Überwachen der Projektkosten

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Wie können Sie feststellen, ob Ihr Projekt ein Budget hat? Durch Kostenverfolgung in Project. Verwenden Sie Project, um die ursprünglichen Kostenvoranschläge, die Istkosten und die voraussichtlichen Kosten zu vergleichen und die Abweichungen zwischen den Kosten zu einem beliebigen Zeitpunkt und auf jeder Detailebene anzuzeigen. 

Inhalt dieses Artikels

Was ist der Kosten Nachverfolgungsprozess?

Können Sie mir ein Beispiel für Kosten Nachverfolgung geben?

Wo kann ich Kosteninformationen anzeigen?

Was ist der Kosten Nachverfolgungsprozess?

Um die Kosten optimal zu überwachen, sollten Sie zuerst eine Kostenrahmen erstellen, indem Sie Kostenwerte für Budgetressourcen erstellen und eingeben, die dem Projektsammelvorgang zugewiesen sind. Sie können dann andere Ressourcen und Vorgangskosten identifizieren, die Sie für die Budgetressourcen überwachen und messen möchten. Sie können Gebührensätze, Kosten pro Einsatz und Fixkosten für Vorgänge, Ressourcen und ggf. Zuordnungen eingeben. Geben Sie dann die geschätzten Arbeit-oder Dauer für Vorgänge an, und weisen Sie den Vorgängen Ressourcen zu.

Nur wenn alle diese Schritte abgeschlossen sind, kann Project die geschätzten Gesamtkosten für das Projekt berechnen. Möglicherweise möchten Sie Ihre Schätzungen verfeinern. Wenn Sie fertig sind, können Sie alle Ressourcen kategorisieren und gruppieren, um Sie mit den budgetierten Kosten zu vergleichen. Sie können auch einen Basisplan mit den budgetierten Kosten festlegen und ihn verwenden, um mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen, während das Projekt fortschreitet.

Nachdem das Projekt gestartet wurde, aktualisieren Sie den Vorgangsfortschritt – den Arbeitsaufwand für Vorgänge oder den Prozentsatz der erledigten Aufgaben. Project berechnet die Kosten für Sie auf der Grundlage des Vorgangsfortschritts.

Hinweis: Zusätzlich zum Vorgangsfortschritt können Sie auch die automatische Berechnung von Kosten deaktivieren und selbst die tatsächlichen Kosten selbst eingeben.

Durch Kombinieren der tatsächlichen Kosten der abgeschlossenen Arbeit mit den geschätzten Kosten für Restarbeit berechnet Project berechnete (projizierte) Kosten. Wichtig ist, dass Sie die Differenz zwischen den geplanten und den geplanten Kosten berechnet. Diese Differenz oder Kostenabweichung gibt an, ob Ihr Projekt budgetiert ist.

Sie können eine einfache Kostenverfolgung durchführen, indem Sie die tatsächlichen und geplanten (voraussichtlichen) Kosten für Vorgänge, Ressourcen, Aufgaben und das Projekt anzeigen.

Wenn Sie ein Budget über einen Basisplan erstellt haben, können Sie eine umfassendere Nachverfolgung durchführen, indem Sie die tatsächlichen und geplanten Kosten mit den geplanten Kosten vergleichen.

Wenn Sie feststellen möchten, ob Sie ein Budget haben oder nicht, können Sie die Kostenabweichungen zwischen den geplanten Kosten und den geplanten Kosten anzeigen. Wenn beispielsweise ein Vorgang budgetiert wird, um $50 zu Kosten, aber die Aufgabe auf halbem Wege erfolgt und bereits $35 kostet, beträgt der geplante Aufwand $60 (die aktuellen $35-Kosten sowie die erwarteten $25-Kosten für die verbleibende Arbeit an der Aufgabe). Die Abweichung der Kosten ist $10 ($60 der ist-Kosten minus $50 der Kosten des Budgets).

Durch regelmäßiges überwachen von Kostenabweichungen können Sie die erforderlichen Schritte Unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt in der Nähe des Budgets bleibt.

Hinweis: Sie können Kostenabweichungen nur anzeigen, wenn Sie Initialkosten eingegeben und einen Basisplan gespeichert haben. Wenn Sie beispielsweise keine Zahlungsgebühren für eine Ressource eingegeben haben, bevor Sie den Basisplan gespeichert haben, können Sie keine Kostenabweichungen für diese Ressource anzeigen.

Können Sie mir ein Beispiel für Kosten Nachverfolgung geben?

Sie können die Aufgabe mit dem Namen "Programm testen" in Ihren Projektplan eingeben und der Aufgabe einen Vertrags Tester zu $40 pro Stunde zuweisen (davon ausgehen, dass das Entgelt des Prüfers der einzige Beitrag zu den Vorgangskosten ist). Sie geben eine Dauer von 10 Tagen (bei 8 Stunden pro Tag) ein und speichern dann einen Basisplan.

Am Ende von 5 Tagen legen Sie fest, dass die Aufgabe halb fertig ist, und Sie markieren die Aufgabe in Project als 50% abgeschlossen. In der Ansicht "Vorgangstabelle" wenden Sie die Tabelle "Kosten" an und sehen Folgendes:

  • Im Feld "Baseline" zeigt Project die geplanten Kosten der Aufgabe, $3.200, an, die durch Multiplizieren der ursprünglichen geschätzten Dauer von 10 Tagen (oder 80 Stunden) mit dem Standardsatz des Testers von $40 pro Stunde berechnet wird.

  • Da die Aufgabe in den ersten 5 Tagen keine ungeplanten Kosten verursacht hat, zeigt das Feld "ist" genau die tatsächlichen Kosten an, die bis dato anfallen. In diesem Fall wird die aktuelle Arbeit nach der Formel ist-ist-Arbeit * Standard Satz = ist-Kosten oder 40 Stunden * $40 pro Stunde = $1.600 berechnet. (Überstunden, Kosten pro Einsatz und Fixkosten sind in diesem Beispiel nicht enthalten, können aber in den tatsächlichen Kosten enthalten sein.)

  • Die verbleibenden Kosten werden anhand der verbleibenden Arbeit * Standard Satz = verbleibende Kosten oder 40 Stunden * $40 pro Stunde = $1.600 berechnet.

  • Im Feld "Gesamtkosten" zeigt Project die berechneten Kosten an, die nach der Formel "ist-Kosten" + Restkosten = geplante Kosten oder $1.600 + $1.600 = $3.200 berechnet werden. Da die geplanten Kosten den geplanten Kosten entsprechen, wird im Feld Abweichung eine Kostenabweichung (CV) von $0 angezeigt, was bedeutet, dass die Aufgabe exakt auf das Budget festgelegt ist.

Wo kann ich Kosteninformationen anzeigen?

In Project können Sie die Kosten für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen anzeigen. Sie können auch die Projektkosten anzeigen, die im Allgemeinen auf diesen detaillierteren Kosten beruhen. Sie können sowohl die Gesamtkosten als auch die Zeitphasen Kosten anzeigen, die im Laufe der Zeit verteilt sind.

Ausführliche Informationen und schrittweise Anleitungen zum Anzeigen von Kosteninformationen in Project finden Sie unter Anzeigen von Projektgesamtkosten.

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