Übersicht über Aufbewahrungsrichtlinien

Bei den meisten Organisationen nimmt die Menge und Komplexität der Daten täglich zu – E-Mails, Dokumente, Chatnachrichten und vieles mehr. Eine effektive Verwaltung oder Governance dieser Informationen ist aufgrund der folgenden Anforderungen von Bedeutung:

  • Proaktives Einhalten branchenspezifischer Vorschriften und interner Richtlinien, die es erforderlich machen, Inhalte über einen Mindestzeitraum aufzubewahren. So kann es beispielsweise der Sarbanes-Oxley Act erforderlich machen, bestimmte Typen von Inhalten über sieben Jahre aufzubewahren.

  • Verringern des Risikos bei Rechtsstreitigkeiten oder einer Sicherheitsverletzung, indem alte Inhalte, die Sie nicht mehr aufbewahren müssen, dauerhaft gelöscht werden.

  • Unterstützen Ihrer Organisation beim effektiven Wissensaustausch und gesteigerter Flexibilität, indem sichergestellt wird, dass die Benutzer nur mit Inhalten arbeiten, die aktuell und für sie relevant sind.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie in Office 365 kann Ihnen helfen, alle diese Ziele zu erreichen. Zum Verwalten von Inhalten sind häufig zwei Aktionen erforderlich:

  • Aufbewahren von Inhalten, sodass diese vor Ablauf des Aufbewahrungszeitraums nicht endgültig gelöscht werden können.

  • Endgültiges Löschen von Inhalten am Ende des Aufbewahrungszeitraums.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie bietet folgende Möglichkeiten:

  • Proaktiv entscheiden, ob Inhalte aufbewahrt, gelöscht oder zuerst aufbewahrt und dann gelöscht werden sollen.

  • Eine einzelne Richtlinie für die gesamte Organisation oder nur bestimmte Speicherorte oder Benutzer anwenden.

  • Eine Richtlinie auf alle Inhalte oder nur auf Inhalte, die bestimmte Bedingungen erfüllen, anwenden, z. B. Inhalte, die bestimmte Schlüsselwörter oder bestimmte vertrauliche Informationstypen enthalten.

Wenn Inhalte einer Aufbewahrungsrichtlinie unterliegen, können diese weiter so bearbeitet und genutzt werden, als hätte sich nichts geändert, da die Inhalte an Ort und Stelle, d. h. an ihrem ursprünglichen Speicherort, aufbewahrt werden. Doch wenn jemand Inhalte bearbeitet oder löscht, die der Richtlinie unterliegen, wird eine Kopie an einem sicheren Ort gespeichert und dort aufbewahrt, solange die Richtlinie in Kraft ist.

Schließlich müssen Organisationen ggf. Vorschriften wie die Securities and Exchange Commission (SEC) Rule 17a-4 einhalten, gemäß der eine aktivierte Aufbewahrungsrichtlinie nicht deaktiviert oder weniger restriktiv gestaltet werden darf. Um diese Anforderung zu erfüllen, können Sie die Erhaltungssperre nutzen. Nachdem eine Richtlinie gesperrt wurde, kann sie von niemandem – auch nicht vom Administrator – deaktiviert oder weniger restriktiv gestaltet werden.

Sie erstellen und verwalten Aufbewahrungsrichtlinien auf der Seite Aufbewahrung im Office 365 Security & Compliance Center.

Seite "Aufbewahrung" im Security & Compliance Center

Hinweis : Wenn Sie ein Exchange Online-Postfach in eine Aufbewahrungsrichtlinie einschließen möchten, muss dem Postfach eine Exchange Online Plan 2-Lizenz zugewiesen sein. Ist einem Postfach eine Exchange Online Plan 1-Lizenz zugewiesen, müssten Sie diesem eine separate Exchange Online-Archivierungslizenz zuweisen, um es in eine Aufbewahrungsrichtlinie aufzunehmen.

Inhalt

Funktionsweise einer Aufbewahrungsrichtlinie mit Inhalt am ursprünglichen Speicherort

Wenn Sie einen Speicherort wie eine Website oder ein Postfach in eine Aufbewahrungsrichtlinie einschließen, verbleibt der Inhalt an seinem ursprünglichen Speicherort. Die Benutzer können weiterhin mit ihren Dokumenten oder E-Mails arbeiten, als ob sich nichts geändert hätte. Wenn aber Inhalte bearbeitet oder gelöscht werden, die in die Richtlinie einbezogen sind, wird eine Kopie der Inhalte in der bei Aktivierung der Richtlinie vorhandenen Form aufbewahrt.

Wenn Benutzer Inhalte von Websites bearbeiten oder löschen, wird eine Kopie des ursprünglichen Inhalts im permanenten Dokumentarchiv aufbewahrt. Bei E-Mail- und öffentlichen Ordnern wird die Kopie im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aufbewahrt. Diese sicheren Speicherorte und die aufbewahrten Inhalte sind für die meisten Benutzer nicht sichtbar. Beim Arbeiten mit einer Aufbewahrungsrichtlinie müssen die Benutzer gar nicht wissen, dass ihre Inhalte der Richtlinie unterliegen.

Hinweise:

  • Skype-Inhalte werden in Exchange gespeichert, wo die Richtlinie basierend auf dem Nachrichtentyp (E-Mail oder Unterhaltung) angewendet wird.

  • Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die auf eine Office 365-Gruppe angewendet wird, umfasst das Postfach und die Website der Gruppe.

Inhalte in OneDrive-Konten und SharePoint-Websites

Eine Aufbewahrungsrichtlinie gilt auf Websiteebene. Wenn Sie eine SharePoint-Website oder ein OneDrive-Konto in eine Aufbewahrungsrichtlinie einschließen, wird ein permanentes Dokumentarchiv erstellt, sofern noch nicht vorhanden. Die meisten Benutzer können das permanente Dokumentarchiv nicht anzeigen, da es nur für Administratoren von Websitesammlungen sichtbar ist.

Wenn ein Benutzer versucht, Inhalte einer Website zu ändern oder zu löschen, die einer Aufbewahrungsrichtlinie unterliegen, prüft die Richtlinie zuerst, ob die Inhalte seit Aktivierung der Richtlinie geändert wurden. Wenn dies die erste Änderung seit der Aktivierung der Richtlinie ist, kopiert die Aufbewahrungsrichtlinie den Inhalt in das permanente Dokumentarchiv und erlaubt anschließend dem Benutzer das Ändern oder Löschen des ursprünglichen Inhalts. Beachten Sie, dass alle Inhalte der Website in das permanente Dokumentarchiv kopiert werden können, auch wenn der Inhalt nicht der Abfrage entspricht, die von der Aufbewahrungsrichtlinie verwendet wird.

Anschließend bereinigt ein Zeitgeberauftrag das permanente Dokumentarchiv. Der Zeitgeberauftrag wird in regelmäßigen Abständen ausgeführt und vergleicht sämtliche Inhalte im permanenten Dokumentarchiv mit allen Abfragen, die von den Aufbewahrungsrichtlinien für die Website verwendet werden. Außer wenn Inhalt mindestens mit einer der Abfragen übereinstimmt, löscht der Zeitgeberauftrag den Inhalt dauerhaft aus dem permanenten Dokumentarchiv.

Diese Aussage gilt für Inhalt, der vorhanden war, als die Aufbewahrungsrichtlinie aktiviert wurde. Darüber hinaus werden neue Inhalte, die auf der Website erstellt oder hinzugefügt wurden, nachdem diese in die Richtlinie eingeschlossen wurden, nach dem Löschen aufbewahrt. Neue Inhalte werden jedoch bei ihrer ersten Bearbeitung nicht in das permanente Dokumentarchiv kopiert, sondern erst, wenn sie gelöscht werden. Zum Aufbewahren aller Versionen einer Datei müssen Sie die Versionsverwaltung aktivieren (siehe Abschnitt zur Versionsverwaltung weiter unten).

Beachten Sie, dass ein Benutzer eine Fehlermeldung erhält, wenn er versucht, Bibliotheken, Listen, Ordner oder Websites zu löschen, für die eine Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Ein Benutzer kann einen Ordner löschen, wenn er zum ersten Mal Dateien im Ordner verschiebt oder löscht, die der Richtlinie unterliegen.

Diagramm des Aufbewahrungsflusses in SharePoint und OneDrive

Nachdem einem OneDrive-Konto oder einer SharePoint-Website eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen wurde, können Inhalte einem von zwei Pfaden folgen:

  1. Wenn der Inhalt während des Aufbewahrungszeitraums geändert oder gelöscht wird, wird eine Kopie des ursprünglichen Inhalts in der beim Zuweisen der Richtlinie vorhandenen Form im permanenten Dokumentarchiv erstellt. Dort wird in regelmäßigen Abständen ein Zeitgeberauftrag ausgeführt, der Elemente identifiziert, deren Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist. Diese Elemente werden innerhalb von sieben Tagen nach Ende des Aufbewahrungszeitraums dauerhaft gelöscht.

  2. Wenn der Inhalt während des Aufbewahrungszeitraums nicht geändert oder gelöscht wird, wird er am Ende des Aufbewahrungszeitraums in den vorläufigen Papierkorb verschoben. Wenn ein Benutzer den Inhalt dort löscht oder diesen Papierkorb leert (auch als Aufräumen bekannt), wird das Dokument in den endgültigen Papierkorb verschoben. Der vorläufige und der endgültige Papierkorb umfassen zusammen einen Aufbewahrungszeitraum von 93 Tagen. Am Ende dieser 93 Tage wird das Dokument dauerhaft von seinem jeweiligen Aufbewahrungsort gelöscht, entweder im vorläufigen oder endgültigen Papierkorb. Beachten Sie, dass der Papierkorb nicht indiziert wird und dadurch Inhalte bei Suchvorgängen dort nicht gefunden werden. Das bedeutet, dass ein eDiscovery-Archiv keine Inhalte im Papierkorb finden kann, um diese zu archivieren.

Inhalte in Postfächern und öffentlichen Ordnern

Für die E-Mails, Kalender und anderen Elemente eines Benutzers wird eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfachebene aktiviert. Für einen öffentlichen Ordner wird eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Ordner- und nicht auf Postfachebene aktiviert. Postfächer und öffentliche Ordner verwenden den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" zum Aufbewahren von Elementen. Nur Personen mit zugewiesenen eDiscovery-Berechtigungen können Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" eines anderen Benutzers anzeigen.

Wenn ein Benutzer eine Nachricht in einem anderen Ordner als dem Ordner "Gelöschte Elemente" löscht, wird die Nachricht in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Wenn ein Benutzer ein Element in dem Ordner "Gelöschte Elemente" löscht, wird die Nachricht in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben. Darüber hinaus kann ein Benutzer ein Element in einem beliebigen Ordner vorläufig löschen (UMSCHALT+ENTF), wodurch der Ordner "Gelöschte Elemente" umgangen und das Element direkt in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben wird.

Ein Prozess wertet die Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" in regelmäßigen Abständen aus. Wenn ein Element nicht mindestens die Regeln einer Aufbewahrungsrichtlinie erfüllt, wird das Element dauerhaft (endgültig) aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gelöscht.

Wenn ein Benutzer versucht, bestimmte Eigenschaften eines Postfachelements zu ändern (z. B. Betreff, Text, Anlagen, Absender, Empfänger, Sende- oder Empfangsdatum der Nachricht), wird eine Kopie des ursprünglichen Elements im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gespeichert, bevor für die Änderung ein Commit erfolgt. Dies geschieht bei jeder nachfolgenden Änderung. Am Ende des Aufbewahrungszeitraums werden Kopien im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" dauerhaft gelöscht.

Wenn ein Benutzer Ihre Organisation verlässt und das Postfach des Benutzers in einer Aufbewahrungsrichtlinie enthalten ist, wird das Postfach ein inaktives Postfach, sobald das Office 365-Konto des Benutzers gelöscht wird. Die Inhalte eines inaktiven Postfachs unterliegen weiterhin der Aufbewahrungsrichtlinie, die dem Postfach zugewiesen wurde, bevor es inaktiv wurde, und die Inhalte stehen für eine eDiscovery-Suche zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Inaktive Postfächer in Exchange Online.

Diagramm des Aufbewahrungsflusses in E-Mail- und öffentlichen Ordnern

Nachdem einem Postfach oder öffentlichen Ordner eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen wurde, können Inhalte einem von zwei Pfaden folgen:

  1. Wenn das Element während des Aufbewahrungszeitraums vom Benutzer geändert oder dauerhaft gelöscht wird (entweder UMSCHALT+ENTF oder aus "Gelöschte Elemente" gelöscht), wird es in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben (oder im Fall der Bearbeitung kopiert). Dort wird in regelmäßigen Abständen ein Prozess ausgeführt, der Elemente identifiziert, deren Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist. Diese Elemente werden innerhalb von 14 Tagen nach Ende des Aufbewahrungszeitraums dauerhaft gelöscht. Beachten Sie, dass 14 Tage die Standardeinstellung ist, die aber auf bis zu 30 Tage festgelegt werden kann.

  2. Wenn das Element während des Aufbewahrungszeitraums nicht geändert oder gelöscht wird, wird derselbe Prozess in regelmäßigen Abständen für alle Ordner im Postfach ausgeführt, und es werden Elemente identifiziert, deren Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist. Diese Elemente werden innerhalb von 14 Tagen nach Ende des Aufbewahrungszeitraums dauerhaft gelöscht. Beachten Sie, dass 14 Tage die Standardeinstellung ist, die aber auf bis zu 30 Tage festgelegt werden kann.

Funktionsweise einer Aufbewahrungsrichtlinie mit Dokumentversionen auf einer Website

Mit einer Aufbewahrungsrichtlinie werden nicht automatisch alle Versionen eines Dokuments in einem OneDrive-Konto oder auf einer SharePoint-Website aufbewahrt. Hierfür müssen Sie die Versionsverwaltung für die Dokumentbibliotheken der Website aktivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Wenn ein Dokument von einer Website gelöscht wird, die aufbewahrt wird, und die Dokumentversionsverwaltung für die Bibliothek aktiviert ist, werden alle Versionen des gelöschten Dokuments aufbewahrt.

Wenn die Dokumentversionsverwaltung nicht aktiviert ist und ein Element mehreren Aufbewahrungsrichtlinien unterliegt, wird jeweils die Version aufbewahrt, die bei Aktivierung der einzelnen Aufbewahrungsrichtlinien aktuell ist. Falls beispielsweise Version 27 eines Elements die aktuellste ist, wenn die Aufbewahrungsrichtlinie für die Website erstmals aktiviert wird, und Version 51 die aktuellste ist, wenn eine zweite Aufbewahrungsrichtlinie für die Website aktiviert wird, werden die Versionen 27 und 51 aufbewahrt.

Aufbewahren von Inhalten für einen bestimmten Zeitraum

Mit einer Aufbewahrungsrichtlinie können Sie Inhalte zeitlich unbegrenzt oder eine bestimmte Anzahl von Tagen, Monaten oder Jahren aufbewahren. Beachten Sie, dass die Dauer der Aufbewahrung von Inhalten anhand des Alters der Inhalte und nicht anhand des Anwendungsdatums der Aufbewahrungsrichtlinie berechnet wird. Sie können auswählen, ob das Alter auf dem Erstellungsdatum des Inhalts oder (bei OneDrive und SharePoint) auf dem Datum der letzten Änderung basiert.

Wenn Sie beispielsweise Inhalte einer Website für sieben Jahre nach der letzten Änderung aufbewahren möchten und ein Dokument der Website sechs Jahre lang nicht geändert wurde, wird das Dokument, sofern es nicht geändert wird, nur noch ein weiteres Jahr aufbewahrt. Bei einer erneuten Bearbeitung des Dokuments wird das Alter des Dokuments anhand des neuen letzten Änderungsdatums berechnet und weitere sieben Jahre lang aufbewahrt.

Wenn Sie Inhalte in einem Postfach für sieben Jahre aufbewahren möchten und eine Nachricht vor sechs Jahren gesendet wurde, wird die Nachricht nur noch ein Jahr aufbewahrt. Bei Exchange-Inhalten basiert das Alter immer auf dem Empfangs- oder Sendedatum (diese sind identisch). Die Aufbewahrung von Inhalten basierend auf der letzten Änderung gilt nur für Websiteinhalte in OneDrive und SharePoint.

Sie können wählen, ob der Inhalt am Ende des Aufbewahrungszeitraums dauerhaft gelöscht werden soll. Mit einer Aufbewahrungsrichtlinie kann auch einfach alter Inhalt gelöscht werden, ohne ihn aufzubewahren. Informationen dazu finden Sie im nächsten Abschnitt.

Seite mit Einstellungen für die Aufbewahrung

Löschen von Inhalten, die ein bestimmtes Alter überschritten haben

Mit einer Aufbewahrungsrichtlinie kann Inhalt sowohl aufbewahrt und dann gelöscht oder einfach alter Inhalt ohne Aufbewahrung gelöscht werden.

Wenn mit Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie Inhalte gelöscht werden, ist es wichtig zu wissen, dass sich der für eine Aufbewahrungsrichtlinie angegebene Zeitraum ab dem Zeitpunkt berechnet, zu dem der Inhalt erstellt oder geändert wurde, und nicht dem Zeitpunkt der Richtlinienzuweisung.

Einstellungen für das Löschen

Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, mit der Inhalte nach drei Jahren gelöscht werden. Dann weisen Sie diese Richtlinie allen OneDrive-Konten zu, die viele Inhalte enthalten, die vor vier oder fünf Jahren erstellt wurden. In diesem Fall werden viele Inhalte unmittelbar nach dem ersten Zuweisen der Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht. Aus diesem Grund kann eine Aufbewahrungsrichtlinie, mit der Inhalte gelöscht werden, eine erhebliche Auswirkung auf Ihre Inhalte haben.

Bevor Sie einer Website zum ersten Mal eine Aufbewahrungsrichtlinie zuweisen, sollten Sie daher zunächst das Alter der vorhandenen Inhalte sowie die möglichen Auswirkungen der Richtlinie auf diese Inhalte berücksichtigen. Möglicherweise möchten Sie auch die Benutzer über die neue Richtlinie informieren, bevor Sie diese zuweisen, damit die Benutzer Zeit haben, die möglichen Auswirkungen einzuschätzen. Achten Sie auf diese Warnung, die beim Überprüfen der Einstellungen für die Aufbewahrungsrichtlinie unmittelbar vor der Erstellung angezeigt wird.

Warnung zum Löschen von Inhalten

Erweiterte Einstellungen, durch die eine Richtlinie nur auf Inhalte angewendet wird, die bestimmte Bedingungen erfüllen

Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann auf alle Inhalte an den darin enthaltenen Speicherorten angewendet werden, oder nur auf Inhalte, die bestimmte Schlüsselwörter oder bestimmte vertrauliche Informationstypen enthalten.

Erweiterte Aufbewahrungsoptionen

Aufbewahren von Inhalten, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie auch nur auf Inhalte anwenden, die bestimmte Bedingungen erfüllen, und dann Aufbewahrungsaktionen nur für diese Inhalte ausführen. Die verfügbaren Bedingungen unterstützen jetzt das Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Inhalte, die bestimmte Wörter oder Ausdrücke enthalten. Sie können Ihre Abfrage mithilfe von Suchoperatoren wie AND, OR und NOT verfeinern. Weitere Informationen zu diesen Operatoren finden Sie unter Stichwortabfragen und Suchbedingungen für Inhaltssuchen.

Unterstützung für das Hinzufügen durchsuchbarer Eigenschaften (z. B. Betreff:) wird in Kürze verfügbar sein.

Beachten Sie, dass bei der abfragebasierten Aufbewahrung der Suchindex zum Identifizieren von Inhalten verwendet wird.

Abfrage-Editor

Aufbewahren von Inhalten mit vertraulichen Informationen

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie auch nur auf Inhalte anwenden, die bestimmte vertrauliche Informationstypen enthalten. Sie können z. B. eindeutige Aufbewahrungsanforderungen nur auf Inhalte mit personenbezogenen Informationen (Personally Identifiable Information, PII) wie Steuernummern, Sozialversicherungsnummern oder Reisepassnummern anwenden.

Seite für vertrauliche Informationstypen

Hinweise:

  • Erweiterte Aufbewahrungsoptionen für vertrauliche Informationen gelten nicht für öffentliche Exchange-Ordner oder Skype for Business, da diese Speicherorte keine vertraulichen Informationstypen unterstützen.

  • Sie sollten wissen, dass in Exchange Online Transportregeln zum Identifizieren vertraulicher Informationen verwendet werden, sodass dies nur bei Nachrichten während der Übertragung funktioniert, jedoch nicht für alle Elemente, die bereits in einem Postfach gespeichert sind. Für Exchange Online bedeutet dies, dass mit einer Aufbewahrungsrichtlinie nur für Nachrichten, die nach der Richtlinienaktivierung für das Postfach empfangen werden, vertrauliche Informationen identifiziert und Aufbewahrungsaktionen ausgeführt werden können. (Beachten Sie, dass die im vorherigen Abschnitt beschriebene abfragebasierte Aufbewahrung diese Einschränkung nicht aufweist, da zum Identifizieren von Inhalten der Suchindex verwendet wird.)

Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf eine gesamte Organisation oder bestimmte Speicherorte

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie ganz einfach auf eine gesamte Organisation, ganze Speicherorte oder nur auf bestimmte Speicherorte oder Benutzer anwenden.

Organisationsweite Richtlinie

Eines der leistungsstärksten Features einer Aufbewahrungsrichtlinie ist, dass sie standardmäßig übergreifend für Speicherorte in Office 365 gilt. Dazu gehören:

  • Exchange-E-Mails

  • SharePoint-Websites

  • OneDrive-Konten

  • Office 365-Gruppen (Gilt für Inhalte in Postfach, Website, Dateien, OneNote und Teamunterhaltungen der Gruppe. Unterstützung für Inhalte in Planner, Yammer und CRM wird in Kürze verfügbar sein.)

  • Öffentliche Exchange-Ordner

Option für alle Speicherorte

Weitere wichtigen Features einer organisationsweiten Aufbewahrungsrichtlinie sind:

  • Wie viele Postfächer oder Websites die Richtlinie umfassen kann, ist nicht beschränkt.

  • In Exchange erben alle nach Anwendung der Richtlinie neu erstellten Postfächer die Richtlinie automatisch.

Pro Mandant gilt jedoch ein Grenzwert von 10 kombinierten organisationsweiten und für ganze Speicherorte festgelegten Richtlinien (siehe nächster Abschnitt).

Eine für ganze Speicherorte geltende Richtlinie

Beim Auswählen von Speicherorten können Sie einen ganzen Speicherort (z. B. Exchange-E-Mails oder OneDrive-Konten) problemlos ein- oder ausschließen. Hierzu müssen Sie einfach den Status des entsprechenden Speicherorts aktivieren oder deaktivieren.

Wie für eine organisationsweite Richtlinie gilt auch für eine auf eine beliebige Kombination aus ganzen Speicherorten angewendete Richtlinie, dass es keine Beschränkung für die Anzahl der Postfächer oder Websites gibt, die in der Richtlinie enthalten sein können. Wenn eine Richtlinie beispielsweise alle Exchange-E-Mails und alle SharePoint-Websites umfasst, werden alle Websites und Postfächer einbezogen, ganz gleich, wie viele es sind. Und in Exchange erben alle nach Anwendung der Richtlinie neu erstellten Postfächer die Richtlinie automatisch.

Pro Mandant gilt jedoch ein Grenzwert von 10 kombinierten organisationsweiten und für ganze Speicherorte festgelegten Richtlinien.

Seite zum Auswählen von Speicherorten

Eine Richtlinie mit bestimmten eingeschlossenen oder ausgeschlossenen Elementen

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie auch auf bestimmte Benutzer anwenden. Aktivieren Sie hierzu den Status des entsprechenden Speicherorts, und verwenden Sie dann die Links, um bestimmte Benutzer, Office 365-Gruppen oder Speicherorte ein- oder auszuschließen.

Beachten Sie jedoch, dass die folgenden Grenzwerte für eine Aufbewahrungsrichtlinie gelten, die mehr als 1.000 bestimmte Benutzer ein- oder ausschließt:

  • Eine solche Aufbewahrungsrichtlinie darf nicht mehr als 1.000 Postfächer und 100 Websites enthalten.

  • Ein Mandant darf nicht mehr als 1.000 solcher Aufbewahrungsrichtlinien enthalten.

Diese Grenzwerte bestehen zwar, sie können jedoch durch Anwenden einer organisationsweiten oder einer für ganze Speicherorte geltenden Richtlinie übergangen werden.

Skype-Speicherorte

Im Gegensatz zu Exchange-E-Mails kann der Status des Skype-Speicherorts nicht einfach zum Einschließen aller Benutzer aktiviert werden. Sie können jedoch diesen Speicherort aktivieren und dann die Benutzer, deren Unterhaltungen Sie beibehalten möchten, manuell auswählen.

Beim Auswählen von Skype for Business-Benutzern können Sie durch Auswahl des Felds Name in der Spaltenüberschrift schnell alle Benutzer einschließen. Allerdings ist es wichtig zu wissen, dass jeder Benutzer als spezifische Inklusion in der Richtlinie zählt. Wenn Sie also mehr als 1.000 Benutzer einschließen, gelten die im vorherigen Abschnitt angegebenen Grenzwerte. Wenn hier alle Skype-Benutzer ausgewählt werden, entspricht dies nicht dem standardmäßigen Einfügen aller Skype-Benutzer mithilfe einer organisationsübergreifenden Richtlinie.

Seite zum Auswählen von Skype-Benutzern

Hinweis: Aufgezeichnete Unterhaltungen, ein Ordner in Outlook, ist eine Funktion, die nichts mit der Skype-Archivierung zu tun hat. Die Option Aufgezeichnete Unterhaltungen kann vom Endbenutzer deaktiviert werden, die Archivierung für Skype erfolgt jedoch durch das Speichern einer Kopie von Skype-Unterhaltungen in einem ausgeblendeten Ordner, auf den die Benutzer nicht zugreifen können, der aber für eDiscovery verfügbar ist.

Sperren einer Aufbewahrungsrichtlinie

Ggf. müssen Organisationen von Aufsichtsbehörden festgelegte Regeln wie die Securities and Exchange Commission (SEC) Rule 17a-4 einhalten, gemäß der eine aktivierte Aufbewahrungsrichtlinie nicht deaktiviert oder weniger restriktiv gestaltet werden darf. Mithilfe einer Erhaltungssperre kann die Richtlinie so gesperrt werden, dass sie von niemandem – auch nicht vom Administrator – deaktiviert oder weniger restriktiv gestaltet werden kann.

Nachdem eine Richtlinie gesperrt wurde, kann niemand die Richtlinie deaktivieren oder Speicherorte daraus entfernen. Während des Aufbewahrungszeitraums können auch keine Inhalte geändert oder gelöscht werden, die der Richtlinie unterliegen. Nachdem die Richtlinie gesperrt wurde, können Sie die Aufbewahrungsrichtlinie nur ändern, indem Sie ihr Speicherorte hinzufügen oder ihre Dauer verlängern. Eine gesperrte Richtlinie kann vergrößert oder erweitert, jedoch nicht reduziert oder deaktiviert werden.

Bevor Sie also eine Aufbewahrungsrichtlinie sperren, ist es wichtig, dass Sie die Complianceanforderungen Ihrer Organisation verstehen. Sie sollten eine Richtlinie nur bzw. erst dann sperren, wenn Sie sicher sind, dass dies wirklich erforderlich ist.

Seite für Erhaltungssperre

Die Grundsätze der Aufbewahrung oder was Vorrang hat

Es ist möglich oder sogar wahrscheinlich, dass auf Inhalte mehrere Aufbewahrungsrichtlinien angewendet werden, die jeweils eine andere Aktion (Aufbewahren, Löschen oder beides) und einen anderen Aufbewahrungszeitraum aufweisen. Doch was hat Vorrang? Sie können darauf vertrauen, dass Inhalte, die aufgrund einer Richtlinie aufbewahrt werden, nicht aufgrund einer anderen Richtlinie dauerhaft gelöscht werden können.

Diagramm der Grundsätze der Aufbewahrung

Um zu verstehen, wie verschiedene Aufbewahrungsrichtlinien auf Inhalte angewendet werden, sollten Sie die folgenden Grundsätze der Aufbewahrung kennen:

  1. Aufbewahrung hat Vorrang vor Löschen. Angenommen, eine Aufbewahrungsrichtlinie gibt an, dass Exchange-E-Mails nach drei Jahren gelöscht werden sollen, und eine andere Aufbewahrungsrichtlinie gibt an, dass Exchange-E-Mails fünf Jahre aufbewahrt und dann gelöscht werden sollen. Alle Inhalte werden, sobald sie drei Jahre alt sind, gelöscht und aus der Ansicht des Benutzers ausgeblendet, werden aber immer noch im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aufbewahrt, bis der Inhalt fünf Jahre alt ist, und dann dauerhaft gelöscht.

  2. Der längste Aufbewahrungszeitraum hat Vorrang. Wenn Inhalte mehreren Aufbewahrungsrichtlinien unterliegen, bleiben diese bis zum Ende des längsten Aufbewahrungszeitraums erhalten.

  3. Explizite Inklusion hat Vorrang vor impliziter Inklusion. Das bedeutet Folgendes:

    1. Wenn eine Kennzeichnung mit Einstellungen für die Aufbewahrung von einem Benutzer manuell einem Element, z. B. einer Exchange-E-Mail oder einem OneDrive-Dokument, zugewiesen wird, hat diese Kennzeichnung sowohl Vorrang vor einer Richtlinie, die auf Website- oder Postfachebene zugewiesen wurde, als auch einer Standardkennzeichnung, die von der Dokumentbibliothek zugewiesen wurde. Wenn die explizite Kennzeichnung eine Aufbewahrung über zehn Jahre angibt, aber die der Website zugewiesene Richtlinie eine Aufbewahrung über nur fünf Jahre angibt, hat die Kennzeichnung Vorrang. Beachten Sie, dass automatisch zugewiesene Kennzeichnungen als implizit und nicht explizit angesehen werden, da sie von Office 365 automatisch angewendet werden.

    2. Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie einen bestimmten Ort umfasst, z. B. das Postfach oder das OneDrive for Business-Konto eines bestimmten Benutzers, hat diese Richtlinie Vorrang vor einer anderen Aufbewahrungsrichtlinie, die für die Postfächer oder OneDrive for Business-Konten aller Benutzer gilt, das Postfach dieses Benutzers aber nicht speziell einschließt.

  4. Der kürzeste Zeitraum für Löschungen hat Vorrang. Wenn Inhalte mehreren Richtlinien zum Löschen (ohne Aufbewahrung) unterliegen, werden diese am Ende des kürzesten Aufbewahrungszeitraums gelöscht.

Beachten Sie, dass die Grundsätze der Aufbewahrung nacheinander von oben nach unten zur Anwendung kommen: Wenn die Regeln, die von allen Richtlinien oder Kennzeichnungen angewendet werden, auf einer Ebene identisch sind, wird zur nächsten Ebene nach unten gewechselt, um die Rangfolge dafür zu ermitteln, welche Regel angewendet wird.

Aufgrund einer Aufbewahrungsrichtlinie oder Kennzeichnung kann kein Inhalt dauerhaft gelöscht werden, der für eDiscovery gesperrt ist. Wenn die Sperre aufgehoben wird, ist der Inhalt wieder für den oben beschriebenen Bereinigungsprozess verfügbar.

Verwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie anstelle dieser Features

Eine einzelne Aufbewahrungsrichtlinie kann problemlos auf eine gesamte Organisation und Speicherorte in Office 365 angewendet werden. Dazu gehören Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business und Office 365-Gruppen. Wenn Inhalte an einer beliebigen Stelle in Office 365 aufbewahrt oder gelöscht werden müssen, empfiehlt sich die Verwendung einer Aufbewahrungsrichtlinie. (Sie können auch Bezeichnungen mit Aufbewahrungseinstellungen verwenden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Übersicht über Bezeichnungen.)

Es gibt mehrere andere Features, die zuvor zum Aufbewahren oder Löschen von Inhalten in Office 365 verwendet wurden. Diese sind nachfolgend aufgeführt. Diese Features können weiterhin parallel zu Aufbewahrungsrichtlinien und Kennzeichnungen, die im Security & Compliance Center erstellt wurden, verwendet werden. Auf lange Sicht wird im Hinblick auf Datengovernance jedoch empfohlen, eine Aufbewahrungsrichtlinie oder Kennzeichnungen anstelle dieser Features zu verwenden. Eine Aufbewahrungsrichtlinie ist das einzige Feature, mit dem Inhalte in Office 365 übergreifend aufbewahrt und gelöscht werden können.

Exchange Online

SharePoint Online und OneDrive for Business

Wenn Sie bisher einen der eDiscovery-Haltbereiche zum Zwecke der Datengovernance verwendet haben, sollten Sie stattdessen eine Aufbewahrungsrichtlinie für proaktive Compliance verwenden. Ein im Security & Compliance Center erstellter Haltebereich sollte nur für eDiscovery verwendet werden.

Aufbewahrungsrichtlinien setzen Informationsverwaltungsrichtlinien außer Kraft

In SharePoint-Websites verwenden Sie für die Aufbewahrung von Inhalten möglicherweise Informationsverwaltungsrichtlinien. Wenn Sie eine im Security & Compliance Center erstellte Aufbewahrungsrichtlinie auf eine Website anwenden, die bereits Inhaltstyprichtlinien oder Informationsverwaltungsrichtlinien für eine Liste oder Bibliothek verwendet, werden diese Richtlinien ignoriert, während die Aufbewahrungsrichtlinie in Kraft ist.

Was ist mit den Erhaltungsrichtlinien geschehen?

Wenn Sie bisher eine Erhaltungsrichtlinie verwendet haben, wurde diese Richtlinie automatisch in eine Aufbewahrungsrichtlinie umgewandelt, bei der nur die Aufbewahrungsaktion verwendet wird – mit der Richtlinie werden keine Inhalte gelöscht. Die Erhaltungsrichtlinie funktioniert weiterhin und erhält Ihre Inhalte, ohne dass Sie Änderungen vornehmen müssen. Sie finden diese Richtlinien im Security & Compliance Center auf der Seite Aufbewahrung. Sie können eine Erhaltungsrichtlinie bearbeiten, um den Aufbewahrungszeitraum zu ändern, jedoch keine anderen Änderungen vornehmen, z. B. keine Speicherorte hinzufügen oder entfernen.

Berechtigungen

Die Mitglieder Ihres Complianceteams, die Aufbewahrungsrichtlinien erstellen sollen, benötigen Berechtigungen für das Security & Compliance Center. Standardmäßig verfügt der Mandantenadministrator über Zugriff auf diesen Ort und kann den Compliance Officers und anderen Personen den Zugriff auf das Security & Compliance Center gewähren, ohne ihnen die Berechtigungen eines Mandantenadministrators zuzuweisen. Zu diesem Zweck wird empfohlen, zur Seite Berechtigungen des Security & Compliance Centers zu wechseln, die Rollengruppe Complianceadministrator zu bearbeiten und Mitglieder zu dieser Rollengruppe hinzuzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter Gewähren des Zugriffs auf das Office 365 Security & Compliance Center.

Diese Berechtigungen sind nur erforderlich, um eine Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen und anzuwenden. Für die Richtlinienerzwingung ist kein Zugriff auf den Inhalt erforderlich.

Suchen der PowerShell-Cmdlets für Aufbewahrungsrichtlinien

Zum Verwenden der Cmdlets für Aufbewahrungsrichtlinien ist Folgendes erforderlich:

  1. Herstellen einer Verbindung zum Office 365 Security & Compliance Center mithilfe von Remote-PowerShell

  2. Verwenden dieser Office 365 Security & Compliance Center-Cmdlets

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