Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook

Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook

Letzte Aktualisierung: 15. Juli 2019

Geteilte Postfächer ermöglichen es einer bestimmten Personengruppe, E-Mails über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie "info@contoso.com" oder "kontakt@contoso.com" auf einfache Weise zu überwachen und zu senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, wird als Absender der E-Mail das geteilte Postfach angegeben und nicht der einzelne Benutzer. Darüber hinaus können Sie das geteilte Postfach als freigegebenen Teamkalender verwenden.

Ein geteiltes Postfach ist jedoch nicht für direktes Anmelden ausgelegt. Das Benutzerkonto für das geteilte Postfach selbst sollte im Status "deaktiviert" verbleiben.

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Tipp: Der Office 365-Administrator für Ihre Organisation muss das geteilte Postfach erstellen und Sie zur Gruppe der Benutzer hinzufügen, bevor Sie es verwenden können. Weitere Informationen, darüber, was der Administrator tun muss, finden Sie unter Erstellen eines geteilten Postfachs.

Hinzufügen eines geteilten Postfachs in Outlook

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Das geteilte Postfach sollte automatisch in Ihrem Ordnerbereich in Outlook angezeigt werden.

Das geteilte Postfach wird in der Ordnerliste in Outlook angezeigt.

Was tun, wenn es nicht funktioniert hat?

  • Wenn Ihr Administrator Sie gerade erst zu einem geteilten Postfach hinzugefügt hat, dauert es möglicherweise einige Minuten, bevor das geteilte Postfach angezeigt wird. Warten Sie eine Weile, und dann schließen und starten Sie Outlook erneut.

  • Wenn das nicht funktioniert hat, fügen Sie das geteilte Postfach manuell in Outlook hinzu:

    1. Öffnen Sie Outlook.

    2. Wählen Sie die Registerkarte Datei im Menüband aus.

    3. Wählen Sie Kontoeinstellungen und dann Kontoeinstellungen im Menü aus.

    4. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.

    5. Stellen Sie sicher, dass das richtige Konto hervorgehoben ist, und wählen Sie dann Ändern aus.

    6. Wählen Sie Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen aus.

    7. Geben Sie die geteilte E-Mail-Adresse ein, z. B. info@contoso.com.

    8. Wählen Sie OK > OK aus.

    9. Wählen Sie Weiter >  Fertig stellen > Schließen aus.

Senden von E-Mails über das geteilte Postfach

  1. Öffnen Sie Outlook.

  2. Wählen Sie Neue E-Mail aus.

  3. Wenn Sie das Feld Von am Anfang Ihrer Nachricht nicht sehen, klicken Sie auf Optionen und dann auf Von.

  4. Klicken Sie in der Nachricht auf Von, und wechseln Sie zur geteilten E-Mail-Adresse. Wenn Sie die geteilte E-Mail-Adresse nicht sehen, wählen Sie Andere E-Mail-Adresse aus, und geben Sie Ihre geteilte E-Mail-Adresse ein.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.

    Wenn Sie ab jetzt eine Nachricht über das geteilte Postfach senden möchten, wird die E-Mail-Adresse in der Dropdownliste im "Von"-Feld aufgeführt.

    Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Beantworten von E-Mails, die an das geteilte Postfach gesendet wurden

  1. Öffnen Sie Outlook.

  2. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.

  3. Im Feld Von am oberen Rand der Nachricht sollte der Name Ihres geteilten Postfachs angezeigt werden. Wenn das nicht der Fall ist, wählen Sie in der Dropdownliste im Feld "Von“ Ihr geteiltes Postfach aus.

  4. Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.

    Wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden möchten, wird die E-Mail-Adresse in der Dropdownliste im "Von"-Feld aufgeführt.

    Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Verwenden des geteilten Kalenders

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Der geteilte Kalender, der mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Kalender hinzugefügt.

  1. Wechseln Sie in Outlook zur Kalenderansicht, und wählen Sie das geteilte Postfach aus.

    Auswählen der Kalenderansicht

  2. Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des geteilten Postfachs ist.

  3. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann diese Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.

Verwenden einer geteilten Kontaktliste

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Die geteilte Kontaktliste, die mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Meine Kontakte hinzugefügt.

  1. Wählen Sie in OutlookKontakte aus.

  2. Wählen Sie unter Meine Kontakte den Ordner "Kontakte" der geteilten Kontaktliste aus.

    Die geteilte Kontaktliste wird im Bereich "Kontakte" von Outlook angezeigt.

Verwenden eines geteilten Postfachs auf einem mobilen Gerät (Smartphone oder Tablet)

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um auf ein geteiltes Postfach auf einem mobilen Gerät zuzugreifen. 

  1. Melden Sie sich bei Ihrem primären Kontos in Outlook für iOS oder Android an.

  2. Tippen Sie im linken Navigationsbereich auf die Schaltfläche Konto hinzufügen und dann auf Geteiltes Postfach hinzufügen
    Fügen Sie ein geteiltes Postfach zu Outlook Mobile hinzu.

  3. Wenn Sie in Outlook Mobile über mehrere Konten verfügen, wählen Sie das Konto mit den Berechtigungen für den Zugriff auf das geteilte Postfach aus. 
    Wählen Sie das Konto aus, das über Berechtigungen für Ihr geteiltes Postfach verfügt.

Nach Abschluss des Kontosetups wird das geteilte Postfach in ihrer Kontoliste in Outlook für IOS oder Outlook für Android angezeigt. 

Wenn Sie ein geteiltes Postfach entfernen möchten, navigieren Sie zu Einstellungen > Konten. Tippen Sie dann auf das geteilte Postfach, und wählen Sie Konto löschen aus. 

Senden von automatischen Antworten aus einem geteilten Postfach

Nur Ihr Office 365-Administrator hat die Berechtigungen, dies einzurichten. Anweisungen hierfür finden Sie unter Erstellen eines geteilten Postfachs.

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