Übersicht zu Anordnungsüberprüfungen

Wenn Inhalte das Ende ihres Aufbewahrungszeitraums erreichen, kann es verschiedene Gründe geben, die Inhalte zu überprüfen, um zu entscheiden, ob sie unbedenklich gelöscht ("verworfen") werden können. Beispielsweise können folgende Aktivitäten erforderlich werden:

  • Aufheben der Löschung ("Verwurf") relevanter Inhalte im Fall eines Rechtsstreits oder eines Audits.

  • Entfernen von Inhalten aus der Verwurfsliste, um sie in einem Archiv zu speichern, wenn die Inhalte historischen Wert haben oder für Forschungszwecke von Interesse sind.

  • Zuweisen eines anderen Aufbewahrungszeitraums für die Inhalte, wenn es sich bei der ursprünglichen Richtlinie um eine vorübergehende oder provisorische Lösung handelte.

  • Rückgabe der Inhalte an Kunden oder Übertragung an eine andere Organisation.

Beim Erstellen einer Bezeichnung zur Aufbewahrung von Inhalten in Office 365 können Sie sich entscheiden, am Ende des Aufbewahrungszeitraums eine Anordnungsüberprüfung auszulösen. Dies erfolgt bei einer Anordnungsüberprüfung:

  • Die von Ihnen ausgewählten Personen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, dass für sie Inhalte zur Überprüfung bereitstehen. Bei diesen Prüfern kann es sich um einzelne Benutzer, Verteiler- oder Sicherheitsgruppen oder Office 365-Gruppen handeln. Beachten Sie, dass Benachrichtigungen wöchentlich gesendet werden.

  • Die Prüfer wechseln zur Seite Anordnung im Security & Compliance Center, um die Inhalte zu prüfen.

  • Dem Prüfer stehen für jedes Dokument folgende Optionen zur Verfügung:

    • Anwenden einer anderen Bezeichnung

    • Ausdehnen des Aufbewahrungszeitraums

    • Endgültige Löschung

  • Die Prüfer können wahlweise anstehende oder vergangene Anordnungen anzeigen und diese Liste als CSV-Datei exportieren.

Beachten Sie, dass zur Prüfung der Anordnungen ein Office 365 Enterprise E5-Abonnement erforderlich ist.

Eine Anordnungsüberprüfung schließt nur Inhalte auf SharePoint-Websites, OneDrive-Konten und Websites für Office 365-Gruppen ein. Inhalte, die an diesen Speicherorten auf eine Anordnungsüberprüfung warten, werden erst gelöscht, nachdem ein Prüfer die endgültige Löschung der Inhalte verfügt hat.

Eine Anordnungsüberprüfung kann sich nicht auf Inhalte in Exchange Online, auf Skype, in öffentlichen Ordnern oder in Postfächern für Office 365-Gruppen beziehen. Wenn eine Bezeichnung, die eine Anordnungsüberprüfung auslöst, auf Inhalte an diesen Speicherorten angewendet wird, werden die betreffenden Inhalte am Ende des Aufbewahrungszeitraums automatisch gelöscht, und die Inhalte werden nicht auf der Seite Anordnung im Security & Compliance Center angezeigt.

Seite "Anordnung"

Einrichten der Anordnungsüberprüfung durch Erstellen einer Bezeichnung

Dies ist der grundlegende Arbeitsablauf beim Einrichten einer Anordnungsüberprüfung. Beachten Sie, dass dieser Ablauf die Veröffentlichung einer Bezeichnung darstellt, die dann manuell von einem Benutzer angewendet wird; alternativ kann eine Bezeichnung, die eine Anordnungsüberprüfung auslöst, auch automatisch auf Inhalte angewendet werden.

Diagramm mit dem Ablauf des Verwurfsprozesses

Eine Anordnungsüberprüfung stellt eine Option beim Erstellen von Bezeichnungen in Office 365 dar. Beachten Sie, dass diese Option nicht in einer Aufbewahrungsrichtlinie zur Verfügung steht sondern nur in einer Bezeichnung mit Aufbewahrungseinstellungen.

Weitere Informationen über Bezeichnungen finden Sie unter Übersicht über Bezeichnungen.

Aufbewahrungseinstellungen für eine Bezeichnung

Verwerfen von Inhalten

Wenn ein Prüfer per E-Mail benachrichtigt wird, dass Inhalte zur Überprüfung bereitstehen, kann er zur Seite Anordnung im Security & Compliance Center wechseln und ein oder mehrere Elemente auswählen. Dort hat der Prüfer folgende Möglichkeiten:

  • Anwenden einer anderen Bezeichnung

  • Ausdehnen des Aufbewahrungszeitraums

  • Endgültiges Löschen des Elements

Ein Prüfer kann den Link verwenden, um das Dokument an seinem ursprünglichen Speicherort anzuzeigen, falls der Prüfer über Berechtigungen für diesen Speicherort verfügt. Während einer Anordnungsüberprüfung werden die Inhalte nie von ihrem ursprünglichen Speicherort fort bewegt und in keinem Fall gelöscht, es sei denn, der Prüfer entscheidet dies.

Beachten Sie, dass die E-Mail-Benachrichtigungen wöchentlich automatisch an die Prüfer gesendet werden. Wenn Inhalt das Ende des Aufbewahrungszeitraums erreicht, kann es bis zu sieben Tage dauern, bis Prüfer die E-Mail-Benachrichtigung erhalten, dass Inhalte auf Anordnung wartet.

Beachten Sie außerdem, dass alle Anordnungsaktionen überwacht werden. Um dies sicherzustellen, müssen Sie die Überwachung mindestens einen Tag vor der ersten Anordnungsaktion aktivieren – weitere Informationen finden Sie unter Durchsuchen des Überwachungsprotokolls im Office 365 Security & Compliance Center.

Anordnungsoptionen für ein Dokument

Berechtigungen für Anordnungen

Um Zugriff auf die Seite Anordnung zu erhalten, müssen die Prüfer Mitglieder der Rolle Anordnungsverwaltung und der Rolle Überwachungsprotokolle (Nur Ansicht) sein. Wir empfehlen, eine neue Rollengruppe mit dem Namen "Anordnungsprüfer" zu erstellen, der Rollengruppe zuerst diese beiden Rollen und anschließend Mitglieder hinzuzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter Gewähren des Zugriffs auf das Office 365 Security & Compliance Center

Zeitspanne bis zur endgültigen Löschung verworfener Inhalte

Inhalte, für die eine Anordnungsüberprüfung ansteht, werden erst gelöscht, nachdem ein Prüfer die endgültige Löschung der Inhalte entschieden hat. Wenn der Prüfer diese Option aktiviert, sind die Inhalte auf der SharePoint-Website oder dem OneDrive-Konto für den Standardbereinigungsprozess qualifiziert, der in diesem Abschnitt beschrieben ist: Funktionsweise einer Aufbewahrungsrichtlinie mit Inhalt am ursprünglichen Speicherort.

Das bedeutet Folgendes:

  • Inhalte in einer Dokumentbibliothek werden innerhalb von 7 Tagen nach dem Verwerfen in den Standardpapierkorb verschoben und anschließend 93 Tage nach diesem Zeitpunkt endgültig gelöscht. Der Papierkorb wird von der Suche nicht indiziert, daher stehen seine Inhalte nicht für einen eDiscovery-Speicher zur Verfügung.

  • Inhalte in der Bibliothek des permanenten Dokumentarchivs werden innerhalb von 7 Tagen nach dem Verwerfen gelöscht.

Anzeigen von anstehenden und abgeschlossenen Verwurfsvorgängen

Auf der Seite Anordnung im Security & Compliance Center können Sie sowohl anstehende als auch abgeschlossene Verwurfsvorgänge anzeigen:

  • Ausstehende Verwurfsvorgänge haben das Ende ihres Aufbewahrungszeitraums erreicht und erfordern eine Anordnungsüberprüfung. Entscheiden Sie nach der Überprüfung jedes einzelnen Elements, ob Sie eine andere Bezeichnung auf es anwenden, seinen Aufbewahrungszeitraum verlängern oder es endgültig löschen möchten.

  • Für abgeschlossene Verwurfsvorgänge wurde die Löschung im Rahmen einer Anordnungsüberprüfung genehmigt, und sie befinden sich jetzt im Prozess ihrer endgültigen Löschung. Elemente, auf die im Rahmen einer Überprüfung eine andere Bezeichnung angewendet oder deren Aufbewahrungszeitraum verlängert wurde, werden hier nicht angezeigt.

Filtern der Anordnungsansichten

Sie können diese Ansichten nach der Bezeichnung oder dem Zeitbereich filtern. Für ausstehende Anordnungen ist der Zeitbereich durch das Ablaufdatum angegeben. Bei bereits vergangenen Verwurfsvorgängen basiert der Zeitbereich auf dem Löschdatum.

Filteroptionen auf der Seite "Anordnung"

Exportieren der Anordnungselemente

Die Elemente aus beiden Ansichten können als CSV-Datei exportiert werden, die Sie in Excel öffnen können.

Exportierte Anordnungsdaten in Excel

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