und die Verbindungsinformationen komfortabel an einem Ort verwalten.

Auch für eine Dateidatenquelle kann das Teilen unterbunden werden. Eine nicht gemeinsam genutzte Dateidatenquelle befindet sich auf einem einzelnen Computer und verweist auf eine Computerdatenquelle. Sie können nicht teilbare Dateidatenquellen verwenden, um von Dateidatenquellen aus auf vorhandene Computerdatenquellen zuzugreifen.

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Verwenden von OLE DB zum Herstellen einer Verbindung mit Datenquellen

In den folgenden Abschnitten werden die Objektverknüpfungen und die Einbettungs Datenbank (OLE DB) detaillierter beschrieben.

OLE DB-Architektur

In der OLE DB-Architektur wird die Anwendung, die auf die Daten zugreift, als Datenverbraucher (wie Excel) bezeichnet, und das Programm, das den systemeigenen Zugriff auf die Daten ermöglicht, wird als Datenbankanbieter (wie Microsoft OLE DB-Anbieter für SQL Server) bezeichnet.

Definieren von Verbindungsinformationen

Eine universelle Datenverknüpfungsdatei (. UDL) enthält die Verbindungsinformationen, die ein Daten Consumer für den Zugriff auf eine Datenquelle über den OLE DB-Anbieter dieser Datenquelle verwendet. Sie können die Verbindungsinformationen erstellen, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

  • Verwenden Sie im Datenverbindungs-Assistenten das Dialogfeld Datenverknüpfungseigenschaften , um eine Datenverknüpfung für einen OLE DB-Anbieter zu definieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Importieren von Daten mithilfe desDatenverbindungs-Assistenten.

  • Erstellen Sie eine leere Textdatei mit der UDL-Dateinamenerweiterung, und bearbeiten Sie dann die Datei, die das Dialogfeld Datenverknüpfungseigenschaften anzeigt.

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Aktualisieren von Daten

Wenn Sie mit einer externen Datenquelle verbunden sind, können Sie auch einen Aktualisierungsvorgang ausführen, um die aktualisierten Daten abzurufen. Jedes Mal, wenn Sie Daten aktualisieren, wird die neueste Version der Daten angezeigt, einschließlich aller Änderungen, die seit der letzten Aktualisierung an den Daten vorgenommen wurden.

In der folgenden Abbildung wird der grundlegende Prozess erläutert, was geschieht, wenn Sie Daten aktualisieren, die mit einer externen Datenquelle verbunden sind.

Grundlegender Ablauf bei der Aktualisierung externer Daten

1. ein Aktualisierungsvorgang erhält aktuelle Daten.

2. die Verbindungsdatei definiert alle Informationen, die für den Zugriff auf und das Abrufen von Daten aus einer externen Datenquelle erforderlich sind.

3. es gibt eine Vielzahl von Datenquellen, die Sie aktualisieren können: OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, Kalkulationstabellen und Textdateien.

4. aktuelle Daten werden der aktuellen Arbeitsmappe hinzugefügt.

Excel bietet zahlreiche Optionen zum Aktualisieren importierter Daten, einschließlich der Aktualisierung der Daten, wenn Sie die Arbeitsmappe öffnen und Daten in Zeitintervallen automatisch aktualisieren. Sie können die Arbeit in Excel fortsetzen, während Daten aktualisiert werden, und Sie können auch den Status der Aktualisierung überprüfen, während die Daten aktualisiert werden.

Wenn für die externe Datenquelle ein Kennwort erforderlich ist, um auf die Daten zugreifen zu können, können Sie festlegen, dass das Kennwort jedes Mal eingegeben wird, wenn die Externer Datenbereich aktualisiert wird.

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Importieren von Daten aus Datenquellen

Windows XP, Windows Vista und Microsoft Office stellen die ODBC-Treiber und OLE DB-Anbieter bereit, mit denen Sie Daten aus den folgenden allgemeinen Datenquellen abrufen können: Microsoft Access, HTML-Dateien im World Wide Web, Textdateien, Microsoft SQL Server, SQL Server Analysis Services und XML-Dateien. Mithilfe des Datenverbindungs-Assistenten und von Microsoft Query können Sie auch auf viele andere Datenquellen zugreifen, die über die entsprechenden OLE DB-Anbieter und ODBC-Treiber verfügen, einschließlich anderer Excel-Arbeitsblätter, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle und DB2.

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Importieren von Daten aus einer Access-Datenbank

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Austausch von Daten zwischen Microsoft Access und Microsoft Excel.

  • Wenn Sie Daten aus Access in Excel importieren möchten, können Sie Daten aus einem Access-Datenblatt kopieren und in ein Excel-Arbeitsblatt einfügen, eine Verbindung mit einer Access-Datenbank von einem Excel-Arbeitsblatt herstellen oder Access-Daten in ein Excel-Arbeitsblatt exportieren.

  • Um Daten aus Excel in Access zu übertragen, können Sie Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt kopieren und in ein Access-Datenblatt einfügen, ein Excel-Arbeitsblatt in eine Access-Tabelle importieren oder eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt aus einer Access-Tabelle herstellen.

Hinweis: Der Word- Import hat zwei unterschiedliche Bedeutungen zwischen Excel und Access. In Excel zum Importieren von Mitteln, um eine dauerhafte Verbindung zu Daten herzustellen, die aktualisiert werden können. In Access können Sie Mittel importieren, um Daten nur einmal, aber ohne Datenverbindung in Access zu übertragen.

Arbeiten mit Access-Daten in Excel

Möglicherweise möchten Sie mit Access-Daten in einer Excel-Arbeitsmappe arbeiten, um die Vorteile der Datenanalyse-und Diagrammfeatures, die Flexibilität bei der Datenanordnung und das Layout oder die Funktionen in Excel zu nutzen, die in Access nicht verfügbar sind.

Herstellen einer Verbindung mit Access-Daten aus Excel

Wenn Sie aktualisierbare Access-Daten in Excel einfügen möchten, können Sie eine Verbindung mit der Access-Datenbank herstellen und alle Daten aus einer Tabelle oder Abfrage abrufen. So können Sie beispielsweise einen Excel-Zusammenfassungs Budgetbericht aktualisieren, den Sie monatlich verteilen, sodass er die Daten des aktuellen Monats enthält.

Exportieren von Access-Daten nach Excel

Mithilfe des Export-Assistenten in Access können Sie ein Access-Datenbankobjekt (beispielsweise eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular) oder ausgewählte Datensätze in einer Ansicht in ein Excel-Arbeitsblatt exportieren. Wenn Sie in Access einen Exportvorgang ausführen, können Sie den Entwurf dieses Vorgangs für die spätere Verwendung speichern und sogar planen, dass der Exportvorgang automatisch in bestimmten Intervallen ausgeführt wird.

Im folgenden finden Sie häufige Szenarien für den Export von Daten aus Access in Excel:

  • Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet zum Verarbeiten von Daten sowohl Access als auch Excel. In einer Access-Datenbank werden die Daten gespeichert, in Excel jedoch werden die Daten analysiert und die Analyseergebnisse verteilt. Ihr Team exportiert zurzeit Daten nach Bedarf nach Excel, aber Sie möchten diesen Prozess effizienter gestalten.

  • Sie sind ein langjähriger Benutzer von Access, aber Ihr Vorgesetzter bevorzugt die Anzeige von Berichten in Excel. In regelmäßigen Abständen erledigen Sie die Arbeit beim Kopieren der Daten in Excel, aber Sie möchten diesen Vorgang automatisieren, um sich Zeit zu sparen.

Weitere Informationen zum Exportieren von Daten aus Access in Excel finden Sie im Access-Hilfesystem.

Arbeiten mit Excel-Daten in Access

Möglicherweise möchten Sie mit Excel-Daten in einer Access-Datenbank arbeiten, um die Vorteile von Access-Datenverwaltung, Sicherheit oder mehr Benutzer Features zu nutzen. Obwohl Access viele nützliche Features enthält, gibt es zwei Features, die Benutzer besonders nützlich für Ihre Excel-Daten finden:

  • Berichte    Wenn Sie mit dem Entwerfen von Access-Berichten vertraut sind und Ihre Excel-Daten in dieser Art von Bericht zusammenfassen und organisieren möchten, können Sie einen Access-Bericht erstellen. So können Sie beispielsweise flexiblere Berichte wie Gruppen-und Zusammenfassungsberichte, gedruckte Etiketten und grafische Berichte erstellen.

  • Formulare    Wenn Sie ein Formular zum Suchen oder Anzeigen von Daten in Excel verwenden möchten, können Sie ein Access-Formular erstellen. So können Sie beispielsweise ein Access-Formular erstellen, um Felder in einer anderen Reihenfolge als die Reihenfolge der Spalten auf dem Arbeitsblatt anzuzeigen, oder Sie können eine längere Datenzeile auf einem Bildschirm einfacher anzeigen.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Access-Formularen und-Berichten finden Sie im Access-Hilfesystem.

Verknüpfen mit Excel-Daten aus Access

Sie können einen Excel-Bereich als Tabelle mit einer Access-Datenbank verknüpfen. Verwenden Sie diesen Ansatz, wenn Sie beabsichtigen, den Datenbereich in Excel weiterhin zu verwalten, aber auch, dass diese Daten in Access verfügbar sein sollen. Sie erstellen diesen Verknüpfungstyp in der Access-Datenbank, aber nicht in Excel.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit den Quellzellen verknüpft ist. Alle Änderungen, die Sie an den Quellzellen in Excel vornehmen, werden in der verknüpften Tabelle wiedergegeben. Sie können den Inhalt der entsprechenden Tabelle jedoch nicht in Access bearbeiten. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie die Änderungen in der Excel-Quelldatei vornehmen.

Im folgenden finden Sie häufige Szenarien für die Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt in Access:

  • Sie möchten Ihre Daten weiterhin in Excel-Arbeitsblättern speichern, aber dennoch die leistungsfähigen Abfrage-und Berichterstellungsfeatures von Access verwenden.

  • Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, doch Daten aus externen Quellen, mit denen Sie arbeiten, werden in Excel-Arbeitsblättern gespeichert. Sie möchten keine Kopien externer Daten verwalten, aber Sie möchten in Access in der Lage sein, damit zu arbeiten.

Weitere Informationen zum Verknüpfen von Daten aus Access zu Excel finden Sie im Access-Hilfesystem.

Importieren von Excel-Daten in Access

Wenn Sie Daten aus Excel in einer Access-Datenbank speichern und dann die Daten in Access von diesem Zeitpunkt an verwenden und verwalten möchten, können Sie die Daten in Access importieren. Wenn Sie Daten importieren, speichert Access die Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne die Daten in Excel zu ändern. Während eines Importvorgangs können Sie immer nur ein Arbeitsblatt importieren. Wiederholen Sie den Importvorgang für jedes Arbeitsblatt, wenn Sie Daten aus mehreren Arbeitsblättern importieren möchten.

Im folgenden finden Sie häufige Szenarien für den Import von Excel-Daten in Access:

  • Sie verwenden Excel schon seit längerer Zeit, würden es jedoch mittlerweile vorziehen, die Daten in Access zu bearbeiten. Sie möchten die Daten in Ihren Excel-Arbeitsblättern in eine oder mehrere neue Access-Datenbanken verschieben.

  • Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, aber Sie erhalten gelegentlich Daten im Excel-Format, die mit ihren Access-Datenbanken zusammengeführt werden müssen. Sie möchten diese Excel-Arbeitsblätter in Ihre Datenbank importieren, während Sie Sie empfangen.

  • Sie verwenden Access zum Verwalten Ihrer Daten, aber die wöchentlichen Berichte, die Sie vom restlichen Team erhalten, sind Excel-Arbeitsmappen. Sie möchten den Importvorgang optimieren, um sicherzustellen, dass Daten jede Woche zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihre Datenbank importiert werden.

Weitere Informationen zum Importieren von Daten aus Excel in Access finden Sie im Access-Hilfesystem.

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Importieren von Daten aus dem Web

Webseiten enthalten häufig Informationen, die für die Analyse in Excel ideal sind. So können Sie beispielsweise Aktienkurse in Excel analysieren, indem Sie Informationen verwenden, die direkt von einer Webseite stammen. Je nach Ihren Anforderungen können Sie Daten abrufen, die aktualisiert werden können (das heißt, Sie können die Daten in Excel mit den neuesten Daten auf der Webseite aktualisieren), oder Sie können Daten von einer Webseite abrufen und auf dem Arbeitsblatt statisch behalten.

Sie können eine Webabfrage verwenden, um Daten abzurufen, die in Ihrem Intranet oder im Internet gespeichert sind, beispielsweise eine einzelne Tabelle, mehrere Tabellen oder den gesamten Text auf einer Webseite, und die Daten mithilfe der Tools und Features in Excel zu analysieren. Mit einem Klick auf eine Schaltfläche können Sie die Daten auf einfache Weise mit den neuesten Informationen auf der Webseite aktualisieren. So können Sie beispielsweise Aktienkurse von einer öffentlichen Webseite abrufen und aktualisieren oder eine Tabelle mit Verkaufsinformationen auf einer Unternehmenswebseite abrufen und aktualisieren.

Mithilfe des Dialogfelds Neue Webabfrage können Sie Daten, die von einer Webseite stammen, importieren. (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe externe Daten abrufen auf aus dem Web.) Sie benötigen Zugriff auf das World Wide Web über das Intranet Ihres Unternehmens oder über ein Modem auf Ihrem Computer oder im Netzwerk, oder Sie können eine Abfrage für HTML-oder XML-Dateien vornehmen, die auf Ihrem Computer gespeichert sind.

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Importieren von Textdateien

Sie können Excel verwenden, um Daten aus einer Textdatei in ein Arbeitsblatt zu importieren. (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe externe Daten abrufen auf aus Text.) Der Text Import-Assistent überprüft die Textdatei, die Sie importieren, und hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass die Daten in der von Ihnen gewünschten Weise importiert werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten zum Importieren von Daten aus einer Textdatei mithilfe von Excel: Sie können die Textdatei in Excel öffnen (wodurch keine Verbindung mit der Textdatei hergestellt wird), oder Sie können die Textdatei als externen Datenbereich importieren (wodurch eine Verbindung mit der Textdatei hergestellt wird).

Es gibt zwei häufig verwendete Textdateiformate:

  • Trennzeichengetrennte Textdateien (txt), in denen die Tabstoppzeichen (ASCII-Zeichencode 009) in der Regel die einzelnen Textfelder voneinander trennen.

  • Komma getrennte Werte (CSV) Textdateien (CSV), in denen das Komma (,) in der Regel die einzelnen Textfelder trennt.

Sie können auch das Trennzeichen ändern, das in getrennten und CSV-Textdateien verwendet wird. Dies kann erforderlich sein, um sicherzustellen, dass der Import- oder Exportvorgang in der gewünschten Weise abläuft.

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Importieren von Daten aus Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server ist eine voll funktionsfähige, relationale Datenbank, die für unternehmensweite Datenlösungen entwickelt wurde, die optimale Leistung, Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit erfordern. In Excel können Sie problemlos eine Verbindung mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank herstellen. (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe externe Daten abrufen auf aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf von SQL Server.)

Wenn Sie eine Verbindung mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank herstellen, werden im Datenverbindungs-Assistenten drei Seiten angezeigt:

  • Seite 1: Herstellen einer Verbindung mit dem Daten Bank Server    Auf dieser Seite können Sie den Datenbankserver und die Art der Anmeldung beim Server angeben.

  • Seite 2: Auswählen von Datenbank und Tabelle    Auf dieser Seite können Sie die Datenbank sowie die Tabelle oder Abfrage angeben, die die gewünschten Daten enthält.

  • Seite 3: Speichern der Datendatei und der Verbindung    Auf dieser Seite können Sie die Verbindungsdatei und die Suchausdrücke zum Auffinden der Datei angeben und beschreiben.

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Importieren von Daten aus Microsoft SQL Server Analysis Services

Analysis Services (eine Komponente von Microsoft SQL Server), die Business Intelligence unterstützt und eine Grundlage für OLAP-Analysesysteme (Online Analytical Processing), KPI-Scorecards (Key Performance Indicator), Daten Mining und Dashboard-Berichterstattungssysteme ist . In Excel können Sie mithilfe eines OLAP-Anbieters problemlos eine Verbindung mit einer Analysis Services-OLAP-Datenbank herstellen. (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe externe Daten abrufen auf aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf aus Analysis Services.) Ein OLAP-Anbieter ist ein Satz von Software, der den Zugriff auf einen bestimmten Typ von OLAP-Datenbank ermöglicht. Diese Software kann einen Datenquellentreiber und eine andere Client Software enthalten, die zum Herstellen einer Verbindung mit einer Datenbank erforderlich ist. Sie müssen einen PivotTable-Bericht verwenden, um eine Verbindung mit einem OLAP-Anbieter herzustellen.

Sie können auch auf OLAP-Daten zugreifen, wenn Sie nicht mit der OLAP-Datenquelle verbunden sind. Eine Offlinecubedatei ist eine Datei mit der Erweiterung CUB, in der ein Teil des Quelldaten aus einer OLAP-Server Datenbank gespeichert wird. Verwenden Sie eine Offline-Cubedatei, um weiterhin Änderungen an PivotTable-und PivotChart-Berichten vorzunehmen, wenn der Server nicht verfügbar ist oder wenn Sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind.

Wenn Sie eine Verbindung mit Analysis Services herstellen, werden im Datenverbindungs-Assistenten drei Seiten angezeigt:

  • Seite 1: Herstellen einer Verbindung mit dem Daten Bank Server     Auf dieser Seite können Sie den Server und die Art der Anmeldung beim Datenbankserver angeben.

  • Seite 2: Auswählen von Datenbank und Tabelle    Auf dieser Seite können Sie die Datenbank und den Cube angeben.

  • Seite 3: Speichern der Datendatei und der Verbindung    Auf dieser Seite können Sie die Verbindungsdatei und die Suchausdrücke zum Auffinden der Datei angeben und beschreiben.

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Importieren von XML-Daten

Excel vereinfacht das Importieren von XML-Daten (Extensible Markup Language), die aus anderen Datenbanken und Anwendungen erstellt wurden, die Zuordnung von XML-Elementen aus einem XML-Schema zu Arbeitsblattzellen und das Exportieren über arbeiteter XML-Daten für die Interaktion mit anderen Datenbanken und Anwendungen. Denken Sie an diese neuen XML-Features, um Excel in einen XML-Datendatei-Generator mit einer vertrauten Benutzeroberfläche umzuwandeln.

Mithilfe von XML-Zuordnungen können Sie nun bestimmte Teile Ihrer Geschäftsdaten in Excel-Dokumenten auf einfache Weise hinzufügen, identifizieren und aus Excel-Dokumenten extrahieren. Eine Rechnung, die den Namen und die Adresse eines Kunden enthält, oder ein Bericht, der die Finanzergebnisse des letzten Quartals enthält, sind beispielsweise nicht mehr nur statische Berichte. Sie können diese Informationen ganz leicht aus Datenbanken und Anwendungen importieren, überarbeiten und in dieselbe oder andere Datenbanken und Anwendungen exportieren.

Wichtige XML-Szenarien

Die XML-Funktionen eigenen sich für die folgenden Schlüsselszenarien:

  • Erweitern der Funktionalität vorhandener Excel-Vorlagen durch Zuordnen von XML-Elementen zu vorhandenen Zellen Auf diese Weise ist es einfacher, XML-Daten in Ihre Vorlagen zu übernehmen, ohne Sie neu entwerfen zu müssen.

  • Verwenden Sie XML-Daten als Eingabe für Ihre vorhandenen Berechnungsmodelle, indem Sie XML-Elemente auf vorhandenen Kalkulationstabellen zuordnen.

  • Importieren von XML-Daten in eine neue Arbeitsmappe.

  • Importieren von XML-Daten aus einem Webdienst in ein Excel-Arbeitsblatt.

  • Exportieren von Daten in zugeordneten Zellen in XML-Datendateien unabhängig von anderen Daten in der Arbeitsmappe.

Grundlagen der Verwendung von XML-Daten in Excel

Die folgende Abbildung zeigt, wie die verschiedenen Dateien und Vorgänge zusammen arbeiten, wenn Sie XML mit Excel verwenden. Im Wesentlichen gibt es fünf Phasen des Prozesses.

Übersicht über die Arbeitsweise von Excel mit XML-Daten

Legende 1 Hinzufügen einer XML-Schemadatei (XSD) zu einer Arbeitsmappe

Schaltflächensymbol Zuordnen von XML-Schemaelementen zu einzelnen Zellen oder XML-Listen

Callout 3 Importieren einer XML-Datendatei (XML) und Binden der XML-Elemente an zugeordnete Zellen

Schritt 4 Eingeben von Daten, verschieben zugeordneter Zellen und Nutzen der Excel-Funktionalität bei gleichzeitiger Beibehaltung der XML-Struktur und-Definitionen.

Callout 5 Exportieren von überarbeiteten Daten aus zugeordneten Zellen in eine XML-Datendatei.

Verwenden von XML-Daten

Wenn Sie den Inhalt einer XML-Datendatei in eine vorhandene XML-Zuordnung in Ihrer Arbeitsmappe importieren, binden Sie die Daten aus der Datei an eine XML-Zuordnung, die in Ihrer Arbeitsmappe gespeichert ist. Das bedeutet, dass jedes Datenelement in der XML-Datendatei über ein entsprechendes Element im XML-Schema verfügt, das Sie aus einer XML-Schemadatei oder einem abgeleiteten Schema zugeordnet haben. Jede XML-Zuordnung kann nur über eine XML-Datenbindung verfügen, und eine XML-Datenbindung ist an alle die Zuordnungen gebunden, die aus einer einzelnen XML-Zuordnung erstellt wurden.

Sie können das Dialogfeld XML-Karteneigenschaften anzeigen (Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML auf Karteneigenschaften.), in der drei Optionen (alle standardmäßig aktiviert) vorhanden sind, die Sie festlegen oder deaktivieren können, um das Verhalten von XML-Daten zu steuern. Bindung

  • Beim Importieren und Exportieren Daten gegen das Schema validieren    Gibt an, ob Excel beim Importieren von Daten Daten mit der XML-Zuordnung überprüft. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie sicherstellen möchten, dass die XML-Daten, die Sie importieren, dem XML-Schema entsprechen.

  • Bestehende Daten mit neuen Daten überschreiben    Gibt an, ob beim Importieren von Daten Daten überschrieben werden. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie die aktuellen Daten durch neue Daten ersetzen möchten, beispielsweise, wenn die neuesten Daten in der neuen XML-Datendatei enthalten sind.

  • Anfügen neuer Daten an vorhandene XML-Listen    Gibt an, ob der Inhalt der Datenquelle an die vorhandenen Daten im Arbeitsblatt angefügt wird. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie beispielsweise Daten aus mehreren ähnlichen XML-Datendateien in eine XML-Liste konsolidieren oder den Inhalt einer Zelle, die eine Funktion enthält, nicht überschreiben möchten.

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Importieren von Daten mithilfe des Datenverbindungs-Assistenten

Sie können den Datenverbindungs-Assistenten verwenden, um eine Verbindung mit einer externen OLE DB-oder ODBC-Datenquelle herzustellen, die bereits definiert wurde. Um den Datenverbindungs-Assistenten zu öffnen, klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe externe Daten abrufen auf aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf aus Daten Verbindungs-Assistent.

Wenn Sie im Datenverbindungs-Assistenten die Option andere/erweiterte Datenquelleauswählen, können Sie im Dialogfeld Datenverknüpfungseigenschaften eine Liste der verfügbaren OLE DB-Anbieter anzeigen. Darüber hinaus ermöglicht der Microsoft OLE DB-Anbieter für ODBC-Treiber auch den Zugriff auf ODBC-Datenquellen. Weitere Informationen zur Verwendung der einzelnen Registerkarten in diesem Dialogfeld finden Sie, indem Sie im Dialogfeld Datenverknüpfungseigenschaften auf Hilfe klicken.

Im Allgemeinen gehen Sie wie folgt vor, um Verbindungsinformationen im Dialogfeld Datenverknüpfungseigenschaften zu definieren:

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Anbieter , wählen Sie den OLE DB-Anbieter aus, und klicken Sie dann auf weiter. Dadurch wird die Registerkarte Verbindung angezeigt, in der Sie bestimmte Verbindungsinformationen für diesen OLE DB-Anbieter eingeben können.

    Jeder OLE DB-Anbieter definiert bestimmte Verbindungsinformationen. Beispielsweise erfordert Microsoft OLE DB-Anbieter für SQL Server einen Servernamen, einen Server Standort und einen Benutzernamen. Möglicherweise möchten Sie auch zusätzliche Informationen wie ein Kennwort definieren oder angeben, ob Sie die integrierte Sicherheit von Microsoft Windows verwenden möchten.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte erweitert , um zusätzliche Informationen wie Netzwerkeinstellungen und Zugriffsberechtigungen bereitzustellen.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte alle , um Initialisierungseigenschaften für diesen OLE DB-Anbieter zu definieren.

Hinweis: Sie können keine Daten im Datenverbindungs-Assistenten filtern oder daran teilnehmen.

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Importieren von Daten mithilfe von Microsoft Query

Sie können auch Microsoft Query zum Importieren von Daten verwenden. (Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe externe Daten abrufen auf aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf von Microsoft Query.) Sie verwenden Microsoft Query, um ODBC-Datenquellen zum Abrufen von Daten einzurichten. In Microsoft Query können Sie den Abfrage-Assistenten verwenden, um eine einfache Abfrage zu erstellen, oder Sie können in Query erweiterte Kriterien verwenden, um eine komplexere Abfrage zu erstellen, und gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Filtern Sie Zeilen oder Spalten mit Daten, bevor Sie in Excel importiert werden.

  • Erstellen Sie ein Parameterabfrage.

  • Sortieren Sie Daten, bevor Sie in Excel importiert werden.

  • An mehreren Tabellenteil nehmen.

Microsoft Query bietet eine einfache Front-End-Datei, auf die Sie in Excel problemlos zugreifen können, um diese speziellen Abfrageaufgaben auszuführen.

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Programmgesteuertes Importieren von Daten und Verwenden von Funktionen

Wenn Sie ein Entwickler sind, gibt es mehrere Ansätze in Excel, die Sie zum Importieren von Daten ausführen können:

  • Sie können Visual Basic für Applikationen verwenden, um Zugriff auf eine externe Datenquelle zu erhalten. Je nach Datenquelle können Sie entweder ActiveX-Datenobjekte oder Datenzugriffsobjekte verwenden, um die Daten abzurufen. Sie können auch eine Verbindungszeichenfolge in Ihrem Code definieren, der die Verbindungsinformationen angibt. Die Verwendung einer Verbindungszeichenfolge ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie verhindern möchten, dass Systemadministratoren oder Benutzer zuerst eine Verbindungsdatei erstellen oder die Installation Ihrer Anwendung vereinfachen.

  • Wenn Sie Daten aus einer SQL Server-Datenbank importieren, sollten Sie SQL Native Client verwenden, bei dem es sich um eine eigenständige Datenzugriffs-API (Application Programming Interface) handelt, die sowohl für OLE DB als auch für ODBC verwendet wird. Der SQL OLE DB-Anbieter und der SQL-ODBC-Treiber werden in einer systemeigenen DLL (Dynamic Link Library) kombiniert, wobei aber auch neue Funktionen zur Verfügung gestellt werden, die sich von den Microsoft Data Access-Komponenten (MDAC) unterscheiden. Sie können SQL Native Client verwenden, um neue Anwendungen zu erstellen oder vorhandene Anwendungen zu verbessern, die neuere SQL Server-Features nutzen können, wie beispielsweise Multiple Active Result Sets (Mars), benutzerdefinierte Typen (UDT) und Unterstützung für XML-Datentypen.

  • Die RTD-Funktion Ruft Echtzeitdaten aus einem Programm ab, das die COM-Automatisierung unterstützt. Das Add-In für die RTD COM-Automatisierung muss auf einem lokalen Computer erstellt und registriert worden sein.

  • Das SQL. Request-Funktion stellt eine Verbindung mit einer externen Datenquelle her und führt eine Abfrage von einem Arbeitsblatt aus. Das SQL. Request-Funktion gibt dann das Ergebnis als Array zurück, ohne dass die Makroprogrammierung erforderlich ist. Ist diese Funktion nicht verfügbar, müssen Sie das ODBC-Add-In für Microsoft Excel (XLODBC.XLA) installieren. Sie können das Add-in von Office.com installieren.

Weitere Informationen zum Erstellen von Visual Basic für Applikationen finden Sie in der Hilfe zu Visual Basic.

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Mehr Sicherheit für den Datenzugriff

Wenn Sie eine Verbindung mit einer externen Datenquelle herstellen oder Daten aktualisieren, ist es wichtig, sich mit potenziellen Sicherheitsproblemen vertraut zu machen und zu erfahren, was Sie zu diesen Sicherheitsproblemen tun können. Verwenden Sie die folgenden Richtlinien und bewährten Methoden, um Ihre Daten zu schützen.

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Speichern von Datenverbindungen an einem vertrauenswürdigen Speicherort

Eine Datenverbindungsdatei enthält häufig eine oder mehrere Abfragen, die zum Aktualisieren externer Daten verwendet werden. Wenn Sie diese Datei ersetzen, kann ein Benutzer mit böswilliger Absicht eine Abfrage entwerfen, um auf vertrauliche Informationen zuzugreifen und diese an andere Benutzer zu verteilen oder andere schädliche Aktionen auszuführen. Daher ist es wichtig, Folgendes sicherzustellen:

  • Die Verbindungsdatei wurde von einer zuverlässigen Person geschrieben.

  • Die Verbindungsdatei ist sicher und wird von einem vertrauenswürdigen Speicherort gespeichert.

Um die Sicherheit zu verbessern, möchten Sie möglicherweise Verbindungen zu externen Daten auf Ihrem Computer deaktivieren. Wenn Sie eine Verbindung mit Daten herstellen möchten, wenn Sie eine Arbeitsmappe öffnen, müssen Sie Datenverbindungen über die Vertrauensstellungs Center-Leiste aktivieren, oder indem Sie die Arbeitsmappe an einem vertrauenswürdigen Speicherort einfügen. Weitere Informationen finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch .

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Sicheres Verwenden von Anmeldeinformationen

Für den Zugriff auf eine externe Datenquelle sind in der Regel Anmeldeinformationen (wie Benutzername und Kennwort) erforderlich, die zur Authentifizierung des Benutzers verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass Ihnen diese Anmeldeinformationen auf sichere und sichere Weise zur Verfügung gestellt werden und dass Sie diese Anmeldeinformationen nicht versehentlich anderen Personen offen legen.

Wichtig: Verwenden Sie sichere Kennwörter, bei denen Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombiniert sind. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens acht Zeichen umfassen. Ein Pass-Ausdruck mit mindestens 14 Zeichen ist besser geeignet. Es ist wichtig, dass Sie sich das jeweilige Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es nicht von Microsoft abgerufen werden. Bewahren Sie die notierten Kennwörter an einem sicheren Ort auf, damit sie nicht mit den zu schützenden Informationen in Verbindung gebracht werden können.

Vermeiden Sie das Speichern von Anmeldeinformationen beim Herstellen einer Verbindung mit Datenquellen. Diese Informationen werden möglicherweise als nur-Text in der Arbeitsmappe und in der Verbindungsdatei gespeichert, und ein böswilliger Benutzer kann auf die Informationen zugreifen, um die Sicherheit der Datenquelle zu gefährden.

Verwenden Sie nach Möglichkeit die Windows-Authentifizierung (auch als vertrauenswürdige Verbindung bezeichnet), die ein Windows-Benutzerkonto zum Herstellen einer Verbindung mit SQL Server verwendet. Wenn ein Benutzer eine Verbindung über ein Windows-Benutzerkonto herstellt, verwendet SQL Server Informationen im Windows-Betriebssystem, um den Kontonamen und das Kennwort zu überprüfen. Bevor Sie die Windows-Authentifizierung verwenden können, muss ein Server Administrator SQL Server für die Verwendung dieses Authentifizierungsmodus konfigurieren. Wenn die Windows-Authentifizierung nicht zur Verfügung steht, vermeiden Sie es, die Anmeldeinformationen der Benutzer in einer Arbeitsmappe oder Verbindungsdatei zu speichern. Für Benutzer ist es sicherer, die Anmeldeinformationen bei jeder Anmeldung einzugeben.

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Sicheres veröffentlichen in Excel Services

Wenn Sie eine Verbindung mit einer Datenquelle herstellen, können Sie mithilfe des Dialogfelds Excel Services-Authentifizierungseinstellungen eine Authentifizierungsmethode auswählen, wenn Sie in Excel Services auf die Datenquelle zugreifen. Sie können eine der folgenden Optionen auswählen, um sich bei der Datenquelle anzumelden:

  • Windows-Authentifizierung    Wählen Sie diese Option aus, um den Windows-Benutzernamen und das Kennwort des aktuellen Benutzers zu verwenden. Dies ist die sicherste Methode, kann sich aber auf die Leistung auswirken, wenn viele Benutzer vorhanden sind.

  • SSS    Wählen Sie diese Option aus, um Secure Storage Service zu verwenden, und geben Sie dann die entsprechende Identifikationszeichenfolge in das Textfeld SSS-ID ein. Ein Websiteadministrator kann eine SharePoint-Website für die Verwendung einer Secure Storage Service-Datenbank konfigurieren, in der ein Benutzername und ein Kennwort gespeichert werden können. Diese Methode kann am effizientesten sein, wenn viele Benutzer vorhanden sind.

  • Keine    Wählen Sie diese Option aus, um den Benutzernamen und das Kennwort in der Verbindungsdatei zu speichern.

Hinweis: Die Authentifizierungseinstellung wird nur von Excel Services und nicht von Microsoft Excel verwendet. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass auf die gleichen Daten zugegriffen wird, unabhängig davon, ob Sie die Arbeitsmappe in Excel oder Excel Services öffnen, stellen Sie sicher, dass die Authentifizierungseinstellung in Excel identisch ist.

Verwenden Sie eine Data Connection Library (DCL), um die Sicherheit ihrer Verbindungen zu verbessern. Eine DCL ist eine spezielle SharePoint-Dokumentbibliothek, die als vertrauenswürdige Speicherorts Bibliothek definiert werden kann und die das Speichern, sichern, freigeben und Verwalten von ODC-Dateien vereinfacht. Ein Administrator muss beispielsweise eine Datenbank von einem Testserver auf einen Produktionsserver verschieben oder eine Abfrage aktualisieren, die auf die Daten zugreift. Durch Verwendung einer ODC-Datei, die in einer DCL gespeichert ist, ist die Verwaltung dieser Verbindungsinformationen wesentlich einfacher, und der Zugriff der Benutzer auf die Daten ist bequemer, da alle Arbeitsmappen dieselbe Verbindungsdatei verwenden, und ein Aktualisierungsvorgang (auf dem Client-oder Server Computer) wird Aktuelle Änderungen an dieser Verbindungsdatei. Sie können sogar SharePoint Server und den Clientcomputer eines Benutzers einrichten, um Änderungen an der Verbindungsdatei automatisch zu erkennen und dann die aktuellste Version dieser Verbindungsdatei zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Hilfe zur Microsoft SharePoint Foundation 2010-zentral Administration.

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Probleme beim Herstellen einer Verbindung mit Daten

In den folgenden Abschnitten werden verschiedene Probleme erörtert, die beim Herstellen einer Verbindung mit externen Daten auftreten können.

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Problem: beim Versuch, Daten zu importieren, ist der Speicherplatz nicht mehr verfügbar.

Wenn der Speicherplatz beim Herstellen einer Verbindung mit externen Daten nicht mehr verfügbar ist, sollten Sie die folgenden Schritte ausführen:

Überprüfen und erhöhen des verfügbaren Speicherplatzes    Wenn Sie etwas Speicherplatz auf der Festplatte freigeben möchten, leeren Sie den Papierkorb, sichern Sie nicht benötigte Dateien, und entfernen Sie Sie dann von Ihrer Festplatte, oder entfernen Sie nicht verwendete Windows-Komponenten. Weitere Informationen zum Freigeben von Speicherplatz auf der Festplatte finden Sie in der Windows-Hilfe.

Strategien, die Sie ausprobieren können, wenn der Speicherplatz limitiert ist    Wenn auf Ihrer Festplatte nur eine begrenzte Menge an Speicherplatz zur Verfügung steht, versuchen Sie Folgendes:

Microsoft Query    Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

  • Vereinfachen der Abfrage    Stellen Sie sicher, dass Sie nur die Tabellen und Felder einbeziehen, die für Ihre Abfrage erforderlich sind. Wenn Ihre Abfrage nicht benötigte Tabellen oder Felder enthält, löschen Sie Sie aus der Abfrage, um die Größe der temporären Abfragedatei zu verringern.

  • Verwenden von Kriterien, um die Größe des Resultsets zu verringern    Verwenden Sie Kriterien, um nur bestimmte Datensätze abzurufen, anstatt alle Datensätze aus einer Datenbank abzurufen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Microsoft Query.

  • Begrenzen der Anzahl von Datensätzen, die von der Abfrage zurückgegeben werden    Beschränken Sie die Anzahl der Datensätze, die von der Abfrage zurückgegeben werden. Klicken Sie in Microsoft Query im Menü Bearbeiten auf Optionen , aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anzahl der zurückgegebenen Datensätze begrenzen unter Benutzereinstellungen, und geben Sie dann die maximale Anzahl von Datensätzen ein, die im Feld Datensätze zurückgegeben werden sollen.

Datenverbindungs-Assistent    Obwohl Sie die Daten nicht über den Datenverbindungs-Assistenten einschränken können, können Sie möglicherweise die Daten aus der Datenquelle einschränken, indem Sie eine Abfrage in der Datenquelle definieren. Wenn Sie nicht über die Möglichkeit oder Berechtigung zum Definieren einer Abfrage in der Datenquelle verfügen, wenden Sie sich an den Datenadministrator.

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Problem: wo befindet sich der OLAP-Cube-Assistent?

Der OLAP-Cube-Assistent in Microsoft Query, der einen OLAP-Cube aus einer Jet-Datenbank erstellt hat, steht in Excel nicht mehr zur Verfügung.

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Problem: Was ist mit den Datenempfangsdiensten geschehen?

In Microsoft Office 2003, Datenempfangsdienste, verwenden Sie eine UDC-Datei (Universal Data Connection, UDCX) für den Zugriff auf Webdienste und Abfragen unterschiedlicher Datenquellen.

Im Datenverbindungs-Assistenten auf der Seite Willkommen beim Datenverbindungs- Assistenten können Sie die Datenquellenoptionen Microsoft Business Solutions oder Data Retrieval Services auswählen. Mit der Option Datenabrufdienste können Sie zwei Datenempfangsdienste auswählen: Windows SharePoint Services-Listen, mit denen Daten aus Listen und Dokumentbibliotheken auf einem Server mit SharePoint Foundation abgerufen werden, und Microsoft SQL Server , die Daten aus Microsoft SQL Server 2000 oder höher abruft.

Obwohl der Datenverbindungs-Assistent die Bearbeitung von UDC-Verbindungsdateien nicht mehr unterstützt, unterstützt Excel weiterhin vorhandene Datenempfangsdienste-Verbindungen, und Sie können diese Verbindungen dennoch aktualisieren.

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