Übersicht über Richtlinien für das Löschen von Dokumenten

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Ihre Organisation möglicherweise für einen Zeitraum Compliance, juristische Person, die aufgrund von Dokumenten oder anderen Anforderungen Business beibehalten müssen. Wenn Ihre Organisation mehr als erforderlichen Dokumente gespeichert sind, erstellen Sie unnötige rechtliche Risiken. Sie können mit einer Richtlinie Dokument löschen, vorausschauende Risiken reduzieren, durch das Löschen von Dokumenten in einer Website nach einer bestimmten Zeitspanne – beispielsweise Dokumente löschen auf Websites für Benutzer OneDrive for Business fünf Jahre, nachdem die Dokumente erstellt wurden.

Dokument Löschvorgang Richtlinien sind leistungsfähige noch flexible – beispielsweise können Sie:

  • Sie können Websitebesitzern gestatten, aus Richtlinien auszuwählen, die Sie zentral erstellen und verwalten. Sie können auch zulassen, dass Websitebesitzer die entsprechende Option ganz abwählen, wenn sie der Auffassung sind, dass eine Richtlinie nicht auf die eigenen Inhalte zutrifft.

  • Erzwingen Sie eine einzige obligatorische Richtlinie für alle Websites in einer Websitesammlung, z. B. alle OneDrive for Business Websites oder sogar erzwingen Sie eine Richtlinie auf alle Websitesammlungen erstellt von einer bestimmten Websitesammlung Websitevorlage, wie etwa die Teamwebsite-Vorlage.

  • Sie können eine Standardrichtlinie mit einer Standardregel angeben, die automatisch angewendet wird, ohne dass eine Aktion seitens der Websitebesitzer erforderlich ist.

  • Sie können eine Richtlinie erstellen, die mehrere Löschregeln umfasst, aus denen ein Websitebesitzer auswählen kann.

Sie erstellen und Verwalten von Dokument Löschvorgang Richtlinien mithilfe der Löschvorgang Richtlinie Dokumentcenter, die Sie in der Office 365- Security & Compliance Center unter Beibehaltung finden können. Alternativ können Sie das Richtlinie Center manuell durch die Websitesammlung erstellen und Auswählen von Compliance-Richtlinie-Center auf die Registerkarte Enterprise erstellen. Jede Mandanten kann festlegen, dass nur ein Dokument Löschvorgang Richtlinie Center, und es wird automatisch erstellt werden, wenn Sie über die Security & Compliance Center starten.

Homepage des Richtliniencenters für das Löschen von Dokumenten

Verwendung von Richtlinien für das Löschen von Dokumenten

Zusätzlich zu den Richtlinien des Dokuments löschen bietet Office 365 diese Aufbewahrungsrichtlinien für Websiteinhalt an:

Die einzelnen Richtlinientypen sind jeweils für einen bestimmten Website- oder Datentyp vorgesehen. Beispiel: Ihre Organisation verfügt über eine hochgradig strukturierte Website, die Inhaltstypen verwendet, z. B. eine Finanzwebsite für Verträge oder eine Wissensdatenbank für Artikel. In diesem Fall können Sie Inhaltstyprichtlinien verwenden. Oder Ihre Organisation muss rechtliche Dokumente aufbewahren. In diesem Fall könnten Sie Inhaltstypen und ein Datenarchiv verwenden, um einen Dateiplan zu implementieren.

Richtlinien für das Löschen von Dokumenten sind kein Ersatz für die Datensatzverwaltung oder Informationsverwaltungsrichtlinien, die für strukturierte Daten und Inhaltstypen am besten geeignet sind. Vielmehr sollten Sie Richtlinien für das Löschen von Dokumenten verwenden, wenn Sie das automatische Löschen unstrukturierter Daten wie OneDrive for Business-Websites und Teamwebsites umfassend verwalten müssen.

Diagramm mit Aufbewahrungsoptionen für Websiteinhalte

Wenn Sie eine Dokumentlöschrichtlinie auf eine Website anwenden, die bereits Inhaltstyprichtlinien oder Informationsverwaltungsrichtlinien für eine Liste oder Bibliothek verwendet, werden diese Richtlinien ignoriert, während die Dokumentlöschrichtlinie in Kraft ist. Dies bedeutet, dass Sie für eine Website ausschließlich die Verwendung von Richtlinien planen sollten, die für strukturierte Inhalte oder unstrukturierte Inhalte vorgesehen sind, nicht für beides. Weitere Informationen dazu, wie Richtlinien für das Löschen von Dokumenten andere Richtlinien außer Kraft setzen, finden Sie unter Anwenden oder Entfernen einer Dokumentlöschrichtlinie für eine Website.

Im Gegensatz zu anderen Richtlinien funktionieren Richtlinien für das Löschen von Dokumenten nur für Dokumentbibliotheken, nicht für Listen.

Löschrichtlinien und Regeln

Eine Dokumentlöschrichtlinie enthält eine oder mehrere Löschregeln, in denen Folgendes festgelegt ist:

  • Der Zeitraum bis zur Ausführung des Löschvorgangs.

  • Ob das Löschdatum basierend auf dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung oder der letzten Änderung des Dokuments berechnet wird.

  • Ob das Dokument endgültig gelöscht oder in den Papierkorb verschoben wird.

Wenn eine Richtlinie mehrere Regeln enthält, können Websitebesitzer die Regel auswählen, die für ihre Inhalte am besten geeignet ist.

Seite für neue Löschregel

Richtlinien und Zuweisungen

Nachdem Sie eine Dokument Löschvorgang Richtlinie erstellt haben, können Sie ihn zu einer Websitevorlage für die Sammlung zuweisen – beispielsweise, Sie können eine Richtlinie zuweisen die Vorlage OneDrive for Business so, dass es jedes Benutzers OneDrive-Website enthält. Wenn Sie eine Websitevorlage für die Websitesammlung eine Richtlinie zuweisen, gilt dies für alle Websitesammlungen bereits aus der Vorlage, sowie alle zukünftig aus dieser Vorlage erstellten Websitesammlungen erstellt.

Seite "Vorlage auswählen" mit der OneDrive-Option

Sie können auch einer bestimmten Websitesammlung eine Richtlinie zuweisen. Wenn Sie dies tun, werden alle dieser Websitesammlungsvorlage zugewiesenen Richtlinien außer Kraft gesetzt. Sie können beispielsweise der Vorlage "Teamwebsite" Richtlinien zuweisen, diese aber dann außer Kraft setzen, indem Sie eine andere Gruppe von Richtlinien auf eine bestimmte Websitesammlung anwenden, die anhand dieser Vorlage erstellt wurde.

Eine obligatorische Richtlinie oder mehrere Richtlinien zur Auswahl

Wenn Sie eine Richtlinie zuweisen, können Sie diese als obligatorische Richtlinie festlegen, sodass nur diese Richtlinie zugewiesen werden kann, die dann auf alle Websites in der Websitesammlung angewendet wird. Websitebesitzer können eine obligatorische Richtlinie nicht abwählen. Das bedeutet, dass die Dokumente auf der Website grundsätzlich der Löschrichtlinie unterliegen.

Statt eine einzelne Richtlinie als obligatorisch festzulegen, können Sie einer Websitesammlung auch mehrere Richtlinien zuweisen. Dann kann jeder Websitebesitzer auswählen, welche Richtlinie auf seine Website angewendet werden soll, oder die entsprechende Option sogar ganz abwählen. Sie können beispielsweise eine Richtlinie für allgemeine Geschäftsdokumente und eine weitere Richtlinie für finanzbezogene Dokumente erstellen, für die unterschiedliche Aufbewahrungszeitpläne gelten. Ein Websitebesitzer weiß meistens am besten, welche Inhalte die eigene Website enthält, und daher auch, welche Dokumentlöschrichtlinie anzuwenden ist. Auf jede Website kann nur eine Richtlinie angewendet werden.

Eine Regel oder mehrere Regeln zur Auswahl

Jede Richtlinie kann wiederum viele Regeln enthalten – beispielsweise eine Richtlinie Löschvorgang für allgemeine Geschäftsdokumente möglicherweise müssen Sie zwei Regeln:

  • Dokumente, die nicht aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder laufender Geschäftsanforderungen aufbewahrt werden müssen, sollten nicht länger als ein Jahr ab Erstellung beibehalten werden.

  • Für die aktive, laufende geschäftliche Nutzung erforderliche Dokumente, die länger als ein Jahr benötigt werden, sollten nicht länger als drei Jahre ab Erstellung beibehalten werden.

Ein Websitebesitzer kann bestimmen, dass die Website allgemeine Geschäftsdokumente enthält, diese Löschrichtlinie auswählen und dann die entsprechende Regel der Richtlinie auswählen. Sie können nur eine Regel der aktuell auf die Website angewendeten Richtlinie (nicht aus einer beliebigen Richtlinie) auswählen, und die Regel gilt für alle Dokumentbibliotheken auf der Website.

Die Beziehung zwischen Websitesammlungen, Richtlinien und Regeln

Die grundlegende Beziehung sieht folgendermaßen aus:

Einer Websitesammlung oder einer Websitesammlungsvorlage kann mindestens eine Richtlinie zugewiesen sein, und jede zugewiesene Richtlinie kann wiederum eine oder mehrere Regeln enthalten. Pro Website kann jedoch nur eine Richtlinie aktiv sein, und für die Bibliotheken der Website kann jeweils nur eine Löschregel aktiv sein.

Diagramm, in dem die Beziehung zwischen Richtlinien dargestellt ist

Richtlinien zum Löschen von Dokumenten werden geerbt

Wie Berechtigungen, die Navigation und viele andere Websitefeatures werden Richtlinien für das Löschen von Dokumenten geerbt. Ein Websitebesitzer kann eine Dokumentlöschrichtlinie für seine Website auswählen, und alle Unterwebsites erben die Richtlinie von der übergeordneten Website. Der Besitzer einer Unterwebsite kann die Vererbung durch Auswählen einer anderen Kombination aus Richtlinie und Regel unterbrechen, und diese Richtlinie gilt dann für alle Unterwebsites, bis die Vererbung erneut unterbrochen wird.

Erstmaliges Zuweisen von Richtlinien für das Löschen von Dokumenten

Es ist wichtig zu verstehen, dass den Zeitraum für ein Dokument angegebenen Löschvorgang Richtlinie die Zeit bedeutet, da das Dokument wurde erstellt oder geändert, nicht der Zeit, da die Richtlinie zugewiesen wurde. Möglicherweise Sie beispielsweise erstellen eine Dokuments Löschvorgang Richtlinie, die Dokumente löscht endgültig aus zwei Jahre, nachdem sie erstellt wurden, und Zuweisen dieser Richtlinie zu einer Websitesammlung-Websitevorlage aus der mehrere Websitesammlungen vier oder fünf Jahren erstellt wurden. In diesem Fall ist zu rechnen, dass die vorhandenen Websitesammlungen viele Dokumente enthalten, die bereits älter als die zwei Jahren, die durch die Richtlinie Löschvorgang angegeben sind – dies bedeutet viel Inhalt unmittelbar zurückzunehmen, nachdem Sie die Dokument Löschvorgang Richtlinie zuweisen, zum ersten Mal gelöscht.

Beim erstmaligen Zuweisen der Richtlinie werden alle Dokumente auf der Website ausgewertet, und wenn sie die Kriterien erfüllen, werden sie gelöscht. Dies gilt für alle vorhandenen Dokumente, nicht nur für neue Dokumente, die seit der Richtlinienzuweisung erstellt wurden. Und denken Sie daran, dass sich der Zeitraum auf das Alter der einzelnen Dokumente und nicht auf den Zeitpunkt der erstmaligen Richtlinienzuweisung bezieht.

Bevor Sie einer Website zum ersten Mal eine Richtlinie zuweisen, sollten Sie daher zunächst das Alter der vorhandenen Inhalte sowie die möglichen Auswirkungen der Richtlinie auf die vorhandenen Inhalte berücksichtigen. Möglicherweise möchten Sie auch die Websitebesitzer über die neue Richtlinie informieren, bevor Sie diese zuweisen, damit die Websitebesitzer Zeit haben, die möglichen Auswirkungen einzuschätzen.

Verzögerung bei der Übernahme von Richtlinien

Nachdem Sie einer Websitesammlung Richtlinien zugewiesen haben, verwenden Websitebesitzer auf der Seite Websiteeinstellungen den Link Richtlinien für das Löschen von Dokumenten, um die für die Website verfügbaren Richtlinien anzuzeigen und anzuwenden.

Der Dokument Löschvorgang Richtlinien Link wird nicht angezeigt, es sei denn, Richtlinien für die Websitesammlung zugewiesen wurden. Auch der Link angezeigt wird nicht sofort nach Richtlinien zur Website zugewiesen wurden, kann es dauern, bis zu 24 Stunden aus, wann die Richtlinien zugewiesen sind, wenn der Link Dokument löschen Richtlinien wird angezeigt.

Berechtigungen

Mitglieder Ihres Complianceteams, die das Richtliniencenter für das Löschen von Dokumenten verwenden möchten, benötigen Berechtigungen für das Richtliniencenter und für die Websitesammlungen, auf die Richtlinien angewendet werden. Es empfiehlt sich, wie folgt vorzugehen:

  1. Erstellen eine Sicherheitsgruppe, die alle Benutzer der Löschvorgang Richtlinie Dokumentcenter enthält – wahrscheinlich Ihre Compliance-Richtlinie-Management-Team. Weitere Informationen finden Sie unter Manage Mail-Enabled Sicherheitsgruppen .

  2. Weisen Sie der Sicherheitsgruppe im Richtliniencenter für das Löschen von Dokumenten Berechtigungen für Besitzer der Websitesammlung zu. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen für Websitesammlungsadministratoren.

  3. Weisen Sie der Sicherheitsgruppe in jeder Websitesammlung, der Sie Richtlinien für das Löschen von Dokumenten zuweisen müssen, Berechtigungen für Besitzer der Websitesammlung zu.

Verwendung von Richtlinien für das Löschen von Dokumenten in Verbindung mit Aufbewahrungsrichtlinien

Mit einer Aufbewahrungsrichtlinie wird sichergestellt, dass alle Inhalte für einen bestimmten Zeitraum beibehalten werden, während eine Dokumentlöschrichtlinie sicherstellt, dass alle Inhalte nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums gelöscht werden.

Wenn Sie Dokumente über einen festen Zeitraum aufbewahren müssen, können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie in Verbindung mit einer Löschrichtlinie verwenden. Sie könnten beispielsweise Dokumente drei Jahre nach Änderung aufbewahren und dann eine Löschrichtlinie einrichten, um diese Dokumente drei Jahre nach der letzten Änderung zu löschen.

Eine Löschrichtlinie kann eine Aufbewahrungsrichtlinie nicht außer Kraft setzen. Wenn sich eine Website im Haltebereich befindet und eine Dokumentlöschrichtlinie ein Dokument löscht, wird das Dokument im permanenten Dokumentarchiv genauso beibehalten, als ob es manuell gelöscht wurde.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Siehe auch

Erstellen einer Dokumentlöschrichtlinie

Anwenden oder Entfernen einer Dokumentlöschrichtlinie für eine Website

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