Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook Web App

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Wenn Sie über die Berechtigung "Vollzugriff" für ein freigegebenes Postfach verfügen, das im Adressbuch angezeigt wird, können Sie dieses Postfach mit Outlook Web App oder einer Desktopversion von Outlook öffnen.

Dieser Artikel gilt für die Outlook Web App, die von Organisationen verwendet wird, die E-Mail-Server mit Exchange Server 2013 oder 2010 verwalten. Wenn Sie Office 365 oder Exchange Server 2016 verwenden, ist Ihr E-Mail-Programm Outlook im Web. Hilfe zu Outlook im Web finden Sie unter Aufrufen von Hilfe zu Outlook im Web.

Warum sollten freigegebene Postfächer verwendet werden? Freigegebene Postfächer ermöglichen es einer bestimmten Personengruppe, E-Mails über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie "info@contoso.com" oder "contact@contoso.com" auf einfache Weise zu überwachen und zu senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer. Darüber hinaus können Sie das freigegebene Postfach als freigegebenen Teamkalender verwenden.

Wichtig: Der Administrator für Ihre Organisation muss das freigegebene Postfach erstellen und Sie zur Gruppe der Benutzer hinzufügen, bevor Sie es verwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen freigegebener Postfächer.

Sie möchten ein freigegebenes Postfach mithilfe von Outlook statt mit Outlook Web App öffnen? Dann lesen Sie Verwalten der E-Mail- und Kalenderelemente einer anderen Person.

Dieser Artikel gilt für die Outlook Web App, die von Organisationen verwendet wird, die E-Mail-Server mit Exchange Server 2013 oder 2010 verwalten. Wenn Sie Office 365 oder Exchange Server 2016 verwenden, ist Ihr E-Mail-Programm Outlook im Web. Hilfe zu Outlook im Web finden Sie unter Aufrufen von Hilfe zu Outlook im Web.

Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie Ihre E-Mails im primären Postfach und im freigegebenen Postfach gleichzeitig überwachen möchten. Darüber hinaus werden nach Abschluss dieses Vorgangs das freigegebene Postfach und die zugehörigen Ordner bei jedem Öffnen von Outlook Web App im linken Navigationsbereich angezeigt.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto in Outlook Web App an.

  2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das primäre Postfach und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner hinzufügen. (Ihr Name befindet sich in Ihrem primären Postfach.)

  3. Geben Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen den Namen oder die E-Mail-Adresse einer Person ein, die ein Postfach für Sie freigegeben hat und wählen Sie dann Hinzufügen.

Das freigegebene Postfach wird in der Ordnerliste in Outlook Web App angezeigt. Sie können die Ordner des freigegebenen Postfachs ebenso erweitern und reduzieren wie die des primären Postfachs. Sie können das freigegebene Postfach auch aus der Ordnerliste entfernen. Klicken Sie zum Entfernen mit der rechten Maustaste auf das freigegebene Postfach und dann auf Löschen.

Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie die E-Mail für das freigegebene Postfach in einem eigenen Browserfenster anzeigen und verwalten möchten.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto in Outlook Web App an.

  2. Klicken Sie in der Outlook Web App-Navigationsleiste auf Ihren Namen. Nun wird eine Liste angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Weiteres Postfach öffnen.

  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des anderen Postfachs ein, das Sie öffnen möchten und wählen Sie dann Öffnen. Oder beginnen Sie mit der Eingabe und wählen Sie dann Kontakte und Verzeichnis suchen, um das Postfach zu finden, das Sie öffnen möchten. Wählen Sie das freigegebene Postfach, das Sie öffnen möchten und dann Öffnen. Eine andere Outlook Web App-Sitzung wird in einem separaten Fenster geöffnet, wodurch der Zugriff auf das andere Postfach ermöglicht wird.

Tipp: Wenn Sie die e-Mail-Adresse des Postfachs vertippen, lautet das Ergebnis "keine Übereinstimmung wurde gefunden". Versuchen Sie, die e-Mail-Adresse erneut einzugeben.

  1. Wählen Sie über der Ordnerliste Neue E-Mail. Ein neues Nachrichtenformular wird im Lesebereich geöffnet.

  2. Klicken Sie auf Mehr  Symbol für "Mehr" oder "Weitere Optionen" und wählen Sie dann Absender anzeigen. Damit sehen die Personen, die diese E-Mail empfangen, dass sie über das freigegebene Postfach und nicht über Ihr eigenes E-Mail-Konto gesendet wurde.

    Hinweis: Wenn Sie zum ersten Mal ein freigegebenes Postfach zum Senden einer E-Mail verwenden, wird der Name des freigegebenen Postfachkontos in der Dropdownliste Anzeigen von nicht angezeigt. Löschen Sie für Ihre erstmalige Verwendung Ihren Namen, geben Sie den Namen des freigegebenen Postfachs anstelle Ihres Namens ein und senden Sie die Nachricht. In Zukunft wird der Name des freigegebenen Postfachs in der Dropdownliste neben Anzeigen von angezeigt und Sie können es auswählen.

  3. Um Empfänger hinzuzufügen, geben Sie die Namen beliebiger Personen aus Ihrem Kontaktordner oder der Adressliste der Organisation oder aber die E-Mail-Adresse in das Feld An oder Cc ein. Wenn Sie den Namen einer Person zum ersten Mal eingeben, sucht Outlook Web App nach der Adresse dieser Person. Danach ist der Name im Cache gespeichert, sodass er schnell aufgelöst werden kann.

  4. Geben Sie einen Betreff ein.

  5. Verfassen Sie die Nachricht.

  6. Wenn Sie die Nachricht fertig erstellt haben und senden möchten, klicken Sie auf Senden.

Zu den Vorteilen eines freigegebenen Postfachs gehört, dass jeder, der auf das freigegebene Postfach zugreifen kann, auch über Vollzugriff auf den Kalender verfügt. Sie können Ereignisse im Kalender erstellen, bearbeiten und löschen. Sie verwenden den freigegebenen Kalender genau wie Ihren eigenen Kalender. Hier ein kurze Liste der Möglichkeiten, die vom Kalender des freigegebenen Postfachs geboten werden:

  • Ihr Team informieren, dass Sie in Urlaub fahren oder wann Sie außer Haus sind

  • Eine Teambesprechung erstellen

  • Ein Kalenderereignis bearbeiten, das eine andere Person erstellt hat

  • Eine Besprechung absagen, die eine andere Person erstellt hat

Gehen Sie folgendermaßen vor, um auf den freigegebenen Kalender zuzugreifen:

  1. Melden Sie sich mit Outlook Web App bei Ihrem Postfach an und wählen Sie dann Kalender.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Andere Kalender und wählen Sie dann Kalender öffnen.

    Menü "Kalender öffnen" von Outlook Web App

  3. Geben Sie in Vom Verzeichnis den gesamten Namen oder einen Teil des Kalenders ein, den Sie öffnen möchten und wählen Sie dann Kontakte und Verzeichnis suchen, um den Kalender zu finden, den Sie öffnen möchten. Wählen Sie den freigegebenen Kalender, den Sie öffnen möchten und dann Öffnen.

    Dialogfeld "Kalender öffnen" in Outlook Web App

  4. Der freigegebene Kalender wird in Ihrer Ordnerliste "Kalender" angezeigt.

    Outlook Web App mit einem ausgewählten Kalender eines freigegebenen Postfachs

Allgemeine Informationen zum Verwenden des Kalenders in Outlook Web App, finden Sie unter Kalender in der Outlook-Web-App.

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