Überwinden der Halbwertzeit (1/2): Governance Ihrer PPM-Lösung nach der Implementierung: Whitepaper

Dieses Whitepaper ist Teil unserer Sammlung "Aus der Praxis". Es beschreibt, wie ein Framework zur Einrichtung eines Governancemodells für Ihre PPM-Lösung (Project Portfolio Management) aufgesetzt wird. Es enthält zudem ein Beispiel für einen Governanceplan, das Sie als Ausgangspunkt für die Einrichtung einer eigenen Governancestrategie verwenden können.

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Überwinden der Halbwertzeit (1/2): Governance Ihrer PPM-Lösung nach der Implementierung

Einführung

In der Physik versteht man unter Halbwertzeit (t½) die Zeitspanne, nach der eine mit der Zeit abnehmende Größe die Hälfte des anfänglichen Werts erreicht. (Quelle: http://en.wikipedia.org/wiki/Half-life).

Und was bedeutet das für Ihre vor Kurzem implementierte, funkelnagelneue PPM-Lösung (Project Portfolio Management)? Es besteht ein Zusammenhang, weil Ihre erfolgreich implementierte PPM-Lösung ein Ablaufdatum besitzt. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, einen Governancevorgang für die Verwaltung der PPM-Lösung zu planen, zu entwerfen und auszuführen, können Sie sich sicher sein, dass die Lösung von alten Daten, schlechten Entwurfsänderungen und Prozessen, die nicht im Einklang mit den tatsächlichen Organisationsprozessen stehen, betroffen sein wird. Und das ist erst der Anfang. Wie bei einem Fahrzeug, das niemals gewartet wird, wird Ihre Lösung schon bald nicht mehr die erwarteten Kapitalerträge erwirtschaften. Ihre Benutzer werden immer passiver und verwenden die Lösung überhaupt nicht mehr oder propagieren lautstark eine andere Lösung.

In diesem Dokument soll ein Framework zum Einrichten eines Governancemodells für Ihre PPM-Lösung vorgestellt werden. Außerdem wird ein Beispiel für einen Governanceplan bereitgestellt, das Sie als Ausgangspunkt für die Einrichtung einer eigenen Governancestrategie verwenden können.

Maßnahmen und ihre Rechtfertigung

Der Begriff governance kann auf vielfältige Weise ausgelegt werden. Im Grunde ist ein Governanceplan jedoch eine Sammlung von selbst auferlegten Richtlinien und Verfahren, die die Integrität der Anwendung in allen Bereichen sicherstellen und die bestmögliche Rendite für die Investition in das Tool erwirtschaften.

Sie fragen sich, warum diese Einschränkungen erforderlich sind? Für das Haus, in dem Sie leben, fallen auch Instandhaltungsarbeiten an. Stellen Sie sich vor, dass bei jeder Reparatur oder Änderung in Ihrem Haus ein anderer Handwerker vor Ort ist und die Arbeiten anders als der vorherige Handwerker ausführt. Ganz schnell passen dann die Fenster nicht mehr zusammen, Sie haben eine wilde Sammlung verschiedener Türklinken usw. Aus diesem Grund macht es Sinn für Bauträger, alle diese Codes und Richtlinien beim Bauen zu befolgen, Standardkomponenten zu verwenden usw.

Analog dazu werden sich beim Betrieb Ihrer PPM-Lösung Änderungen ergeben, es finden Optimierungen statt, und bestimmte Features werden entfernt. Wenn Sie keinen Standard festlegen, "wie" diese Änderungen ausgeführt werden, gleitet Ihre Lösung im Lauf der Zeit in vollkommenes Chaos ab.

Bereiche von Governance

Wenn Sie mit dem Einrichten eines Governanceplans für Ihre PPM-Lösung beginnen, müssen Sie überlegen, welche Bereiche dabei berücksichtigt werden sollen. Zum Einrichten eines Governanceplans für Unternehmenslösungen gibt es zahlreiche Theorien und Modelle. Sie haben die freie Wahl, sich für die beste Möglichkeit zu entscheiden, die für Ihre Organisation angemessen ist. In diesem Artikel wird eines dieser Modelle behandelt, das für die meisten PPM-Implementierungen passend ist.

Die Bereiche, in denen Governance erforderlich ist, können am einfachsten ermittelt werden, indem Sie überlegen, wo Änderungen wahrscheinlich sind. Richten Sie dann einen Governanceplan zum Verwalten dieser Änderungen ein.

Hinweis : Auch für Aspekte, die an sich keine "Änderungen" sind, sondern Standardwartungsarbeiten (Beispiel: Hinzufügen neuer Benutzer, Aktualisieren der Zeiterfassungsintervalle usw.), sollten Standardverfahren aufgezeichnet werden.

Im Allgemeinen können in vier Schlüsselbereichen Änderungen an Ihrer PPM-Lösung auftreten.

Vier Hauptbereiche mit Veränderungen für Ihre PPM-Lösung: Informationen, Design, Infrastruktur und Prozess.

Informationsgovernance

Wenn Ihre PPM-Lösung implementiert wird, kann davon ausgegangen werden, dass die Lösung anfänglich verlässliche "Masterdaten" enthält. Das können z. B. Details zu den Unternehmensressourcen, Unternehmenskalender, in Beziehung stehende benutzerdefinierte Felder usw. sein – im Wesentlichen all die "Masterdaten", die es ermöglichen, Ihre PPM-Lösung effektiv zu verwenden. Während Sie die Lösung verwenden, wechseln Mitarbeiter jedoch in andere Abteilungen oder verlassen das Unternehmen, Kalender müssen mit neuen Feiertagen aktualisiert werden, Zeitabrechnungsintervalle müssen erstellt werden, Abrechnungszeiträume müssen ggf. geändert werden – und diese Liste geht endlos weiter. Wenn diese Daten nicht aktualisiert werden, sind alle Berichte offensichtlich ungenau. Gleiches gilt für Ihre Sicherheitskonfiguration.

Informationsgovernance ist dafür verantwortlich, dass diese Daten aktuell und vollständig sind, damit Ihre Lösung diese Kerndaten nutzen kann.

Entwurfsgovernance

Der zweite Bereich, der Teil Ihres Governanceplans sein muss, ist die Wartung des "Entwurfs" Ihrer PPM-Bereitstellung. Während der Verwendung der Lösung werden sich Anforderungen ergeben, den Lösungsentwurf zu optimieren. Beispielsweise kann eine bestimmte Gruppe sich wünschen, dass die Art der Verwendung des Tools geändert wird oder neue Funktionen genutzt werden sollen. Ein klassisches Beispiel ist das Ändern der Zeiterfassung. Ggf. haben Sie ursprünglich den Abschluss von Arbeiten als Prozentsatz erfasst. Wenn jedoch neue Abteilungen entstehen, müssen Sie möglicherweise die "pro Zeitraum gearbeiteten Stunden" berücksichtigen, damit die Integration in andere Finanzlösungen möglich ist. Es stellt sich also die Frage, wer die Auswirkungen dieser Änderung auf Ihre Lösung einschätzen soll und wie die Änderungen umgesetzt werden sollen.

Entwurfsgovernance ist der Plan für die Verwaltung von Änderungen, die sich auf dem Gesamtentwurf Ihrer PPM-Lösung auswirken.

Prozessgovernance

Es ist einfach, diesen Bereich als Teil der Entwurfsgovernance zu betrachten, weil der Prozess und der Entwurf die meiste Zeit Hand in Hand gehen. Unter ganzheitlichen Aspekten deckt dieser Bereich jedoch mehr als nur den Entwurf ab. Er beschäftigt sich mit der Governance von Prozessen innerhalb und außerhalb der PPM-Lösung, die die Effektivität steuern.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Ihr PMO jeden Mittwochnachmittag einen Bericht für das obere Management einreichen soll. Möglicherweise haben Sie einen Prozess etabliert, der sicherstellt, dass die Zeiterfassungstabellen jeden Freitag um eine bestimmte Uhrzeit übermittelt werden, und alle Projektmanager aktualisieren und veröffentlichen ihre Projektpläne am Montagvormittag vor der Berichterstellung. Angenommen, das obere Management möchte die Berichte nun am Montagvormittag und nicht mehr jeden Mittwochnachmittag erhalten. Dies löst eine Änderung am Prozess bezüglich der Verwendung der PPM-Lösung aus, nicht am Entwurf der PPM-Lösung selbst.

Diese Art von Änderung muss gemäß einer Standardregelsammlung erfolgen, die als Teil der Prozessgovernance definiert ist.

Infrastrukturgovernance

Dies ist ein weiterer Bereich , der einfach einzugrenzen scheint, sich jedoch mit den anderen drei oben genannten Bereichen überschneiden kann. Einfach ausgedrückt, sollte die Infrastruktur, die Ihre PPM-Lösung unterstützt, mit der Installation verwaltet werden. Dies sind einige Beispiele für die Schlüsselelemente, die mit diesem Governancemodell verwaltet werden sollten:

  • Installation von Service Packs oder kumulativen Updates.

  • Installation neuer Add-Ons oder Anwendungen.

  • Upgrades der Infrastruktur (Hinzufügung von Anwendungsservern, Webservern usw.), um Leistungsprobleme zu beheben.

  • Änderungen der Infrastruktur aufgrund von Änderungen an anderen Anwendungen in den Organisationen (z. B. Virtualisierung aller Server).

Auf der einen Seite der Gleichung gründet die Entscheidung, ob etwas installiert werden soll, ausschließlich auf dem Nutzen (beispielsweise, ob negative Auswirkungen auf eine aktuelle Produktionslösung entstehen). Auf der anderen Seite der Gleichung jeder Infrastruktur müssen die Änderungen des "Prozesses" oder "Entwurfs" untersucht werden, die von der Installation verursacht werden. In einigen Fällen kann die Infrastrukturänderung das Ergebnis von Änderungen in den anderen Bereichen sein. Wie bereits erwähnt, versuchen wir, jede Änderung als Teil eines dieser Bereiche zu klassifizieren. Es ist jedoch möglich, dass einige Änderungen alle vier Bereiche vollständig betreffen.

Wichtige Fragen

Unabhängig davon, welchen Governancebereich Sie einrichten möchten, stellen sich drei Schlüsselfragen, die beantwortet werden müssen und die den Kern Ihres Governanceplans bilden.

  • Woher weiß das PPM-Team, dass eine Änderung vorgenommen werden muss (was ist z. B. der Auslöser für diese Änderungen)? Manchmal werden diese Änderungen gar nicht "ausgelöst", sondern sind Teil der regulären Wartung und Pflege Ihrer PPM-Implementierung (z. B. das Hinzufügen neuer Ansichten für das Projektcenter)

  • Wer genehmigt diese Änderungen – nicht nur unter dem finanziellen Aspekt der Kapitalrendite, sondern auch unter einem Governanceaspekt?

  • Wer nimmt die Änderungen tatsächlich vor? Bei vielen dieser Änderungen sind mehrere Teams beteiligt. In einigen Organisationen werden einige der Änderungsfunktionen basierend auf den Geschäftsanforderungen an eine Untergruppe von Endbenutzern übertragen. In dieser Art von Szenario wird es noch wichtiger zu definieren, wer die Änderungen tatsächlich ausführt.

Governanceteam

Eine Schlüsselkomponente jeder Governancestrategie ist das Team, das den Governanceplan ausarbeitet. Im Detail wird jedes Governanceteam anders aussehen – eine Empfehlung, der alle Spezialisten zustimmen, ist jedoch seine Einfachheit.

Die Teamstruktur kann z. B. folgendermaßen eingerichtet werden:

Verantwortliche des Governancebereichs    Dies sind die verantwortlichen Personen für jeden der in diesem Artikel erwähnten Governancebereiche. Im Allgemeinen liegen alle Änderungsanforderungen, die sich auf den festgelegten Bereich für diese Governanceverantwortlichen auswirken, in deren Verantwortung. Ihre Funktion besteht im Auswerten, Aussprechen von Empfehlungen, Einrichten von Governance für neue Features usw.

Zentraler Governanceausschuss (Central Governance Committee, CGC)    Dies ist das Team der Entscheidungsträger, das die Empfehlungen der Governanceverantwortlichen genehmigen oder ablehnen kann. Wenn ein zentraler Governanceausschuss vorhanden ist, wird nicht nur die Bürokratie verringert, sondern es werden auch alle Ideen auf einer gemeinsamen Plattform gesammelt und ganzheitlich ausgewertet.

Wie bereits erwähnt, können abhängig von der Größe der Implementierung und den aktuell in einer Organisation für andere Anwendungen vorhandenen Prozessen die Definition und Struktur dieser Funktionen in einem größeren oder kleineren Rahmen erfolgen. Der wichtige Punkt besteht darin, wenigstens eine minimale Struktur vorzusehen.

Weitere Schlüsselkomponenten

Die folgenden Beispiele nennen einige der weiteren wichtigen Komponenten für eine erfolgreiche Governancestrategie:

  • Eine Arbeitsanforderungslösung, die es Benutzern ermöglicht, Änderungen, Features und Funktionen anzufordern. Dabei kann es sich um eine einfache SharePoint-Liste oder eine aktuell im Unternehmen verwendete Arbeitsanforderungslösung handeln.

  • Ein Prozess für den Umgang mit Änderungen, z. B. Bewertungen aus der IT-Abteilung, Governance, CGC und andere betroffene Geschäftsfunktionen.

  • Ein Prozess für die eigentliche Implementierung von Änderungen. Dies kann die einfache Abfolge von Änderungen über die Entwicklung, eine Testphase bis hin zu Produktionslösungen sein oder eine vollständige Versionsverwaltung nach den Standards Ihrer Organisation.

Der Prozess

Beziehen wir alle oben beschriebenen Komponenten als Bestandteile beim Erstellen einer Governancestrategie ein und gestalten einen Prozess um diese herum. Dies wäre ein möglicher Ansatz (je nach Organisationsanforderungen).

Governance-Strategiediagramm, das zeigt, wie ein Benutzer eine Anforderung übermittelt und diese zur Prüfung und Genehmigung durch das Governance-Komitee geleitet wird.

Fazit

Obwohl es schwierig ist, jede Änderung vorherzusagen und zu planen, die an Ihrer PPM-Lösung erforderlich sein kann, ist es wichtig, eine Strategie bereitzuhalten, die flexibel ist und für jedes Szenario skaliert werden kann.

Bedenken Sie zum Abschluss die folgenden grundlegenden und allgemeingültigen Aspekte beim Erstellen Ihrer Governancestrategie.

  • Ein Governanceplan muss kein dicker Wälzer mit eigenartiger Terminologie und einer Sprache sein, die niemand im Alltag verwendet. Es kann sich dabei um eine einfache Excel-Tabelle mit schnellen Antworten auf die wichtigen Fragen handeln (siehe "Wichtige Fragen").

  • Denken Sie daran, dass ein Governanceplan keine Dokumentation Ihrer Konfiguration ist. Es ist ein "Plan" für den Schutz, die Wartung und Änderungen (falls erforderlich) Ihrer Konfiguration.

  • Ein Governanceplan muss leicht zu implementieren sein und sollte gut in die vorhandenen Prozesse des Unternehmens integriert werden können. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden.

  • Machen Sie sich bewusst, dass es sich bei der Governance Ihrer PPM-Lösung um einen Prozess handelt, der ständig in Bewegung ist. Es ist wichtig, nicht alles zu Tode zu analysieren. Beginnen Sie im kleinen Rahmen, liefern Sie Leistung, und skalieren Sie Ihren Plan dann zentral hoch.

Informationen zum Autor

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) ist Senior Consultant und Trainer für Enterprise Project Management (EPM) mit Spezialisierung auf die Plattformen Microsoft Project, Microsoft Project Server und Microsoft SharePoint. Sein Hauptschwerpunkt liegt auf dem Erstellen und Einführen von Geschäftslösungen, um Organisationen bei der Erzielung einer optimalen Investitionsrendite zu unterstützen.

Er verfügt außerdem über umfassende Erfahrung bei der Leitung von End-to-End-Projekten aus einem breiten Spektrum von Domänen und Branchen, einschließlich IT, ERP (SAP), Herstellung, Anwendungsentwicklung, Automobilbranche und kreative Dienstleistungen. Er ist landesweit regelmäßiger Referent bei verschiedenen Project Server-, EPM- und SharePoint-Veranstaltungen sowie regelmäßiger Mitwirkender in der SharePoint- und EPM-Community.

Prasanna schreibt einen regelmäßigen Blog (http://www.prasannaadavi.com) und bringt alle zwei Wochen einen Podcast heraus (http://www.msprojectpodcast.com), wobei er sich hauptsächlich mit Microsoft Project- und Project Server-Lösungen befasst. Prasanna ist Senior Consultant bei EPMA (http://www.epmainc.com).

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