Übersicht: Einrichten und Übermitteln von Projektvorschlägen

Übersicht: Einrichten und Übermitteln von Projektvorschlägen

Microsoft Project Server 2010 enthält neue Funktionen, mit denen Sie schrittweise durch den Prozess zum Erstellen neuer Projektvorschläge und deren Weiterleitung durch einen Workflow geleitet werden. Bevor Sie jedoch neue Projekte vorschlagen können, müssen Portfoliomanager und Siteadministrator gemeinsam den Workflow, die Projektdetailseiten und die Vorlagen einrichten, die während des Prozesses verwendet werden. Wenn Sie den Prozess zum ersten Mal ausführen, mag er Ihnen ein wenig kompliziert erscheinen. Er ist jedoch einfacher als Sie denken.

Inhalt dieses Artikels

Einrichten des Vorschlagprozesses

Workflows

Projektdetailseiten

Enterprise-Projekttypen

Genehmigungen

Vorschlagen eines neuen Projekts

Einrichten des Vorschlagprozesses

Bevor der Benutzer damit beginnen kann, Projekte vorzuschlagen, müssen der Portfoliomanager und der Siteadministrator gemeinsam den Vorschlagsprozess einrichten. Dieser Prozess besteht aus mehreren Teilen: Workflows, Projektdetailseiten, Enterprise-Projekttypen und Genehmigungen.

Workflows

Eine kurze Erläuterung: Wenn in Project Web App ein Projekt vorgeschlagen wird, durchläuft es einen Workflow, in dem bestimmt wird, ob es mit den strategischen und finanziellen Zielen des Unternehmens übereinstimmt, und ob es letztendlich als durchführbares Projekt genehmigt wird. Bevor Projekte vorgeschlagen werden können, muss der Portfoliomanager in Zusammenarbeit mit dem Siteadministrator in Project Web App eine Infrastruktur einrichten, die der Arbeitsweise der Organisation entspricht. Hört sich kompliziert an? Ihre Aufgabe ist es nun, Projektvorschläge in der vorgegebenen Art und Weise zu bewerten und für diesen Prozess die formelleren Phasen und Stufen umzusetzen, die von Project Web App unterstützt werden. Daraus ergibt sich ein nahtloser Prozess vom einfachen Vorschlag bis hin zum Arbeitsprojekt, für das Termine erfasst und Berichte erstellt werden.

Zweck

Beschreibung

Definieren der Phasen und Stufen eines Projektlebenszyklus

Der Portfoliomanager richtet zusammen mit dem Siteadministrator einen Workflow für Vorschläge in Ihrer Organisation ein.

Projektdetailseiten

Als Nächstes erstellt der Portfoliomanager die Projektdetailseiten (ein einfallsreicher Name für die Formulare, die Mitarbeiter ausfüllen müssen, wenn sie ein Projekt vorschlagen). Der Portfoliomanager entscheidet, welche Felder die Formulare enthalten sollen, und erstellt mitunter mehrere Seiten, die während unterschiedlicher Phasen des Workflows verwendet werden sollen. Es kann beispielsweise ein recht einfache Seite geben, die zur Übermittlung eines Vorschlags ausgefüllt werden muss, und eine andere, kompliziertere Seite für die Genehmigungsstelle, in die während des Prüfprozesses zusätzliche Informationen zum Projekt eingegeben werden müssen. Es ist lediglich eine Frage der Verteilung und Zuordnung, wann, wo und von wem Informationen während des Workflows hinzugefügt werden.

Zweck

Beschreibung

Erstellen einer Webseite zum Übermitteln von Vorschlägen

Der Portfoliomanager erstellt die Formulare, die während des Workflows zum Erfassen von Informationen zum Vorschlag verwendet werden.

Enterprise-Projekttypen

Als Nächstes muss der Portfoliomanager die Enterprise-Projekttypen einrichten. Dabei handelt es sich um Vorlagen, die dem Benutzer beim Erstellen eines neuen Projekts oder Vorschlags zur Auswahl stehen. Mithilfe von Enterprise-Projekttypen werden in Project Web App die Workflows mit den Projektdetailseiten verknüpft. In Ihrem Unternehmen kann es mehrere Enterprise-Projekttypen geben. So kann beispielsweise die Personalabteilung über einen eigenen Enterprise-Projekttyp mit den zugehörigen Projektdetailseiten und einem eigenen Workflow verfügen, während der Vertrieb einen anderen Enterprise-Projekttyp mit einem separaten Workflow und eigenen Projektdetailseiten verwendet. Auf diese Weise richtet sich die Art des Vorschlags wirklich nach dem, was der Benutzer umzusetzen versucht.

Zweck

Beschreibung

Erstellen von benutzerdefinierten Enterprise-Projekttypen

Der Portfoliomanager richtet einen Enterprise-Projekttyp ein, d. h. eine Vorlage, die die Mitarbeiter zum Vorschlagen von Projekten verwenden.

Genehmigungen

Zum Schluss muss der Portfoliomanager den Genehmigungsprozess einrichten. Wenn ein Projekt vorgeschlagen wird, müssen bestimmte Personen in Ihrer Organisation den Vorschlag prüfen und annehmen oder ablehnen. Der Portfoliomanager muss angeben, welche Personen in welcher Reihenfolge die Vorschläge zur Überprüfung erhalten. Nach dem Einrichten dieser Genehmigungskette können die Benutzer mit der Übermittlung von Vorschlägen beginnen.

Zweck

Beschreibung

Erstellen des Genehmigungsprozesses für einen Vorschlag

Der Portfoliomanager richtet den Genehmigungsprozess ein und gibt an, welche Benutzer in welcher Reihenfolge übermittelte Vorschläge überprüfen müssen.

Seitenanfang

Vorschlagen von neuen Projekten

Wenn der Portfoliomanager und der Siteadministrator den Vorschlagsprozess eingerichtet haben, ist das Übermitteln eines neuen Projektvorschlags recht einfach. Sobald ein Projekt vorgeschlagen wird, beginnt der Workflow, und die Genehmigungsstellen werden benachrichtigt, dass ein Vorschlag zur Prüfung vorliegt. Der Prüfprozess kann mehrere Schritte, darunter auch die komplizierteren Schritte im Zusammenhang mit einer Portfolioanalyse, umfassen. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unter Übersicht: Analysieren und Genehmigen von Projektvorschlägen.

Zweck

Beschreibung

Erstellen oder Bearbeiten von Projekten oder Vorschlägen

Zum Erstellen eines neuen Projekts oder Vorschlags können Sie die vom Portfoliomanager eingerichteten Projektdetailseiten verwenden.

Seitenanfang

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