Übersicht über Dokument Löschvorgang Richtlinien in SharePoint Server 2016

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Ihre Organisation möglicherweise für einen Zeitraum aufgrund von Compliance, rechtliche Hinweise, Dokumente oder andere geschäftliche Anforderungen aufbewahren müssen. Wenn Ihre Organisation mehr als erforderlichen Dokumente gespeichert sind, erstellen Sie unnötige rechtliche Risiken. Mit einer Richtlinie Dokument löschen, können Sie vorausschauende Risiko verringern, indem Sie Löschen von Dokumenten in einer Website automatisch nach einer bestimmten Zeitspanne – beispielsweise können Sie Dokumente in OneDrive Benutzer löschen für Business Websites fünf Jahre, nachdem die Dokumente erstellt wurden.

Richtlinien für das Löschen von Dokumenten stellen leistungsstarke und flexible Lösungen dar, die Ihnen beispielsweise folgende Möglichkeiten bieten:

  • Sie können Websitebesitzern gestatten, aus Richtlinien auszuwählen, die Sie zentral erstellen und verwalten. Sie können auch zulassen, dass Websitebesitzer die entsprechende Option ganz abwählen, wenn sie der Auffassung sind, dass eine Richtlinie nicht auf die eigenen Inhalte zutrifft.

  • Sie können eine einzige obligatorische Richtlinie für alle Websites in einer Websitesammlung (z. B. alle OneDrive for Business-Websites) oder sogar eine Richtlinie für alle Websitesammlungen erzwingen, die anhand einer bestimmten Websitesammlungsvorlage (z. B. der Vorlage "Teamwebsite") erstellt wurden.

  • Sie können eine Standardrichtlinie mit einer Standardregel angeben, die automatisch angewendet wird, ohne dass eine Aktion seitens der Websitebesitzer erforderlich ist.

  • Sie können eine Richtlinie erstellen, die mehrere Löschregeln umfasst, aus denen ein Websitebesitzer auswählen kann.

Sie erstellen und Verwalten von Dokument Löschvorgang Richtlinien in das Compliance-Richtlinie Center.

Compliance Richtlinie Center

Verwendung von Richtlinien für das Löschen von Dokumenten

Zusätzlich zu den Richtlinien für Dokument löschen bietet SharePoint Server 2016 diese Aufbewahrungsrichtlinien für Websiteinhalt:

Die einzelnen Richtlinientypen sind jeweils für einen bestimmten Website- oder Datentyp vorgesehen. Beispiel: Ihre Organisation verfügt über eine hochgradig strukturierte Website, die Inhaltstypen verwendet, z. B. eine Finanzwebsite für Verträge oder eine Wissensdatenbank für Artikel. In diesem Fall können Sie Inhaltstyprichtlinien verwenden. Oder Ihre Organisation muss rechtliche Dokumente aufbewahren. In diesem Fall könnten Sie Inhaltstypen und ein Datenarchiv verwenden, um einen Dateiplan zu implementieren.

Datensätze Management oder Informationen Informationsverwaltungsrichtlinien, ersetzen die strukturierte Daten und Inhaltstypen am besten Dokument Löschvorgang Richtlinien nicht. Sie stattdessen sollten Dokument Löschvorgang Richtlinien verwenden, wenn Sie das automatische Löschen von unstrukturierten Daten wie etwa OneDrive for Business-Websites und Teamwebsites gestreut verwalten müssen.

Diagramm der Aufbewahrungsrichtlinien Features für Websiteinhalt

Wenn Sie eine Dokument löschen Richtlinie zu einer Website, die bereits Informationsverwaltungsrichtlinien verwendet anwenden, werden diese Richtlinien ignoriert, während die Dokument löschen Richtlinie aktiv ist. Dies bedeutet, dass Sie für eine Website mit nur Richtlinien für strukturierte oder unstrukturierte Inhalt, nicht beides auffällt planen sollte. Weitere Informationen wie Dokument Löschvorgang Richtlinien für andere Richtlinien überschreiben finden Sie unter anwenden oder Entfernen eines Dokuments Löschvorgang Richtlinie für eine Website.

Im Gegensatz zu anderen Richtlinien funktionieren Richtlinien für das Löschen von Dokumenten nur für Dokumentbibliotheken, nicht für Listen.

Löschrichtlinien und Regeln

Eine Dokumentlöschrichtlinie enthält eine oder mehrere Löschregeln, in denen Folgendes festgelegt ist:

  • Der Zeitraum bis zur Ausführung des Löschvorgangs.

  • Ob das Löschdatum basierend auf dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung oder der letzten Änderung des Dokuments berechnet wird.

  • Ob das Dokument endgültig gelöscht oder in den Papierkorb verschoben wird.

Wenn eine Richtlinie mehrere Regeln enthält, können Websitebesitzer die Regel auswählen, die für ihre Inhalte am besten geeignet ist.

Neue Regel Seite

Richtlinien und Zuweisungen

Nachdem Sie eine Dokument löschen Richtlinie erstellen, können Sie ihn zu einer Websitevorlage für die Sammlung zuweisen – beispielsweise, Sie können eine Richtlinie zuweisen die OneDrive for Business-Vorlage so, dass es jedes Benutzers OneDrive for Business enthält. Wenn Sie eine Richtlinie einer Websitevorlage für die Sammlung zuweisen, gilt dies für alle Websitesammlungen bereits aus der Vorlage, sowie alle zukünftig aus dieser Vorlage erstellten Websitesammlungen erstellt.

Zu OneDrive Business Vorlage Option zuweisen

Sie können auch einer bestimmten Websitesammlung eine Richtlinie zuweisen. Wenn Sie dies tun, werden alle dieser Websitesammlungsvorlage zugewiesenen Richtlinien außer Kraft gesetzt. Sie können beispielsweise der Vorlage "Teamwebsite" Richtlinien zuweisen, diese aber dann außer Kraft setzen, indem Sie eine andere Gruppe von Richtlinien auf eine bestimmte Websitesammlung anwenden, die anhand dieser Vorlage erstellt wurde.

Eine obligatorische Richtlinie oder mehrere Richtlinien zur Auswahl

Wenn Sie eine Richtlinie zuweisen, können Sie diese als obligatorische Richtlinie festlegen, sodass nur diese Richtlinie zugewiesen werden kann, die dann auf alle Websites in der Websitesammlung angewendet wird. Websitebesitzer können eine obligatorische Richtlinie nicht abwählen. Das bedeutet, dass die Dokumente auf der Website grundsätzlich der Löschrichtlinie unterliegen.

Kennzeichnen Richtlinie als erforderliche option

Statt eine einzelne Richtlinie als obligatorisch festzulegen, können Sie einer Websitesammlung auch mehrere Richtlinien zuweisen. Dann kann jeder Websitebesitzer auswählen, welche Richtlinie auf seine Website angewendet werden soll, oder die entsprechende Option sogar ganz abwählen. Sie können beispielsweise eine Richtlinie für allgemeine Geschäftsdokumente und eine weitere Richtlinie für finanzbezogene Dokumente erstellen, für die unterschiedliche Aufbewahrungszeitpläne gelten. Ein Websitebesitzer weiß meistens am besten, welche Inhalte die eigene Website enthält, und daher auch, welche Dokumentlöschrichtlinie anzuwenden ist. Auf jede Website kann nur eine Richtlinie angewendet werden.

Eine Regel oder mehrere Regeln zur Auswahl

Jede Richtlinie kann wiederum viele Regeln enthalten. So kann beispielsweise eine Löschrichtlinie für allgemeine Geschäftsdokumente zwei Regeln enthalten:

  • Dokumente, die nicht aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder laufender Geschäftsanforderungen aufbewahrt werden müssen, sollten nicht länger als ein Jahr ab Erstellung beibehalten werden.

  • Für die aktive, laufende geschäftliche Nutzung erforderliche Dokumente, die länger als ein Jahr benötigt werden, sollten nicht länger als drei Jahre ab Erstellung beibehalten werden.

Ein Websitebesitzer kann bestimmen, dass die Website allgemeine Geschäftsdokumente enthält, diese Löschrichtlinie auswählen und dann die entsprechende Regel der Richtlinie auswählen. Sie können nur eine Regel der aktuell auf die Website angewendeten Richtlinie (nicht aus einer beliebigen Richtlinie) auswählen, und die Regel gilt für alle Dokumentbibliotheken auf der Website.

Die Beziehung zwischen Websitesammlungen, Richtlinien und Regeln

Die grundlegende Beziehung sieht folgendermaßen aus:

Einer Websitesammlung oder einer Websitesammlungsvorlage kann mindestens eine Richtlinie zugewiesen sein, und jede zugewiesene Richtlinie kann wiederum eine oder mehrere Regeln enthalten. Pro Website kann jedoch nur eine Richtlinie aktiv sein, und für die Bibliotheken der Website kann jeweils nur eine Löschregel aktiv sein.

Diagram, in dem Richtlinien und Regeln

Richtlinien zum Löschen von Dokumenten werden geerbt

Wie Berechtigungen, die Navigation und viele andere Websitefeatures werden Richtlinien für das Löschen von Dokumenten geerbt. Ein Websitebesitzer kann eine Dokumentlöschrichtlinie für seine Website auswählen, und alle Unterwebsites erben die Richtlinie von der übergeordneten Website. Der Besitzer einer Unterwebsite kann die Vererbung durch Auswählen einer anderen Kombination aus Richtlinie und Regel unterbrechen, und diese Richtlinie gilt dann für alle Unterwebsites, bis die Vererbung erneut unterbrochen wird.

Erstmaliges Zuweisen von Richtlinien für das Löschen von Dokumenten

Es ist wichtig zu wissen, dass sich der für eine Dokumentlöschrichtlinie angegebene Zeitraum auf den Zeitpunkt der Erstellung oder Änderung des Dokuments und nicht auf den Zeitpunkt der Richtlinienzuweisung bezieht. Sie könnten z. B. eine Dokumentlöschrichtlinie erstellen, durch die Dokumente zwei Jahre nach der Erstellung endgültig gelöscht werden, und diese Richtlinie dann einer Websitesammlungsvorlage zuweisen, anhand der mehrere Websitesammlungen vor vier oder fünf Jahren erstellt wurden. In diesem Fall enthalten die vorhandenen Websitesammlungen wahrscheinlich viele Dokumente, die bereits älter als die in der Löschrichtlinie angegebenen zwei Jahre sind. Dies bedeutet, dass viele Inhalte bald nach der erstmaligen Zuweisung der Dokumentlöschrichtlinie gelöscht werden.

Beim erstmaligen Zuweisen der Richtlinie werden alle Dokumente auf der Website ausgewertet, und wenn sie die Kriterien erfüllen, werden sie gelöscht. Dies gilt für alle vorhandenen Dokumente, nicht nur für neue Dokumente, die seit der Richtlinienzuweisung erstellt wurden. Und denken Sie daran, dass sich der Zeitraum auf das Alter der einzelnen Dokumente und nicht auf den Zeitpunkt der erstmaligen Richtlinienzuweisung bezieht.

Bevor Sie einer Website zum ersten Mal eine Richtlinie zuweisen, sollten Sie daher zunächst das Alter der vorhandenen Inhalte sowie die möglichen Auswirkungen der Richtlinie auf die vorhandenen Inhalte berücksichtigen. Möglicherweise möchten Sie auch die Websitebesitzer über die neue Richtlinie informieren, bevor Sie diese zuweisen, damit die Websitebesitzer Zeit haben, die möglichen Auswirkungen einzuschätzen.

Positiver Zeitabstand für die Weitergabe von Richtlinien

Nachdem Sie einer Websitesammlung Richtlinien zugewiesen haben, verwenden Websitebesitzer auf der Seite Websiteeinstellungen den Link Richtlinien für das Löschen von Dokumenten, um die für die Website verfügbaren Richtlinien anzuzeigen und anzuwenden.

Der Dokument Löschvorgang Richtlinien Link wird nicht angezeigt, es sei denn, Richtlinien zur Websitesammlung zugewiesen wurden. Darüber hinaus wird nicht der Link angezeigt sofort nach Richtlinien zur Website zugewiesen wurden – es darf bis zu einer positiven 24-Stunden-Format aus, wenn die Richtlinien zu zugewiesen werden, wenn der Dokument Löschvorgang Richtlinien Link angezeigt wird

Löschvorgang Richtlinien Dokumentverknüpfung

Wie funktionieren Dokument Löschvorgang Richtlinien mit in-situ-Richtlinien

Eine Compliance-Archiv wird sichergestellt, dass alle Inhalte für einen bestimmten Zeitraum, erhalten bleibt, während Sie eine Dokument Löschvorgang Richtlinie ist sichergestellt, dass der gesamte Inhalt nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht wird.

Wenn Sie Dokumente für eine feste Zeitspanne beibehalten müssen, können Sie eine Richtlinie Compliance-Archiv in Verbindung mit einer Löschvorgang Richtlinie. Beispielsweise könnten Sie Dokumente nach drei Jahren, nachdem er werden geändert, und Sie eine Richtlinie löschen richten diese Dokumente löschen drei Jahre nach der letzten Änderung halten.

Beachten Sie, dass eine Richtlinie löschen ein Compliance-Archivs überschreiben kann. Wenn eine Website gesperrt ist, und eine Dokument Löschvorgang Richtlinie ein Dokument löscht, wird das Dokument in der Bibliothek erhalten halten auf die gleiche Weise beibehalten, als wäre das Dokument manuell gelöscht wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über in-situ in SharePoint Server 2016 halten.

Berechtigungen

Mitgliedern Ihres Teams Konformität mit der Richtlinie Compliance Center arbeitet benötigen die Berechtigung um beide die Richtlinie Center und Website Auflistungen auf die Richtlinien angewendet werden. Es empfiehlt sich, das Sie:

  1. Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe aus, die alle Benutzer von der Richtlinie Compliance Center enthält – wahrscheinlich Compliance Team.

  2. Fügen Sie die Sicherheitsgruppe in das Compliance Center Richtlinie in der Gruppe der Websitebesitzer Websitesammlung.

  3. Fügen Sie die Sicherheitsgruppe in jeder Websitesammlung, die Sie zu dem Dokument Löschvorgang Richtlinien zuweisen müssen, um der Gruppe der Websitebesitzer Websitesammlung.

Weitere Informationen

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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