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Ändern ihrer neuen Datenbank, die aus einer Vorlage erstellt wurde

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Jede Vorlage, die in Access enthalten ist, ist eine vollständige Nachverfolgungsanwendung, die vordefinierte Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen, Makros und Beziehungen enthält. Diese Vorlagen sind so konzipiert, dass Sie Soforteinsatz bereit sind, sodass Sie eine neue Datenbank erstellen können, die auf einer Vorlage basiert, und Sie schnell starten können. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie Ihre neue Datenbank ändern möchten, beispielsweise um ein Feld hinzuzufügen oder umzubenennen oder einen Bericht zu ändern.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die gängigsten Änderungen ausführen, die Sie möglicherweise auf eine Datenbank anwenden möchten, die aus einer Vorlage erstellt wurde. Ausführlichere Informationen zu bestimmten Bereichen finden Sie in den Links zu Artikeln.

Inhalt dieses Artikels

Erlernen der Grundlagen von Tabellen und Feldern

Einfügen, Hinzufügen oder Erstellen eines neuen Felds in einer Tabelle

Löschen eines Felds aus einer Tabelle

Umbenennen eines Felds oder einer Tabelle

Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht

Hinzufügen eines Felds zum Speichern von Dokumenten, Dateien oder Bildern

Ändern, wie ein Feld angezeigt wird

Erlernen der Grundlagen von Tabellen und Feldern

Wenn Sie eine Datenbank erstellen, speichern Sie Ihre Daten in Tabellen – themenbasierte Listen von Zeilen und Spalten. Sie speichern die Informationselemente, die Sie in Feldern (auch als Spalten bezeichnet) nachvollziehen möchten. So können Sie beispielsweise in einer Contacts-Tabelle Felder für Nachname, vorName, Telefonnummer und Adresse erstellen. Bei einer Products-Tabelle können Sie Felder für den Produktnamen, die Produkt-ID und den Preis erstellen.

Es ist wichtig, dass Sie die Felder sorgfältig auswählen. Es ist beispielsweise in der Regel eine schlechte Idee, ein Feld zum Speichern eines berechneten Werts zu erstellen. In den meisten Fällen können Sie den Wert von Access berechnen lassen, wenn er benötigt wird. Wenn Sie Felder auswählen, versuchen Sie, Informationen in den kleinsten nützlichen Teilen zu speichern. Wenn Sie beispielsweise einen vollständigen Namen in einem einzelnen Feld verwenden, sollten Sie den vor-und Nachnamen separat speichern. Wenn Sie ein Element mit Informationen melden, sortieren, suchen oder eine Berechnung durchführen müssen, fügen Sie es im allgemeinen selbst in ein Feld ein.

Weitere Informationen zum Entwerfen einer Datenbank und zum Auswählen von Feldern finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Ein Feld hat bestimmte definierende Eigenschaften. Jedes Feld weist beispielsweise einen Namen auf, der das Feld innerhalb einer Tabelle eindeutig identifiziert. Ein Feld verfügt auch über einen Datentyp, der für die Übereinstimmung mit den zu speichernden Informationen ausgewählt wird. Der Datentyp bestimmt die Werte, die gespeichert werden können, und die Vorgänge, die für diese Werte ausgeführt werden können, sowie die Menge des Speicherplatzes, der für jeden Wert reserviert werden kann. Jedes Feld verfügt auch über eine zugeordnete Gruppe von Einstellungen mit dem Namen Eigenschaften, die die Darstellungs-oder Verhaltensmerkmale des Felds definieren. Beispielsweise definiert die Format -Eigenschaft das Anzeigelayout eines Felds – also, wie es angezeigt werden soll, wenn es angezeigt wird.

Einfügen, Hinzufügen oder Erstellen eines neuen Felds in einer Tabelle

Sie können einer Tabelle in der Datenblattansicht problemlos ein Feld hinzufügen. Sie können jedoch auch ein Feld zu einer Tabelle in der Entwurfsansicht hinzufügen. In der Datenblattansicht fügen Sie das Feld hinzu, indem Sie einige Daten in die Zelle unterhalb der Spaltenüberschrift zum Hinzufügen von Spalten eingeben. Sie können auch ein Feld zur Tabelle in der Entwurfsansicht hinzufügen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle in der Datenblattansicht finden Sie im Artikel Hinzufügen oder Löschen einer Spalte in einem Datenblatt.

Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle in der Entwurfsansicht finden Sie im Artikel Erstellen einer Tabelle und Hinzufügen von Feldern.

Hinweis: Wenn Sie einer Tabelle ein neues Feld hinzufügen, wird das Feld nicht automatisch zu Ihren vorhandenen Formularen und Berichten hinzugefügt. Sie müssen das Feld manuell zu diesen Formularen und Berichten hinzufügen, damit es darin angezeigt wird.

Löschen eines Felds aus einer Tabelle

Wenn möglich, sollten Sie vermeiden, ein Feld aus einer Datenbank zu löschen, die aus einer der bereitgestellten Vorlagen generiert wurde – es ist wahrscheinlich, dass das Feld in anderen Datenbankobjekten wie Formularen und Berichten verwendet wird. Daher wird das Löschen des Felds zu Konsequenzen führen, wenn Sie versuchen, die anderen Datenbankobjekte zu verwenden, für die das Feld verwendet wird – die Datenbankobjekte funktionieren nicht erwartungsgemäß. Sie müssen alle Verweise auf das Feld aus allen Objekten entfernen, die es verwenden, damit diese anderen Objekte ordnungsgemäß funktionieren.

Wenn Sie entscheiden, dass Sie ein Feld aus einer Datenbank löschen müssen, die aus einer Vorlage erstellt wurde, können Sie dies in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht tun. Beachten Sie Folgendes: Wenn andere Datenbankobjekte auf das gelöschte Feld verweisen, müssen Sie diese anderen Objekte ändern, um den Verweis zu entfernen. Wenn beispielsweise ein Bericht ein Steuerelement enthält, das an das gelöschte Feld gebunden ist, und Sie den Bericht ausführen, wird eine Fehlermeldung angezeigt, da Access die Daten für das Feld nicht finden kann.

Wenn Sie ein Feld löschen, löschen Sie alle Informationen, die in diesem Feld gespeichert sind, endgültig. Aus diesem Grund sollten Sie beim Löschen von Feldern Vorsicht walten lassen, und Sie sollten eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank erstellen, bevor Sie das Feld löschen können.

Bevor Sie ein Feld löschen können, müssen Sie sicherstellen, dass es nicht an Tabellenbeziehungen teilnimmt. Wenn Sie versuchen, ein Feld zu löschen, für das Beziehungen vorhanden sind, werden Sie von Access gewarnt, dass Sie zuerst die Beziehungen löschen müssen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Löschen einer Tabellenbeziehung finden Sie im Artikel erstellen, bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Löschen von Feldern aus Tabellen finden Sie im Artikel Löschen eines Felds.

Umbenennen eines Felds oder einer Tabelle

Wenn möglich, sollten Sie vermeiden, dass ein Feld oder eine Tabelle in einer Datenbank umbenannt wird, die aus einer der bereitgestellten Vorlagen generiert wurde – es ist wahrscheinlich, dass das Feld oder die Tabelle in anderen Datenbankobjekten wie Formularen und Berichten verwendet wird. Daher kann das Umbenennen des Felds oder der Tabelle zu Konsequenzen führen, wenn Sie versuchen, die anderen Datenbankobjekte zu verwenden, für die das Feld oder die Tabelle verwendet wird. Die anderen Objekte funktionieren möglicherweise nicht erwartungsgemäß, wenn Sie weiterhin auf den alten Namen verweisen. Damit die anderen Objekte ordnungsgemäß funktionieren, muss der alte Name in den neuen Namen geändert werden. Wenn das Kontrollkästchen Namen AutoKorrektur durchführen in der Kategorie aktuelle Datenbank des Dialogfelds Access-Optionen aktiviert ist, wird ein Großteil dieser Arbeit automatisch für Sie ausgeführt.

Möglicherweise möchten Sie den Text ändern, der in der Datenblattansicht in einer Spaltenüberschrift angezeigt wird. Sie können dies tun, ohne das Feld Umbenennen zu müssen. Wenn Sie nur den Text in der Spaltenüberschrift ändern möchten und das Feld nicht umbenennen möchten, lesen Sie den Abschnitt Ändern des Texts, der in einer Spaltenüberschrift angezeigt wird.

Falls erforderlich, können Sie eine Tabelle im Navigationsbereich umbenennen oder ein Feld in der Datenblattansicht oder der Entwurfsansicht umbenennen. Bevor Sie dies tun, sollten Sie die Option Name AutoKorrektur aktivieren, wenn Sie noch nicht aktiviert ist.

Aktivieren der Option "Namen AutoKorrektur"

Wenn Sie ein Datenbankobjekt wie ein Feld, eine Tabelle, ein Formular oder einen Bericht umbenennen, soll in der Regel die Namensänderung in der gesamten Datenbank propagiert werden. Andernfalls funktionieren Objekte, die auf den alten Namen verweisen, nicht erwartungsgemäß. Access stellt das Feature "Objektnamenautokorrektur" bereit, mit dem die Namensänderungen propagiert werden können. Standardmäßig ist die namens AutoKorrektur für alle neuen Datenbanken in Access aktiviert. Wenn Sie jedoch deaktiviert ist, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um Sie zu aktivieren.

Aktivieren der Option "Namen AutoKorrektur"

  1. Klicken Sie auf Datei und dann auf Access-Optionen

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen im linken Bereich auf aktuelle Datenbank.

  3. Aktivieren Sie unter Namen AutoKorrektur-Optionendas Kontrollkästchen Namen AutoKorrektur-Informationen nachvollziehen , und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Namen AutoKorrektur durchführen .

  4. Wenn Sie eine Tabelle beibehalten möchten, in der jede Änderung, die von der Namen AutoKorrektur durchgeführt wird, protokolliert wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen an der Protokolldatei Name AutoKorrektur .

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriffauf Speichern , um die Änderungen zu speichern.

Hinweis: Das Feature "Objektnamenautokorrektur" ist nicht mit dem Feature AutoKorrektur identisch. Das Feature "Objektnamenautokorrektur" korrigiert Verweise zwischen Objekten. Das Feature AutoKorrektur korrigiert häufig falsch geschriebene Wörter oder Ausdrücke.

Umbenennen eines Felds in der Datenblattansicht

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, in der Sie das Feld umbenennen möchten.

    Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift für das Feld, das Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Feld Umbenennen .

  3. Geben Sie den neuen Namen für das Feld ein, und drücken Sie dann die EINGABEtaste.

Umbenennen eines Felds in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie das Feld umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  2. Klicken Sie in der Spalte Feldname für das Feld, das Sie umbenennen möchten, auf die Zelle.

    Tipp: Wenn Sie den gesamten Feldnamen markieren möchten, zeigen Sie nur Links vom ersten Zeichen im Namen, bis sich der Mauszeiger in einen Pfeil verwandelt, und klicken Sie dann auf.

  3. Bearbeiten Sie den Text, um das Feld umzubenennen.

  4. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriffauf Speichern , um die Änderungen zu speichern.

Umbenennen einer Tabelle

Sie können eine Tabelle und die meisten anderen Datenbankobjekte direkt aus dem Navigationsbereich umbenennen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Umbenennen .

    Hinweis: Sie müssen alle geöffneten Objekte schließen, die auf die Tabelle verweisen, bevor Sie Sie umbenennen können.

  2. Geben Sie den neuen Namen ein, und drücken Sie dann die EINGABEtaste.

  3. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriffauf Speichern , um die Änderungen zu speichern.

Ändern des Texts, der in einer Spaltenüberschrift angezeigt wird

Bei einer Beschriftung handelt es sich um einen Titel oder eine Überschrift, den Sie einem Feld zuweisen können, indem Sie die Caption -Eigenschaft des Felds festlegen. Die Beschriftung ist unabhängig vom Feldnamen – jedes Feld hat einen Feldnamen und kann auch eine Beschriftung aufweisen. Angenommen, Sie möchten, dass der Feldname ein einzelnes Wort ohne eingebettete Leerzeichen sein kann. Sie können dann die Caption -Eigenschaft verwenden, um einen aussagekräftigeren Namen zu erstellen, der Leerzeichen enthält. Access zeigt die Beschriftung anstelle des Feldnamens in der Datenblattansicht sowie in Beschriftungen und Überschriften in Abfragen, Formularen und Berichten an.

Wenn Sie für die Caption -Eigenschaft keinen Text angeben, wird standardmäßig der Feldname verwendet.

Wenn Sie den Namen ändern möchten, der in der Überschrift einer Spalte in der Datenblattansicht angezeigt wird, können Sie dies tun, ohne den Feldnamen zu ändern, indem Sie die Caption -Eigenschaft des Felds festlegen. Gehen Sie wie folgt vor, um die Caption -Eigenschaft eines Felds zu ändern:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie die Beschriftung ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  2. Klicken Sie auf die Zelle in der Spalte Feldname für das Feld , dessen Beschriftungseigenschaft Sie festlegen möchten.

  3. Klicken Sie im unteren Abschnitt unter Feldeigenschaftenauf der Registerkarte Allgemein auf Beschriftung.

  4. Geben Sie eine neue Beschriftung für das Feld ein.

  5. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriffauf Speichern , um die Änderungen zu speichern.

Wenn Sie die Tabelle das nächste Mal in der Datenblattansicht öffnen, wird die Beschriftung anstelle des Feldnamens in der Spaltenüberschrift angezeigt.

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Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht

Wenn Sie eine Datenbank erstellen, die auf einer Vorlage basiert, enthält Ihre Datenbank eine Reihe integrierter, vordefinierter Formulare und Berichte, mit denen Sie sofort arbeiten können. Sie können jedoch feststellen, dass Sie einem Formular oder Bericht ein zusätzliches Feld hinzufügen möchten. Wenn Sie einem Formular oder Bericht ein Feld hinzufügen, erstellen Sie ein sogenanntes Control.

Steuerelemente sind Objekte, die Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten von Informationen ermöglichen, mit denen die Benutzeroberfläche verbessert wird (beispielsweise Bezeichnungsfelder und Bilder). Steuerelemente können gebunden, ungebunden und berechnet werden.

Eine vollständige Liste der Steuerelementtypen, die Sie in Formularen und Berichten verwenden können, finden Sie im Artikel Einführung in Steuerelemente.

Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht in der Layoutansicht

Nachdem Sie ein Formular oder einen Bericht erstellt haben, können Sie es ganz einfach optimieren, indem Sie in der Layoutansicht arbeiten. Indem Sie die tatsächlichen Livedaten als Leitfaden verwenden, können Sie die Feldbreiten anpassen und die Felder neu anordnen. Sie können neue Felder in das Formular oder den Bericht einfügen und die Eigenschaften für das Formular oder den Bericht und dessen Steuerelemente festlegen.

Um zur Layoutansicht zu wechseln, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht , und klicken Sie dann im kontextMenü auf Layoutansicht. Sie können auch auf der Access -Statusleiste auf die Schaltfläche Layoutansicht klicken, oder Sie können mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für das Formular oder den Bericht klicken und dann im kontextMenü auf Layoutansicht klicken.

Öffnen des Eigenschaftenfensters

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Eigenschaftenblatt.

    Tastenkombination Drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Entwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Wenn Sie den Bereich Feldliste anzeigen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf vorhandene Felder hinzufügen. Sie können dann Felder direkt aus dem Bereich Feldliste auf Ihr Design ziehen.

Anzeigen des Bereichs "feldListe"

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.

Hinzufügen eines Felds aus dem Bereich "feldListe"

  • Wenn Sie ein einzelnes Feld hinzufügen möchten, ziehen Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Abschnitt, in dem es auf dem Formular oder Bericht angezeigt werden soll.

  • Wenn Sie mehrere Felder gleichzeitig hinzufügen möchten, halten Sie STRG gedrückt, und klicken Sie auf die gewünschten Felder. Ziehen Sie die markierten Felder auf das Formular oder den Bericht.

Wenn Sie die Felder in einem Abschnitt ablegen, erstellt Access für jedes Feld ein gebundenes Textfeld-Steuerelement und fügt automatisch ein Label-Steuerelement neben jedem Feld ein.

Weitere Informationen zu Formularen und Berichten finden Sie in den Artikeln Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht, Erstellen eines Formulars in Accessund Erstellen eines einfachen Berichts.

Hinzufügen eines Felds zum Speichern von Dokumenten, Dateien oder Bildern

Sie können Access verwenden, um ein Feld mit dem Datentyp "Anlage" hinzuzufügen, um ein oder mehrere Dokumente, Dateien oder Bilder zu speichern. Sie können ein Anlagefeld verwenden, um mehrere Dateien in einem einzelnen Feld zu speichern. Sie können sogar mehrere Dateitypen in diesem Feld speichern. So können Sie beispielsweise in einer Datenbank für Beschäftigungs Kandidaten einen oder mehrere Lebensläufe, zusätzlich zu einem Foto, an den Datensatz für jeden Kontakt anfügen.

Hinzufügen eines Anlagefelds zu einer Tabelle

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie das Feld hinzufügen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  2. Klicken Sie in der Spalte Feldname auf die erste leere Zeile, und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.

  3. Klicken Sie in der Spalte Datentyp auf die angrenzende Zelle, und wählen Sie dann Anlage in der Liste aus.

  4. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriffauf Speichern , um die Änderungen zu speichern.

    Access zeigt möglicherweise eine Meldung an, die besagt, dass Sie Ihre Änderungen nach dem Speichern der Tabelle nicht rückgängig machen können. Das bedeutet, dass Sie das Feld nicht in einen anderen Datentyp konvertieren können, aber Sie können das Feld löschen, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie einen Fehler gemacht haben.

  5. Klicken Sie auf Ja , um die Änderung zu bestätigen.

Nachdem Sie das Anlagefeld zur Tabelle hinzugefügt haben, können Sie das Dialogfeld Anlagen verwenden, um einem Datensatz Dokumente, Dateien oder Bilder hinzuzufügen.

Hinzufügen einer Anlage zu einem Feld

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, der Sie die Anlage hinzufügen möchten.

    Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Doppelklicken Sie in der Tabelle auf das Anlagefeld.

    Das Dialogfeld Anlagen wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    Das Dialogfeld Datei auswählen wird angezeigt.

  4. Verwenden Sie die Liste Suchen in , um zu den Dateien zu navigieren, die Sie an den Datensatz anfügen möchten, wählen Sie die Datei oder Dateien aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    Beachten Sie, dass Sie mehrere Dateien mit unterstützten Datentypen auswählen können.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK, um Ihrer Tabelle die Dateien hinzuzufügen.

    Access fügt die Dateien in das Feld ein und erhöht die Zahl, die die Anlagen entsprechend angibt.

  6. Wiederholen Sie diese Schritte nach Bedarf, um dem aktuellen Feld oder anderen Feldern in der Tabelle Dateien hinzuzufügen.

Weitere Informationen zu Anlagenfeldern finden Sie im Artikel Anfügen von Dateien und Grafiken an die Datensätze in der Datenbank.

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Ändern, wie ein Feld angezeigt wird

Sie können anpassen, wie ein Feld angezeigt wird, wenn es angezeigt wird. So können Sie beispielsweise Anzeigeformate für die Verwendung in der gesamten Datenbank einrichten, beispielsweise in Formularen und Berichten, oder wenn eine Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet wird. Wenn Sie ein Anzeigeformat festlegen möchten, müssen Sie die Format -Eigenschaft eines Felds festlegen. Die Format -Eigenschaft des Felds wird dann automatisch von neuen Formularen und Berichten geerbt, die Sie erstellen.

Einstellen des Anzeigeformats in der Datenblattansicht

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die das Feld enthält, dessen Format Sie einrichten möchten.
    Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Klicken Sie auf das Feld, dessen Anzeigeformat Sie einstellen möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Formatierung auf den Pfeil in der Dropdownliste neben Format, und wählen Sie dann ein Format aus.

    Das Feld wird mit dem neuen Anzeigeformat angezeigt.

Einstellen des Anzeigeformats in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die das Feld enthält, dessen Anzeigeformat Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  2. Klicken Sie auf das Feld, dessen Anzeigeformat Sie einstellen möchten.

  3. Klicken Sie unter Feldeigenschaftenauf der Registerkarte Allgemein auf das Feld Format .

  4. Klicken Sie auf die Dropdownliste, und wählen Sie ein Anzeigeformat aus.

  5. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriffauf Speichern , um die Änderungen zu speichern.

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