Hinzufügen von Text und Daten

Daten überprüfen

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Wenn Sie Arbeitsblätter erstellen, die von anderen Personen verwendet werden, ist es wichtig sicherzustellen, dass diese Personen ausschließlich gültige Daten eingeben können. Verwenden Sie die Excel-Features zur Datenüberprüfung, um Regeln zum Einschränken des Typs der Daten oder Werte zu erstellen, die von anderen Personen in eine Zelle eingeben werden können.

  1. Markieren Sie die Zelle(n), für die Sie eine Regel erstellen möchten.

  2. Wählen Sie Daten > Datenüberprüfung aus.
    Datenüberprüfung

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen unter Zulassen eine Option aus:

    • Ganze Zahl: Damit die Spalte nur ganze Zahlen akzeptiert.

    • Dezimal: Damit nur Dezimalzahlen akzeptiert werden.

    • Liste: Damit Daten aus einer Dropdownliste ausgewählt werden können.

    • Datum: Damit die Zelle nur Datumsangaben akzeptiert.

    • Zeit: Damit die Zelle nur Zeitangaben akzeptiert.

    • Textlänge: Damit die Länge des Texts beschränkt wird.

    • Benutzerdefiniert: Für benutzerdefinierte Formeln.

  4. Wählen Sie unter Daten eine Bedingung aus:

    • zwischen

    • nicht zwischen

    • gleich

    • ungleich

    • größer als

    • kleiner als

    • größer oder gleich

    • kleiner oder gleich

  5. Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen unter Zulassen eine Option aus:

  6. Legen Sie die anderen erforderlichen Werte auf Basis Ihrer Auswahl für Zulassen und Daten fest.
    Wenn Sie sich z. B. für zwischen entscheiden, wählen Sie die Werte für Minimum: und Maximum: für die Zelle(n) aus.

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leere Zellen ignorieren, wenn Sie leere Zellen ignorieren möchten.

  8. Wenn Sie Ihrer Regel einen Titel und eine Nachricht hinzufügen möchten, wählen Sie die Registerkarte Eingabemeldung aus, und geben Sie dann einen Titel und die Eingabemeldung ein.

  9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt ist, um die Meldung anzuzeigen, wenn der Benutzer die markierte(n) Zelle(n) auswählt oder den Mauszeiger darüber positioniert.

  10. Wählen Sie OK aus.

    Wenn der Benutzer jetzt versucht, einen ungültigen Wert einzugeben, wird ein Popupfenster mit der Meldung "Dieser Wert entspricht nicht den Einschränkungen der Datenüberprüfung für diese Zelle" angezeigt.

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Anwenden von Datenüberprüfung auf Zellen

Gerade wenn Sie Listen und vor allem von mehreren Personen ausfüllen lassen, ist das Problem des Datenmülls sehr groß.

Wenn eine "ISBN" beispielsweise nicht zehn- oder dreizehnstellig ist, dann ist sie unbrauchbar.

Oder wenn der Preis vertippt ist und Sie zufällig statt 2199 dort 199 lesen, ist das auch keine gute Idee, um die Daten nachher auszuwerten.

Ich möchte also dafür sorgen, dass die Datenqualität gut ist und dafür bietet Excel im Register "Daten" ein hier bisschen verstecktes Tool, was sich Datenüberprüfung nennt.

Das können Sie entweder direkt auf dem Sybmol anklicken, oder hier.

Und das bezieht sich auf die markierten Zellen, deswegen sollte ich vorher markieren, welche Zellen sich ändern, und da diese Liste ja beliebig lang ist, werde ich jetzt einfach hier den Spaltenkopf A anklicken.

Dann ist zwar überflüssigerweise die Titelzeile hier mitmarkiert, aber die können wir zur Not, anschließend wegkriegen.

Also erst die Spalte markieren, dann hier auf Datenüberprüfung klicken.

Und dieser Dialog gibt dann an, was passiert.

Normalerweise erlaubt eine Zelle jeden Wert.

Und das will ich jetzt ändern.

Ich sag, ich gebe mal die Textlänge vor.

Und zwar zwischen 10 und 13 Zeichen.

Ich kann auch sagen, es muss exakt sein, das können wir vielleicht mal in dieser Version machen, es müssen exakt 10 Zeichen sein.

Das ist also die zehnstellige ISBN-Nummer.

Und nach dem Okay kann ich in dieser Zelle nichts anderes mehr eingeben.

Ich versuch das mal einfach.

123 und versuch das mit "Return" zu bestätigen.

Dann gibt es hier eine etwas allgemein gehaltene Fehlermeldung, die mir noch nicht wirklich weiterhilft.

Das wird noch.

Aber ich habe jetzt nur im Grunde die Auswahl zwischen "Wiederholen".

Ich bleibe in dieser Zelle.

Ich kann Sie nicht verlassen.

Oder "Abbrechen".

Ich verliere, was immer da drin steht.

Mit "Wiederholen" kann ich gern so oft machen, wie ich will.

Solange ich mich nicht an meine eigene Regel halte, wird beim Bestätigen mit "Return", oder Mausklick woanders hin, immer diese Fehlermeldung kommen.

Die ist jetzt natürlich sehr allgemein.

Die hilft dem normalen Benutzer überhaupt nicht.

Ich werde also hier abbrechen.

Nicht vergessen, die ganze Spalte noch mal zu markieren.

Und dann hier bei Datenüberprüfung die Textlänge gleich 10 wohl bestehen lassen, aber das vernünftig kommentieren.

Was Sie eben gesehen haben, war die Fehlermeldung.

Das heißt, der Titel, den kann ich jetzt beliebig vorgeben.

Textlänge falsch, aber vielleicht noch schön geschrieben.

Und einen frei wählbaren Text.

Hier müssen exakt 10 Zeichen enthalten sein.

Und da sollte man dann auf Ausrufezeichen oder Großschreibung verzichten.

Das ist sozusagen die sprachliche Beschimpfung eines Benutzers.

Also seien Sie höflich.

Der Benutzer hat gerade einen Fehler gemacht, dann möchte er Hilfe und keine Beschimpfung.

Und nach dem Okay probiere ich jetzt diesen gleichen Fehler noch mal zu machen.

Völlig egal, alles außerhalb 10 Zeichen löst ihn aus.

Und da steht jetzt deutlich hilfreicher, was zu tun ist.

Also erstens, was falsch ist, und daraus kann man dann auch schon erkennen, was man machen soll.

Nämlich 10 Zeichen eingeben.

Dann probieren wir das vielleicht mal, obs dann auch funktioniert.

Also, das sind jetzt exakt 10 Zeichen.

Die kann ich mit "Return" bestätigen.

Es wäre natürlich hilfreich, wenn man nicht hinterher "Ätsch" sagt, sondern vorher ankündigt was erwartet wird.

Also für die gleiche Markierung wird die Datenüberprüfung mit einer Eingabemeldung versehen.

Die wird immer dann so wie in dem QuickInfo erscheinen, wenn die Zelle angeklickt ist.

Also sagen wir ISBN, [typing] Nummer und die Eingabemeldung heißt hier: "Müssen exakt 10 Zeichen eingegeben werden", oder so was.

Ähnelt zwangsläufig der Fehlermeldung, wenn Sie keine komplizierten Regeln haben.

Nach dem Okay sehen Sie, weil hier nämlich angeklickt ist, dass da dieses QuickInfo schon vorher sagt, was zu tun ist.

Sie haben vielleicht eben bemerkt, dass ich die Spalte immer mühsam markiere, wenn das nicht die gesamte Spalte ist.

Das war jetzt noch nicht besonders mühsam, sondern irgendwelche ausgefallenen Markierungen.

Können Sie übrigens auch in diesem Dialog einfach unten bei den Einstellungen anklicken: "Änderungen auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden".

Dann müssen Sie nicht selber wissen, was da angeklickt war.

Ich werde nämlich jetzt beispielhaft, das spar ich mir gleich bei den anderen, diese eine Zelle davon ausnehmen.

Die wird also wieder ihren Normalfall kriegen, der da heißt "jeden Wert".

Und nach dem Okay dürfte ich an dieser Stelle was Beliebiges eingeben.

Ich muss natürlich die Meldung da dann auch wegnehmen.

Also können wir es im einfachsten Fall so machen.

Für diese Zelle ist sozusagen der Normalfall und hier sehen Sie ja noch alle anderen und deswegen lohnt es sich, wenn Sie in diesen Dialog gehen, hier bei den Einstellungen zu sagen, ich hätte gern die Änderung auf alle Zellen.

Das sind nämlich alle außer der ersten.

Das geht nicht nur mit der Textlänge, sondern Sie sehen es hier beim Preis schon.

Sie können das auch zum Beispiel für Zahlenwerte eingrenzen.

Wenn ich die Spalte markiere, beim ersten muss ich das natürlich machen, dann wähle ich jetzt hier, dass es eine Zahl sein soll.

Also eine Dezimalzahl.

Ich will auch Nachkommastellen erlauben, die sagen wir zwischen 4,99 und 39,99 liegt.

Weil ich weiß, dass alle Bücher, die hier angeboten werden, in diesem Preissegment sind.

Auch da kann ich wieder eine Eingabemeldung machen.

Können wir ruhig noch einmal kurz skizzieren.

Preise zwischen 4,99 und 39,99, aber mit einem Euro-Zeichen.

Und wichtiger ist eigentlich vor allem die Fehlermeldung, sonst gibt's diese allgemeine.

Also nennen wir das "Falscher Preis" "Nur Preise zwischen 4,99 und 39,99 erlaubt" und nach dem Okay kann ich jetzt wieder versuchen, einen ungültigen Preis einzugeben.

Dann gibt's meine Meldung.

Das kann ich direkt abbrechen.

Gemeint war vielleicht 12,99 oder sowas und das darf ich mit "Return" bestätigen.

Also geht nicht nur in Zeichen- und Textlänge, sondern auch in Zahlen.

Und Sie haben vielleicht schon gesehen, da gibt es noch einige Varianten mehr hier bei den Einstellungen.

Sie können auch das Datum oder nur die Zeit oder Ähnliches beeinflussen.

Noch spannender wird es, wenn Sie Werte vorgeben.

Wenn ich also weiß, bei den Themen, ich hab den Buchtitel selber mal weggelassen, aber ich kann bestimmen, es ist ein Buch aus dem Bereich Office oder Word oder Excel oder irgendwie so was, dann will ich mich dabei nicht vertippen.

Im Grunde will ich gar nicht tippen, sondern aus einer Liste auswählen.

Also für diese Spalte will ich eine Liste vorgeben.

Die schreibe ich erst mal hierhin: Word, Excel, PowerPoint Access und was wir sonst noch alles haben, [typing] was immer mir einfällt an Programmen, die ich vielleicht in meinem Verlagsprogramm berücksichtigen möchte, kann ich hier erst mal hinschreiben.

Und die möchte ich dort anbieten.

Das heißt, hier die Spalte wieder angeklickt, dort die Datenüberprüfung eingeschaltet und jetzt wähle ich hier "Liste".

Diese Liste möchte dann wissen, woher sie ihre Daten kriegt, aus welcher Quelle.

Also einfach reinklicken Dieses Symbol sagt ja, ich kann jetzt markieren.

Dann markiere ich das und nach dem Okay, sehen Sie, wann immer Sie hier irgendwo hinklicken, einen Drop-down-Pfeil und der bietet mir genau diese Inhalte an.

Ich kann einen auswählen und bin damit auch begrenzt.

Wenn ich die Reihenfolge ändern will, das kann ich hier machen, also hier einen markieren, mit jetzt gedrückter Umschalttaste zum Beispiel, da oben hinschieben, erst die Maus loslassen.

Dann ändert sich die Reihenfolge hier entsprechend.

Sie sehen, Coral Draw steht hier jetzt an zweiter Stelle.

Wichtig ist, dass, wenn Sie jetzt irgendwas dahinter eintragen, das nicht automatisch in der Liste ist, denn die ursprüngliche Liste war nur dieser Teil.

Egal, ob ichs jetzt schon markiert habe, oder nicht.

Da ist SharePoint nicht dabei.

Sie müssten es entweder neu markieren oder mit einem kleinen Trick, mit genau dieser gedrückten Shift-Taste am Rand anpacken und irgendwo dazwischenschieben.

Erst die Maus loslassen, jetzt ist SharePoint zwischen Word und OneNote.

Das war genau die Grenze und steht jetzt deswegen auch hier mit drin.

Sie können auch ohne Bedenken diese Liste sortieren lassen.

Das ist alphabetisch häufig leichter, also A-Z, solange Sie nicht außerhalb der Markierung arbeiten.

Jetzt sind die ganzen Daten eben alphabetisch sortiert.

Allerdings kann ich nur dringend empfehlen, nicht hier die Liste neben die eigentlichen Daten zu machen.

Auch nicht, wenn Sie es ausblenden oder sonstige Tricks haben.

Ich kann Ihnen versprechen, iregendjemand wird irgendwann einen Datensatz löschen und nicht bemerken, dass da hinten diese Liste steht.

Die wurde dabei zerstört.

Also sollten wir dafür sorgen, dass diese Liste, oder jetzt die aus dem nächsten Beispiel woanders steht.

Klassicherweise auf einem zweiten Tabellenblatt.

Das kann man dann auch so gerne benennen.

Mit einem Doppelklick hier zum Beispiel schreib ich schon mal hin, was denn da zu sehen ist.

Und da denke ich mir ein paar Verlage aus.

Völlig egal, wie die gerade heißen.

[typing] Einfach Verlag über Dächer, den nennen wir mal "Dach und Fach" und der nächste heißt "Willi-Wichtig-Verlag".

Ob das jetzt hier mit Doppelklick optimiert wird und da schön reinpasst, ist egal.

Die Inhalte sind wichtig.

Und dann kann ich hier für die nächste Spalte jetzt Bescheid sagen, dass dort bei Daten in der Datenüberprüfung wiederum eine Liste benutzt wird.

Während Quelle jetzt allerdings hier einen Klick mehr braucht, nämlich in Verlage und dann hier reinklicken und dann erst mit Okay bestätigen.

Da steht jetzt auch der entsprechende Name der Tabelle davor.

Und Sie werden sehen, das funktoniert genauso.

Also hier sehe ich jetzt die entsprechenden Verlage und das heißt, es gibt erstens wenig zu schreiben.

Ich muss einfach nur "Liste" auswählen und anklicken.

Und es gibt vor allem keine Schreibfehler, weil nur noch aus dieser Liste erlaubt ist.

Was ein bisschen lästig ist, dass hier oben noch die Drop-down-Liste ist.

Also für diese beiden werde ich jetzt hier wieder ausdrücklich zurückstellen.

Da es unterschiedliche Inhalte sind, wird mir sogar automatisch angeboten.

Ich kann also direkt auf Okay gehen und sehe jetzt, der steht wieder auf "jeden Wert" und nach dem Okay ist auch hier die Drop-down-Liste weg.

Hier ist sie noch da im Rest der Spalte.

Hier ist sie weg.

Dann sieht das auch wie eine richtige Überschrift aus.

Man kann da oben nicht versehentlich etwas eingeben.

Also "Listen", eine sehr praktische Sache, die hier dann Drop-down-Pfeile anbieten.

Würde ich auf gar keinen Fall im gleichen Blatt anlegen, sondern immer in einem getrennten Blatt.

Und ansonsten können Sie entweder Zahlen von Bisgrenzen eingeben oder Textlängen oder Ähnliches.

Das Ganze ist dieses Datenüberprüfungstool, mit dem Sie für eine Zelle bestimmen können, welche Inhalte erlaubt sind.

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